Skip to main content

Purchase Orders

Procurement Management System

Αναλαμβάνει την παρακολούθηση των προμηθειών (υλικών ή υπηρεσιών) σε όποιο βαθμό ανάλυσης επιλέξει η επιχείρηση, ξεκινώντας από το αίτημα προμήθειας μέχρι την παραλαβή. Οι διαδικασίες που τηρούνται ορίζονται παραμετρικά ανάλογα με τις ανάγκες. Το επίπεδο αυστηρότητας/χαλαρότητας στην τήρηση κανόνων ορίζεται επίσης με βάση την πολιτική της επιχείρησης και μπορεί να αλλάξει με τον χρόνο.

Οι "φάσεις" που μπορεί να περάσει κάθε παραγγελία προσαρμόζεται ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες της εγκατάστασης, όπου σε κάθε φάση ορίζονται προαιρετικά ή υποχρεωτικά πεδία, υπεύθυνοι, εγκρίνοντες, αιτούντες κ.λπ που ανάλογα με τα δικαιώματα πρόσβασης τους εξελίσσουν το αίτημα. Προβλέπεται σύνδεση με συμβάσεις, προδιαγραφές κλπ. και συνδέεται με το υποσύστημα Document Management System, Omnibus.

Της παραγγελίας προμήθειας (Purchase Order - PO) κάποιου είδους, προηγείται η φάση του αιτήματος προμήθειας από εξουσιοδοτημένο υπεύθυνο για κάποιο τμήμα της επιχείρησης. Περιλαμβάνει τα είδη,  ποσότητες και αξίες, επιθυμητούς χρόνους παράδοσης, τόπο παράδοσης, όρους πληρωμής κ.α.

Βασικές έννοιες

  • Ταυτότητα PO

    Traceablility

    Με το που καταστρώνεται ένα αίτημα προμήθειας για ένα ή περισσότερα είδη, δημιουργείται έναν μοναδικό Α/Α και αφορά ένα προμηθευτή και μια ομάδα ειδών που αυτός προμηθεύει. Κάθε PO μπορεί να αποκτήσει αριθμό (και ημερομηνία) έκδοσης (version). Μπορεί δηλαδή να αναθεωρηθεί ως προς τα περιεχόμενά του. Τότε αποκτά "νέα έκδοση" και η προηγούμενη "παγώνει" διατηρώντας όπως τα περιεχόμενά της.

  • Φάσεις

    Process control

    Κάθε PO ακολουθεί στο σύστημα μια προδιαγραμμένη "πορεία" φάσεων. Η μετάβαση σε κάθε φάση (π.χ. από αίτηση παραγγελίας σε έγκριση της)  συνοδεύεται από προϋποθέσεις (π.χ. συμπλήρωση συγκεκριμένων πεδίων, πάροδο κάποιου χρονικού διαστήματος,  έγκριση από υπεύθυνο ορίζοντας έτσι το Approval Flow της επιχείρησης). Ο υπεύθυνος πιστοποιείται μέσω των συστήματος πρόσβασης του Ultimo/ERP.

    Η μετάβαση σε κάθε φάση  συνοδεύεται και από την ημερομηνία μετάβασης στη φάση αυτή. Ενδέχεται να υπάρχουν κανόνες που να μην επιτρέπουν τη μετάβαση σε άλλη φάση, λόγω παρόδου κάποιου χρονικού ορίου.

    Η κάθε φάση μπορεί να παράγει ένα έντυπο που την χαρακτηρίζει ή να συνδεθεί με κάποιο έντυπο και επίσης με Συμβόλαια Αγοράς, Aίτηση προμήθειας, RFP (Request for proposal) - προσφορές, RFQ (Request for quote) κ.λπ.

  • Αυτόματη αποστολή Email

    Automation

    Υποστηρίζεται η αυτόματη αποστολή Email  στον σχετικό προμηθευτή.  Ανάλογα με την φάση που βρίσκεται η παραγγελία, μπορεί να συνταχθεί ένα RFP ή RFQ, είτε αυστηρά τυποποιημένο είτε ελεύθερο και το οποίο θα αποτελέσει συνημμένο τόσο στο PO όσο και σε Email το οποίο και μπορεί αυτόματα να σταλεί στον προμηθευτή από το σύστημα.

  • Φορολογική ή μη
    αποθήκη ή τίποτε

    Flexibility

    Τα είδη (υλικά, λογισμικό, υπηρεσίες) που περιλαμβάνονται σε μια παραγγελία, μπορεί να εντάσσονται στη φορολογική αποθήκη του Ultimo/ERP (π.χ. πρώτες ύλες παραγωγής, υλικά συσκευασίας), άλλα μπορούν να ενταχθούν και σε μη φορολογική αποθήκη του συστήματος προκειμένου να καταταγούν σε κατηγορίες οι οποίες συνοδεύονται από συγκεκριμένες ιδιότητες. Είδη τα οποία κρίνονται ανάξια παρακολούθησης μπορούν να απλά να περιγραφούν σε ελεύθερο κείμενο. Τα είδη όμως που παρακολουθούνται μπορούν να τυποποιηθούν, να έχουν χαρακτηριστικά,  προδιαγραφές, εκδόσεις (versions), ημερομηνίες λήξης, να συνοδευτούν με λίστα επιθυμητών προμηθευτών  κ.λπ. Ακόμη είναι δυνατή η παρακολούθηση ποσοτήτων σε πραγματικό χρόνο, τα υπόλοιπα παράδοσης αλλά και η άντληση στατιστικών αγορών. Την ένταξη άυλων ειδών όπως υπηρεσίες, συμβόλαια, συμφωνίες αδειοδότησης, λογισμικό, μπορούν αν συνοδεύουν αντίστοιχες ιδιότητες και οδηγίες διαδικασίας προμήθειας.

  • Κατηγορίες ειδών

    Τυποποίηση

    Οι κατηγορίες μπορούν να ορίζουν μεταξύ άλλων και την αλυσίδα ή κατάλογο προβλεπόμενων αιτούντων, εγκρινόντων παραγγελίας, παραλαβής, αλλά και φάσεων που προβλέπονται ή απαιτούνται (δηλ. προαιρετικές ή υποχρεωτικές). Επίσης μπορούν να οριστούν κατά περίπτωση οδηγίες, ειδικές διαδικασίες, προϋποθέσεις προμηθευτών κ.α.

  • Προμηθευτές

    Integration

    Οι προμηθευτές που είναι ήδη ενταγμένοι στο Ultimo/ERP συνδέονται με τις παραγγελίες. Τα ΟΝΟΜΑΤΑ, η ενότητα που περιλαμβάνει όλων των ειδών τις επαφές, και το σημείο προαιρετικής  σύνδεσης με λογαριασμούς λογιστικής. Πρόσθετα στοιχεία "Προμηθευτή" επίσης προβλέπονται από το ERP. Μπορούν επιπλέον, να προστεθούν ειδικά χαρακτηριστικά που αφορούν το PO και επίσης οι Κατηγορίες μπορούν να προβλέπουν λίστα προμηθευτών.

  • Παραστατικά

    Αυτοματη Λογιστική Ενημέρωση

    Όταν τα POs συνδέονται με πρώτες ύλες παραγωγής ή άλλα είδη που σήμερα φέρουν κωδικό είδους ULTIMO, τότε θα πρέπει να ακολουθήσουν προϋποθέσεις και πορεία εισαγωγής στο Ultimo/ERP ποσοτικά με κινήσεις αποθήκης όπως της εισαγωγής παραστατικού το οποίο και μπορεί να εισαχθεί αυτόματα. Το σύστημα έχει τη δυνατότητα να παράγει παραστατικά εισαγωγής όταν παραληφθούν. Με αυτά γίνεται πλήρης ενημέρωση Αποθήκης και Λογιστικής του ERP. Οι αναλυτικές κινήσεις που δημιουργούνται φέρουν ως σχετικό τον  Α/Α του PO.

  • Ειδοποιήσεις

    Εγκαιρη ενημέρωση

    Προβλέπεται ο εντοπισμός και ειδοποιήσεις για ανανέωση ημερομηνιών λήξεων, ειδών ή συμβάσεων.  Εφόσον οριστούν ημερομηνίες λήξης ζωής προϊόντων ή συμβάσεων, μπορεί να προβλεφθεί διαδικασία σάρωσης και τρόπος ειδοποίησης για επικείμενες λήξεις. Αντίστοιχα μπορούν να προγραμματιστούν ειδοποιήσεις για άλλα θέματα (π.χ. υπέρβαση διαστήματος  που μεσολαβεί από τη φάση Β στη φάση Ε)

  • Document Management

    Τεκμηρίωση

    Η διαχείριση συνημμένων RFPs, RFQs, "υπογεγραμμένων" προσφορών, τεχνικών προδιαγραφών κ.λπ. ή οποιασδήποτε μορφής "Windows documents" συμπεριλαμβανομένων και video, μπορούν να συνοδεύουν ένα PO ή μια φάση παραγγελίας. Η διασύνδεση γίνεται εφικτή με το υποσύστημα Omnibus τού Ultimo/ERP. Τα "documents" εντάσσονται στην ειδική database εντυπων και μπορούν να αντληθούν έξυπνα (π.χ. "όλα τα έγγραφα της ΣΥΝΠΑΝ")

ΠΡΟΙΟΝΤΑ software