Το σύστημα Ora TMS είναι ένα ισχυρό πρόγραμμα οργάνωσης χρόνου απασχόλησης εργαζομένων, παρακολούθησης και ελέγχου παρουσιών του προσωπικού. Μπορεί να επικοινωνήσει με ηλεκτρονικά τερματικά ωρομέτρησης (Card Readers) που αντικαθιστούν τις παλαιού τύπου κάρτες παρουσίας με νέες μεθόδους όπως μαγνητικές κάρτες, bar-code, proximity ή άλλης αναγνώρισης. Παρέχει τη δυνατότητα πλήρους παρακολούθησης και ελέγχου παρουσίας των εργαζομένων και αναλαμβάνει το επίπονο έργο συλλογής και κατανομής των ωρών εργασίας κατά την εκκαθαριστική περίοδο της μισθοδοσίας, με εντελώς αξιόπιστο τρόπο. Επιπλέον μπορεί και ενημερώνει αυτόματα το σύστημα Μισθοδοσίας Persona HRMS με το οποίο συνεργάζεται.
Από το 2022 συνεργάζεται με το νέο πληροφοριακό σύστημα Εργανη ΙΙ, υποστηρίζοντας την απογραφική διαδικασία, την ψηφιακή οργάνωση καθώς και την παρακολούθηση παρουσίας.
Επιλέξτε
Προσφέρονται διαδραστικά ημερολόγια είτε ανά εργαζόμενο (οποιουδήποτε εύρους ημερών) είτε ανά ημέρα (όλοι οι εργαζόμενοι). Στην κάθε εγγραφή (ημέρα) οπτικοποιείται γραφικά η προγραμματισμένη ή/και η πραγματοποιημένη εργασία (παρουσία):
Στο παράδειγμα, η εργαζόμενη ήταν προγραμματισμένη (με διαβιβασμένο πρόγραμμα στο σύστημα Εργανη) να εργαστεί από τις 9:00 - 12:00 και από τις 13:00 - 18:00 με τηλε-εργασία (σύνολο 8 ώρες). Όμως τελικά από τα στοιχεία της Ωρομέτρησης προκύπτει οτι ήρθε στις 9:00 αλλά αποχώρησε στις 14:00 (σύνολο 5 ώρες παρουσίας). Η τηλε-εργασία εφόσον γίνεται στο χώρο της εργαζόμενης, δεν παρακολουθείται από την Ωρομέτρηση.
Ο χρήστης μπορεί να ορίσει τον τρόπο παρουσίασης της παράστασης. Αν δηλαδή θα αποτυπώνεται μόνο η παρουσία ή σε συνδυασμό με το πρόγραμμα (διαβιβασμένο ή μη) το εύρος περιόδου κ.λπ.
Στο ατομικό ημερολόγιο του εργαζόμενου, μπορούν οριστούν προγραμματισμένες ή μη, τυποποιημένες δραστηριότητες για κάθε μέρα (π.χ. επαγγελματική επίσκεψη σε έκθεση). Μπορεί επίσης να συνοδευτεί η ημέρα με κάποιο σχόλιο - παρατήρηση που πιθανόν αιτιολογεί τα παρουσιαζόμενα στοιχεία. Το ημερολόγιο αυτό αποτελεί ιστορικό των παρουσιών/απασχόλησης του κάθε εργαζόμενου για κάθε μέρα και διατηρείται επ’ αόριστο.
Προσφέρονται διαδραστικά ημερολόγια, είτε ανά εργαζόμενο (οποιουδήποτε εύρους ημερών) είτε ανά ημέρα (όλοι οι εργαζόμενοι). Στην κάθε εγγραφή (ημέρα) οπτικοποιείται γραφικά η προγραμματισμένη ή πραγματοποιημένη εργασία (παρουσία).
Αφήνοντας το ποντίκι σε κάποια εγγραφή, ο χρήστης μπορεί να διαπιστώσει από που προκύπτουν τα στοιχεία της γραφικής παράστασης, αλλά και άλλες χρήσιμες πληροφορίες
Το πρόγραμμα εργασίας προϋποθέτει τον καθορισμό τουλάχιστον ενός τύπου εργασίας και μίας χρονικής περιόδου (ωράριο) ανά εργαζόμενο, ανά ημέρα (π.χ. Τηλε-εργασία 9:00 – 17:00) Προκειμένου να αποφύγουμε την επαναλαμβανόμενη πληκτρολόγηση των στοιχείων αυτών, το σύστημα υποστηρίζει τυποποίηση ωραρίων που μπορούν να ενεργοποιούνται με συνδυασμό πλήκτρων π.χ. [ Alt-2 ] ή επιλογή από λίστα και όταν χρησιμοποιούνται να προβάλλονται με συγκεκριμένο χρώμα.
Εκτός του ότι επιταχύνεται σημαντικά ο καθορισμός ωραρίων, βελτιώνεται και η διαδικασία ελέγχου και μειώνονται τα σφάλματα μια και διευκολύνεται πολύ πλέον η αναγνώριση ενός ωραρίου από το χρώμα του. Είναι επίσης ιδιαίτερα χρήσιμο σε εναλλασσόμενα ωράρια και βάρδιες.
Η σύνταξη ημερήσιου μεταβαλλόμενου / τροποποιούμενου προγράμματος εργασίας γίνεται πολύ εύκολα. Αρχικά προτείνονται μέχρι τρία πεδία που θα προ-συμπληρώσουν τις εγγραφές που θα δημιουργηθούν. Στη συνέχεια ο χρήστης μπορεί να επιλέξει τις ημέρες που διαφοροποιούνται και να τις τροποποιήσει.
Η διαδικασία ολοκληρώνεται με το πάτημα του κουμπιού "Υποβολή Πακέτου"
Διατηρείται ιστορικό όλων των πακέτων ανεξάρτητα από το αν έχουν υποβληθεί ή όχι.
Εάν απορριφθεί ένα πακέτο, αποθηκεύεται το μήνυμα του Εργάνη που εξηγεί το λόγο απόρριψης για να ξανα-προβληθεί αργότερα και εφόσον αποκατασταθούν τα προβλήματα μπορούμε να επαναλάβουμε την απόπειρα υποβολής χωρίς να ορίσουμε κάτι επιπλέον.
Η σύνταξη εβδομαδιαίου προγράμματος εργασίας γίνεται εξίσου εύκολα. Αρχικά ορίζεται η σχετική χρονική περίοδος. Στη συνέχεια επιλέγονται (τσεκάρονται) οι εργαζόμενοι που επιθυμούμε να εντάξουμε στο πρόγραμμα. Ακολουθεί η προδιαγραφή των ωρών απασχόλησης της εβδομάδας.
Η διακιασία ολοκληρώνεται με το πάτημα του κουμπιού "Υποβολή Πακέτου"
Διατηρείται ιστορικό όλων των πακέτων ανεξάρτητα από το αν έχουν υποβληθεί ή όχι.
Εάν απορριφθεί ένα πακέτο, αποθηκεύεται το μήνυμα του Εργάνη που εξηγεί το λόγο απόρριψης για να ξανα-προβληθεί αργότερα και εφόσον αποκατασταθούν τα πρπβλήματα μπορούμε να επαναλάβουμε την απόπειρα υποβολής χωρίς να ορίσουμε κάτι επιπλέον.
Το σύστημα δίνει στο χρήστη να ορίσει μια προδιαγραφή εβδομάδας που θα αποτελέσει την προ-συμπληρωμένη για κάθε εργαζόμενο. Στη συνέχεια ο χρήστης μπορεί να επιλέξει στην εβδομάδα του εργαζόμενου που θέλει να τροποποιήσει.
Εφόσον παρέχεται η υπηρεσία από το σύστημα Εργανη, η εφαρμογή δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη πατώντας το κουμπί με το εικονίδιο του PDF, να "κατεβάσει" το αντίστοιχο αρχείο όπως αυτό παράγεται από το Εργάνη.
Τα αρχεία PDF αποθηκεύονται και συνδέονται με τα αντίστοιχα πακέτα, έτσι ωστε να διατηρείται η πρόσβαση σε αυτά ακόμα και αν δεν είναι δυνατή για οποιδήποτε λόγο η σύνδεση με το Εργάνη ή ακόμη διότι η πλατφόρμα δεν τα παράγει πλέον.
Τα PDF μπορούν φυσικά και να εκτυπωθούν.
Τα συστήματα Persona και ORA υποστηρίζουν τις νέες πληροφοριακές απαιτήσεις του Εργανη ΙΙ. Το ιστορικό μεταβολών εργαζομένων, η ενότητα που παρέχει στοιχεία εργαζομένων, διαθέτει τα απαραίτητα πεδία που απαιτούνται για τη νέα απογραφική διαδικασία. Επιπλέον διατίθεται και μια νέα ενότητα, χάρη στην οποία τα τμήματα προσωπικού μπορούν να ετοιμάζουν «πακέτα» μεταβολών για έναν αριθμό εργαζομένων. Κάθε πακέτο υπόκειται σε ελέγχους, μπορεί με το πάτημα ενός κουμπιού να διαβιβαστεί στο Εργάνη και στη συνέχεια να διατηρηθεί ως ιστορικό στοιχείο που κατοχυρώνει και τεκμηριώνει την πράξη διαβίβασης, διατηρώντας τους αντίστοιχους αριθμούς πρωτοκόλλου ή τα ενδεχόμενα μηνύματα απόρριψης.
Η διαδικασία προετοιμασίας ενός πακέτου μεταβολών είναι πολύ απλή. Επιλέγονται (τσεκάρονται) οι εργαζόμενοι που θα περιληφθούν, ορίζεται η ημερομηνία ισχύος και στη συνέχεια υποβάλλεται στο Εργάνη. Προηγουμένως μπορεί να ζητηθεί έλεγχος των στοιχείων για τυχόν παραλήψεις ή λάθη. Εάν απορριφθεί ένα πακέτο, αποθηκεύεται το μήνυμα του Εργάνη που εξηγεί το λόγο απόρριψης για να ξανα-προβληθεί αργότερα και εφόσον αποκατασταθούν τα πρπβλήματα μπορούμε να επαναλάβουμε την απόπειρα υποβολής χωρίς να ορίσουμε κάτι επιπλέον.
Η υποβολή ενός πακέτου μεταβολών μπορεί να γίνει είτε σε δοκιμαστικό περιβάλλον που προβλέπει το σύστημα Εργάνη ΙΙ, είτε στο κανονικό. Επιπλέον, για τους τεχνικούς παρέχεται και η πρόσβαση στο αρχείο JSON για διαγνωστικούς λόγους.
Τα ημερολόγια όπως και όλες οι λειτουργίες οργάνωσης χρόνου εργασίας είναι διαθέσιμα και από το σύστημα Persona (εφόσον διαθέτει module /tm), χωρίς όμως αποτύπωση παρουσιών.
Προσφέρονται διαδραστικά ημερολόγια είτε ανά εργαζόμενο (οποιουδήποτε εύρους ημερών) είτε ανά ημέρα (όλοι οι εργαζόμενοι). Στην κάθε εγγραφή (ημέρα) οπτικοποιείται γραφικά η προγραμματισμένη ή πραγματοποιημένη εργασία (παρουσία).
Προγραμματισμένη είναι αυτή που έχει διαβιβαστεί στο Π.Σ. Εργάνη ΙΙ ή αυτή που έχουμε πρόθεση να διαβιβάσουμε αλλά είναι ακόμα αδιαβίβαστη.
Πραγματοποιημένη είναι αυτή που έχει πιστοποιηθεί από το σύστημα Ωρομέτρησης (ORA) εφόσον αυτό διατίθεται. Το σύστημα ORA έχει τη δυνατότητα επικοινωνίας με τερματικά («ρολόγια») παρουσίας (με χρήση κάρτας ή άλλου μέσου) αλλά και την τήρηση ιστορικού αρχείου παρουσιών που έχουν περαστεί σε αυτό, είτε μέσω επικοινωνίας με τα τερματικά ωρομέτρησης, είτε με άλλο τρόπο.
Τα ημερολόγια μπορούν να αποτυπώσουν μία πληροφορία (π.χ. το διαβιβασμένο πρόγραμμα εργασίας) για την ημέρα ή δύο παράλληλα (π.χ. το πρόγραμμα σε σύγκριση με την πραγματική παρουσία). Ο χρήστης μπορεί επίσης να επιλέξει να συγκρίνει το διαβιβασμένο πρόγραμμα ως προς κάποιο νεότερο (αδιαβίβαστο προς το παρόν) με το οποίο προτίθεται να το αναθεωρήσει. Αποτελεί ένα ταχύτατο τρόπο επαλήθευσης και ελέγχου.
Το πρόγραμμα ωρομέτρησης είναι ανεξάρτητο του ηλεκτρονικού τερματικού ωρομέτρησης. Έχει δηλαδή την προαιρετική δυνατότητα να επικοινωνήσει με ηλεκτρονικά ρολόγια (card/proximity readers) ή συστήματα access control διαφόρων κατασκευαστών με την προϋπόθεση ότι έχει κατασκευαστεί το κατάλληλο πρόγραμμα επικοινωνίας (driver) από την ΣΥΝΠΑΝ Software για το συγκεκριμένο τερματικό. O τρόπος επικοινωνίας του προγράμματος με τη συσκευή ωρομέτρησης μπορεί να είναι είτε ηλεκτρονικός (π.χ. μέσω RS-232) είτε μέσω αρχείου που έχει παραχθεί με άλλο τρόπο.
Το σύστημα ωρομέτρησης μπορεί να εγκατασταθεί είτε σε αυτόνομο συμβατό Η/Υ είτε σε σταθμό εργασίας ενός δικτύου. Ο σταθμός εργασίας μπορεί να χρησιμοποιείται και για άλλες χρήσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας. Η επικοινωνία με το ηλεκτρονικό τερματικό ωρομέτρησης γίνεται μόνον εφόσον το απαιτήσει ο χρήστης (μία ή και περισσότερες φορές τη μέρα). Η επεξεργασία των στοιχείων μπορεί να γίνει και από άλλο σταθμό εργασίας.
Κάθε φορά που το πρόγραμμα ωρομέτρησης επικοινωνεί με το τερματικό ωρομέτρησης αντλεί τα στοιχεία που έχει συγκρατήσει το τερματικό στη μνήμη του κατά το διάστημα που μεσολάβησε από την τελευταία επικοινωνία του προγράμματος με τον Η/Υ. Έτσι κάθε φορά που ο υπεύθυνος ενεργοποιεί την επικοινωνία αντλούνται μόνον τα νεότερα στοιχεία χωρίς κίνδυνο διπλοενημερώσεων.
Το πρόγραμμα αναγνωρίζει:
✓ πολλαπλές επανόδους - αναχωρήσεις ανά ημέρα. Κάθε εργαζόμενος δύναται να καλύψει μέχρι 4 περιόδους εργασίας στην ίδια ημέρα (δηλαδή να αναχωρήσει και να επανέλθει 4 φορές),
✓ διακοπές εργασίας (διαλείμματα) εφόσον το ρολόι έχει τη δυνατότητα παρόμοιας ανάγνωσης / χαρακτηρισμού.
Συνδέεται με το εορτολόγιο για αυτόματη αναγνώριση αργιών (εταιρίας ή και καθιερωμένων, σταθερών ή κινητών) και αναγνωρίζει αυτόματα τις Κυριακές.
Οι ώρες παρουσίας κατανέμονται αυτόματα σε 12 πιθανές κατηγορίες όπως στον ακόλουθο πίνακα.
|
Ημέρα |
Νύχτα |
Αργία |
Νύχτα - Αργία |
Κανονική |
1 |
2 |
3 |
4 |
Υπερεργασία |
5 |
6 |
7 |
8 |
Υπερωρία |
9 |
10 |
11 |
12 |
Το πρόγραμμα αναγνωρίζει και αντιμετωπίζει την απρογραμμάτιστη εργασία, τη διαλείπουσα απασχόληση και τα κυλιόμενα ωράρια. Το 24ωρο αντιμετωπίζεται δυναμικά και αξιόπιστα, προστατεύοντας τόσο τον εργαζόμενο όσο και τον εργοδότη από παρεκκλίσεις από την ελληνική νομοθεσία.
Η σχεδίαση του προγράμματος είναι ιδιαίτερα εργονομική και φιλική. Αποτελεί ένα αξιόπιστο και εύχρηστο εργαλείο που δεν απαιτεί χρόνο και κόπο προκειμένου να λειτουργήσει.
Το πρόγραμμα περιλαμβάνει ένα ιδιαίτερα εύχρηστο περιβάλλον διόρθωσης των προβληματικών μετρήσεων. Ο χρήστης, μετά τη διάγνωση από το πρόγραμμα των προβληματικών μετρήσεων, παραπέμπεται απευθείας σε αυτές για να τις διορθώσει. Ακόμη, υπάρχει η δυνατότητα συμπλήρωσης παραληφθέντων μετρήσεων με αυτόματο έλεγχο από το πρόγραμμα.
Επιτρέπει την αναθεώρηση των καταχωρήσεων χάρη στη διάκριση της διαδικασίας επεξεργασίας μετρήσεων σε "δοκιμαστική" ή "οριστική".
Παρέχει βοηθητικό αρχείο παρακολούθησης της διαθεσιμότητας του κάθε εργαζόμενου με ανάλυση για κάθε μέρα της εβδομάδος στο οποίο μπορούν να οριστούν οι επιθυμητές ή υποχρεωτικές ώρες παρουσίας ή ακόμη η δυνατότητα εργασίας εκτάκτου προσωπικού.
Η μεταβολή, ακύρωση, ή προσθήκη νέων στοιχείων γίνεται με πολύ απλό τρόπο.
Οι καταστάσεις παρουσίας περιλαμβάνουν γραφική απεικόνιση της παρουσίας του εργαζόμενου για οποιαδήποτε ημέρα κάτι που διευκολύνει σημαντικά τον εντοπισμό επαναλαμβανόμενης πρακτικής από μέρους των εργαζομένων (π.χ. συνεχείς μικρο-καθυστερήσεις, παρατεταμένες διακοπές εργασίας κ.λπ.). Οι εκτυπώσεις αυτές αποτελούν σημαντικό εργαλείο για τον προσωπάρχη, καθώς μπορούν να συγκριθούν με το πρότυπο πρόγραμμα εργασίας και να σημειωθούν οι παρεκκλίσεις. Οι εκτυπώσεις καταστάσεων ελέγχου κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας των μετρήσεων αιτιολογούν τυχόν απορρίψεις μετρήσεων.
Παρέχονται εκτυπώσεις με συγκεντρωτικά στοιχεία εργασίας ανά εβδομάδα ανά εργαζόμενο για οποιαδήποτε χρονική περίοδο. Εκτός των τυποποιημένων εκτυπώσεων είναι δυνατή η κατασκευή και όποιων άλλων είναι απαραίτητες και χρήσιμες.
Προβάλλονται on-line καρτέλες στην οθόνη για άμεσο εντοπισμό εργασίας οποιουδήποτε εργαζόμενου σε οποιαδήποτε ημέρα της εβδομάδος με πλήρη ανάλυση ανά ημέρα και εβδομάδα.Για κάθε εργαζόμενο το πρόγραμμα τηρεί ιστορικό αρχείο με όλες τις μετρήσεις του παρελθόντος προκειμένου να υπάρχει διασφάλιση από τυχόν λανθασμένες παρεμβάσεις. Ιδιαίτερα σημαντική δυνατότητα του προγράμματος είναι η σύνδεσή του με το σύστημα Query χάρη στο οποίο μπορούν να εξαχθούν πολύτιμες πληροφορίες και στατιστικά όπως π.χ.
Το πρόγραμμα είναι σε θέση να εκτιμήσει το εργατικό κόστος για οποιαδήποτε ημέρα ή χρονική περίοδο (εύρος ημερών) ανεξάρτητα από τη μισθοδοσία. Η πληροφορία παρέχεται με αναλυτική παρουσίαση συνόλων ωρών ανά κατηγορία καθώς και κόστους αυτών, π.χ. πόσο κόστισε η παραγωγή του Χ μοντέλου από τις 11:00μμ της 23/2/02 έως τις 04:30πμ της επόμενης μέρας, 24/2/04.
Παρέχεται η δυνατότητα καθορισμού από το χρήστη του Driver (πρόγραμμα διασύνδεσης) για επικοινωνία με τερματικό σταθμό ωρομέτρησης (ρολόι), Baud-Rate, IRQ, I/O adress, Device για dump/backup επικοινωνίας.
Δυνατότητα αλλαγής ημερομηνίας και ώρας μέσω Η/Υ (εφόσον προβλέπεται από τον driver).
Παρέχεται η δυνατότητα σύγχρονης εκτύπωσης των μετρήσεων κατά τη διαδικασία επικοινωνίας.
Η αντιμετώπιση γίνεται με την ταυτόχρονη εκτύπωση των μετρήσεων κατά την διαδικασία της επικοινωνίας (προαιρετικά).
Το 24ωρο είναι δυναμικό (Κυλιόμενο ωράριο) με την ώρα έναρξης του εκάστοτε 24ώρου οριζόμενη ανάλογα με τις προϋποθέσεις που θα πρέπει να ισχύουν για τον κάθε εργαζόμενο.
Αναγνωρίζονται:
Επίσης το σύστημα παρέχει:
Ο τρόπος ενημέρωσης της μισθοδοσίας είναι απολύτως παραμετρικός. Για την πλήρη ενημέρωση όμως της μισθοδοσίας απαιτείται το πρόγραμμα Persona HRMS της ΣΥΝΠΑΝ.
Το σύστημα ωρομέτρησης της ΣΥΝΠΑΝ Software αποτελείται από τα εξής μέρη:
Α.Το βασικό πρόγραμμα ωρομέτρησης (ανάλυσης, καταχώρησης και επεξεργασίας) των ωρών εργασίας των εργαζομένων.
Β.Το πρόγραμμα επικοινωνίας του προγράμματος ωρομέτρησης με το ηλεκτρονικό τερματικό ωρομέτρησης. Αυτό διαφέρει από τερματικό σε τερματικό ανάλογα με τις προδιαγραφές του κατασκευαστή του.
Διατίθεται σε δύο διαφορετικές εκδόσεις: Ora 1 (περιλαμβάνει τα Α και Β) ή Ora 2 (μόνον το Α).
Τεχνικά χαρακτηριστικά |
|
Μέγιστος αριθμός κτυπημάτων ανά ημέρα ανά εργαζόμενο | 8 |
Συνολικός αριθμός εργαζομένων | Απεριόριστος |
Περιορισμός περιόδου κάλυψης | Δεν υπάρχει |
Δυνατότητα ανακύκλωσης μαγνητικών ή άλλων καρτών | Ναι (Κάρτες που ανήκουν σε αποχωρήσαντες εργαζόμενους μπορούν να χρησιμοποιηθούν από νεοπροσληφθέντες) |
Συχνότητα επικοινωνίας με τερματικό ωρομέτρησης | Κατά βούληση (Ανάλογη των δυνατοτήτων αποθήκευσης του εκάστοτε τερματικού) |
Δυνατότητα επέμβασης σε μετρήσεις | Ναι |
Δυνατότητα προσθήκης παραληφθέντων μετρήσεων | Ναι |
Δυνατότητα παρέμβασης στις κατανομές ωρών | Ναι |
Δυνατότητα συμπλήρωσης ασθένειας κ.λ.π. στη μισθοδοσία | Ναι |
Θέλω να κατεβάσω την Demo έκδοση στον υπολογιστή μου...
πάνω από 35 χρόνια τεχνολογικής υπεροχής
______________________________________________________________________________
Copyright © 2018 SYNPAN Software. All rights reserved • Site design by SYNPAN Software
• Illustrations by www.dansargo.com •