Ευελιξία

Το σύστημα ORA αντιμετωπίζει τις αυστηρές απαιτήσεις για τις Κάρτας Εργασίας του Εργάνη με όσο δυνατόν περισσότερο ευέλικτο τρόπο. Ξεκινώντας από τους τρόπους παρακολούθησης ωραρίου, το ORA μπορεί να συνδεθεί (χωρίς να είναι υποχρεωτικό) με σταθμούς ωρομέτρησης (ρολόγια παρουσίας) τοπικούς ή απομακρυσμένους. Προσφέρει όμως και εναλλακτικά, το σύστημα SoftClock (λογισμικό) που μπορεί να εγκατασταθεί σε έναν ή περισσότερους σταθμούς εργασίας (κοινούς υπολογιστές) και να αντικαταστήσει τις αντίστοιχες συσκευές.

Ακόμα πιο σημαντικό είναι οι δυνατότητες που παρέχει στην αντιμετώπιση εκτός προγράμματος συνθηκών με νομότυπο τρόπο, έγκαιρη προειδοποίηση και αποκατάσταση εκτάκτων περιστάσεων. Διάφορα «εργαλεία» βοηθούν το τμήμα προσωπικού να αντιμετωπίσει γρήγορα και ολοκληρωμένα προβληματικές καταστάσεις στο βαθμό που είναι αποδεκτό. Όπου είναι επιτρεπτό γίνεται απόπειρα online τροποποίησης του προγράμματος εργασίας στην πλατφόρμα του Π.Σ. Εργάνη ΙΙ και εφόσον γίνει αποδεκτή, δρομολογείται π.χ. νέα δήλωση έναρξης ,συμβατή με το νέο πρόγραμμα. Οι δηλώσεις παρουσίας δίνουν στους εργαζόμενους ένα μικρό χρονικό περιθώριο ακύρωσης σε περίπτωση λάθους (π.χ. δήλωση εισόδου αντί για εξόδου) και στη συνέχεια δρομολογούνται για ενημέρωση του Εργάνη μέσω των web services της υπηρεσίας.

Αξιοπιστία

Τα συστήματα υπολογισμού και ελέγχου του ORA έχουν μια ιστορία εικοσιπέντε ετών και έχουν αποδείξει την αξιοπιστία τους σε διαφορετικά περιβάλλοντα εντατικής χρήσης. Επιπλέον έχουν ενσωματωθεί πλήθος προειδοποιήσεων που βοηθούν το χρήστη να παρακολουθήσει με αξιοπιστία τις παρουσίες.

Ιχνηλασιμότητα

Από τις αρχικές μετρήσεις μέχρι την κατάταξη των ωρών απασχόλησης σε μισθολογικές κατηγορίες υπάρχει η δυνατότητα ελέγχου, διάγνωσης και επαλήθευσης τηρώντας την ιστορικότητα της κάθε διαδικασίας

Σε κάθε εγκατάσταση (π.χ. υποκατάστημα) μπορεί  να συνδεθεί ένα ή περισσότερα «ρολόγια παρουσίας»  (τερματικά ωρομέτρησης) όπως επίσης σταθμοί εργασίας (PCs) που τρέχουν την εφαρμογή SoftClock. Το σύστημα επικοινωνεί επίσης διαδικτυακά με την πλατφόρμα του Εργάνη ΙΙ.

Το σύστημα επικοινωνιών ενεργοποιείται από τον «Επεξεργαστή μετρήσεων» μια διαδικασία παράλληλης και ασύγχρονης  παρακολούθησης της ορθής λειτουργίας του συστήματος. Αυτό αναζητά και συγκεντρώνει νέες μετρήσεις (κτυπήματα εισόδου/εξόδου) από όλα τα ρολόγια, ελέγχει την επικοινωνία με το σύστημα Εργάνη, φροντίζει να διαβιβάζει στο σύστημα Εργάνη τα νέα στοιχεία (είτε από τα ρολόγια ή και από το SoftClock) και τέλος συνεργάζεται με το σύστημα ειδοποιήσεων των υπευθύνων με τους τρόπους που προβλέπονται (μήνυμα στον σταθμό εργασίας, e-mail ή SMS) για οτιδήποτε απαιτεί κάποια ενέργεια.

Στην περίπτωση που υπάρχουν πολλαπλές εγκαταστάσεις (π.χ. υποκαταστήματα) προβλέπεται η ενεργοποίηση κεντρικής κονσόλας σε server που παρακολουθεί όλα τα υποκαταστήματα σε πραγματικό χρόνο όπως στο παράδειγμα που μπορείτε να δείτε στο παρακάτω βίντεο.

 Το σύστημα ωρομέτρησης μπορεί να εγκατασταθεί είτε σε αυτόνομο συμβατό Η/Υ είτε σε σταθμό εργασίας ενός δικτύου. Ο σταθμός εργασίας μπορεί να χρησιμοποιείται και για άλλες χρήσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας. Η επικοινωνία με το ηλεκτρονικό τερματικό ωρομέτρησης γίνεται μόνον εφόσον το απαιτήσει ο χρήστης (μία ή και περισσότερες φορές τη μέρα) ή αυτόματα. Η επεξεργασία των στοιχείων μπορεί να γίνει και από άλλο σταθμό εργασίας.

• Λειτουργεί αυτόνομα, χωρίς μισθοδοσία, με πλήρη στοιχεία εργαζομένου
• Περιλαμβάνει Ημερολόγιο, Εορτολόγιο, Προειδοποιήσεις
• Περιλαμβάνει το σύστημα Omnibus
• Διαθέτει ενσωματorωμένο ASCII driver
• Καταγράφει τις παρουσίες εργαζομένων
• Επικοινωνεί με το πρόγραμμα "Persona HRMS", αν είναι εγκατεστημένο, αναγνωρίζοντας το προσωπικό
• Διορθώνει ή εντοπίζει ανακολουθίες χρήσης του ηλεκτρονικού τερματικού ωρομέτρησης
• Επεξεργάζεται τις μετρήσεις
• Κατανέμει τις ώρες και τα λεπτά παρουσίας σε μισθοδοτικές κατηγορίες
• Κρατάει ημερήσια και εβδομαδιαία στατιστικά σύνολα παρουσιών ανά εργαζόμενο με πλήρη ανάλυση
• Ενημερώνει αναλυτικό ιστορικό όλων των μετρήσεων
• Τροφοδοτεί πλήρως το πρόγραμμα "Persona HRMS", αν εγκατεστημένο, με τα λεπτομερή στοιχεία παρουσίας
• Παρέχει πλήθος πληροφοριών στατιστικής μορφής

Τρόπος λειτουργίας

Κάθε φορά που το πρόγραμμα ωρομέτρησης επικοινωνεί με το τερματικό ωρομέτρησης αντλεί τα στοιχεία που έχει συγκρατήσει το τερματικό στη μνήμη του κατά το διάστημα που μεσολάβησε από την τελευταία επικοινωνία του προγράμματος με τον Η/Υ. Έτσι κάθε φορά που ο υπεύθυνος ενεργοποιεί την επικοινωνία ή γίνεται αυτόματα, αντλούνται μόνον τα νεότερα στοιχεία χωρίς κίνδυνο διπλοενημερώσεων.

Το πρόγραμμα αναγνωρίζει:

✓ πολλαπλές επανόδους - αναχωρήσεις ανά ημέρα. Κάθε εργαζόμενος δύναται να καλύψει μέχρι 4 περιόδους εργασίας στην ίδια ημέρα (δηλαδή να αναχωρήσει και να επανέλθει 4 φορές),

✓ διακοπές εργασίας (διαλείμματα) εφόσον το ρολόι έχει τη δυνατότητα παρόμοιας ανάγνωσης / χαρακτηρισμού.

Συνδέεται με το εορτολόγιο για αυτόματη αναγνώριση αργιών (εταιρίας ή και καθιερωμένων, σταθερών ή κινητών) και αναγνωρίζει αυτόματα τις Κυριακές.

Οι ώρες παρουσίας κατανέμονται αυτόματα σε 12 πιθανές κατηγορίες όπως στον ακόλουθο πίνακα.

Το πρόγραμμα αναγνωρίζει και αντιμετωπίζει την απρογραμμάτιστη εργασία, τη διαλείπουσα απασχόληση και τα κυλιόμενα ωράρια. Το 24ωρο αντιμετωπίζεται δυναμικά και αξιόπιστα, προστατεύοντας τόσο τον εργαζόμενο όσο και τον εργοδότη από παρεκκλίσεις από την ελληνική νομοθεσία.

Ευκολία χρήσης - φιλικότητα - ευελιξία

Η σχεδίαση του προγράμματος είναι ιδιαίτερα εργονομική και φιλική. Αποτελεί ένα αξιόπιστο και εύχρηστο εργαλείο που δεν απαιτεί χρόνο και κόπο προκειμένου να λειτουργήσει.

Το πρόγραμμα περιλαμβάνει ένα ιδιαίτερα εύχρηστο περιβάλλον διόρθωσης των προβληματικών μετρήσεων. Ο χρήστης, μετά τη διάγνωση από το πρόγραμμα των προβληματικών μετρήσεων, παραπέμπεται απευθείας σε αυτές για να τις διορθώσει. Ακόμη, υπάρχει η δυνατότητα συμπλήρωσης παραληφθέντων μετρήσεων με αυτόματο έλεγχο από το πρόγραμμα.

Επιτρέπει την αναθεώρηση των καταχωρήσεων χάρη στη διάκριση της διαδικασίας επεξεργασίας μετρήσεων σε "δοκιμαστική" ή "οριστική".

Παρέχει βοηθητικό αρχείο παρακολούθησης της διαθεσιμότητας του κάθε εργαζόμενου με ανάλυση για κάθε μέρα της εβδομάδος στο οποίο μπορούν να οριστούν οι επιθυμητές ή υποχρεωτικές ώρες παρουσίας ή ακόμη η δυνατότητα εργασίας εκτάκτου προσωπικού.

Η μεταβολή, ακύρωση, ή προσθήκη νέων στοιχείων γίνεται με πολύ απλό τρόπο.

Πληροφόρηση - Αναφορές/Εκτυπώσεις

Οι καταστάσεις παρουσίας περιλαμβάνουν γραφική απεικόνιση της παρουσίας του εργαζόμενου για οποιαδήποτε ημέρα κάτι που διευκολύνει σημαντικά τον εντοπισμό επαναλαμβανόμενης πρακτικής από μέρους των εργαζομένων (π.χ. συνεχείς μικρο-καθυστερήσεις, παρατεταμένες διακοπές εργασίας κ.λπ.). Οι εκτυπώσεις αυτές αποτελούν σημαντικό εργαλείο για τον προσωπάρχη, καθώς μπορούν να συγκριθούν με το πρότυπο πρόγραμμα εργασίας και να σημειωθούν οι παρεκκλίσεις. Οι εκτυπώσεις καταστάσεων ελέγχου κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας των μετρήσεων αιτιολογούν τυχόν απορρίψεις μετρήσεων.

Παρέχονται εκτυπώσεις με συγκεντρωτικά στοιχεία εργασίας ανά εβδομάδα ανά εργαζόμενο για οποιαδήποτε χρονική περίοδο. Εκτός των τυποποιημένων εκτυπώσεων είναι δυνατή η κατασκευή και όποιων άλλων είναι απαραίτητες και χρήσιμες.

Προβάλλονται on-line καρτέλες στην οθόνη για άμεσο εντοπισμό εργασίας οποιουδήποτε εργαζόμενου σε οποιαδήποτε ημέρα της εβδομάδος με πλήρη ανάλυση ανά ημέρα και εβδομάδα.Για κάθε εργαζόμενο το πρόγραμμα τηρεί ιστορικό αρχείο με όλες τις μετρήσεις του παρελθόντος προκειμένου να υπάρχει διασφάλιση από τυχόν λανθασμένες παρεμβάσεις. Ιδιαίτερα σημαντική δυνατότητα του προγράμματος είναι η σύνδεσή του με το σύστημα Query χάρη στο οποίο μπορούν να εξαχθούν πολύτιμες πληροφορίες και στατιστικά όπως π.χ.

• ποιοι εργάστηκαν την τάδε ημέρα ή περίοδο,
• πόσες εργατοώρες δαπανήθηκαν σε κάποια περίοδο,
• κατάσταση εργαζομένων που αποχώρησαν πριν από τις π.χ. 17:00 στις 3/10 και
• πλήθος άλλων κριτηρίων που απαιτεί ο χρήστης.

Υπολογισμός εργατικού κόστους

Το πρόγραμμα είναι σε θέση να εκτιμήσει το εργατικό κόστος για οποιαδήποτε ημέρα ή χρονική περίοδο (εύρος ημερών) ανεξάρτητα από τη μισθοδοσία. Η πληροφορία παρέχεται με αναλυτική παρουσίαση συνόλων ωρών ανά κατηγορία καθώς και κόστους αυτών, π.χ. πόσο κόστισε η παραγωγή του Χ μοντέλου από τις 11:00μμ της 23/2/02 έως τις 04:30πμ της επόμενης μέρας, 24/2/04.

Παράμετροι επικοινωνίας με σταθμό ωρομέτρησης

Παρέχεται η δυνατότητα καθορισμού από το χρήστη του Driver (πρόγραμμα διασύνδεσης) για επικοινωνία με τερματικό σταθμό ωρομέτρησης (ρολόι), Baud-Rate, IRQ, I/O adress, Device για dump/backup επικοινωνίας.

Δυνατότητες προγραμματισμού του τερματικού ωρομέτρησης

Δυνατότητα αλλαγής ημερομηνίας και ώρας μέσω Η/Υ (εφόσον προβλέπεται από τον driver).

Άλλες δυνατότητες

Παρέχεται η δυνατότητα σύγχρονης εκτύπωσης των μετρήσεων κατά τη διαδικασία επικοινωνίας.

Πρόληψη προβλημάτων διακοπής ρεύματος κατά την επικοινωνία

Η αντιμετώπιση γίνεται με την ταυτόχρονη εκτύπωση των μετρήσεων κατά την διαδικασία της επικοινωνίας (προαιρετικά).

Καθορισμός 24ώρου

Το 24ωρο είναι δυναμικό (Κυλιόμενο ωράριο) με την ώρα έναρξης του εκάστοτε 24ώρου οριζόμενη ανάλογα με τις προϋποθέσεις που θα πρέπει να ισχύουν για τον κάθε εργαζόμενο.

Παράμετροι συστήματος για την κατανομή των ωρών παρουσίας

1. Μέγιστος επιτρεπτός χρόνος συνεχούς εργασίας
2. Διάστημα παύσης σαν κριτήριο κλεισίματος 24ώρου
3. Ελάχιστη διαβάθμιση χρόνου (π.χ. τέταρτο της ώρας)
4. Ώρα του 24ώρου που αρχίζει η "ημέρα"
5. Ώρα του 24ώρου που τελειώνει η "ημέρα" και αρχίζει η "νύκτα"
6. Όριο ημέρας κανονικής εργασίας
7. Όριο εβδομάδος κανονικής εργασίας
8. Όριο ημέρας υπερεργασίας
9. Όριο εβδομάδος υπερεργασίας

Σύστημα ελέγχου και αυτόματης διάγνωσης λανθασμένων μετρήσεων

Αναγνωρίζονται:

• Ανύπαρκτοι εργαζόμενοι
• Προωθύστερες μετρήσεις
• Συνεχής εργασία πολλών ωρών
• Πολλά κτυπήματα στην ίδια μέρα
• Έξοδος εργαζόμενου χωρίς είσοδο
• Είσοδος εργαζόμενου χωρίς έξοδο
• Λάθος κτύπημα μετά από διάλειμμα
• Λάθος ημερομηνία ή και ώρα

 Επίσης το σύστημα παρέχει:

• Δυνατότητα αυτοδιόρθωσης διπλοκτυπημάτων
• Εξασφάλιση επεξεργασίας όλων των μετρήσεων

Τρόπος ενημέρωσης της μισθοδοσίας

Ο τρόπος ενημέρωσης της μισθοδοσίας είναι απολύτως παραμετρικός. Για την πλήρη ενημέρωση όμως της μισθοδοσίας απαιτείται το πρόγραμμα Persona HRMS της ΣΥΝΠΑΝ.

Το σύστημα ωρομέτρησης της ΣΥΝΠΑΝ Software αποτελείται από τα εξής μέρη:

Α.Το βασικό πρόγραμμα ωρομέτρησης (ανάλυσης, καταχώρησης και επεξεργασίας) των ωρών εργασίας των εργαζομένων.

Β.Το πρόγραμμα επικοινωνίας του προγράμματος ωρομέτρησης με το ηλεκτρονικό τερματικό ωρομέτρησης. Αυτό διαφέρει από τερματικό σε τερματικό ανάλογα με τις προδιαγραφές του κατασκευαστή του.
Διατίθεται σε δύο διαφορετικές εκδόσεις: Ora 1 (περιλαμβάνει τα Α και Β) ή Ora 2 (μόνον το Α).