Παραστατικά
Εδω αρχίζει η εμπορική υλοποίηση
Για τον απόλυτο αυτοματισμό του λογιστηρίου, στηριχτείτε στην Έκδοση Παραστατικών του ULTIMO. Μειώστε το χρόνο καταχώρησης λογιστικών άρθρων και κινήσεων αποθήκης στο ελάχιστο. Κερδίστε σε πληροφόρηση εκμεταλλευόμενοι τον υψηλό βαθμό παραμετρικότητας στην ενημέρωση και των πλέον περίπλοκων λογιστικών ενημερώσεων. Με λίγες κινήσεις, μία φορά, έχετε on-line ενημέρωση λογιστηρίου, αποθηκών, πελατών, προμηθευτών και άλλων... και αποκτάτε άμεσα την πληροφόρηση που μόνο ένα μεγάλο επιτελείο λογιστών θα μπορούσε να σας δώσει μετά από κάποιες μέρες.
Δυνατότητα έκδοσης και ενημέρωσης
Τιμολόγια Πώλησης Τιμολόγια Πώλησης - Δελτία Αποστολής, Τιμολόγια Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών Δελτία Αποστολής, Δελτία Παραλαβής, Δελτία Παραγγελίας, Δελτία Λιανικής, Πιστωτικά Σημειώματα, Δελτία Αγοράς, Δελτία Αυτοπαράδοσης και οποιοδήποτε άλλο παραστατικό επιθυμεί ο χρήστης αφού ορίσει τις επιθυμητές προδιαγραφές μια φορά. Εντελώς παραμετρική ενημέρωση Λογιστικής ή και Aποθήκης . Επίσης προαιρετικά ενημερώνεται - Ο λογαριασμός του αποδέκτη (π.χ. πελάτης) καθώς και - Ο λογαριασμός του ταμείου (π.χ. τιμολόγιο μετρητοίς) - Πληκτρολογούμενος λογαριασμός αναλυτικής γραμμής (π.χ. μεταφορικά, συσκευαστικά, αγγελιόσημο κ.λπ.) με ελεύθερη περιγραφή υπηρεσίας χωρίς ψευδο-είδη αποθήκης.
Δυναμικές και διαδιχικές μετεξελίξεις παραστατικών με παρακολούθηση Open Items (με έλεγχο δυνατότητας μετεξέλιξης σε επίπεδο ποσότητας αναλυτικής γραμμής)
Δελτία απαλλαγής από τον Φ.Π.Α.
Υποστηρίζεται πλήρως η έκδοση, αλλά και η πλήρης μηχανογραφική παρακολούθηση ειδικών διπλοτύπων δελτίων απαλλαγής από το Φ.Π.Α. Η γραμμογράφηση είναι ειδική και προβλέπεται ειδικό έντυπο εγκεκριμένο από το Υπουργείο.
Εντελώς παραμετρική ενημέρωση Αποθηκών
Οι "καρτέλες" των ειδών αποθήκης ενημερώνονται on-line και καταχωρούνται από το σύστημα οι εγγραφές (κινήσεις) ενώ εκτυπώνεται το παραστατικό. Προαιρετικά μπορεί να γίνει χρήση της δυνατότητας batch ενημέρωσης ώστε η ενημέρωση να γίνει αργότερα. Οι ποσότητες των ειδών που δεν έχουν διακινηθεί με παραστατικά on-line δεσμεύονται έτσι ώστε να διασφαλίζεται ο έλεγχος των αποθεμάτων ανεξάρτητα από τον τρόπο ενημέρωσης. Η ενημέρωση των εκκρεμών (off-line) παραστατικών μπορεί να γίνει οποιαδήποτε χρονική στιγμή και πολλές φορές την ημέρα. Το σύστημα μπορεί να μεταπέσει αυτόματα σε (off-line) σε περίπτωση μη δυνατότητες πρόσβασης στη βάση δεδομένων
Η μέθοδος ενημέρωσης των καρτελών της αποθήκης είναι εντελώς παραμετρική. Ανάλογα με τον τύπο του παραστατικού, τα είδη μπορούν ενημερωθούν κατ' αξία ή και κατά ποσότητα, να ενημερωθούν και να συμψηφιστούν αυτόματα μη αξιολογημένες διακινήσεις (π.χ. Τιμολόγιο που έπεται κάποιου Δ. Αποστολής), και φυσικά να ενημερωθούν κατάλληλα οι στήλες εσωτερικής διακίνησης, από και σε τρίτους.
Η ενημέρωση της αποθήκης είναι πλήρης χωρίς να απαιτείται άλλη ενέργεια από το χρήστη (π.χ. κλεισίματα μεταφορές κ.λπ.). Οι αξίες υπολοίπων, κόστη πωληθέντων, μικτά κέρδη και όλες οι άλλες πληροφορίες ενημερώνονται και αυτές αυτόματα.
Οι κατ' αξία εγγραφές μπορούν να περιλαμβάνουν ενδεχόμενη έκπτωση, όπως επίσης μπορεί η έκπτωση να δημιουργεί ξεχωριστή εγγραφή ανά είδος για απόλυτη διασταύρωση με τη Λογιστική. Παρέχονται browsers κατά τη διάρκεια της τροφοδοσίας των στοιχείων παραστατικού, με δυνατότητα πρόσβασης και επιλογής, χωρίς να είναι απαραίτητη η γνώση των κωδικών, σε όλα τα είδη όλων των αποθηκών, σε όλους τους λογαριασμούς, σε όλες τις επωνυμίες του διευθυνσιογράφου (για στοιχεία πελατών, προμηθευτών κ.λπ.).
Υποστήριξη Φορολογικού Μηχανισμού (ΕΑΦΔΣΣ)
Η πρωτοποριακή λύση τύπου Β' (αρ. πρωτοκόλλου 1049619/28.05.2003) της ΣΥΝΠΑΝ στηρίζεται στα ειδικά προϊόντα λογισμικού SignUP που ανέπτυξε και την προσαρμογή όλων των σχετικών εφαρμογών έτσι ώστε να συνεργάζονται με τα SignUP.
Η συγκεκριμένη λύση επιτρέπει την άμεση και συχνή κυκλοφορία νέων εκδόσεων μια και οι εφαρμογές δεν απαιτούν τη λήψη πιστοποίησης αλλά μόνον τα προϊόντα SignUP. Είναι απολύτως αξιόπιστη παρέχοντας άμεσο έλεγχο του φορολογικού μηχανισμού χωρίς τα μειονεκτήματα των λύσεων τύπου Α' και την μεσολάβηση προγραμμάτων ή drivers τρίτων κατασκευαστών που πολλές φορές δεν συμπεριφέρονται σωστά.
Μερικά πλεονεκτήματα της σειράς SignUP
- Πλήρως αξιόπιστη λειτουργία
- Αυτόματη έκδοση Ζ (Σε περίπτωση που ο χρήστης ξεχάσει να πάρει Ζ κάποια ημέρα.)
- Αποτελεσματική οργάνωση φορολογικών αρχείων (Για ταχύτερη ανεύρεση και χαμηλή επιβάρυνση του συστήματος αρχείων - file system του υπολογιστή)
- Αυτόματο Backup φορολογικών αρχείων (Σε τοποθεσία που ορίζεται από τον χρήστη)
- Προβολή των φορολογικών αρχείων μέσα από τις εφαρμογές της ΣΥΝΠΑΝ.
Kernel, API
Το ιδιαίτερα προηγμένο σύστημα που οδηγεί την ενημέρωση και διαχείριση των παραστατικών ULTIMO στηρίζεται σε ένα kernel (πυρήνα) το οποίο διατίθεται και σε άλλες εφαρμογές / συστήματα. Αυτό εξασφαλίζει την ακεραιότητα των δεδομένων, την εγγύηση της σταθερής και πάντα αξιόπιστης λειτουργίας καθώς και την ευελιξία να λειτουργεί ο μηχανισμός αυτός κάτω από άλλο κέλυφος κάθετων εφαρμογών.
Δελτία απαλλαγής από τον Φ.Π.Α.
Υποστηρίζεται πλήρως η έκδοση, αλλά και η πλήρης μηχανογραφική παρακολούθηση ειδικών διπλοτύπων δελτίων απαλλαγής από το Φ.Π.Α. Η γραμμογράφηση είναι ειδική και προβλέπεται ειδικό έντυπο εγκεκριμένο από το Υπουργείο.
ΣΥΝΟΠΤΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ
Δυνατότητες διαχείρισης
| Δυνατότητα έκδοσης | Lite | Full | |
|---|---|---|---|
| Παραμετρική εγκατάσταση και λειτουργία | Ναι | Ναι | Προσαρμόζεται σε πλήθος απαιτήσεων και ιδιαιτεροτήτων |
| Υποστήριξη Barcode | Ναι | Ναι | Για αποφυγή λαθών πληκτρολόγησης |
| Επιλογή πελατών, ειδών, λογαριασμών κ.λπ. από browser με πλήρη πρόσβαση σε υποεπιλογές | Ναι | Ναι | Δεν χρειάζεται απομνημόνευση κωδικών |
| Επιβεβαίωση είδους μέσω εικόνας ή σχεδίου | Ναι | Ναι | Δεν χρειάζεται απομνημόνευση κωδικών |
| Μετεξέλιξη παραστατικών | Ναι | Ναι | Π.χ. από Παραγγελία σε Τιμολόγιο |
| Άντληση από το τελευταίο παραστατικό | Ναι | Ναι | Π.χ. για επαναλαμβανόμενα παραστατικά |
| Άντληση από Ιστορικό παραστατικών | Ναι | Ναι | Π.χ. για αντιγραφή παραστατικού από άλλο |
| Άντληση από κίνηση αποθήκης | Ναι | Ναι | Π.χ. για αντιγραφή εκτός ιστορικού |
| Άντληση από αρχείο προσωρινών εγγραφών | Ναι | Ναι | Εκτέλεση προεργασίας άλλης εφαρμογής |
| Άντληση από αρχείο ποσοτήτων | Ναι | Ναι | Για π.χ. φυσική απογραφή - επιμέτρηση με φορητές συσκευές Bar code readers. |
| Μεταφορά ειδικών περιγραφών σε αιτιολογίες εγγραφών κίνησης αποθήκης | Ναι | Ναι | Η πληροφορία μεταφέρεται στην κίνηση |
| Σχετικό παραστατικό σε αναλυτική γραμμή | Ναι | Ναι | Κάθε είδος μπορεί να καθορίζει δικό του |
| Ειδικός Χαρακτηρισμός αναλυτικής εγγραφών | Όχι | Ναι | Για λεπτομερή στατιστικά |
| Πωλητής / Υπεύθυνος σε αναλυτική γραμμή | Ναι | Ναι | Για ιχνηλασιμότητα και υπολογισμό τζίρων |
| Δυνατότητα αναθεώρησης στοιχείων πελάτη ή αποδέκτη | Ναι | Ναι | Ενώ συμπληρώνεται το παραστατικό και με on-line ενημέρωση |
| Δυνατότητα δημιουργίας νέου πελάτη ή αποδέκτη | Ναι | Ναι | Ενώ ο χρήστης βρίσκεται στην επιλογή "Έκδοση Παραστατικών" |
| Πλήρως ελεγχόμενος τύπος Αποδέκτη | Ναι | Ναι | Αποφεύγονται λάθη επιλογών |
| Δεύτερη Παράλληλη Ποσότητα | Ναι | Ναι | Π.χ. Κιλά και Μέτρα στην αναλυτική γραμμή |
| Παραμετρική δυνατότητα ελέγχου αποθεμάτων αποθήκης | Ναι | Ναι | Ώστε να αποφευχθεί εξαγωγή ανύπαρκτων ποσοτήτων |
| Εικόνα πελάτη κατά την έκδοση του παραστατικού | Ναι | Ναι | με υπόλοιπο, βαθμολογία, πλαφόν κ.α. |
| Δυνατότητα ελέγχου ορίου πίστωσης (πλαφόν) πελάτη | Ναι | Ναι | Για πρόληψη μεγάλων ανοιγμάτων, διαφορετικών ανά πελάτη |
| Δυνατότητα τιμολόγησης υπηρεσιών κ.α. λογαριασμών | Ναι | Ναι | Με απευθείας ενημέρωση Γενικής Λογιστικής |
| Έλεγχος υποχρεωτικής συσκευασίας | Ναι | Ναι | Π.χ. υποχρεωτική συσκευασία των 6 τεμαχίων |
| Αναθεώρηση προτεινόμενης τιμής | Ναι | Ναι | σε οποιαδήποτε αναλυτική γραμμή |
| Αυτόματη μετατροπή τιμών από ξένα νομίσματα | Ναι | Ναι | Με την τρέχουσα ισοτιμία για δυναμική αναθεώρηση τιμών |
| Διαδοχικές εκπτώσεις, κατηγορίες εκπτώσεων, επιμεριζόμενες εκπτώσεις | Ναι | Ναι | Με δυνατότητα αναθεώρησης τη στιγμή της έκδοσης |
| Κατηγορίες εκπτώσεων με κριτήρια εύρους ειδών, ομάδας, κατηγορίας είδους, κλίμακα αξίας ή ποσότητας | Όχι | Ναι | Έκπτωση ποσοστιαία ή σε συνολική αξία είδους ή στην τιμή μονάδος |
| Πρόσθετες ειδικές εκπτώσεις Κωδικολογίου | Ναι | Ναι | |
| Πλαφόν έκπτωσης | Ναι | Ναι | |
| Διαδοχικές εκπτώσεις | Ναι | Ναι | Συνδυασμός πολιτικών έκπτωσης |
| Δυνατότητα διαχείρισης αγορών | Ναι | Ναι | Με αυτόματη ενημέρωση αποθήκης, λογιστικής, προμηθευτών |
| Αντιμετώπιση ειδικών επιβαρύνσεων | Ναι | Ναι | Π.χ. Δημοσίου |
| Υποστήριξη Μειωμένου Φ.Π.Α. εκδότη και παραλήπτη | Ναι | Ναι | |
| Έλεγχος πρόσβασης (passwords) | Ναι | Ναι | Με δυνατότητα αποκλεισμού ή περιορισμού συγκεκριμένων χειριστών |
| On-line Εγχειρίδιο χρήσης (manual) | Ναι | Ναι | Με αναλυτικές επεξηγήσεις παραδείγματα και συμβουλές |
| Παράμετροι ελαχιστοποίησης πληκτρολόγησης | Ναι | Ναι | |
| Σύνολο τύπων παραστατικών | Aπεριόριστο | Aπεριόριστο |
Δυνατότητες Εκτύπωσης
| Δυνατότητα έκδοσης | Lite | Full | |
|---|---|---|---|
| Πλήρης ευελιξία διαμόρφωσης παραστατικού | Ναι | Ναι | |
| Εκτύπωση σε λευκή σελίδα σαν προεκτυπωμένο | Ναι | Ναι | Με γραφικά, λογότυπα, εικόνες |
| Εκτύπωση σε σελίδα με προεκτυπωμένη γραμμογράφηση | Ναι | Ναι | |
| Εκτύπωση σε Graphics mode | Ναι | Ναι | για εκτυπωτές Windows |
| Εκτύπωση σε Character mode | Ναι | Ναι | για κρουστικούς εκτυπωτές απευθείας σε LPT |
| Υποστήριξη (ΕΑΦΔΣΣ) τύπου Β και Α | Ναι | Ναι | Φορολογικός Μηχανισμός |
| Παραμετρική εκτύπωση κωδικών & περιγραφών | Ναι | Ναι | Ορίζονται παραμετρικά τα τμήματα που θα εκτυπώνονται |
| Δυνατότητα αλλαγής περιγραφής είδους ή λογαριασμού | Ναι | Ναι | Η συμπλήρωσης (π.χ. serial number) |
| Απεριόριστος αριθμός σελίδων ίδιου παραστατικού | Ναι | Ναι | Για παραστατικά με μεγάλο αριθμό αναλυτικών γραμμών με από/σε μεταφορά |
| Εκτύπωση ανάλυσης συσκευασίας στο παραστατικό | Ναι | Ναι | σε κάθε αναλυτική γραμμή Π.χ. 6 κιβώτια των 12 φιαλών και ΚΟΛΑ |
| Εποχιακά οριζόμενο σταθερό κείμενο | Ναι | Ναι | Για μηνύματα στον πελάτη ή άλλες πληροφορίες |
| Σκελετός κειμένου πληροφοριών και παρατηρήσεων | Ναι | Ναι | Προκειμένου να εξασφαλιστεί η συμπλήρωση από το χρήστη |
| Δυνατότητα μόνον ενημέρωσης (χωρίς εκτύπωση) | Ναι | Ναι | Για αυτόματες ενημερώσεις που δεν απαιτούν εκτύπωση παραστατικού |
| Δυνατότητα άμεσης επανεκτύπωσης | Ναι | Ναι | Σε περίπτωση που γίνεται εμπλοκή του εντύπου στο εκτυπωτή |
| Αυτόματη Εκτύπωση Αντιγράφων | Ναι | Ναι | Με πλήρη παραμετροποίηση |
| Εκτύπωση αντιγράφου με επιλογή διαφορετικής αιτιολογίας | Ναι | Ναι | (και νέα ψηφιακή σήμανση σε περίπτωση που υποβάλλεται σε μηχανισμό ΕΑΦΔΣΣ). |
| Μη σημασμένο αντίγραφο με διακριτικά σήμανσης | Ναι | Ναι | Εκτυπώνεται χωρίς ψηφιακή υπογραφή |
| Επανέκδοση με άλλη ημερομηνία και αριθμό | Ναι | Ναι | (και νέα ψηφιακή σήμανση σε περίπτωση που υποβάλλεται σε μηχανισμό ΕΑΦΔΣΣ). |
| Επανεκτύπωση όπως αρχικά τυπώθηκε για κάθε πιθανή νόμιμη ενδοεταιρική χρήση. | Ναι | Ναι | |
| Παραμετρική αντιμετώπιση ακυρωτικών σημειωμάτων | Ναι | Ναι | |
| Αφοσίωση παραστατικού σε συγκεκριμένο εκτυπωτή | Ναι | Ναι | Μέχρι τρεις εκτυπωτές συνδεδεμένοι παράλληλα |
| Διαθεσιμότητα ειδικών εντύπων στην αγορά | Ναι | Ναι | Για να λειτουργήσει αμέσως το πρόγραμμα |
| Σύνολο αναλυτικών γραμμών | 999 | 999 | |
| Μήκος εντύπου | Παραμετρικό | Παραμετρικό | |
| Μέγιστος αριθμός αποθηκών ανά παραστατικό | 100 | 100 | |
| Μέγιστος αριθμός συντελεστών Φ.Π.Α. | 10 | 10 | |
| Αριθμός χαρακτήρων κειμένου αναλυτικής γραμμής | Aπεριόριστος | Aπεριόριστος | Το παραστατικό μπορεί να περιέχει μια σύμβαση που έχει αντιγραφεί με COPY από το Word |
| Αριθμός χαρακτήρων σταθερού κειμένου παρατηρήσεων | 2 x 70 = 140 | 2 x 70 = 140 | (γραμμές x χαρακτήρες) |
| Αριθμός χαρακτήρων μεταβλητού κειμένου παρατηρήσεων | 5 x 70 = 350 | 5 x 70 = 350 |
Ενημερώσεις / ΕΑΦΔΣΣ
| Δυνατότητα έκδοσης | Lite | Full | |
|---|---|---|---|
| Παραμετρική εγκατάσταση και λειτουργία | Ναι | Ναι | Προσαρμόζεται σε πλήθος απαιτήσεων και ιδιαιτεροτήτων |
| On-line δέσμευση ποσοτήτων ενώ γίνεται καταχώρηση | Ναι | Ναι | Απαραίτητο σε πραγματικό περιβάλλον multiuser |
| Open Items (έλεγχος δυνατότητας μετεξέλιξης σε επίπεδο ποσότητας αναλυτικής γραμμής) | Ναι | Ναι | Διαδοχικές μετεξελίξεις εφόσον υπολείπονται ποσότητες |
| Ενημέρωση λογιστηρίου & αποθήκης on-line ή batch | Ναι | Ναι | Πλήρης ενημέρωση, χωρίς καμία απολύτως επέμβαση του χρήστη |
| Παραμετρική ενημέρωση στοιχείων πελάτη-ονόματος | Ναι | Ναι | Ανεξάρτητη, εξωλογιστική, προαιρετική, on-line ενημέρωση |
| Εντελώς παραμετρική ενημέρωση Λογιστικής | Ναι | Ναι | Με ανάλυση υψηλών απαιτήσεων και πλήρη κάλυψη ΦΠΑ |
| Δυναμική Αντικατάσταση Λογαριασμών | Ναι | Ναι | Με μάσκες στους κωδικούς |
| Εντελώς παραμετρική ενημέρωση Αποθήκης | Ναι | Ναι | Με αυτόματη κοστολόγηση (αν απαιτείται) |
| Ακυρωτικά σημειώματα και έλεγχος | Ναι | Ναι | Πλήρης παραμετροποίηση και έλεγχος από το συστήματος |
| Επανενημέρωση Μετεξελίξεων | Ναι | Ναι | Σε περιπτώσεις βλάβης |
Ιστορικό Παραστατικών
| Δυνατότητα έκδοσης | Lite | Full | |
|---|---|---|---|
| Προβολή στην οθόνη (μορφοποιημένη) | Ναι | Ναι | |
| Προβολή στην οθόνη (όπως τυπώθηκε) | Ναι | Ναι | |
| Εκτύπωση, Εκτύπωση Αντιγράφων | Ναι | Ναι | (και νέα ψηφιακή σήμανση σε περίπτωση που υποβάλλεται σε μηχανισμό ΕΑΦΔΣΣ). |
| Ομαδοποίηση κατά Κωδικό Παραστατικού + Αριθμό + Ημερομηνία | Ναι | Ναι | |
| Κατά Ένδειξη Ενημέρωσης + Ημερομηνία + Παραστατικό | Ναι | Ναι | |
| Κατά Επίπεδο Μετεξέλιξης + Κατηγορία + Αποδέκτη | Ναι | Ναι | |
| Κατά Αποδέκτη + Ημερομηνία | Ναι | Ναι | |
| Κατά Αποδέκτη + Επίπεδο Μετεξέλιξης + Παραστατικό | Ναι | Ναι | |
| Κατά σειρά καταχώρησης στο σύστημα | Ναι | Ναι | |
| Αναζήτηση Συνοδευτικού Παραστατικού | Ναι | Ναι | |
| Μετεξελιγμένα Παραστατικά και Αναζήτηση | Ναι | Ναι | Ιχνηλασιμότητα ακολουθίας έκδοσης |
| Επαναφορά από Αναζήτηση Συνοδευτικού Παραστατικού | Ναι | Ναι | |
| Στοιχεία Αποδέκτη (Ονόματα) | Ναι | Ναι | Και καταγραφή όπως ίσχυαν κατά την έκδοση |
| Διαγραφή Παραστατικού /έκδοση Ακυρωτικού | Ναι | Ναι | Πλήρης παραμετροποίηση και έλεγχος από το σύστημα |
| Κλείσιμο χωρίς μετεξέλιξη | Ναι | Ναι | |
| Ξεκλείδωμα από φάση μετεξέλιξης | Ναι | Ναι | |
| Επανέκδοση Παραστατικού με άλλη ημερομηνία και αριθμό | Ναι | Ναι | |
Στοιχεία ΕΑΦΔΣΣ |
(για περισσότερες πληροφορίες πατήστε εδώ) | ||
| Προβολή Στοιχείων ψηφιακής σήμανσης | Ναι | Ναι | |
| Προβολή παραστατικού όπως υποβλήθηκε στον μηχανισμό | Ναι | Ναι | |
| Προβολή αρχείο τύπου _a που δημιουργήθηκε στον μηχανισμό | Ναι | Ναι | |
| Προβολή Διαγραμμένων παραστατικά με ψηφιακή σήμανση | Ναι | Ναι | |
| Προβολή Αντιγράφων με ψηφιακή σήμανση | Ναι | Ναι | |
| Προβολή Ακυρωτικών Σημειωμάτων | Ναι | Ναι |
◊