Σαν αυτόνομη εφαρμογή η Agenda γίνεται μόνιμος σύντροφος των γιατρών, δικηγόρων, και πλήθους ελεύθερων επαγγελματιών ή ιδιωτών, που θέλουν να οργανώσουν την πελατεία τους, τους προμηθευτές, τα ραντεβού, τις υποχρεώσεις, τους λογαριασμούς, την αλληλογραφία τους, ακόμη και τις δημόσιες σχέσεις τους.
Στην επιχείρηση συνδεδεμένη με άλλα υποσυστήματα του ULTIMO ERP, η Agenda γίνεται ο απαραίτητος συνεργάτης στη γραμματεία, στο λογιστήριο, ακόμη και στο τμήμα marketing. Χάρη στην προσαρμοστικότητα, φιλικότητα και τέλος τη δύναμη πληροφόρησης της Agenda, καθημερινά ανακαλύπτονται από τους πελάτες μας καινούργιες εφαρμογές. Jnk
Επιτρέπει την παρακολούθηση στοιχείων ατόμων, εταιριών, οργανισμών κ.λπ. ξεκινώντας από τα διεύθυνση τηλέφωνα, email μέχρι εξειδικευμένα στοιχεία μέσω παραμετρικών πεδίων, ενώ συγχρόνως μεγάλα κείμενα μπορούν να συνοδεύουν κάθε άτομο, με ιστορικά ή άλλα στοιχεία και όση ανάλυση επιθυμεί ο χρήστης χωρίς περιορισμούς καθώς και απεριόριστο πλήθος άλλων συνημμένων αρχείων όπως π.χ. σχεδίων, συμβάσεων φωτογραφιών κ.λπ.
Χρησιμοποιείστε τα «ΟΝΟΜΑΤΑ» για τους πελάτες ή προμηθευτές σας ως μία επαφή ή προχωρήστε σε αναλυτική παρακολούθηση των επαφών σας στην εταιρία. Εκτός από την προβολή των επαφών του «ΟΝΟΜΑΤΟΣ» στη σχετική καρτέλα, υπάρχει η δυνατότητα να προβληθούν όλες οι επαφές όλων των «ΟΝΟΜΑΤΩΝ» σε ξεχωριστό browser. Χάρη στους παραμετρικούς χαρακτηρισμούς που προβλέπονται, είναι εφικτή η άντληση στατιστικών ανάλογα με τους χαρακτηρισμούς που έχουμε ορίσει.
Στοιχεία όπως ΑΦΜ ή κωδικοί λογαριασμών προστίθενται αυτόματα ως εναλλακτικές επωνυμίες και βέβαια δεν υπάρχει κάποιος περιορισμός ως προς το συνολικό αριθμό επωνυμιών που μπορούν να οριστούν σε ένα Όνομα .
Η ανεύρεση διευθύνσεων δεν ήταν ποτέ πιο εύκολη. Αρκει να έχετε συμπληρώσει τα στοιχεία διεύθυνσης σωστά και να πατήσετε το σχετικό κουμπί. Ενεργοποιείται ο επιλεγμένος σας browser από όπου μπορείτε να ενημερωθείτε για οτιδήποτε στοιχεία διατίθενται από την Google.
Έχουμε φροντίσει να έχουμε όλες τις βολές που θα θέλαμε. Ο λόγος είναι ότι τα «Ονόματα» τα χρησιμοποιούμε και εμείς συνεχώς. Είναι ένα από τα πλέον κομβικά σημεία του ULTIMO (παρόλον ότι κάποιος μπορεί να εγκαταστήσει την Agenda και ανεξάρτητα) επειδή συνδέεται αυτόματα με πελάτες, προμηθευτές, τόπου παράδοσης. Ανάλογα με την εφαρμογή τα Ονόματα μπορεί να περιέχουν από τράπεζες μέχρι και ασθενείς μιας πολυκλινικής. Δεν θέλουμε να αφιερώνουμε χρόνο στο ψάξιμο και περιμένουμε αυτό που αναζητούμε να το πετυχαίνουμε με την πρώτη.
Μην το αποκαλέσετε CRM, παρόλον ότι πολύς κόσμος το χρησιμοποιεί ως τέτοιο σύστημα. Μπορείτε να το εγκαταστήσετε ανεξάρτητα από άλλες εφαρμογές. Αν όμως διαθέτετε ή πρόκειται να προσθέσετε σύστημα ERP τότε τα "Ονόματα" της AGENDA θα ενσωματωθούν διαφανώς και δυναμικά με το ULTIMO ERP.
Τα ΟΝΟΜΑΤΑ συνδέονται on-line με τις υπόλοιπες εφαρμογές των συστημάτων ULTIMO αρμονικά, με γνήσια σχεδίαση relational database, χωρίς γέφυρες και προσωρινά αρχεία και προπαντός τηρώντας τη μοναδικότητα των πληροφοριών. Τα υποσυστήματα "Πελάτες", "Έκδοση παραστατικών" κ.λπ. που ενδέχεται να προστεθούν, δεν διατηρούν πληροφορίες που μπορούν να βρεθούν στα ΟΝΟΜΑΤΑ. Έτσι εξασφαλίζεται η ακεραιότητα της βάσης δεδομένων, η ταχύτητα επεξεργασίας, η ευελιξία άντλησης στοιχείων.
Έχουμε φροντίσει ώστε επικοινωνία των εφαρμογών με τους κατά περίπτωση φορείς (π.χ. πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες) να είναι άμεση και πρακτική μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Email).
Η πιο συνηθισμένη και απλή ανάγκη είναι να «βρίσκομαι» στο φορέα και να θέλω να του στείλω κάτι. Αυτό επιτυγχάνεται συνήθως με ένα κλικ ή ένα πλήκτρο με ενεργοποίηση του προγράμματος που χρησιμοποιεί ο χρήστης για αποστολή μηνυμάτων (π.χ. Outlook). H άλλη πιο εξειδικευμένη ανάγκη σχετίζεται με την αποστολή ενός ή παραπάνω εντύπων που είτε έχουν παραχθεί από την εφαρμογή και επισυνάπτονται (π.χ. σε PDF) είτε διαμορφώνονται από αυτήν online και ενσωματώνονται στο κορμό του μηνύματος. Όλα τα σενάρια καλύπτονται με εύκολο τρόπο.
Μεταφέρω ή ενημερώνω τις επαφές του κινητού, καλώ απευθείας, στέλνω SMS, Εmail, video, Location share
μπορείτε πλέον με ένα πλήκτρο να αποκτήσετε πρόσβαση στα στοιχεία μητρώου της ΑΑΔΕ*, είτε για να τα συμβουλευτείτε είτε για να καταχωρηθούν αυτόματα στο Ultimo. Για κάθε πελάτη, προμηθευτή ή συνεργάτη μπορείτε ακαριαία να επιβεβαιώσετε:
Επιπλέον, εάν πρόκειται για νέα καταχώρηση, μπορείτε να αφήσετε στο σύστημα την πληκτρολόγηση των απαραίτητων στοιχείων και έτσι να κερδίσετε χρόνο και να αποφύγετε λάθη.
* [προϋποθετει ότι ο σταθμός εργασίας που ζητά αυτή την πληροφορία έχει πρόσβαση στο διαδίκτυο]
Πριν ή και αφού ξεκινήσετε μια συνεργασία με μια εταιρία του εξωτερικού ελέγξτε μέσω του αριθμού VAT (ΑΦΜ) την εγκυρότητά της * . Με το πάτημα ενός πλήκτρου το σύστημα συνδέεται στη ιστοσελίδα του VIES (VAT Information Exchange System της Ευρωπαϊκής Επιτροπής) ec.europa.eu και ελέγχει τη εγκυρότητα του VAT. Εφόσον είναι έγκυρος, στο μήνυμα προβάλλονται και στοιχεία της Εταιρίας όπως επωνυμία και διεύθυνση εφόσον αυτά είναι διαθέσιμα στην ιστοσελίδα.
Σημ. Εάν τιμολογείτε από το σύστημα Ultimo η δυνατότητα αυτή μπορεί να ενεργοποιείται αυτόματα σε κάθε τιμολόγιο.
* [προϋποθέτει ότι ο σταθμός εργασίας που ζητά αυτή την πληροφορία έχει πρόσβαση στο διαδίκτυο]
Σε κάθε καρτέλα ενός «Ονόματος» μπορούμε να επισυνάψουμε έναν απεριόριστο αριθμό εγγραφών, όμως αυτό δεν αντικαθιστά το μεγάλο πεδίο ελεύθερου κειμένου που ακολουθεί κάθε «Όνομα» και μπορεί να είναι εμφανές σε πρώτο πλάνο. Επειδή στην πράξη το πεδίο αυτό (που μπορεί να καταλαμβάνει και το χώρο του μεγαλύτερου μέρους της οθόνης) είναι πολλαπλής χρήσης και συχνά μεγάλης σημασίας, του έχουμε δώσει χαρακτηριστικά RTF (Rich Text Format). Έτσι μπορείτε να τονίσετε κάποια στοιχεία ή να μεταφέρετε διαμορφωμένα στοιχεία από Word.
Διατίθεται ένας αριθμός πεδίων/χαρακτηρισμών που ορίζονται από το χρήστη παραμετρικά, τόσο ως προς την περιγραφή αλλά και ως προς τα χαρακτηριστικά τους. Για κάθε ένα από αυτά τα πεδία ο χρήστης μπορεί να επιλέξει αν που θα ή ακόμη να μην προβάλλονται καθόλου διότι δεν τα χρησιμοποιεί. Τα πεδία μπορούν να χρησιμοποιηθούν και ως φίλτρα σε αναφορές ή στατιστικά.
Είτε σε αυτόνομη λειτουργία είτε σε σύνδεση με διάφορες εφαρμογές που το απαιτούν, τα ΟΝΟΜΑΤΑ υποστηρίζουν διευθύνσεις εξωτερικού. Με μία βοηθητική υπο-ενότητα μπορείτε να επιλέξετε μόνον τις χώρες που σας ενδιαφέρουν (αργότερα να προσθέσετε και άλλες) και να χρησιμοποιήσετε την τυποποιημένη κωδικοποίηση ISO. Τα στοιχεία χωρών διανέμονται από τη ΣΥΝΠΑΝ οπότε ο χρήστης δεν χρειάζεται να ορίσει κάτι παραπάνω.
Τα ΟΝΟΜΑΤΑ δεν εξαντλούν τη χρησιμότητά τους στα λειτουργικά σημεία της εφαρμογής όπως π.χ. τη γρήγορη αναζήτηση και πληροφόρηση, επιτάχυνση και αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας, ενημέρωση με ιστορικά στοιχεία ή κρίσιμες λεπτομέρειες συνεργασίας. Τα ΟΝΟΜΑΤΑ προσφέρονται επίσης για άντληση απλών ή σύνθετων στατιστικών μέσω αναφορών, διευκόλυνση σε λειτουργικά θέματα όπως η εκτύπωση ετικετών και φυσικά η εξαγωγή στοιχείων σε άλλες εφαρμογές όπως το Excel.
Δυναμική πληροφόρηση χωρίς συμβιβασμούς με απεριόριστα κριτήρια/συνθήκες επιλογής ονομάτων. Για παράδειγμα μπορείτε να ζητήσετε μία κατάσταση με τα ονόματα αυτών που κατοικούν στους δρόμους Ακαδημίας, Πανεπιστημίου ή Πατησίων που δεν έχουν επικοινωνήσει μαζί σας το τελευταίο τρίμηνο και εμφανίζουν κάποια εκκρεμότητα στις συμφωνίες σας.
Το σύστημα AGENDA και ειδικά τα ΟΝΟΜΑΤΑ συνδέονται on-line με τις υπόλοιπες εφαρμογές των συστημάτων ULTIMO αρμονικά, με γνήσια σχεδίαση relational database, χωρίς γέφυρες και προπαντός τηρώντας τη μοναδικότητα των πληροφοριών.
Τα υποσυστήματα που διαχειρίζονται στοιχεία πελατών, προμηθευτών, τόπων αποστολής κ.λπ. που ενδέχεται να προστεθούν, δεν διατηρούν πληροφορίες που μπορούν να βρεθούν στα ΟΝΟΜΑΤΑ.Έτσι εξασφαλίζεται η ακεραιότητα της βάσης δεδομένων, η ταχύτητα επεξεργασίας, η ευελιξία άντλησης στοιχείων και η σιγουριά ότι αποφεύγεις τις πολλαπλές εκδοχές της ίδιας πληροφορίας που μπορεί και να διαφωνούν μεταξύ τους.
σχεδόν όλες οι παραπάνω δυνατότητες πρόσβασης προσφέρονται στα συνεργαζόμενα υποσυστήματα π.χ. κατά την καταχώρηση λογιστικών εγγραφών, κατά την τιμολόγηση, ή σε οποιοδήποτε σημείο απαιτείται λογαριασμός, (πελάτης, προμηθευτής κ.λπ.)
Ένα πραγματικά χρήσιμο, απλό και λειτουργικό εργαλείο που με το πάτημα ενός πλήκτρου (όπου και να βρίσκεστε) μπορεί και καταγράφει το χρόνο που αφιερώνετε σε ένα πελάτη, μία εργασία, σε ένα επαγγελματικό τηλεφώνημα ή μία προσωπική συνέντευξη. Δέχεται προσωρινές διακοπές (pause), αποθηκεύει τις μετρήσεις αυτόματα, δέχεται σχόλια σε κάθε μέτρηση και μπορεί να χρησιμοποιηθεί ακόμη και σαν άμεσο σημειωματάριο.
πάνω από 35 χρόνια τεχνολογικής υπεροχής
______________________________________________________________________________
Copyright © 2018 SYNPAN Software. All rights reserved • Site design by SYNPAN Software
• Illustrations by www.dansargo.com •