Όλες οι επισκευές με μία ματιά
Δεν "ξεχνάτε"επισκευές και ανταλλακτικά
ServiceMan είναι το όνομα ενός συστήματος διαχείρισης εργασιών εργαστηρίων επισκευών ηλεκτρικών, ηλεκτρονικών και άλλων συσκευών που οργανώνει αποτελεσματικά τη λειτουργία τους, επιτυγχάνοντας ταχύτερη και αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση, αξιοπιστία και οικονομία.
Η εύχρηστη βάση δεδομένων των επισκευών που είναι προσβάσιμη ανά πάσα στιγμή, η προαιρετική κωδικοποίηση των επισκευών με βάση το Πανευρωπαϊκό στάνταρ EICTA-IRIS, η δυνατότητα σύνδεσης real-time με το εμπορικό-λογιστικό πρόγραμμα ULTIMO ERP, καθώς και το εξαιρετικά παραμετρικό και εύχρηστο σύστημα αναφορών που δίνουν πλήρη εικόνα για κάθε θέμα, κάνουν το ServiceMan ένα πρόγραμμα που δίνει λύσεις σε όλα τα προβλήματα των εργαστηρίων επισκευών.
Με δυνατότητα επικοινωνίας με το ServiceMan Central του αντιπροσώπου για σύγχρονα κωδικολόγια, έγκριση εγγυήσεων και πλήθος άλλων δυνατοτήτων, το ServiceMan γίνεται η βάση εργασίας σας. Η Sony το έχει εμπιστευτεί και στηρίζεται σε αυτό πολλά χρόνια. Τώρα, που είναι πια προσιτό σε όλους, εσείς θα μείνετε πίσω ;
Γρήγορη καταχώρηση συμπτωμάτων και συνθηκών βλάβης, με επιλογή από τυποποιημένους πίνακες
Πίνακες παραλαβής παρελκομένων
Αυτόματη επανάληψη στοιχείων πελάτη σε πολλαπλή παραλαβή
Αυτόματος εντοπισμός προηγούμενων επισκευών της ίδιας συσκευής, για σωστή συνεννόηση με τον πελάτη και έλεγχο
Εμφάνιση σε κυλιόμενη λίστα των επισκευών κατά αύξοντα αριθμό παραλαβής με κωδικοποιημένη την κατάστασή τους (ανά φάση επισκευής), το αν είναι σε εγγύηση, κλπ.
Αυτόματη αλλαγή του χρώματος στη λίστα επισκευών όταν καθυστερούν πάνω από ένα όριο που θέτουμε
Παρακολούθηση ανά φάση επισκευής
Στην παραλαβή, αν η συσκευή είναι σε λίστα κλεμμένων ή χρειάζεται ειδική διαδικασία, π.χ. αντικατάσταση
Στην επισκευή, αν η συσκευή χρειάζεται ειδικό έλεγχο
Πριν την παράδοση, αν το κόστος επισκευής δεν συμβαδίζει με το ποσό του προϋπολογισμού ή δεν έχει εγκριθεί η εγγύηση
Στην παράδοση, αν δεν έχουμε ολοκληρώσει τις καταχωρήσεις ή αν χρειάζεται να ενημερώσουμε τον πελάτη
Οι παραγγελίες ανταλλακτικών καταχωρούνται σε λίστες ανά προμηθευτή, έχοντας σύνδεση με τον επιλεγμένο προορισμό που μπορεί να είναι η αντίστοιχη επισκευή ή αποθήκη (για στοκ) ή ο πελάτης που το παρήγγειλε
Ξέρουμε τις αφίξεις και τις εκκρεμότητες για κάθε επισκευή ή για την αποθήκη
Δεν μπορούμε π.χ. να παραδώσουμε συσκευή πριν να την έχουμε παραλάβει
Δεν “κλείνει” μια επισκευή αν φαίνεται ότι εκκρεμεί στον τεχνικό ανταλλακτικό που δεν έχει χρεωθεί στην επισκευή (ενώ ζητήθηκε γι’ αυτήν)
Δεν εκτυπώνει παραστατικά αν δεν έχουν συμπληρωθεί απαραίτητα στοιχεία
Ημερολόγιο και αριθμομηχανή στην οθόνη
Χρονομέτρη για τους χρόνους απασχόλησης
Εκτυπώσεις των στοιχείων οποιασδήποτε οθόνης
Αναζήτηση εκκρεμοτήτων, όπως ανταλλακτικών ή επισκευών που καθυστερούν, όσες συσκευές περιμένουν εγκρίσεις πάνω από Χ ημέρες
Οικονομικές, π.χ. πόσα είναι τα έσοδα τριμήνου από επισκευές κασετοφώνων
Στατιστικά επισκευών, για απολογισμό αλλά και σωστό προγραμματισμό μελλοντικών εργασιών
Φυσικά με κωδικούς πρόσβασης για κάθε χρήστη και δυνατότητα απαγόρευσης πρόσβασης σε διάφορες λειτουργίες και επίπεδα, όπως π.χ. τιμές, αναφορές, ενδοδιακινήσεις ανταλλακτικών, κλείσιμο επισκευής για παράδοση, κλπ.
Μπορούμε να έχουμε ηλεκτρονική ενημέρωση για αλλαγές ανταλλακτικών, για νέα μοντέλα συσκευών, πολιτικές εγγύησης, με αυτόματη ενημέρωση των αντίστοιχων αρχείων μας
Μπορούμε να δώσουμε ηλεκτρονικά αναφορές επισκευών
Καθ' όλη την διάρκεια της επισκευής, ο πελάτης ενημερώνεται για την πορεία της με τους εξής τρόπους:
Από την στιγμή που γίνεται μία παραλαβή, η συσκευή μπαίνει αμέσως σε κατάσταση "Αναμονή επισκευής". Όταν αρχίζει η επισκευή της, ο προϊστάμενος του service την "χρεώνει" σε κάποιον τεχνικό και αλλάζει την κατάσταση επισκευής σε "Επισκευή σε εξέλιξη". Το σύστημα έχει την δυνατότητα να παρακολουθήσει την πορεία της κάθε επισκευής καθώς αυτή εξελίσσεται. Συγκεκριμένα παρακολουθούνται οι εξής καταστάσεις επισκευής:
Η "παλαιότητα" των επισκευών παρακολουθείται και οι εκκρεμείς επισκευές, όταν ξεπερνούν ένα όριο ημερών (που εμείς ορίζουμε), υποδεικνύονται οπτικά από το σύστημα.
Ο κωδικός του χρήστη/τεχνικού καταχωρείται αυτόματα από το σύστημα σε κάθε σημείο όπου αυτός κάνει εγγραφές.
Τα δεδομένα της επισκευής τα εισάγουμε στο σύστημα είτε μέσω έτοιμων πινάκων είτε απευθείας σαν κωδικούς που βασίζονται στο σύστημα EICTA-IRIS. Φυσικά, αν δεν τους θέλουμε, ορίζουμε τις δικές μας προδιαγραφές. Η καταχώρηση στοιχείων μέσω πινάκων μας βοηθάει πολύ, καθώς δεν χρειάζεται να απομνημονεύουμε περίπλοκους κωδικούς και συνδυασμούς.
Σε περίπτωση που ο πελάτης έχει ζητήσει προϋπολογισμό, καταχωρούμε τις αξίες ανταλλακτικών και εργασίας που θα χρειαστούν για την επισκευή στο αντίστοιχο σημείο.
Σε περίπτωση που η συσκευή έχει εγγύηση αντιπροσωπείας, μπορούμε να στείλουμε απ’ ευθείας αίτηση για κάλυψη του κόστους επισκευής (αν δεν καλύπτεται αυτόματα), π.χ. αν ο πελάτης δεν έχει απόδειξη ή αν είναι εκτός εγγυήσεως για λίγες μόνο ημέρες, κλπ.
Μπορούμε να αλλάξουμε τις επιμέρους καταχωρήσεις ανάλυσης επισκευών ή να προσθέσουμε νέες οποιαδήποτε στιγμή, μέχρι την ολοκλήρωση της επισκευής
Κατά την φάση της ολοκλήρωσης, το κόστος επισκευής υπολογίζεται αυτόματα (από πίνακες που έχουμε ορίσει) αλλά μπορούμε να το μεταβάλλουμε κατά βούληση. Επίσης διασταυρώνεται το κόστος της επισκευής με το αποδεκτό από τον πελάτη κόστος προϋπολογισμού (αν υπάρχει) και αν είναι μεγαλύτερο το σύστημα δεν επιτρέπει το "κλείσιμο" της επισκευής.
Όταν μία επισκευή ολοκληρωθεί, μπορούμε να τυπώσουμε ένα Δελτίο Επισκευής που θα περιλαμβάνει την πλήρη ανάλυση της επισκευής και το οποίο μπορεί να παραδοθεί στον πελάτη.
Μπορούμε να τοποθετήσουμε παραγγελίες και να τις αποστείλουμε με ηλεκτρονικά μέσα στους προμηθευτές, οποιαδήποτε στιγμή ή να τις τυπώσουμε (σαν αποδεικτικό, ή για να τις στείλουμε με φαξ). Το σύστημα είναι εντελώς αυτοματοποιημένο και η παρέμβασή μας είναι ελάχιστη.
Το σύστημα διατηρεί ένα ιστορικό αρχείο παραγγελιών από όπου μπορούμε να παρακολουθήσουμε την συνολική εξέλιξη των παραγγελιών. Το αρχείο περιέχει πληροφορίες όπως τον προμηθευτή, τα μη παραληφθέντα ανταλλακτικά, τον τεχνικό που έβαλε την παραγγελία, αντικαταστάσεις κωδικών, το μοντέλο όπου θα τοποθετηθεί, σχόλια κλπ. Έτσι μπορούμε και να παρακολουθήσουμε ανά επισκευή τα παραγγελθέντα ανταλλακτικά με αναλυτικές πληροφορίες ποια ήρθαν, ποια εκκρεμούν, για ποιες επισκευές / τεχνικούς, κλπ.
Η επιλογή των ανταλλακτικών ελέγχεται. Έχουμε πρόσβαση στην βάση δεδομένων των ανταλλακτικών ανά πάσα στιγμή, ενώ η επισκευή δεν “κλείνει” εάν τα ανταλλακτικά που έχουν τοποθετηθεί δεν ταυτίζονται με αυτά που πήρε ο τεχνικός (χρεώθηκε) από την αποθήκη μείον αυτά που επέστρεψε.
Υπάρχουν έτοιμες διάφορες αναφορές αναλυτικές ή συγκεντρωτικές. Ανάμεσα τους μία κατάσταση αποζημίωσης από τα κεντρικά, για τις εντός εγγύησης επισκευές, που μπορούμε να εκτυπώσουμε για να συνοδεύσει το τιμολόγιο προς τον εγγυητή.
Όλες οι αναφορές μπορούν να δεχθούν πλήθος φίλτρων και λογικών συνθηκών τα οποία μπορούμε να αποθηκεύσουμε για περαιτέρω χρήση, κάτι εξαιρετικά χρήσιμο που μειώνει στο ελάχιστο τον χρόνο πρόσβασης σε αυτές. Μερικά παραδείγματα:
Ειδικότερα για την αναζήτηση επισκευών, το σύστημα μας δίνει την δυνατότητα άμεσης πρόσβασης σε κάθε επισκευή με δυνατότητα αναζήτησης κατά:
Τέλος, μπορούμε να υπολογίσουμε αξίες αποζημίωσης για εντός εγγυήσεως επισκευές και να εκτυπώσουμε πίνακα που θα συνοδεύει το τιμολόγιο προς τον εγγυητή.
Οι γραμμογραφήσεις αναφορών που μπορούμε να έχουμε είναι απεριόριστες. Μπορούμε να παραγγείλουμε και άλλες πέραν από αυτές που διατίθενται μαζί με το πρόγραμμα, έτσι ώστε να καλύψουμε όλες μας τις ανάγκες.
Φυσικά μπορούμε να παρακολουθούμε όλο το ιστορικό των επικοινωνιών που έχουμε με τον πελάτη, με ημερομηνίες επικοινωνίας, απαίτηση / έγκριση /απόρριψη προϋπολογισμού, αδυναμία επικοινωνίας, κλπ.
Για ακόμη πιο ολοκληρωμένη οργάνωση, επωφεληθείτε από τη δυνατότητα σύνδεσης του ServiceMan με το προσιτό εμπορικό-λογιστικό πρόγραμμα ULTIMO ERP, που ενσωματώνει είκοσι χρόνια εμπειρίας. Η επικοινωνία με το σύστημα ERP είναι αυτόματη (χωρίς γέφυρες) και συνεχής. Το ServiceMan έτσι αποκτά εξαιρετικές πρόσθετες δυνατότητες όπως :
διαχείριση αποθηκών με πλήρεις δυνατότητες αναφορών για ανταλλακτικά, αξεσουάρ, εμπορεύματα, συσκευές πελατών, κλπ.
γενική και αναλυτική λογιστική, με αυτόματες ενημερώσεις από τις κινήσεις αποθήκης
αυτόματη έκδοση όλων των απαιτούμενων παραστατικών κατά την παράδοση της συσκευής (Δ.Α συσκευής, ΤΔΑ ανταλλακτικών, Τιμ. Παρ. Υπηρεσιών, Αποδείξεις Λιανικής κλπ.
αυτόματη εισαγωγή στοιχείων όπως των τιμολογίων προμηθευτών για αυτόματη ενημέρωση της αποθήκης
αυτόματη τιμολόγηση εγγυήσεων προς τον αντιπρόσωπο
βάσεις δεδομένων με στοιχεία πελατών, προμηθευτών και συνεργατών, συνδεόμενες με διευθυνσιογράφο και με πλήρη δυνατότητα αναφορών
σύνδεση με φορολογικούς μηχανισμούς για έκδοση παραστατικών
Και ακόμη, η on-line αυτόματη ενημέρωση μειώνει σημαντικά τα λογιστικά κόστη, αυτοματοποιεί τελείως την έκδοση παραστατικών, μηδενίζει ουσιαστικά τα δυσβάσταχτα πρόστιμα από μοιραία λάθη και εξασφαλίζει αξιοπιστία στην ενημέρωση και πληροφόρηση.
Προαιρετικά διατίθενται οι ακόλουθες cloud δυνατότητες:
Repair Tracking για παρακολούθηση, μέσω internet, της πορείας επισκευής από τον ίδιο τον πελάτη
Αυτοματοποιημένη αποστολή SMS για ενημέρωση των πελατών
(απαιτείται σύνδεση internet στους σταθμούς που κάνουν χρήση)
Όπως όλες οι εφαρμογές xWin32+ της ΣΥΝΠΑΝ, έτσι και το ServiceMan διαθέτει διάφορα εργαλεία γενικής χρήσης. Κάποια από αυτά είναι μικρά και κάποια άλλα ολόκληρες εφαρμογές. Όλα όμως είναι πολύτιμα. Ένα μικρό δείγμα από αυτά που περιλαμβάνει το ServiceMan είναι :
Ημερολόγια – Αgenda υποχρεώσεων και προγραμματισμού, ημερολόγια με υπολογισμό διαφοράς σε μέρες μεταξύ δύο ημερομηνιών καθώς και ανεύρεσης ημερομηνιών με προσθαφαιρέσεις ημερών ή μηνών
Εορτολόγιο με όλες τις αργίες και ονομαστικές εορτές, καθώς και δυνατότητα καταχώρησης επετείων, γενεθλίων κλπ., για υπενθύμιση
Χρονομέτρη, που επιτρέπει μέτρηση χρόνου απασχόλησης και εισαγωγή αντίστοιχων σχολίων
Calculator 16 ψηφίων
Eπιλεκτική εκτύπωση παραθύρων (αντίστοιχο του παλιού καλού printscreen) και πινάκων σε γραφική μορφή που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε σαν πρόχειρο αποδεικτικό ή αναφορά.
Δυνατότητες εξαγωγής στοιχείων σε διάφορες μορφές, για χρήση με άλλα προγράμματα (Excel, κλπ.).
Για το πολύ καλό μας λογισμικό, για τις έξυπνες λύσεις, την άρτια υποστήριξη, τις ώριμες συμβουλές μας αλλά, και την ποιότητα που μακροχρόνια εξασφαλίζει τη μέγιστη απόδοση με το χαμηλότερο συνολικό κόστος.
Αν έχετε πιό σύνθετες απαιτήσεις ή αισθάνεστε μπερδεμένοι ή απλά θέλετε να το ψάξετε λίγο παραπάνω μη διστάσετε να έρθετε σε επικοινωνία μαζί μας...
Ελάτε να το κουβεντιάσουμε μαζί !
πάνω από 35 χρόνια τεχνολογικής υπεροχής
______________________________________________________________________________
Copyright © 2018 SYNPAN Software. All rights reserved • Site design by SYNPAN Software
• Illustrations by www.dansargo.com •