Η παρακολούθηση των στοιχείων υποψηφίων και εργαζομένων χωρίζεται σε τέσσερις βασικές ενότητες: 1. Τα "σταθερά" στοιχεία, 2.Το σύνολο των εγγράφων ή άλλου υλικού που σχετίζεται με τον εργαζόμενο, 3. Το ιστορικό μεταβολών και 4. τις Εγγραφές αποδοχών (για τους εργαζόμενους μόνον).

Σταθερά Στοιχεία Εργαζομένων

"Σταθερά" θεωρούνται τα στοιχεία που ακόμη και αν μεταβληθούν δεν επηρεάζουν τη Μισθοδοσία από πλευράς υπολογισμών. Τα στοιχεία αυτά είναι π.χ. το ονοματεπώνυμο, η διεύθυνση, τα τηλέφωνα, το φύλο, η τράπεζα, ο τραπεζικός λογαριασμός στον οποίο κατατίθεται αυτόματα το πληρωτέο ποσό κ.α. Εδώ επίσης υπάρχει η δυνατότητα καταχώρησης ελεύθερου κειμένου που μπορεί να περιέχει ειδικούς όρους, συμφωνίες ή οποιοδήποτε άλλο σχόλιο αφορά τον εργαζόμενο.

Έγγραφα και άλλο υλικό που σχετίζεται με τον εργαζόμενο

Μια από τις πλέον χρήσιμες δυνατότητες του Persona είναι η σύνδεση οποιουδήποτε "εγγράφου" με κάθε υποψήφιο ή/και εργαζόμενο. Με τη συμβατική λέξη "έγγραφο" εννοούμε οποιοδήποτε document, με βάση την ορολογία των Windows, που μπορεί να διαχειριστεί μια οποιαδήποτε εφαρμογή που είναι διαθέσιμη στο σταθμό εργασίας. "Έγγραφο" μπορεί να είναι ένα κείμενο από το Word, ένα φύλλο εργασίας από το Excel, ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο από το scanner, ήχος, ομιλία, ή ακόμη ένα video clip.

Σκεφτείτε λοιπόν ότι βρίσκεστε στην κάρτα ενός εργαζόμενου και με το πάτημα ενός κουμπιού σας προβάλλονται στην οθόνη σας όλα αυτά τα "έγγραφα" επίσημα ή μη. Με τον όρο επίσημα εννοούμε την Αστυνομική του ταυτότητα, την Αναγγελία πρόσληψής του στον ΟΑΕΔ, το αντίγραφο της σύμβασής του και των τίτλων σπουδών βάσει των οποίων προέκυψε ο μισθός του και ανεπίσημα εννοούμε το βιογραφικό που υπέβαλλε για την πρόσληψή του, το φύλο αξιολόγησης του διευθυντή του κ.α.

Ο υπεύθυνος μπορεί να σταχυολογήσει οτιδήποτε στοιχείο και να το συνδέσει με τον εργαζόμενο.

Οργάνωση Τμήματος Προσωπικού

Επιλογές απευθείας διαθέσιμες απο το Κεντρικό Μενού

< />

Οι δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων δεν περιορίζονται στη σύνδεσή τους με έναν εργαζόμενο. Έγγραφα μπορούν να συνδεθούν και σε άλλες ενότητες και να είναι: Βιογραφικά, Τίτλοι σπουδών, Δικαιολογητικά, Βεβαιώσεις, Φωτογραφίες, Αποσπάσματα νόμων ή διατάξεων που δικαιολογούν την αντιμετώπισή του, φύλλα αξιολόγησης, έντυπα που συμπληρώθηκαν σε διάφορες υπηρεσίες κ.λπ.,

Κάθε έγγραφο μπορεί να κατηγοριοποιηθεί να συνοδευτεί από περιγραφή, σχόλια και παρατηρήσεις και ακόμη να οριστεί η φυσική του θέση εάν υπάρχει (π.χ. Τμήμα Δ. Ράφι 5, Φάκελος "Δικαιολογητικά" ή Νομοθεσία, Τεύχος 123, σελ.54). Το σύνολο των πληροφοριών που καταγράφεται για κάθε έγγραφο παρακολουθείται στη βάση δεδομένων η διαχείριση της οποίας προσφέρεται στο χρήστη, κάτι που δίνει άλλη διάσταση στις δυνατότητες του συστήματος. Ενδεικτικά παραδείγματα είναι: ποιοι εργαζόμενοι έχουν προσκομίσει δικαιολογητικά τύπου Χ ή ποιες διατάξεις αναφέρονται στο θέμα.

Σημαντική βοήθεια στην οργάνωση του τμήματος αποτελούν πρόσθετα εργαλεία όπως:

το Ημερολόγιο / Agenda στο οποίο μπορούν να καταχωρηθούν και προγραμματιστούν δραστηριότητες και υποχρεώσεις (π.χ. με φορείς του Δημοσίου), ή οργάνωση συνεντεύξεων,

το Εορτολόγιο το οποίο περιλαμβάνει τα βασικότερα χριστιανικά ονόματα, σταθερές και κινητές εορτές και αργίες και τις ημερομηνίες που εορτάζονται. Μέσω αυτού καθώς και με τις πληροφορίες των σταθερών στοιχείων εργαζομένων μπορεί να εκδοθεί κατάσταση εορταζόντων - γιορτή/γενέθλια εργαζομένων για οποιαδήποτε περίοδο

το Σύστημα Προειδοποιήσεων χάρη στο οποίο το Persona μας ειδοποιεί για προθεσμίες, υποχρεώσεις και οτιδήποτε άλλο έχουμε καταχωρήσει στο Ημερολόγιο ή Εορτολόγιο

Ιστορικό μεταβολών στοιχείων εργαζομένων

Για κάθε εργαζόμενο παρέχεται η δυνατότητα τήρησης ιστορικού μεταβολών. Εδώ γίνεται η παρακολούθηση πλήθους πληροφοριών που αφορούν τον εργαζόμενο και συνδέονται έμμεσα ή άμεσα με τις αποδοχές του. Για να υπάρξει το ιστορικό μεταβολών απαραίτητη προϋπόθεση είναι κάθε αλλαγή να καταχωρείται σε "νέα καρτέλα" η οποία αυτόματα από το σύστημα συνδέεται με τις προηγούμενες του ίδιου εργαζομένου. Η παρακολούθηση των αλλαγών δίνει τη δυνατότητα στον υπεύθυνο μισθοδοσίας να επανεκδώσει οποιαδήποτε προηγούμενη εκκαθάριση και αυτό διότι το σύστημα γνωρίζει το καθεστώς που ίσχυε σε οποιαδήποτε χρονική περίοδο για τον κάθε εργαζόμενο. Η δυνατότητα αυτή, εκτός των άλλων, επιτρέπει την έκδοση πραγματικά αξιόπιστων αναδρομικών κάτι που από πολλά άλλα προγράμματα μισθοδοσίας γίνεται κατά προσέγγιση και με πολλά λάθη.

Κατηγορίες εργαζομένων με διαφορετική αντιμετώπιση

Οι κατηγορίες εργαζομένων που αντιμετωπίζονται διαφορετικά από τη μισθοδοσία ορίζονται από το χρήστη. Για κάθε κατηγορία εργαζομένου μπορεί να υπάρχουν ξεχωριστοί αλγόριθμοι (προδιαγραφές υπολογισμών.) Τέτοιες κατηγορίες είναι π.χ. οι ξενοδοχειακοί υπάλληλοι, οι πωλητές με ποσοστά, τα μέλη των διοικητικών συμβουλίων, οι ημερομίσθιοι με πλήρες πενθήμερο - μειωμένο ωράριο και οι ημερομίσθιοι με μειωμένο πενθήμερο- πλήρες ωράριο, οι μαθητευόμενοι κ.α.

Τυποποίηση Ειδικοτήτων

Η επιχείρηση ή οργανισμός μπορεί προαιρετικά να τυποποιήσει τις ειδικότητες των εργαζομένων γεγονός που προσφέρει τα εξής πλεονεκτήματα: 1) βοηθά στην τυποποίηση των ειδικοτήτων, 2) επιταχύνει την καταχώρηση χωρίς να απαιτείται η πληκτρολόγηση της ειδικότητας (αρκεί η επιλογή της) 3) βοηθά στην πληροφόρηση και οργάνωση χάρη στις πρόσθετες πληροφορίες που παρακολουθούνται και 4) διευκολύνει και αυτοματοποιεί πολλές επίπονες διαδικασίες.

Κάθε ειδικότητα συνδέεται με τις εξής σημαντικές πληροφορίες: 1) στοιχεία σύμβασης 2) κωδικός Κ.Α.Δ. 3) κωδικός Ο.Σ.Υ.Κ. για την Α.Π.Δ. Παράλληλα μπορούν να αποθηκευτούν πρόσθετες πληροφορίες όπως: διάφορες παρατηρήσεις καθώς και περιγραφές, μισθοί ή ημερομίσθια για τρεις κατηγορίες εργαζομένων ανά ειδικότητα.

Συμβάσεις

Το Persona παρέχει τη δυνατότητα τυποποίησης και παραμετροποίησης γενικών ή ειδικών συμβάσεων, χωρίς περιορισμό.

Ο κωδικός σύμβασης στην οποία ανήκει κάθε εργαζόμενος ορίζεται είτε στα στοιχεία του εργαζόμενου, είτε στην ειδικότητα οπότε και ενεργοποιείται αυτόματα με την επιλογή της αντίστοιχης ειδικότητας. Το σύστημα "επιτρέπει" στον υπεύθυνο μισθοδοσίας να καθορίσει ο ίδιος τον μισθό του κάθε εργαζόμενου αγνοώντας το ποσό που προκύπτει από την αντίστοιχη σύμβαση. Παράλληλα στην καρτέλα του εργαζόμενου εμφανίζεται η διαφορά μεταξύ του μισθού που ο ίδιος όρισε και του μισθού που προκύπτει βάσει σύμβασης. Επιπλέον, σχετική προειδοποίηση για τη διαφορά προβάλλεται αυτόματα κάθε φορά που καταχωρείται νέα μεταβολή εργαζομένου.

Για κάθε σύμβαση μπορεί να οριστεί ειδικός κωδικός σύμβασης, ημερομηνία ισχύος της σύμβασης (με δυνατότητα παρακολούθησης ιστορικού συμβάσεων), ελεύθερο κείμενο για καταχώρηση σχολίων και παρατηρήσεων που σχετίζονται με τη σύμβαση, ανάλυση μισθών με βάση το χρόνο προϋπηρεσίας, ανάλυση επιδομάτων που προβλέπονται για την κάθε σύμβαση.

Αναλυτική παρακολούθηση κέντρων κόστους

Τα συστήματα Persona, εκτός από την αρχική ένταξη ενός εργαζομένου σε κάποιο κέντρο κόστους επιτρέπουν και την προσωρινή ή έκτακτη εργασία σε άλλο κέντρο κόστους με παρακολούθηση όλων των στοιχείων του εργαζόμενου. Παρέχει δε τη δυνατότητα επιμερισμού των ωρών εργασίας σε οποιοδήποτε κέντρο κόστους, ακόμη και κατά την διάρκεια μίας και μόνο μέρας . Επιπλέον, το πρόγραμμα εκδίδει στατιστικά στοιχεία μέσω παραμετρικών εκτυπώσεων και μπορεί να ενημερώσει λογαριασμούς Γενικής και Αναλυτικής Λογιστικής της ΣΥΝΠΑΝ σε συστήματα ULTIMO.

Πολυεταιρική Παρακολούθηση

Το σύστημα υποστηρίζει την κατανομή των εργαζομένων σε ανεξάρτητες εταιρίες ομίλου ή υποκαταστήματα (η δυνατότητα αυτή είναι ανεξάρτητη της παρακολούθησης κέντρων κόστους). Προβλέπεται ο καθορισμός "Μητρικής" εταιρίας και "θυγατρικών". Για κάθε εταιρία ορίζεται ένας κωδικός εταιρίας ή και σύντομο διακριτικό όνομα (με βάση των οποίων μπορεί να γίνει η αναζήτηση της εταιρίας) καθώς και τα πλήρη στοιχεία της εταιρίας , η Δ.Ο.Υ. και ο αντίστοιχος κωδικός λογιστηρίου.

Η μισθοδοσία μπορεί να εκδοθεί μαζικά για το σύνολο των εταιριών. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει στις εκδιδόμενες αναφορές, οι πληροφορίες να περιλαμβάνουν εργαζομένους μίας ή περισσοτέρων εταιριών.

Προγραμματισμός υποχρεώσεων - προειδοποιήσεις

Τα συστήματα Persona, συνδέονται με το ημερολόγιο της ΣΥΝΠΑΝ (παρέχεται δωρεάν) το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον προγραμματισμό εργασιών του τμήματος Μισθοδοσίας, των υποχρεώσεων της επιχείρησης προς τρίτους (δημόσιο, ταμεία κ.λπ) καθώς και για την καταγραφή οποιουδήποτε στοιχείου σχετίζεται με χρονικές περιόδους όπως ένα κοινό ημερολόγιο. Στις πολλές δυνατότητες του ημερολογίου περιλαμβάνεται η αυτόματη καταχώρηση επαναλαμβανόμενων στοιχείων σε τακτές περιόδους, καθώς και το σύστημα αυτόματων προειδοποιήσεων, δηλαδή την ειδοποίηση του χρήστη για τις υποχρεώσεις του.

Ασφάλεια

Το σύστημα ελέγχεται από κωδικούς πρόσβασης και πολλαπλά επίπεδα προσπέλασης προκειμένου να επιτρέψει την πρόσβαση στις διάφορες διαδικασίες. Παράλληλα παρέχεται στο χρήστη δυνατότητα αυτοπροστασίας από δικά του λάθη χάρη στη διαδικασία επιλεκτικού "κλειδώματος" εγγραφών.

Αναφορές / Στατιστικά

Ποιες είναι οι ελάχιστες καταστάσεις αναφορές που περιλαμβάνονται

Σε πολλές από τις παραπάνω εκτυπώσεις προβλέπονται υποσύνολα και ομαδοποιήσεις που προσφέρονται για έκδοση στατιστικών στοιχείων εφόσον χρησιμοποιηθούν κατάλληλα κριτήρια/συνθήκες. Μερικά ενδεικτικά παραδείγματα είναι:

-Πόσες ώρες εργασίας αφιερώθηκαν στο Χ κέντρο κόστους από 1 Μαρτίου μέχρι και 15 Απριλίου από ημερομίσθιους.

-Πόσο στοίχισε η Ψ δραστηριότητα της επιχείρησης.

-Ποιοι εργαζόμενοι χρησιμοποιήθηκαν στην παραγωγή του προϊόντος Ω που είχε παραχθεί την τρίτη εβδομάδα του 2023.

Data Import / Export

Παρέχεται η δυνατότητα εισαγωγής δεδομένων από άλλες πηγές καθώς και εξαγωγής δεδομένων σε άλλες εφαρμογές της ΣΥΝΠΑΝ ή τρίτων. Εξάλλου οποιαδήποτε αναφορά τυποποιημένη ή ειδική μέσω του συστήματος Query μπορεί να εκδοθεί σε μορφή που μπορεί να εισαχθεί σε MS-Excel ή να επικοινωνήσει με άλλη εφαρμογή Windows συμπεριλαμβανόμενων φυσικά των εφαρμογών MS-Office

Η εφαρμογή μισθοδοσίας της ΣΥΝΠΑΝ παρέχει τη μεγαλύτερη δυνατή ευελιξία σε

• αλλαγές νομοθεσίας,
• αντιμετώπιση ειδικών απαιτήσεων και
• ιδιαιτερότητες ορισμένων κλάδων (π.χ. ξενοδοχειακών υπαλλήλων, πωλητών)

Αυτό επιτυγχάνεται χάρη στη μοναδική σχεδίαση του κορμού της εφαρμογής, ο οποίος αντιμετωπίζει οποιεσδήποτε μεθόδους υπολογισμού. Το πρόγραμμα δεν έχει ενσωματωμένους αλγορίθμους υπολογισμού. Αντίθετα "διαβάζει" τις "προδιαγραφές" που του έχουν οριστεί. Η σύνταξη των προδιαγραφών αυτών μπορεί να γίνει με τους παρακάτω τρόπους:

• μπορούν να χρησιμοποιηθούν τυποποιημένες μορφές προδιαγραφών τις οποίες διαθέτει η ΣΥΝΠΑΝ Software,
• μπορούν να συνταχθούν προδιαγραφές από τη ΣΥΝΠΑΝ έτσι ώστε να ικανοποιούν τις εξειδικευμένες απαιτήσεις του χρήστη,
• παρέχεται η δυνατότητα στον ίδιο το χρήστη να συντάξει μόνος του, εφόσον διαθέτει την εμπειρία, τις απαιτούμενες προδιαγραφές και έτσι να επιβάλλει το δικό του τρόπο συμπεριφοράς της μισθοδοσίας.

Ένα ιδιαίτερα σημαντικό χαρακτηριστικό του προγράμματος είναι ότι παρέχει τη δυνατότητα τροποποίησης των προδιαγραφών αυτών, στα μέσα της χρήσης, χωρίς να "χάνεται" το προηγούμενο καθεστώς. Έτσι ο χρήστης μπορεί, όποτε το θελήσει να επανέλθει σε προηγούμενο καθεστώς και να το επανα-δραστηριοποιήσει προκειμένου π.χ. να επαληθεύσει προηγούμενες μισθοδοσίες. Η δυνατότητα αυτή είναι πολύ χρήσιμη σε περιπτώσεις νέων εισφορών, αλλαγών στον τρόπο υπολογισμού των ασφαλιστικών κρατήσεων, αλλαγών στην μισθοδοτική πολιτική του οποιουδήποτε εργοδότη, και γενικότερα στην εργασιακή νομοθεσία. (Το πλεονέκτημα αυτής της δυνατότητας βασίζεται στο ότι γίνεται με εύκολο τρόπο η επανέκδοση μέρους ή του συνόλου της μισθοδοσίας οποιασδήποτε περιόδου).

Επιλογές απευθείας διαθέσιμες απο το Κεντρικό Μενού

< />

Εγγραφές έναρξης

Η δυνατότητα εφαρμογής του προγράμματος στα μέσα της χρήσης χωρίς παρενέργειες ή άλλες ανωμαλίες επιτυγχάνεται χάρη στη διαδικασία "καταχώρηση εγγραφών έναρξης" κατά την οποία ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει ό,τι "έχει συμβεί" στην προηγούμενη περίοδο είτε χειροκίνητα είτε μηχανογραφικά. Το σύστημα θα σεβαστεί το παρελθόν και θα το λάβει υπόψη προκειμένου να υπολογίσει τις νέες εκκαθαρίσεις.

Περίοδος εκκαθάρισης & Μισθολογικές περίοδοι

Οι εκκαθαρίσεις μπορούν να είναι μηνιαίες, εβδομαδιαίες ή οποιασδήποτε χρονικής περιόδου επιθυμεί ο χρήστης. Η περίοδος εκκαθάρισης μπορεί να είναι διαφορετική για κάθε εργαζόμενο. Το πλήθος των εκκαθαρίσεων που μπορούν να γίνουν για κάθε εργαζόμενο είναι απεριόριστο.

Παραμετρικοί Τύποι αποδοχών

Οι τύποι αποδοχών που αντιμετωπίζει το σύστημα δεν είναι προκαθορισμένοι. Τόσο οι υπολογισμοί όσο και τα πληκτρολογούμενα στοιχεία αποτελούν μέρος κάποιας ομάδας προδιαγραφών οι οποίες μπορεί να είναι

• αυτές που προτείνει η ΣΥΝΠΑΝ,
• οι τροποποιημένες από τον χρήστη προδιαγραφές της ΣΥΝΠΑΝ,
• οι προδιαγραφές της ΣΥΝΠΑΝ και του χρήστη μαζί,
• οι εντελώς νέες προδιαγραφές του χρήστη με δικούς του τύπους ,
• οι προδιαγραφές του πελάτη αλλά ενσωματωμένες από την ΣΥΝΠΑΝ.

Στους προεγκατατεστημένους τύπους αποδοχών περιλαμβάνονται οι παρακάτω

• Τακτικές αποδοχές
• Προκαταβολές
• Δώρο Πάσχα
• Δώρο Χριστουγέννων
• Επίδομα αδείας
• Ασθένεια
• Αναδρομικά
• Άδεια
• Εγγραφές έναρξης
• Συμπληρωματικές αποδοχές
• Αποζημίωση
• Αποζημίωση αδείας
• Εκτός έδρας
• Επίδομα Ισολογισμού
• Άδεια Εποχικών
• Bonus

Αντιμετώπιση επιδομάτων

Το σύστημα αντιμετωπίζει έκτακτα και μόνιμα επιδόματα, κατά περίπτωση οριζόμενα για τον κάθε εργαζόμενο, πέραν αυτών που μπορεί να έχουν ήδη ενσωματωθεί στον μισθό του διότι προβλέπονται από τη σύμβασή του. Τα έκτακτα επιδόματα ορίζονται στις εγγραφές αποδοχών του εργαζόμενου και ισχύουν μόνον για τη συγκεκριμένη εκκαθάριση. Τα μόνιμα επιδόματα ορίζονται στο ιστορικό μεταβολών εργαζομένων και ισχύουν για όλες τις εκκαθαρίσεις.

Τα επιδόματα μπορούν τα τυποποιηθούν και να οριστούν σε σχετικό αρχείο ώστε να είναι εύκολη η επιλογή τους. Κάθε επίδομα συνδέεται με τις εξής σημαντικές πληροφορίες: 1) περιγραφή επιδόματος 2) τρόπος υπολογισμού (π.χ. υπολογισμός στο βασικό μισθό ή στις ακαθάριστες αποδοχές με βάση ποσοστιαία ή απόλυτη τιμή ανά ημέρα ή ώρα εργασίας 3) ποσοστό ή αξία επιδόματος.

Aυτόματες εκκαθαρίσεις

Εκκαθαρίσεις όπως το δώρο του Πάσχα, το δώρο των Χριστουγέννων, το Επίδομα αδείας, η Άδεια, η Αποζημίωση αδείας ή η Αποζημίωση γίνονται αυτόματα χωρίς να απαιτείται πρόσθετη πληκτρολόγηση από το χρήστη. Αυτόματες εκκαθαρίσεις μπορούν να γίνουν για έναν εργαζόμενο, για μια ομάδα εργαζομένων μαζικά ή για όλους τους μισθοδοτούμενους.

Επιπλέον, το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα αυτόματης εκκαθάρισης (αυτόματη μισθοδοσία) μιας συγκεκριμένης περιόδου. Αυτό επιτυγχάνεται με δύο διαφορετικούς τρόπους: 1) με αντιγραφή οποιασδήποτε άλλης περιόδου ή 2) με καταχώρηση μιας εγγραφής η οποία θα χρησιμοποιηθεί ως 'δείγμα' για τη δημιουργία εγγραφών εκκαθάρισης για τους υπόλοιπους εργαζόμενους.

Και στις δύο περιπτώσεις, στη συνέχεια παρέχεται η δυνατότητα διόρθωσης των στοιχείων που μπορεί να διαφοροποιούνται σε σχέση με την προηγούμενη εκκαθάριση ή με την εκκαθάριση 'δείγμα'.

Αναδρομικά

Η αυτόματη έκδοση αναδρομικών έχει αντιμετωπιστεί με τον πλέον αξιόπιστο και ευέλικτο τρόπο. Οι αναδρομικές αποδοχές μπορούν να εφαρμοστούν για οποιοδήποτε λόγο και όχι μόνον για περιορισμένες και τυποποιημένες περιπτώσεις. Πιθανές περιπτώσεις έκδοσης αναδρομικών αφορούν:

• Αλλαγές νομοθεσίας (σύμβαση εργασίας, Α.Τ.Α, Φ.Μ.Υ) με αναδρομική ισχύ
• Καθυστερημένη αντίληψη περί αλλαγών νομοθεσίας
• Αλλαγή πρακτικής ή απαιτήσεων ταμείων ασφάλισης
• Νέα πολιτική του εργοδότη με αναδρομική ισχύ
• Εκκρεμείς μεμονωμένες περιπτώσεις που καθυστερούν να εγκριθούν
• Λάθη που προέρχονται από ελλιπείς δηλώσεις των εργαζομένων
• Λάθη που προκλήθηκαν κατά την πληκτρολόγηση
• Διάφορα λάθη για τα οποία επιθυμούμε να τηρηθεί ιστορικό και να μη γίνει απλώς διόρθωση και επανέκδοση.

Υπερωρίες

Οι υπερωρίες μπορούν να κατανεμηθούν σε 15 κατηγορίες. Κάθε κατηγορία χαρακτηρίζεται από τον συντελεστή προσαύξησης που μπορεί να κυμαίνεται από 1 % έως 999,99999 %, από τον χαρακτηρισμό υπολογισμού καθώς και από λεκτικό/περιγραφή που συμπληρώνει ο χρήστης. Έτσι ο χρήστης δε χρειάζεται να θυμάται συντελεστές και μεθόδους υπολογισμού, αλλά απλά επιλέξει τον τύπο υπερωρίας από τον πίνακα που θα προβληθεί την κατάλληλη στιγμή. Η μέθοδος υπολογισμού που διακρίνει την κάθε κατηγορία υπερωρίας ορίζεται παραμετρικά, προκειμένου ο συντελεστής να αντιμετωπιστεί είτε μέσω κλίμακας των κανονικών υπερωριών, που προβλέπει η επιθεώρηση εργασίας, είτε ανεξάρτητα. Οι υπερωρίες που συνεκκαθαρίζονται μαζί με τις τακτικές αποδοχές κατά την ενημέρωση της ΑΠΔ αντιμετωπίζονται όπως προβλέπεται από τις σχετικές διατάξεις.

Αντιμετώπιση εκτάκτων περιπτώσεων

Σε ορισμένες σπάνιες περιπτώσεις απαιτείται παράκαμψη των υπολογισμών της μισθοδοσίας όπως αυτοί προβλέπονται από τις προδιαγραφές. Το πρόγραμμα αντιμετωπίζει τις περιπτώσεις αυτές χωρίς δυσάρεστες επιπτώσεις στην ακεραιότητα των λειτουργιών του. Συγκεκριμένα επιτρέπει την παρέμβαση του χρήστη στα αποτελέσματα των υπολογισμών. Οι παρεμβάσεις αυτές παρακολουθούνται από το πρόγραμμα. Είναι δηλαδή πάντα γνωστό σε ποιες εγγραφές έγιναν, ανεξάρτητα από το χρονικό διάστημα που παρήλθε. Τα στοιχεία αυτά ενσωματώνονται και χρησιμοποιούνται από το πρόγραμμα στις μετέπειτα μισθοδοσίες/εκκαθαρίσεις. Παρά το ότι η πρακτική αυτή δεν συνιστάται, κάτω από ορισμένες προϋποθέσεις αποτελεί τη μοναδική ορθή αντιμετώπιση διότι με αυτήν αποφεύγονται οι ασυμφωνίες που θα προέκυπταν από μια παράλληλη χειρόγραφη παρακολούθηση, ασύμβατη με τη μηχανογραφική.

Έλεγχος υπολογισμών

Τα διάφορα αποτελέσματα της μισθοδοσίας παρουσιάζονται μαζί με τα ενδιάμεσα στάδια υπολογισμών που επηρέασαν τα τελικά αποτελέσματα. Έτσι είναι σχετικά εύκολο να ελεγχθεί η οποιαδήποτε εκκαθάριση βήμα προς βήμα. Ακόμα είναι εύκολο να τεθεί σε λειτουργία το σύστημα των υπολογισμών για οποιαδήποτε εγγραφή αποδοχών χωρίς αυτή να κατοχυρωθεί. Έτσι διευκολύνονται οι προσομοιώσεις με εναλλακτικά δεδομένα για την λήψη αποφάσεων από την εργοδοσία.

Δυναμική εκκαθάριση φόρου (εφόσον προβλέπεται από τον νόμο)

Οι προδιαγραφές υπολογισμών της μισθοδοσίας που παρέχονται από τη ΣΥΝΠΑΝ αντιμετωπίζουν δυναμικά τον υπολογισμό του φόρου, εφ΄ όσον χρειαστεί, λαμβάνοντας υπόψη τις προηγούμενες εκκαθαρίσεις. Έτσι σε κάθε εκκαθάριση ο φόρος που παρακρατείται αναπροσαρμόζεται κατά τον δικαιότερο τρόπο, καταλήγοντας στον ακριβή φόρο κατά την τελευταία μισθοδοσία του έτους. Ο φόρος υπολογίζεται αυτόματα με βάση την κλίμακα που ισχύει στο εκάστοτε αρχείο παραμέτρων.

Ασφαλιστικά Ταμεία - Παραμετρικότητα, Ιστορικότητα

Όπως και για τα στοιχεία εργαζομένων, έτσι και στα στοιχεία ταμείων προβλέπεται η τήρηση "Ιστορικού" με καθοριζόμενη περίοδο ισχύος. Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνεται ο δυναμικός επανυπολογισμός εκκαθαρίσεων εφόσον κάθε κίνηση - εγγραφή αποδοχών αντιστοιχεί σε συγκεκριμένη "μεταβολή" Ταμείου (ό,τι δηλαδή ίσχυε τη συγκεκριμένη περίοδο).

Ο καθορισμός παραμέτρων και λοιπών στοιχείων των Ασφαλιστικών Ταμείων γίνεται με απλό τρόπο από τον χρήστη. Για το κάθε ταμείο προβλέπεται ο καθορισμός κωδικού ταμείου, περιγραφής, ποσοστών ή παγίων κρατήσεων και εργοδοτικών εισφορών ανωτάτου και κατωτάτου τεκμαρτού, δωροσήμου, μεθόδου στρογγυλοποίησης, ακόμη και η δυνατότητα καθορισμού ειδικού τύπου υπολογισμού. Επίσης κάθε ταμείο συνδέεται και με τον κωδικό πακέτου κάλυψης που του αντιστοιχεί. Προβλέπεται ο καθορισμός κωδικού ειδικών περιπτώσεων ασφάλισης όπου ορίζεται από το Ι.Κ.Α.

Αντιμετώπιση πολλαπλών χρήσεων

Τα συστήματα Persona, δεν περιορίζουν το χρήστη σε μία χρήση/οικονομικό έτος. Μπορούν να τηρηθούν αναλυτικά και ιστορικά στοιχεία για ένα απεριόριστο αριθμό ετών. Ο χρήστης μπορεί να μεταπηδήσει σε οποιοδήποτε έτος και να το επεξεργαστεί.

Πίνακες κωδικών Ο.Σ.Υ.Κ.

Οι απαιτούμενοι από την Α.Π.Δ. κωδικοί Ο.Σ.Υ.Κ ενσωματώνονται στο Persona σε εύκολα διαχειρίσιμους πίνακες. Είναι πάντα διαθέσιμοι προκειμένου ο χρήστης να αναζητήσει και επιλέξει τον κατάλληλο όπου αυτό απαιτείται. Λόγω των συχνών αναθεωρήσεων ο χρήστης μπορεί να "κατεβάσει" μέσω διαδικτύου (internet) τους νέους από την ιστοσελίδα του Ι.Κ.Α. και να τους ενσωματώσει (import) στο Persona. Ακόμη πιο εύκολα μπορεί να κατεβάσει τα νέα αρχεία έτοιμα διαμορφωμένα από το site της ΣΥΝΠΑΝ.

Αναλυτική Περιοδική Δήλωση (ΑΠΔ) ΙΚΑ

Το Persona παρακολουθεί τα νέα στοιχεία που απαιτεί το ΙΚΑ με βάση τις προδιαγραφές που αναφέρονται στην Αναλυτική Περιοδική Δήλωση (Α.Π.Δ.), όπως:

• Κωδικός Δραστηριότητας Παραρτήματος (ΚΑΔ)
• Κωδικός Ειδικότητας ασφαλισμένου όπως προκύπτει από τον Ο.ΣΥ.Κ.
• Αριθμός μητρώου κοινωνικής ασφάλισης (ΑΜΚΑ)
• Κωδικός πακέτου κάλυψης
• Ειδικές περιπτώσεις ασφάλισης
• Ένδειξη πλήρους ωραρίου
• Ένδειξη αν όλες οι ημέρες είναι εργάσιμες
• Αριθμός Κυριακών
• κ.α.

Εκτυπώσεις Α.Π.Δ.

• Συνοδευτική Αναλυτική κατάσταση του μέσου υποβολής
• Άλλα συνοδευτικά έντυπα
• Βοηθητική κατάσταση για τη σύνταξη της αναλυτικής περιοδικής δήλωσης (Α.Π.Δ.)
• Βεβαίωση εργοδότη

Στην 'Βοηθητική κατάσταση' τυπώνονται όλες οι απαραίτητες πληροφορίες που παρακολουθούνται στο σύστημα ώστε ο χρήστης να μπορεί να συμπληρώσει στα ειδικά έντυπα του ΙΚΑ τις σχετικές πληροφορίες. Η παραπάνω κατάσταση είναι χρήσιμη μόνον στις περιπτώσεις που η υποβολή της ΑΠΔ γίνεται με χειρόγραφο σύστημα.

Επεξεργασία Α.Π.Δ.

Για την επεξεργασία Α.Π.Δ υποστηρίζονται οι εξής παράμετροι

• Επεξεργασία σε επίπεδο μήνα ή τριμήνου
• Παραγόμενοι τύποι Δήλωσης
  • Κανονική
  • Έκτακτη
  • Επανυποβολή
  • Συμπληρωματική

Με το πέρας της επεξεργασίας, το σύστημα παρέχει στον χρήστη αναλυτικά μηνύματα λάθους ανά εγγραφή.

Δημιουργία ηλεκτρονικού μέσου αποστολής Α.Π.Δ.

Περιλαμβάνονται οι εξής δυνατότητες

• Προεπισκόπηση των στοιχείων που θα αποσταλούν
• Παραγωγή αρχείου για/και εγγραφή σε Αρχείο (για "στικάκι/φλασάκι")
• Παραγωγή αρχείου για e-mail ή CD

 Αντίστροφοι υπολογισμοί

Με την χρήση των "αντίστροφων υπολογισμών" από το καθαρό πληρωτέο ποσό, προκύπτουν οι ακαθάριστες αποδοχές (μισθός ή ημερομίσθιο) ώστε να μπορούν να γίνουν προσομοιώσεις για επικείμενη συμφωνία. Στους αντίστροφους υπολογισμούς λαμβάνονται υπόψη η οικογενειακή κατάσταση του εργαζόμενου και τα ασφαλιστικά ταμεία στα οποία ανήκει. Υπολογίζεται επίσης το κόστος για την επιχείρηση καθώς και ποσοστά - αναλογία καθαρών - μικτών.

Σύνδεση με ρολόι (κάρτας) παρουσίας

Τα συστήματα Persona, συνδέονται με το πρόγραμμα καταγραφής /καταμέτρησης των ωρών εργασίας ORA που αντλεί στοιχεία από ηλεκτρονικούς σταθμούς ωρομέτρησης (card ή proximity readers). Παρέχουν με τον τρόπο αυτό τη δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας των εγγραφών εκκαθάρισης για κάθε εργαζόμενο που κάνει χρήση κάρτας, χωρίς καμία υποχρέωση καταχώρησης των εγγραφών αυτών από το χρήστη.

Σύνδεση με τη λογιστική

Κάθε εκκαθάριση μπορεί να δημιουργήσει λογιστικό άρθρο. Οι προδιαγραφές του λογιστικού άρθρου ορίζονται από το χρήστη και μπορούν να είναι όσο αναλυτικές το επιθυμεί. Παρέχεται η δυνατότητα πλήρους συμβατότητας με το Ενιαίο Λογιστικό Σχέδιο τόσο στη Γενική όσο και την Αναλυτική λογιστική. Το παραγόμενο λογιστικό άρθρο μπορεί να ενημερώσει τη Γενική Λογιστική των συστημάτων ULTIMO της ΣΥΝΠΑΝ με την οποία συνεργάζεται η μισθοδοσία μέσω αυτομάτων διαδικασιών. Τόσο οι κωδικοί των λογαριασμών όσο και τα κριτήρια ενημέρωσής τους ορίζονται παραμετρικά.

Αυτόματη πληρωμή μέσω τραπέζης

Οι εργαζόμενοι μπορούν να πληρωθούν αυτόματα με πίστωση του τραπεζικού τους λογαριασμού (με συνεργαζόμενες τράπεζες). Ο εργοδότης μπορεί να αποστείλει σε κάθε τράπεζα ειδική κατάσταση, ή αρχείο σε δισκέτα ή e-mail με βάση τις προδιαγραφές της συγκεκριμένης τράπεζας. Το σύστημα της Μισθοδοσίας καλεί αυτόματα τον αντίστοιχο driver και παράγει ένα αρχείο έτοιμο να ενημερώσει τον Η/Υ της αντίστοιχης τράπεζας.

Υποβολή Βεβαιώσεων Αποδοχών

Υποστηρίζεται η κατά το νόμο υποβολή των βεβαιώσεων Αποδοχών Μισθωτών Υπηρεσιών σε ηλεκτρονική μορφή.

Data Import / Export

Παρέχεται η δυνατότητα εισαγωγής δεδομένων από άλλες πηγές καθώς και εξαγωγής δεδομένων σε άλλες εφαρμογές της ΣΥΝΠΑΝ ή τρίτων. Εξάλλου οποιαδήποτε αναφορά τυποποιημένη ή ειδική μέσω του συστήματος Query μπορεί να εκδοθεί σε μορφή που μπορεί να εισαχθεί σε MS-Excel ή να επικοινωνήσει με άλλη εφαρμογή Windows συμπεριλαμβανόμενων φυσικά των εφαρμογών MS-Office

  Εκτυπώσεις / Στατιστικά

Το σύστημα καλύπτει όλες τις απαιτούμενες εκτυπώσεις. Όλες οι εκτυπώσεις επιδέχονται τροποποιήσεις λόγω του ότι έχουν δημιουργηθεί με report generator. Ο χρήστης έχει την επιλογή είτε να δημιουργήσει ο ίδιος τις εκτυπώσεις που επιθυμεί, χρησιμοποιώντας το report generator της ΣΥΝΠΑΝ, είτε να παραγγείλει τις εκτυπώσεις αυτές στη ΣΥΝΠΑΝ.

Στις εκτυπώσεις περιλαμβάνονται:

• Αποδείξεις πληρωμών για έντυπο ή ειδικό φάκελο
• Μισθοδοτική κατάσταση
• Κατάσταση Ασφαλιστικών Ταμείων (π.χ. Ι.Κ.Α.)
• Βοηθητική κατάσταση συμφωνίας ΑΠΔ ΙΚΑ
• Κατάσταση σταθερών στοιχείων εργαζομένων
• Κατάσταση ωρών εργασίας
• Βεβαιώσεις αποδοχών
• Ημερολόγιο κινήσεων
• Κατάσταση τελευταίων προοδευτικών
• Κατάσταση συνόλου αποδοχών
• Περιοδική δήλωση Φόρου και Χαρτοσήμου
• Οριστική δήλωση Φόρου και Χαρτοσήμου
• Λογιστική κατάσταση
• Καρτέλες αποδοχών εργαζομένων
• Μητρώο εργαζομένων
• Περιοδικά Σύνολα ανά εργαζόμενο
• Κατάσταση Προσληφθέντων
• Κατάσταση Αποχωρησάντων
• Κατάσταση Επιχορήγησης από ΟΑΕΔ
• Κατάσταση Τραπέζης
• Εργαζόμενοι- Κατηγορία, Ειδικότητα, Κέντρα Κόστους
• Κατάσταση ωρών εργασίας
• Bοηθητικοί πίνακες εργαζομένων (2)
• Διαφορές οφειλόμενου - παρακρατηθέντος φόρου
• Κατάσταση υπολοίπων ανά εργαζόμενο
• Αναλογίες ημερών Πάσχα
• Αναλογίες ημερών επιδόματος αδείας
• Αναλογίες ημερών δώρου Χριστουγέννων
• Ημερολόγιο Προσωρινών Εγγραφών
• Καταγγελία Σύμβασης Εργασίας
• Συμβάσεις

Ακόμη μπορούν να εκτυπωθούν επιταγές ή άλλες εξειδικευμένες καταστάσεις. Σε πολλές από τις παραπάνω εκτυπώσεις προβλέπονται υποσύνολα και ομαδοποιήσεις που προσφέρονται για έκδοση στατιστικών στοιχείων εφόσον χρησιμοποιηθούν κατάλληλα κριτήρια/συνθήκες. Μερικά ενδεικτικά παραδείγματα είναι:

-Πόσες ώρες εργασίας αφιερώθηκαν στο Χ κέντρο κόστους από 1 Μαρτίου μέχρι και 15 Απριλίου από ημερομίσθιους.

-Πόσο στοίχισε η Ψ δραστηριότητα της επιχείρησης.

-Ποιοι εργαζόμενοι χρησιμοποιήθηκαν στην παραγωγή του προϊόντος Ω που είχε παραχθεί την τρίτη εβδομάδα του 2018.