Μενού διαχείρισης στηλών
Οι επιλογές του μενού έχουν τη δυνατότητα να προβληθούν από διαφορετικά σημεία:
- Από το επιλογή [Στήλες] του μενού [Προβολή],
- με δεξί κλικ ποντικιού πάνω στους τίτλους στηλών του πίνακα ή
- με δεξί κλικ από τα κελιά του πίνακα. Στην τελευταία περίπτωση θα περιληφθεί μαζί με διάφορες άλλες επιλογές.
Βρίσκονται σε πολλά σημεία διότι είναι εξυπηρετεί για την ευκολία του χρήστη. Ορισμένες από τις δυνατότητες είναι σημαντικές για τον εντοπισμό δεδομένων.
Αναζήτηση από Δεδομένα στήλης
Η δυνατότητα αναζήτησης από τα δεδομένα μιας στήλης αποτελεί ένα σημαντικό εργαλείο σε περιπτώσεις που δεν υπάρχουν έτοιμα κλειδιά σε αυτό που ψάχνουμε. Κλασικές περιπτώσεις είναι τα στοιχεία που είναι κρυμμένα σε πεδία σχολίων, παρατηρήσεων κ.λπ.
Προσοχή: Μήν μπερδέψετε την επιλογή Αναζήτηση από Δεδομένα στήλης με την επιλογή Αναζήτηση στήλης.
Είναι διαφορετικές διαδικασίες!
Ο χρήστης μπορεί να αναζητήσει μια εγγραφή με κριτήριο, το περιεχόμενο μιας στήλης του πίνακα να περιέχει στοιχεία κάποιας μορφής. Ο χρήστης πρέπει να τοποθετηθεί στη στήλη (μεταφέροντας την ενεργό κελί στην αντίστοιχη στήλη) που θα είναι το κριτήριο σύγκρισης και στη συνέχεια μέσω της επιλογής αυτής θα πληκτρολογήσει το στοιχείο αναζήτησης.
Στοιχείο αναζήτησης (μάσκα - κλειδί )
Το στοιχείο αναζήτησης (κλειδί) μπορεί να είναι ένα τμήμα μιας λέξης ανεκτικού τύπου (δηλ. ανεξάρτητα με τον τρόπο γραφής του στοιχείου - κεφαλαία ή μικρά, ελληνικά ή λατινικά, τονούμενα ή μη) ή για του πιο προχωρημένους χρήστες μια μάσκα επίσης ανεκτικού τύπου με wildcards (* και ?).
Οι χαρακτήρες-wildcards που αναγνωρίζονται είναι ο αστερίσκος: * που υποδηλώνει: κανένα, ένα ή περισσότερους χαρακτήρες και το ερωτηματικό: ? που υποδηλώνει: ένα χαρακτήρα ( ??:δύο χαρακτήρες, ???: τρεις... κ.λπ.)
Αν στη μάσκα - κλειδί δεν χρησιμοποιηθούν τα σύμβολα * και ? τότε ελέγχεται το κατά πόσο η στήλη περιέχει τη μάσκα - κλειδί σε οποιοδήποτε σημείο (π.χ. η μάσκα - κλειδί "ΕΜΠΟΡΕΥΜ" θα εντοπίσει εγγραφές με περιεχόμενο στήλης , "Επιστροφές Εμπορευμάτων Εσωτερικού", "ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΑ" κ.λπ). Αντίθετα εάν χρησιμοποιηθεί έστω και ένα από τα σύμβολα * και ?, δεν υπονοείται η έννοια "περιέχει" εκτός εάν η μάσκα - κλειδί περικλείεται από *.
| Παραδείγματα μάσκας - κλειδιού αναζήτησης | |
|
Μάσκα-κλειδί
|
Τι εντοπίζεται
|
| Επιστρ | Ο,τι περιέχει το ΕΠΙΣΤΡ ή ανάλογο (ανεκτικού τύπου) |
| Επιστρ* | Ο,τι αρχίζει από ΕΠΙΣΤΡ στην πρώτη θέση του πεδίου |
| *Επιστρ*Εσωτ* | Ο,τι περιέχει ΕΠΙΣΤΡ και ακολουθεί ΕΣΩΤ και ίσως άλλοι χαρακτήρες |
| *Φ*Π*Α* | Ο,τι περιέχει του χαρακτήρες Φ,Π,Α με αυτή τη σειρά και ενδιάμεσα, στην αρχή ή στο τέλος ίσως άλλους χαρακτήρες (π.χ. "Φόρος Προστιθέμενης Αξίας", "Φ.Π.Α.", "ΦΠΑ". |
| *% | Ο,τι τελειώνει με το χαρακτήρα "%" |
| *Ε?ωτερ* | Ο,τι περιέχει σειρά χαρακτήρων μορφής "Ε?ΩΤΕΡ" όπου ? μπορεί να είναι οποιοσδήποτε χαρακτήρας (π.χ. ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ή ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΥ) |
Πορεία αναζήτησης
Η διαδικασία αναζήτησης είναι σειριακή (δεν γίνεται δηλαδή εκμετάλλευση των ταξινομήσεων μέσω αρχείων δεικτών). Το σύστημα θα αρχίσει τη σάρωση της βάσης δεδομένων από το σημείο που είναι τοποθετημένος ο χρήστης (σημείο εκκίνησης) και θα ελέγξει μία προς μία τις εγγραφές μέχρι τέλους ή μέχρι να εντοπίσει εγγραφή που ικανοποιεί το κλειδί που όρισε ο χρήστης. Η σειρά με την οποία σαρώνονται οι εγγραφές είναι αυτή της ενεργής ταξινόμησης (που μπορεί να έχει επιλέξει ο χρήστης). Η κατεύθυνση σάρωσης είναι από το σημείο εκκίνησης προς το τέλος της βάσης δεδομένων, εάν ο χρήστης πιέσει [Enter] ή [PgDn] αποχωρώντας από το πεδίο στοιχείο αναζήτησης. Αντίθετα η κατεύθυνση σάρωσης είναι από το σημείο εκκίνησης προς την αρχή της βάσης δεδομένων, εάν ο χρήστης πιέσει [PgUp] αποχωρώντας από το πεδίο στοιχείο αναζήτησης. Μόλις το σύστημα εντοπίσει εγγραφή που ικανοποιεί το κλειδί που όρισε ο χρήστης, τοποθετεί τον πίνακα στην αντίστοιχη εγγραφή. Αν το σύστημα δεν εντοπίσει εγγραφή που ικανοποιεί το κλειδί που όρισε ο χρήστης, προβάλλεται σχετικό μήνυμα. Λόγω της σειριακής σάρωσης που μπορεί να είναι χρονοβόρα, ο χρήστης "συμφέρει" να είναι τοποθετημένος "κοντά" στην περιοχή που περιμένει να εντοπίσει μια εγγραφή, αν βέβαια αυτό είναι δυνατό. Αν το στοιχείο που αναζητά βρίσκεται σε κάποια από τις παρεχόμενες ταξινομήσεις, τότε θα πρέπει να προτιμήσει την επιλογή [Αναζήτηση κλειδιού] [Tab] όπου η ανεύρεση είναι ακαριαία.
Αριθμητικά πεδία, αναζήτηση αξιών ποσοοτήτων κ.λπ.
Μπορούμε να αναζητήσουμε εγγραφή (προηγούμενη ή επόμενη) της οποίας το αριθμητικό ποσό στη συγκεκριμένη στήλη είναι ίσο (=), διάφορο του (#), μικρότερου (<), μικρότερου ή ίσου (<=), μεγαλύτερου (>), μεγαλύτερου ή ίσου του (>=) κάποιου αριθμού.
Αναζήτηση ημερομηνικών
Αντίστοιχα μπορούμε να αναζητήσουμε εγγραφή (προηγούμενη ή επόμενη) της οποίας η ημερομηνία στη συγκεκριμένη στήλη είναι κάποια συγκεκριμένη (=), διάφορη της (#), προηγείται (<) κ.λπ. κάποιας μέρας.
Αναζήτηση εικονιδίου
Τα εικονίδια σε ένα πίνακα αποτυπώνουν κάποια ένδειξη ή χαρακτηριστικό μιας εγγραφής και είναι πολύ χρήσιμο να μπορούμε να αναζητήσουμε εγγραφές με βάση την ιδιοτητα μιας στήλης. Η δυνατότητα παρέχεται με τον αντίστοιχο τρόπο.
Αναζήτηση συγκεκριμένου εικονιδίου
Σε κάθε εικονίδιο αντιστοιχεί ένας μοναδικός αριθμός (ταυτότητας). Αν γνωρίζετε τον αριθμό που αντιστοιχεί σε κάποιο εικονίδιο μπορείτε από τη λίστα επιλογών να ζητήσετε [Συγκεκριμένο εικονίδιο] και να ορίσετε τον αριθμό στο πεδίο που θα εμφανιστεί, προκειμένου να τον αναζητήσετε για την επιλεγμένη στήλη. Όπως και στους άλλους τύπους, έτσι και εδώ μπορείτε με το κουμπάκι δίπλα στο πεδίο ή με [F2] να επιλέξετε από πίνακα άλλα πεδία που έχετε αναζητήσει κατά την τρέχουσα συνεδρία.
Αναζήτηση στήλης
Προσοχή: Μήν μπερδέψετε την επιλογή Αναζήτηση από Δεδομένα στήλης με την επιλογή Αναζήτηση στήλης.
Είναι διαφορετικές διαδικασίες!
Σε πίνακες με πολλές στήλες, είναι χρήσιμη η δυνατότητα ενεργοποίησης pick list που περιέχει όλες τις στήλες προκειμένου ο χρήστης να μεταβεί ακαριαία στη στήλη που τον ενδιαφέρει αφού την επιλέξει. Μάλιστα μπορεί να κάνει χρήση και της δυνατότητας αναζήτησης πλητρολογώντας απευθείας κείμενο ανεκτικού τύπου.
Πάγωμα στηλών
Τοποθετηθείτε στη στήλη που θέλετε να παγώσετε και πατήστε το κουμπάκι που αντιστοιχεί στο αριστερό ή δεξί πάγωμα που θέλετε να ισχύσει. Μετακινήστε τη γραμμή κύλισης (scrollbar) και δείτε το αποτέλεσμα.
Προσωρινή αλλαγή;
Θυμηθείτε: Αν η ρύθμιση που κάνετε στον πίνακα δεν θέλετε νε ισχύσει την επόμενη φορά που θα τον επισκευτείτε, ακυρώστε με ένα κλικ τη μόνιμη αποθήκευση προτιμήσεων (το κουμπί στο toolbar που είνα πάντα πατημένο)
Ο χρήστης μπορεί να "παγώσει" με ένα κλικ μια συνεχόμενη σειρά στηλών από αριστερά, έτσι ώστε όταν μετακινεί ο χρήστης τις στήλες προς τα αριστερά οι παγωμένες να είναι πάντοτε ορατές. Το αντίστοιχο μπορεί να κάνει και σε δεξιά σειρά στηλών. Εξίσου εύκολα με ένα κλικ μπορεί να "ξεπαγώσει" όποιο τμήμα επιθυμεί.
Το πάγωμα έχει νόημα όταν οι στήλες δεν χωρούν στο παράθυρο και ο χρήστης είναι υποχρεωμένος να μετακινήσει τη γραμμή κύλισης (scrollbar)
Στο κλιπάκι, παρακολουθήστε τις στήλες ενώ ο χρήστης μετατοπίζει το οπτικό του πεδίο, στην αρχή χωρίς παγωμένες στήλες, καταλήγωντας με αριστερό και δεξί πάγωμα συγχρόνως.
Εναλλακτικά μπορούν να χρησιμοποιούν από το μενού οι επιλογές [Αριστερό πάγωμα μέχρι και την επιλεγμένη στήλη] ή [Δεξί πάγωμα μέχρι και την επιλεγμένη στήλη] αφού πρώτα τοποθετηθούμε στην κατάλληλη στήλη.
Επιλογή Στηλών
Μπορείτε όποτε θέλετε να αφαιρείτε ή να προσθέτετε νέες στήλες
Χρειάζεστε κάποια άλλη στήλη;
Αν χρειάζεστε κάποια στήλη και δεν την βλέπετε στις διαθέσιμες, επικοινωνήστε με τη ΣΥΝΠΑΝ.
Οι πίνακες πρωτοεμφανίζονται σε κάθε σταθμό εργασίας συνήθως με ένα περιορισμένο αριθμό στηλών. Συνήθως διατίθενται και άλλες στήλες τις οποίες ανά πάσα στιγμή ο χρήστης μπορεί να επιλέξει από την επιλογή [Επιλογή στηλών]. Στο παράθυρο που θα προβληθεί αριστερά προβάλλονται οι διαθέσιμες στήλες που δεν έχουν επιλεγεί ακόμη ενώ δεξιά αυτές που έχουν επιλεγεί.
Με διαδοχικά κλικ (ή με [Space] από το πληκτρολόγιο) μπορεί να επιλεγεί μία ή περισσότερες στήλες είτε από την αριστερή είτε από τη δεξιά λίστα και να μεταφερθεί στην άλλη πατώντας το κουμπί με το απλό βελάκι. Εναλλακτικά τα κουμπιά με τα διπλά βελάκια μεταφέρουν όλο το περιεχόμενο.
Ο χρήστης μπορεί επίσης να αναζητήσει μια στήλη πλητρολογώντας απευθείας κείμενο ανεκτικού τύπου στη λίστα που ψάχνει.
Οι επιλεγμένες στήλες (όπως και όλες οι άλλες διαμορφώσεις/ρυθμίσεις) αποθηκεύονται στο σταθμό εργασίας ώστε ο χρήστης να τις ξαναβρεί όπως τις άφησε. Αν αυτό δεν είναι επιθυμητό, δηλαδή θέλουμε να πετύχουμε μια προσωρινή διαμόρφωση, τότε φροντίζουμε να ακυρώσουμε την αυτόματη αποθήκευση μορφοποιήσεων.
Αν θέλουμε απλά να αφαιρέσουμε κάποια στήλη μπορούμε εναλλακτικά να ζητήσουμε [Αφαίρεση επιλεγμένης στήλης]
Δείτε επίσης και την επιλογή [Αναζήτηση στήλης] που και αυτή μπορεί να εμφανίσει μια στήλη μόλις την εντοπίσετε.
Παρατηρήστε (βλ. το τριγωνάκι κάτω δεξιά) οτι το παράθυρο αυτό είναι μεταβλητού μεγέθους που σημαίνει οτι μπορείτε να το μεγεθύνετε.
Μετακίνηση Στηλών
Προσωρινή αλλαγή;
Θυμηθείτε: Αν η ρύθμιση που κάνετε στον πίνακα δεν θέλετε νε ισχύσει την επόμενη φορά που θα τον επισκευτείτε, ακυρώστε με ένα κλικ τη μόνιμη αποθήκευση προτιμήσεων (το κουμπί στο toolbar που είνα πάντα πατημένο)
Η σειρά με την οποία εμφανίζονται οι στήλες δεν είναι υποχρεωτικό να τηρηθεί. Πολλοί χρήστες μπορεί να χρησιμοποιούν τον ίδιο πίνακα για διαφορειτκούς λόγους. Όπως και η επιλογή των στηλών, έτσι και η σειρά μπορεί να προσαρμοστεί από κάθε χρήστη ανάλογα με τις απαιτήσεις του.
Υπάρχουν δύο τρόποι να το πετύχει. Η απλόυστερη είναι αυτή του drag-and-drop. Επιλέγει τη στήλη από τον τίτλο πατώντας το αριστερό κουμπί του ποντικιού και χωρίς να το απελευθερώσει μετακινεί τη στήλη στο σημείο που επιθυμεί να τοποθετηθεί οπότε και απελευθερώνει το κουμπί για να το πετύχει.
Εναλλακτικά μέσω της επιλογής του μενού μπορείτε να μετατοπίσετε μια ή περισσότερες στήλες από τη λίστα που προβάλλεται και πριν την οριστικοποιήσετε πατώντας το κουμπί [ Προεπισκόπιση ] να δείτε προσωρινά το αποτέλεσμα.
Αφαίρεση επιλεγμένης στήλης
Μέσω της [Επιλογής Στηλών] μπορούμε να πρσθέσουμε και να αφαιρέσουμε στήλες. Ένας άλλος τρόπος αφαίρεσης στηλών είναι και από την επιλογή [Αφαίρεση επιλεγμένης στήλης] που ενεργοποιείται ακόμα πιό εύκολα από το αντίστοιχο κουμπάκι του toolbar.
Αυτόματη αποθήκευση μορφοποιήσεων
Γιατί να μην το θέλω;
Διότι μπορεί να θέλετε να σχεδιάσετε μια ειδική διαμόρφωση για συγκεκριμένο προσωρινό σκοπό.
Μερικά παραδείγματα:
- Θέλετε να μεταφέρετε στο Excel ένα συγκεκριμένο τμήμα
- Θέλετε να παράγετε μια απλή αναφορά και να την εκτυπώσετε
- Εκτελείτε μια ελεγκτική διαδικασία και θέλετε να βλέπετε συγκεκριμένες στήλες μόνο
Πως μια ομάδα χρηστών μπορεί να αποκτήσει κοινές μορφοποιήσεις;
Δείτε τις επιλογές Εισαγωγή ρυθμίσεων Browser και Εξαγωγή ρυθμίσεων Browser από το μενού [Εργαλεία]
Το σύστημα προβλέπει ποικιλία μορφοποιήσεων για κάθε πίνακα που εμφανίζει, ανεξάρτητα. Όλες οι μορφοποιήσεις αποθηκεύονται μόνιμα, αυτόματα (εκτός αν ο χρήστης έχει απενεργοποιήσει την σχετική επιλογή) και ανακαλούνται κάθε φορά που θα ζητήσει την εμφάνιση του εκάστοτε πίνακα.
Η αναστολή της αυτόματης αποθήκευσης γίνεται πιό εύκολα από το κουμπί του toolbar ή από την αντίστοιχη επιλογή του μενού. Επιλογή του μενού σημαίνει και αλλαγή κατάστασης από τσεκαρισμένο σε ατσεκάρισο και ανίστροφα.
Απο τη γραμμή εργαλείων
Απο το μενού
Tooltips
Τι κάνουμε όταν υπάρχουν κρυμμένες πληροφορίες και δεν θέλουμε να αποσπάσουμε την προσοχή μας για να τις βρούμε;
Σε δυσνόητους τίτλους στήλης αφήνουμε 1-2” το ποντίκι πάνω στον τίτλο και συχνά μπορεί να υπάρχει μια ολοκληρωμένη περιγραφή. Σε μακρύ κείμενο που δεν χωράει στο κελί του κάνουμε το ίδιο.
Μαρκάρισμα Περιοχής
Τι χρησιμότητα έχει;
- Για αντιγραφή στοιχείων σε άλλη εφαρμογή για επικόλληση (copy/paste) π.χ. σε ένα E-mail, ένα έντυπο κλπ.
- Για αντιγραφή στο κινητό σας
- Για μεταφορά ενός τμήματος σε Excel για περαιτέρω επεξεργασία
- Για να βγάλουμε στατιστικά (να μετρήσουμε, να αθροίσουμε κ.λπ)
- Για εκτύπωση μιας περιοχής του πίνακα
- Αν προβλέπεται, για μαζική διαγραφή ή άλλη επεξεργασία εγγραφών
Γιατί η μετακίνηση στο μαρκάρισμα δεν είναι πάντα γρήγορη;
Διότι ένας πίνακας προσπαθεί να αποτυπώσει με την καλύτερη δυνατή ακρίβεια το περιεχόμενο μιας βάσης δεδομένων που μπορεί να ανατρέπεται από δεκάδες χρήστες και διαδικασίες συνεχώς. Σε κάθε ερέθισμα επομένως αναζητά την "αλήθεια", δηλαδή αν ακόμα ισχύει αυτό που προβάλλει.
Copy/Paste ?
Προκειμένου να γίνει μια απλή αντιγραφή χρησιμοποιτείτε τον κλασσικό συνδυασμό [Ctrl-C] ή δεξί κλικ και επιλέγετε [Αντιγραφή κελιού (δηλ. Copy)]. Αν έχετε μαρκάρει περιοχή τότε στη λέξη κελιού θα γράφει μαρκ.κελιών. Πρόσθετες δυνατότητες αντιγρα-φής παρέχονται από το μενού [Επεξεργασία]
Μπορώ να αθροίσω τις εγγραφές μίας στήλης;
Μπορώ να μετρήσω τις εγγραφές που μάρκαρα;
Μπορώ να εντοπίσω τη παλαιότερη ημερομηνία μιας ομάδας εγγραφών; τη μικρότερη αξία; το μέσο όρο; το διάστημα που παρήλθε; τη μέγιστη τιμή;
ΝΑΙ ΣΕ ΟΛΑ: Μαρκάρουμε το κατάλληλο εύρος και ζητάμε στατιστικά μαρκαρισμένων.
Οποιαδήποτε περιοχή κελιών που ορίζεται από ένα νοητό πλαίσιο μπορεί να "μαρκαριστεί" προκειμένου να ακολουθήσει άλλη ενέργεια, συχνότερη των οποίων είναι η διαδικασία Copy (Αντιγραφή) στο Clipboard των Windows. Η περιοχή δεν περιορίζεται στο ορατό τμήμα του πίνακα. Προκειμένου να μαρκαριστεί η περιοχή ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει τi πρώτo και τo τελευταίο κελί της περιοχής που θέλει να μαρκάρει, χρησιμοποιώντας τους καθιερωμένους στα Windows συνδυασμούς πλήκτρων και/ή το ποντίκι.
Η συνηθέστερη τεχνική μαρκαρίσματος είναι το μαρκάρισμα των δύο άκρων. Στο παράδειγμα πατώντας το πλήκτρο [Shift] έχει γίνει αριστερό κλικ στο κελί με το πλαισιωμένο ΑΦΜ. Αφήσαμε το [Shift] και εντοπίσαμε το άλλο άκρο δηλ. το κελί με περιεχόμενο «ΝΕΑ ΜΑΚΡΗ». Πατήσαμε πάλι το πλήκτρο [Shift] και στη συνέχεια κλικ του ποντικιού στο κελί αυτό. Η μαρκαρισμένη περιοχή άλλαξε χρώμα σε γκρι. Το μαρκάρισμα δεν περιορίζεται στο ορατό τμήμα. Μπορεί να μεσολαβήσουν άλλες τοποθετήσεις σε εκατοντάδες εγγραφές μέχρι να οριστεί το άλλο άκρο είτε με το scrollbars είτε με PgDn/PgUp.
Το ίδιο αποτέλεσμα μπορεί να επιτευχθεί χρησιμοποιώντας αποκλειστικά το πληκτρολόγιο π.χ. πατώντας [Shift] και πλήκτρα πλοήγησης.
Η ακύρωση του μαρκαρίσματος γίνεται με απλό κλικ σε κάποιο κελί ή με [Shift-Backspace].
Σε περιπτώσεις που η επόμενη διαδικασία δεν είναι Copy (αντιγραφή) αλλά κάποια άλλη η οποία προβλέπει περιοχή εγγραφών (όχι δηλαδή μέρος στηλών) το μαρκάρισμα μπορεί να γίνει σε μία οποιαδήποτε στήλη (π.χ. ομαδικές διαγραφές εγγραφών, εάν επιτρέπεται για λόγους ασφάλειας).
Η μαρκαρισμένη περιοχή του browser μπορεί να αντιγραφεί κατευθείαν σε Excel (δηλ χωρίς μεσολάβηση Clipboard).
Το σύστημα θα προβάλει παράθυρο για ορισμό του ονόματος του αρχείου Excel όπου θα αποθηκευτούν τα μαρκαρισμένα κελιά του browser.
Στο δημιουργούμενο Excel είναι διαμορφωμένες κατάλληλα οι στήλες αξίας/ποσότητας, ημερομηνίας, και αλφαριθμητικής πληροφορίας. Ετσι αποφεύγεται το φαινόμενο να αντιμετωπίζονται από το Excel αριθμητικοί κωδικοί σαν αριθμοί, κάτι που συμβαίνει όταν γίνει επικόλληση μέσω Clipboard. Επίσης προσαρμοζονται αυτόματα τα πλάτη των στηλών.
Αν δεν έχει προηγηθεί μαρκάρισμα και ζητηθεί [Αντιγραφή] (Copy] θα αντιγραφεί το περιεχόμενο του ενεργού κελιού.
Επικόλληση (paste) στον πίνακα δεν προβλέπεται για ευνόητους λόγους.
Στατιστικά Μαρκαρισμένων
Τα στατιστικά προσαρμόζονται στην περιοχή που έχετε μαρκάρει. Αν μαρκάρετε μια στήλη με αριθμητικό περιεχόμενο ή με ημερομηνίες τότε θα προβληθούν στατιστικά όπως παρακάτω. Στις άλλες περιπτώσεις θα υπολογιστεί το σύνολο των εγγραφών που έχουν μαρκαριστεί.
Για να προβληθούν στατιστικά θα πρέπει να έχετε μαρκάρει τουλάχιστον δύο κελιά. Στη συνέχεια ακολουθήστε τις οδηγίες παρακάτω ή εναλλακτικά επιλέξτε [Στατιστικά μαρκαρισμένων] από το μενού [Επεξεργασία].
Export μαρκαρισμένων σε αρχείο Excel
Έχοντας μαρκάρει μια περιοχή, μπορείτε να επιλέξετε είτε από το μενού [Επεξεργασία] την επιλογή [Αντιγραφή σε Νέο Excel],...
...είτε με δεξί κλικ την αντίστοιχη επιλογή από εδώ:
Αφού ο χρήστης επιλέξει ονομασία αρχείου (λεπτομέρειες εδώ) το σύστημα θα επεξεργαστεί τα δεδομένα και θα παράξει ένα φύλλο με την παρακάτω μορφή. Η ονομασία του φύλλου ορίζεται από το σύστημα ως η ημέρα και ώρα που παρήχθη (βλ. το tab στο Excel).
QR-Code
Τι χρησιμότητα έχει;
- Για αντιγραφή στοιχείων σε άλλη εφαρμογή για επικόλληση (copy/paste) π.χ. σε ένα E-mail, ένα έντυπο κλπ.
- Για ακαριαία αντιγραφή στο κινητό σας μιας επαφής με όλα τα απαραίτητα στοιχεία
- Για απευθείας κλήση ενός αριθμού, αποστολή ενός μηνύματος SMS, ή E-Mail από το κινητό σας
- Άν το κινητό σας διαθέτει εφαρμογή π.χ. τύπου Excel μπορείτε να μεταφέρετε μια μαρκαρισμένη περιοχή ενός πίνακα εκεί.
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ:
Συστήνουμε να ενημερώσετε τον υπεύθυνο GDPR για τη δυνατότη-τα αυτή.
Τα στοιχεία που δίνει το ULTIMO στο κινητό σας (εφόσον είναι συμπληρωμένα) είναι τα παρακάτω:
- στοιχεία εταιρίας
- ταχυδρομική διεύθυνση
- διεύθυνση ιστοσελίδας εταιρίας
- μέχρι πέντε τηλέφωνα συμπληρωμένα με τα αντίστοιχα σχόλια
Προσοχή: Αν βρίσκεστε στην καρτέλα [Επαφές] τοποθετημένοι σε συγκεκριμένη επαφή, τότε θα συμπληρωθούν επιπλέον:
- τα στοιχεία προσφώνησης
- το ονοματεπώνυμο του ατόμου
- ο τίτλος
- το τμήμα
- τα εσωτερικά τηλέφωνα
- το κινητό καθώς και το
- E-Mail της επαφής
Σε αντίθετη περίπτωση θα χρησιμοποιηθεί το:
- γενικό E-Mail
Σχεδόν όπου και να βρίσκεστε μπορείτε να αντιγράψετε ταχύτατα και πανέυκολα κάποια πληροφορία στο κινητό σας. Μαρκάρετε το κείμενο που θέλετε, ζητάτε να προβληθεί σε μορφή QR-Code και το φωτογραφίζετε με την κάμερα του κινητού σας.
Αν διαθέτετε AGENDA-ΟΝΟΜΑΤΑ μπορείτε να πάτε ακόμα παραπέρα. Να μεταφέρετε επαφές στο κινητό σας, να καλέσετε απευθείας, να μεταφέρετε ή ενημερώσετε τις επαφές του κινητού σας ως vCard, να στείλετε Email, μήνυμα SMS, video, location share κ.λπ απλά σκανάροντας το QR-Code που ζητήσατε! Αναγνωρίζονται από συσκευές iOS (iPhone) και Android.
Από ποιά σημεία μπορώ να αντιγράψω;
 |
Αφού μαρκάρετε αυτό που θέλετε να αντιγράψετε, πατήστε δεξί κλικ και επιλέξτε [Αντιγραφή σε QR-Code] για να παραχθεί το QR-Code που θα σκανάρετε (φωτογραφίσετε) |
Πώς σκανάρω το QR-Code;
Με μία λέξη, πανεύκολα.
Τι πλεονέκτημα έχω αν διαθέτω ΟΝΟΜΑΤΑ;
Αν διαθέτετε AGENDA-ΟΝΟΜΑΤΑ μπορείτε να εκμεταλλευτείτε και άλλες δυνατότητες, εξίσου εύκολα.
Εδώ τα στοιχεία δεν αντιμετωπίζονται ως απλό κείμενο, αλλά ως οντότητα πληροφοριών τύπου «επαφής» (contact) διακρίνοντας επιμέρους ιδιότητες (διεύθυνση, τηλέφωνα κ.λπ.) ξεχωριστά που μπορούν να αναγνωριστούν από συσκευές τρίτων. Οι περισσότερες συσκευές υποστηρίζουν το πρότυπο vCard που παράγεται από τα ΟΝΟΜΑΤΑ και που ενεργοποιείται με τη μορφή κειμένου και αντίστοιχου QR-Code, χάρη στο ειδικό κουμπί στην καρτέλα ενός ΟΝΟΜΑΤΟΣ.
Πώς λειτουργεί
 |
Πατώντας το κουμπί θα προβληθεί ένα παράθυρο που περιέχει τα στοιχεία που μεταφέρονται βάσει του προτύπου vCard καθώς και το QR-Code που αντιστοιχεί σε αυτά. Συνήθως δεν χρειάζεται κάτι άλλο και μπορείτε στο σημείο αυτό να προχωρήσετε στο σκανάρισμα. Για ακόμα μεγαλύτερη ευελιξία, παρέχετε η επιπλέον δυνατότητα να παρέμβετε στα στοιχεία ή να τα συμπληρώσετε. Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί QR-Code ώστε να παραχθεί νέο που περιέχει τις αλλαγές σας. |
Παράδειγμα MotoG με Android 9 |
|
Παράδειγμα iPhone με iOS v.15.4
|
Ακολουθήστε τις οδηγίες των τριών βημάτων παραπάνω πατώντας την ένδειξη-κουμπί που θα προβάλλει το κινητό σας προκειμένου να καλέσετε απευθείας, να μεταφέρετε ή ενημερώσετε τις επαφές του κινητού σας ως vCard, να στείλετε Email, μήνυμα SMS, video, location share κ.λπ.
Βασικές γνώσεις
Τι είναι ταξινόμηση
Με τη λέξη ταξινόμηση εννοούμε τη σειρά με την οποία προβάλλονται οι εγγραφές σε ένα πίνακα. Με ελάχιστες εξαιρέσεις, κάθε ενότητα προσφέρει μια ή και περισσότερες σταθερές ταξινομήσεις καθώς και μια «κατά σειρά καταχώρησης» δηλαδή η φυσική σειρά με την οποία οι εγγραφές καταχωρήθηκαν. Στους πίνακες οι ταξινομήσεις είναι συγκεκριμένες και σε αντίθεση με τις αναφορές, ο χρήστης δεν μπορεί να ορίσει δική του. Ο λόγος που έχουμε συγκεκριμένες ταξινομήσεις είναι ότι σε μεγάλες βάσεις δεδομένων είναι χρονοβόρο να ταξινομούνται οι εγγραφές κατά παραγγελία για οποιαδήποτε πιθανή σειρά και για αυτό υπάρχουν προ-σχεδιασμένοι συνδυασμοί που συνεχώς συντηρούνται/ενημερώνονται.
Τύποι ταξινομήσεων και κλειδιά
Συνήθως οι ταξινομήσεις είναι αλφαβητικές (αλφαριθμητικές για την ακρίβεια). Αν για παράδειγμα έχουμε ως ταξινόμηση το επώνυμο ενός πελάτη τότε λέμε ότι κλειδί είναι το επώνυμο του πελάτη. Συχνότερα κάνουμε χρήση κωδικών ως κλειδί προκειμένου να εξασφαλίσουμε μοναδικότητα όπου και εδώ η ταξινόμηση είναι αλφαριθμητική. Υπάρχουν επίσης ημερομηνιακά και αξιακά κλειδιά. Συνήθως τα κλειδιά είναι πιο σύνθετα και αποτελούνται από περισσότερα του ενός τμημάτων. Για παράδειγμα το πρώτο τμήμα του κλειδιού μπορεί να είναι ο κωδικός πελάτη το δεύτερο να είναι η ημερομηνία κίνησης και το τρίτο ο τύπος παραστατικού. Έτσι όταν απομονώσουμε τον πελάτη θα έχουμε κατά χρονολογική σειρά τις κινήσεις του ομαδοποιημένες μέσα στην ημέρα κατά τύπο παραστατικού. Οι ταξινομήσεις είναι συνήθως αύξουσας σειράς (α,β,γ… 1,2,3…) αλλά υπάρχουν και περιπτώσεις με φθίνουσα σειρά (ω,ψ,χ… 9,8,7…)
Τι χρησιμότητα έχουν οι ταξινομήσεις;
Είναι απαραίτητες για ομαδοποιήσεις, κατατάξεις, συμφωνίες και προπαντός αναζητήσεις.
Τι είναι η ενεργή ταξινόμηση
Ενεργή ταξινόμηση αποκαλείται η σειρά με την οποία προβάλλονται οι εγγραφές σε ένα πίνακα ανά πάσα στιγμή. Η περιγραφή της ενεργής ταξινόμηση προβάλλεται στο χώρο του τίτλου. Η ενεργή ταξινόμηση μπορεί να αλλάξει από το χρήστη ανάλογα με τις απαιτήσεις του.
Τι ισχύει και πώς αλλάζουμε σειρά
Η Ενεργή (ισχύουσα) ταξινόμηση αλλάζει από την επιλογή [Αλλαγή ταξινόμησης] στο μενού [Προβολή] αυτή ή με [F5] και αφού επιλέξει ο χρήστης μία από τις διαθέσιμες ταξινομήσεις (Στο μενού εμφανίζεται σαν επιλεγμένη η ενεργή ταξινόμηση).
Οπτική αποτύπωση ταξινομήσεων & χειρισμοί
Η Ενεργή σειρά ταξινόμησης προβάλλεται πάντα στον τίτλο του παραθύρου δεξιά από την κάθετο που ακολουθεί την περιγραφή της επιλεγμένης ενότητας. Επιπλέον υπάρχουν ενδείξεις, κάτω από τον τίτλο των στηλών που συμμετέχουν στις διαθέσιμες ταξινομήσεις.
Οι στήλες που συμμετέχουν στην ενεργή ταξινόμηση διαθέτουν:
- Αριθμητική ένδειξη 1,2,3.. κλπ βάσει της σειράς με την οποία τα τμήματα του κλειδιού/στήλες συμμετέχουν στην ενεργή ταξινόμηση
- Χρωματική ένδειξη που ξεκινάει από έντονο κίτρινο και σκουραίνει σταδιακά, ανάλογα με την παραπάνω σειρά
- Μεγάλο "βελάκι" στην στήλη που αφορά το πρωτεύον κλειδί/στήλη της ταξινόμησης
Στήλες των οποίων οι τίτλοι στο κάτω μέρος έχουν ένα πολύ μικρό βελάκι υποδηλώνουν το πρωτεύον κλειδί κάποιας εναλλακτικής ταξινόμησης. Με αριστερό κλικ στη περιοχή αυτή επιλέγεται αυτόματα η αντίστοιχη ταξινόμηση, πολύ ταχύτερα παρά με τη διαδικασία μέσω [F5].
Στις λοιπές περιπτώσεις ενεργού κλειδιού το αριστερό κλικ στη σχετική περιοχή ενεργοποιεί τη λειτουργία [Αναζήτηση κλειδιού] [Tab].
Με δεξί κλικ στην περιοχή προβάλλεται context sensitive μενού από όπου μπορεί κανείς μεταξύ άλλων να ενεργοποιήσει την [Επιλογή άλλης ταξινόμησης] [F5].
Η αλλαγή ταξινόμησης είναι απαραίτητη για δύο λόγους. Ο πρώτος είναι η απεικόνιση σειράς εγγραφών με συγκεκριμένη ομαδοποίηση. Η ομαδοποίηση αυτή πολύ συχνά αποτελεί από μόνη της μια ουσιαστική πληροφορία. Ο δεύτερος λόγος είναι ότι οι προκαθορισμένες ταξινομήσεις κάθε ενότητας έχουν το προνόμιο να παρέχουν ακαριαία ανταπόκριση σε αναζήτηση. με την προϋπόθεση ότι το στοιχείο προς αναζήτηση σχετίζεται άμεσα με την ενεργή ταξινόμηση. Ο χρήστης μπορεί να ορίσει ταξινομήσεις της αρεσκείας του σε αναφορές, εκτυπώσεις κ.λπ. που όμως δεν ενεργοποιούνται από το πίνακες. Σε ορισμένες ενότητες, όπου είναι χρήσιμο, παρέχεται η δυνατότητα στο χρήστη - υπεύθυνο, να ορίσει αυτός τα κριτήρια ταξινόμησης. Οι ταξινομήσεις αυτές είναι ισότιμες των προκαθορισμένων ταξινομήσεων. (βλ επίσης σχετικό θέμα που αναφέρεται στις Παραμετρικές Εκτυπώσεις - Query)
Αναζητήσεις
Αξίζει τον κόπο να αφιερώσετε λίγο χρόνο και να πειραματιστείτε δοκιμάζοντας διαφορετικά κλειδιά σε διαφορετικές ενότητες. Ξεκινήστε με απλά κλειδιά π.χ. στα Ονόματα και προχωρήστε με πιο σύνθετες περιπτώσεις.
Η προσπάθειά σας θα ανταμειφθεί με κέρδος στο μελλοντικό χρόνο αναζήτησεων.
Αναζήτηση κλειδιού
Αποτελεί επιλογή από το μενού [Προβολή] και επιτρέπει την ακαριαία ανταπόκριση, σε αναζήτηση κάποιου στοιχείου που σχετίζεται άμεσα με την ενεργή ταξινόμηση. Ο χρήστης πριν προβεί σε κάποια αναζήτηση θα πρέπει προηγουμένως να εξετάσει ποιες από τις διαθέσιμες ταξινομήσεις περιέχουν το στοιχείο - κλειδί - κριτήριο της αναζήτησης. Θα χρησιμοποιήσουμε για παράδειγμα την ενότητα Ημερολόγιο - Agenda. Ας υποθέσουμε ότι ο χρήστης επιθυμεί να εντοπίσει τις φορολογικές του υποχρεώσεις που έχει χαρακτηρίσει με κατηγορία εγγραφής: "Φορ". Ο χρήστης μπορεί να εξετάσει όλες τις διαθέσιμες ταξινομήσεις με [F5] (Επιλογή ταξινόμησης) ή μέσω της αντίστοιχης επιλογής από το μενού. Θα παρατηρήσει ότι διατίθεται η ταξινόμηση "Κατά Κατηγορία, Ημερομηνία και Ωρα". Θα πρέπει να την επιλέξει (εάν δεν είναι ήδη ενεργή) και να στη συνέχεια να ζητήσει την επιλογή [Αναζήτηση κλειδιού] [Tab]. Το παράθυρο με τίτλο "Αναζήτηση με ταξινόμηση" που θα προβληθεί, περιέχει πεδία που αντιστοιχούν με τα πεδία (τμήματα κλειδιού) που ορίζουν την ενεργή ταξινόμηση. Το σύνολο των πεδίων αυτών αποτελούν και το κλειδί αναζήτησης που θα πληκτρολογήσει ή επιλέξει ο χρήστης.
Αναζήτηση τελευταίου
Σε όλους τους πίνακες, όπου υπάρχει η δινατότητα αναζήτησης κλειδιού με [Tab], έχει προστεθεί η δυνατότητα, αναζήτησης της τελευταίας (αντί της πρώτης) εγγραφής που έχει το κλειδί που αναζητάτε, πατώντας το κουμπί "OK τελευτ [F6]" ή το πλήκτρο [F6].
Π.χ. στα Αρθρα λογιστικής, με ενεργή ταξινόμηση κατά λογαριασμό και ημερομηνία, αν αναζητάτε έναν λογαριασμό χωρίς συγκεκριμένη ημερομηνία, μπορείτε πατώτας το πλήκτρο [F6] να τοποθετηθείτε στην τελευταία ημερομηνία κίνησης του λογαριασμού αυτού.
Αποτέλεσμα αναζήτησης ανάλογα με τη μορφή του κλειδιού
Έξυπνη Αναζήτηση
Το νέο εργαλείο έξυπνης αναζήτησης της ΣΥΝΠΑΝ, που διατίθεται σταδιακά σε ενότητες όπως Λογαριασμοί, Ονόματα, Κωδικολόγιο αποθήκης και λειτουργεί ως εξής:
Ενεργοποιείται απευθείας πατώντας CTRL-F ή πατώντας TAB για αναζήτηση και μετά το κουμπί "Εξυπνη αναζήτηση".
Πληκτρολογώντας ακόμα και μεικτά Κεφαλαία, Πεζά, Ελληνικά, Αγγλικά, το σύστημα σας προβάλλει ό,τι ταιριάζει μέσα στον πίνακα που βρίσκεστε.
Μέσα από την περιορισμένη λίστα, με τα βελάκια και ENTER μπορείτε να μεταβείτε προσωρινά και να δείτε όλα τα στοιχεία της εγγραφής. Με δεύτερο ENTER το επιλέγετε ή αρκεί το CTRL-Enter εφόσον θέλετε να το επιλέξετε χωρίς να μεταβείτε προσωρινά.
Βέβαια μην το παρακάνετε στις γενικότητες διότι η λίστα έχει ένα όριο ύψους πάνω από το οποίο δεν θα σας δώσει άλλα είδη (π.χ. η αναζήτηση στη Google είναι μεταξύ 6-10 ευρέσεων, εμείς σας δίνουμε περίπου 30).
Επίσης:
1. Άμεση διαγραφή κριτηρίου αναζήτησης
2. Μετακινήστε το παραθυράκι έξυπνης αναζήτησης στη θέση που σας βολεύει.
3. Το πρόγραμμα θυμάται που το αφήσατε την τελευταία φορά και το επανατοποθετεί στην ίδια θέση (και ανάλογα από που το καλέσατε).
Χρήση μάσκας για προχωρημένους
Οι προχωρημένοι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν και «μάσκα» αναζήτησης (που δεν είναι υποχρεωτική) με τη χρήση των χαρακτήρων * και ?. Για παράδειγμα η αναζήτηση τύπου ??5*ΤΔΑ θα εντοπίσει εγγραφές που στη τρίτη θέση του κλειδιού υπάρχει ο αριθμός 5 και ακολουθεί η σειρά χαρακτήρων ΤΔΑ σε οποιαδήποτε σημείο στο κλειδί (μετά το 5).
Υποστηρίζεται η χρήση πολλαπλών πεδίων.
Λίγα ακόμη για τον προχωρημένο
Η δυνατότητα αυτή είναι ιδιαίτερα ισχυρή λόγω ταχύτητας. Η αναζήτηση δεν είναι τόσο ακαριαία όσο η απλή, όμως επειδή το σύστημα δεν αναζητά τα στοιχεία στα «δεδομένα» αλλά στα αρχεία δεικτών οι ταχύτητες που επιτυγχάνονται είναι ιδιαίτερα υψηλές
Αναζήτηση με μάσκα
Η δυνατότητα αναζήτησης τύπου "Περιέχει", βρίσκεται πάντα ενσωματωμένη στο μηχανισμό Αναζήτηση με ταξινόμηση (F5).
Οταν π.χ. στα Ονόματα θέλετε να εντοπίσετε την εταιρία Κ.ΣΑΡΓΟΛΟΓΟΣ "ΣΥΝΠΑΝ SOFTWARE", πιθανόν να μην θυμάστε ότι την είναι καταχωρημένη έτσι (δηλ "Κ.ΣΑΡΓΟΛΟΓΟΣ...") και να προσπαθείτε να την αναζητήσετε ως "ΣΑΡΓΟΛΟΓΟΣ". Σε μία τέτοια περίπτωση η κλασική αναζήτηση κλειδιού με [TAB] δεν θα μπορέσει να την εντοπίσει.
Μπορείτε λοιπόν πλέον, να πατήσετε το [TAB], να γράψετε αυτό που ψάχνετε π.χ. ΣΑΡΓΟ και να πατήσετε το νέο κουπί Περιέχει [F4].
Κάτω από το πεδίο αναζήτησης, προβάλλεται το αν βρέθηκε ή όχι, ποιό σημείο χαρακτήρων ταίριαξε και σε ποιόν α/α εγγραφής εντοπίστηκε. Σε περίπτωση που δεν είναι η εγγραφή που αναζητάτε, πατήστε ξανά το Περιέχει [F4] οπότε το σύστημα θα προχωρήσει σε επόμενη αναζήτηση.
Οταν βρείτε την εγγραφή που επιθυμείτε, πατήστε OK για να την επιλέξετε.
Η λειτουργία αυτή είναι διαθέσιμη στην επιλογή "Αναζήτηση κλειδιού [TAB]" όλων των ενοτήτων. Το σύστημα αρχίζει την αναζήτηση από την αρχή της ενεργής ενόητητας, μέ βάση την ταξινόμηση, και όχι από την ενεργή εγγραφή και μετά όπως συμβαίνει στην "Αναζήτηση από δεδομένα στήλης" [Ctrl-Enter]
ΣΗΜ: Η "αναζήτηση τελευταίου" δεν δυνδυάζεται με τη δυνατότητα αυτή.
Δημιουργήστε δικά σας κουμπία σε κάθε ενότητα με τις λειτουργίες που επιθυμείτε
Πού φιλοξενούνται
Εκτός από το μενού, τα εικονίδια στο toolbar, και τα πλήκτρα (hot-keys / shortcuts) με τα οποία ενεργοποιείτε ακαριαία μια λειτουργία, μπορείτε επιπλέον να ορίσετε δικά σας κουμπιά, τόσο στην κάτω μπάρα του πίνακα (browser) όσο και στην κάτω μπάρα των καρτελών καταχώρησης που αντιστοιχούν στον πίνακα.
Η δυνατότητα αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για επιλογές που ενώ είναι σχετικά συχνής χρήσης, δεν είναι τόσης ώστε να έχετε απομνημονεύσει το πλήκτρο που την ενεργοποιεί. Ο χώρος στον οποίο μπορείτε να ορίσετε κουμπιά είναι ο εκάστοτε ελεύθερος από αριστερά της αντίστοιχης κάτω μπάρας. Αν αφήσετε το ποντίκι σας απάνω του θα προβληθεί μια υπενθύμιση για το πώς λειτουργεί η δυνατότητα αυτή. Επιπλέον, με δεξί κλικ στην ίδια περιοχή μπορείτε να ζητήσετε να διαβάσετε αυτό το κείμενο βοήθειας και οδηγιών.
Έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε οποιαδήποτε επιλογή των μενού σε μορφή κουμπιού. Μάλιστα μπορείτε να αλλάξετε την περιγραφή, να την παραλείψετε τελείως (εφόσον διατίθεται εικονίδιο), να την προβάλλετε μαζί ή χωρίς το εικονίδιο, να αλλάξετε το μέγεθος, το χρώμα του φόντου και τη σειρά με την οποία σειρά κουμπιών εμφανίζονται. Τέλος μπορείτε οποιαδήποτε στιγμή να τα τροποποιήσετε πολύ ευκολά και φυσικά να το διαγράψετε, όπως θα δούμε παρακάτω.
Νέο κουμπί
Για να είναι εύχρηστος ο τρόπος με τον οποίο ενεργοποιείται η επιλογή καθορισμού παραμέτρων νέου κουμπιού, είναι λίγο ασυνήθιστος αλλά ιδιαίτερα απλός όταν το δοκιμάσετε μια-δυό φορές. Περιγράφεται στα τρία βήματα παρακάτω που συνοπτικά είναι ότι κάνουμε κλικ με το ποντίκι στην επιθυμητή επιλογή του μενού ενώ έχουμε πατημένα τα πλήκτρα [Shift] και [Ctrl] συγχρόνως.
Στόχος αυτού του χειρισμού είναι να προβληθεί το παράθυρο "Δημιουργία κουμπιού άμεσης επιλογής" παρακάτω, χάρη στο οποίο θα μπορέσετε να το διαμορφώσετε όπως το προτιμάτε.
Η περιγραφή του κουμπιού
Στην πρώτη γραμμή διατηρείται η περιγραφή λειτουργίας όπως αυτή προέρχεται από το μενού. Ακολουθεί ένα πεδίο που αρχικά έχει το ίδιο περιεχόμενο με το προηγούμενο, αλλά που όμως μπορεί ελεύθερα να διαμορφωθεί από το χρήστη.
Το επόμενο πεδίο ορίζει το πλάτος του πεδίου. Αν έχετε ροδάκι στο ποντίκι σας (ή αντίστοιχο) μπορείτε ενώ το ποντίκι σας είναι πάνω στο πεδίο, με το ροδάκι να αλλάζετε την τιμή και να παρακολουθείτε το προηγούμενο πεδίο να αυξομειώνεται το μέγεθός του. Έτσι το προσαρμόζετε ανάλογα με το κείμενο που έχετε ορίσει.
Μορφή προβολής
Στο πεδίο αυτό ο χρήστης μπορεί να ορίσει αν θέλει το κουμπί να περιλαμβάνει εικονίδιο, περιγραφή ή και τα δύο. Όταν δεν διατίθεται εικονίδιο στο μενού τότε εδώ θα μπορεί να οριστεί μόνον η περιγραφή. Αυτή είναι η μόνη παράμετρος που δεν αλλάζει εκ των υστέρων παρά μόνον αν διαγράψετε το κουμπι και το ξαναδημιουργήσετε.
Χρώμα επιλογής
Στο μεγάλο πλαίσιο προβάλλεται το χρώμα του φόντου που θα έχει το κουμπί. Αν ο χρήστης δεν το έχει μεταβάλλει τότε διακρίνεται το λεκτικό "(Προτεινόμενο)" αλλιώς το λεκτικό "(Πειραγμένο)". Εάν ο χρήστης το έχει αλλάξει μπορεί να επαναφέρει το προτεινόμενο με το κουμπί [Επαναφορά] που μπαίνει στη θέση του [Μ/Δ ].
Διορθώσεις - Διαμόρφωση περιοχής
Με δεξί κλικ πάνω σε ένα κουμπί, προβάλλεται μενού με τις επιλογές διαμόρφωσης, μετατόπισης ή διαγραφής του κουμπιού.
Το πεδίο «Μορφή προβολής» στις παραμέτρους δεν αλλάζει (δηλ. αν προβάλλεται εικονίδιο ή περιγραφή ή και τα δύο). Αν θέλετε να το αλλάξετε τότε πρέπει να το διαγράψετε και να δημιουργήσετε ένα νέο.
Μην ξεχάσετε
Εαν αποφασίσετε να τροποποιήσετε τα προτεινόμενα, τότε αφου επιλέξετε τις επιθυμητές παρμέτρους μην ξεχάσετε να ζητήσετε [Αποθήκευση]
Ειδικοί πίνακες ;
Οι γενικές παράμετροι αφορούν όλους τους πίνακες. Μπορείτε όμως να τροποποιήσετε και πίνακες ατομικά από το μενού [Εργαλεία] του υποψήφιου browser και την επιλογή [Ρυθμίσεις Browser]
Γενικές παράμετροι
Ο χρήστης μπορεί αν επιθμεί να αλλάξει τον προτεινόμενο τρόπο που προβάλλονται οι γενικά οι πίνακες καθώς και τη συμπεριφορά τους. Τονίζεται το "γενικά" διότι μπορεί να προβεί και σε ειδικές ρυθμίσεις για συγκεκριμένους πίνακες όπως θα δούμε παρακάτω.
Οι γενικές παράμετροι ορίζονται από τις [Ιδιότητες σταθμού εργασίας] από την επιλογή "Ιδιότητες πινάκων (Browsers)". Εδώ ορίζονται όλες οι παράμετροι εκτός απο τις γραμματοσειρές που ορίζονται από την προηγούμενη επιλογή "Γραμματοσειρές" που θα δούμε παρακάτω.
Μορφή πλαισίων
Υπάρχει η δυνατότητα (δεν το συνιστούμε) να αλλάξει η μορφή πλαισίων. Οι δυνατές παραλλαγές αποτυπώνονται από την επιλογή «Άλλη μορφή». Η ισχύουσα μορφή προβάλλεται από την επιλογή «Τι ισχύει τώρα».
Κέρσορας / Επιλεγμένη εγγραφή
Προκειμένου να διευκολύνουμε τον οπτικό εντοπισμό της εκάστοτε επιλεγμένης εγγραφής έχουμε τα παρακάτω διακριτικά:
- Το βελάκι αριστερά που δείχνει την επιλεγμένη εγγραφή
- Την κόκκινη υπογράμμιση της επιλεγμένης εγγραφής
- Το κόκκινο πλαίσιο γύρω από το επιλεγμένο πεδίο της εγγραφής (ενεργή στήλη)
Οι αλλαγές αυτές, ενεργοποιούνται αυτόματα για όλες τις ενότητες. Ο Χρήστης μπορεί να επιλέξει αν επιθυμεί να μην υπάρχει το βελάκι ή ακόμα και να γυρίσει στον παλιό τρόπο αποτύπωσης της επιλεγμένης εγγραφής.
Επιλεγμένη εγγραφή πάντα ορατή
Οταν επιλεγεί [Οχι], που είναι και η προτεινόμενη συμπεριφορά, τότε κατά τη κύλιση (scrolling), με το ροδάκι του ποντικού, η επιλεγμένη εγγραφή παραμένει σταθερή δηλαδή δεν είναι πάντα ορατή. Οποιαδήποτε άλλη επιλογή θα ενεργοποιείται στην τελευταία επιλεγμένη εγγραφή ακόμα και αν αυτή δεν είναι εκείνη τη στιγμή ορατή. Η συμπεριφορά αυτή πλέον τείνει να καθιερωθεί και σε άλλα συστήματα.
Ενεργή γραμμή κύλισης
Οταν επιλεγεί [Ναι], που είναι και η προτεινόμενη συμπεριφορά, τότε κατα την μετακίνηση της κατακόρυφης γραμμής κύλισης (scrollBar) μετακινούνται συγχρόνως τα περιεχόμενα του πίνακα (δηλ. δεν περιμένει το σύστημα να αφήσει ο χρήστης το αριστερό κουμπί του ποντικιού ώστε να να γίνει η σχετική μετακίνηση περιεχομένων).
Γραμματοσειρές
Από τις "Ιδιότητες πινάκων (Browsers)", επιλογή "Γραμματοσειρές" μπορούμε να αλλάξουμε τις προτεινόμενες.
Προβλέπονται τρείς κατηγορίες πινάκων (browsers) Ο πρώτος και συνηθέστερος είναι ο ποιο κοινός. Ο δεύτερος σχετίζεται με κάποιους ειδικούς πίνακες που για λόγους εργονομίας απαιτείται να παρουσιάζονται με γραμματοσειρές σταθερού μήκους (δηλ. το «ι» να καταλαμβάνει ίδιο μήκος με το «Ω»). Ο τρίτος αποτελεί μια παραλλαγή του δεύτερου και πρακτικά είναι ένας browser μιας στήλης για αναφορές τύπου text (μη γραφικής μορφής δηλ.) που χρησιμοποιεί ο text viewer.
Για τον πρώτο προτείνεται η γραμματοσειρά VerdanaSNP που αποτελεί μια παραλλαγή της κοινής Verdana πειραγμένης σε κάποια σημεία ώστε να διακρίνονται καλύτερα κάποιοι χαρακτήρες. Για τους άλλους δύο θα πρέπει να επιλεγεί κάποια γραμματοσειρά σταθερού μήκους (fixed/monospaced fonts). Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να επιλεγεί γραμματοσειρά που διαθέτει Script “Greek” γιατί αλλιώς δεν θα διαβάζονται τα Ελληνικά.
Στους κοινούς πίνακες μπορεί επίσης να οριστεί οι τίτλοι των στηλών να είναι μικρότεροι από την περιοχή των δεδομένων κατά ένα αριθμό «στιγμών» (points.) Προβλέπεται ένας αριθμός από 0 έως 16.
Γιατί να θέλω να "εισάγω" ρυθμίσεις;
Ορισμένοι πίνακες διαθέτουν ένα μεγάλο πλούτο πληροφοριών και αποτελούν το πεδίο εργασίας κάποιων χρηστών για πολλές ώρες στο καθημερινό τους ωράριο. Αυτό καθιστά την εργονομία τους πολύ σημαντική. Η κατάλληλη διάταξη μπορεί να γλυτώνει πολύ χρόνο κάθε μέρα κάνοντας κάποιες εργασίες ευκολότερες και προπαντός να γίνονται με πιο αξιόπιστο τρόπο διότι οι κατάλληλες πληροφορίες είναι άμεσα προφανείς και ελεγχόμενες.
Κάποιοι χρήστες μπορεί για τους λόγους αυτούς να έχουν τελειοποιήσει μια διαμόρφωση την οποία μπορούν να μοιραστούν με χρήστες μιας ομάδας που δεν το έχουν κάνει (ή είναι π.χ. νεο-προσληφθέντες).
Για να δείτε πως γίνεται πατήστε εδώ
Ειδικές παράμετροι ανά πίνακα
Οι περισσότερες παράμετροι (Γραμματοσειρά - που συμπεριλαμβάνεις και μέγεθος χαρακτήρων, μορφή κέρσορα επιλεγμένης εγγραφής και βελάκι) μπορούν να οριστούν και για συγκεκριμένους πίνακες. Επιπλέον μπορεί να οριστεί και το ύψος γραμμής κάτι που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε περιπτώσεις που υπάρχει πολύ κείμενο και θέλουμε να βλέπουμε περισσόερες από μια γραμμή ανα εγγραφή ή σε περιπτώσεις που υπάρχουν εικόνες/φωτογραφίες.
Πώς διαμορφώνουμε έναν συγκεκριμένο πίνακα.
Πηγαίνουμε στον πίνακα που θέλουμε να διαμορφώσουμε και επιλέγουμε [Ρυθμίσεις browser] από το μενού [Εργαλεία]. Επιλέγουμε από αριστερά την ποράμετρο που θέλουμε να αλλάξουμε. Οι «παράμετροι αφής/πένας» προβάλλεται μόνο στους τεχνικούς διότι απαιτούν ειδικές γνώσεις. Αν διαθέτετε συσκευές όπως π.χ. tablets που δεν ανταποκρίνονται ικανοποιητικά στο χειρισμό τους, απευθυνθείτε στην υποστήριξη της ΣΥΝΠΑΝ. Μπορούν να γίνουν ρυθμίσεις με απομακρυσμένη σύνδεση.
Από το μενού εργαλεία μπορούμε να ζητήσουμε απευθείας αλλαγή γραμματοσειράς. Όπως και στις γενικές παραμέτρους και εδώ θα πρέπει να επιλεγεί γραμματοσειρά που διαθέτει Script “Greek” γιατί αλλιώς δεν θα διαβάζονται τα Ελληνικά.
Επίσης στο μενού εργαλεία υπάρχουν και οι επιλογές Zoom που επιτρέπουν προσωρινά στο χρήστη να μεγαλώσει ή να μικρύνει «τα γράμματα». Η δυνατότητα αυτή διατίθεται και εκτός μενού, με τα πλήκτρα [Ctrl] και συγχρόνως το πλήκτρο [+] ή [-] του αριθμητικού πληκτρολογίου (δεξιά) εφόσον διατίθεται. Αν ο χρήστης επιθυμεί μεγαλύτερους χαρακτήρες γενικότερα τότε θα πρέπει να το ζητήσει από τις γενικές παραμέτρους ζητώντας μεγαλύτερο μέγεθος γραμματοσειράς.
Ρυθμίσεις browser (ενεργού πίνακα)
Οι διαθέσιμες επιλογές που παρέχονται είναι αντίστοιχες αυτών που περιγράφονται στο τμήμα Γενικές παράμετροι. Μόλις ολοκληρώσετε τις ρυθμίσεις μην ξεχάσετε να πατήσετε το κουμπί [Αποθήκευση].
H νέα γραμματοσειρά που θα επιλεγεί για ένα πίνακα μπορεί να έχει σαν αποτέλεσμα να μην χωράει το απαιτούμενο κείμενο σε κάποιες στήλες ή να περισσεύει περιττός καινός χώρος. Τσεκάροντας την επιλογή «Αναπροσαρμογή πλάτους στηλών ώστε να χωράει το ίδιο κείμενο» θα γίνει αυτόματη αναπροσαρμογή.
Εισαγωγή - εξαγωγή ρυθμίσεων
Ορισμένοι πίνακες διαθέτουν ένα μεγάλο πλούτο πληροφοριών και αποτελούν το πεδίο εργασίας κάποιων χρηστών για πολλές ώρες στο καθημερινό τους ωράριο. Αυτό καθιστά την εργονομία τους πολύ σημαντική. Η κατάλληλη διάταξη μπορεί να γλυτώνει πολύ χρόνο κάθε μέρα κάνοντας κάποιες εργασίες ευκολότερες και προπαντός να γίνονται με πιο αξιόπιστο τρόπο διότι οι κατάλληλες πληροφορίες είναι άμεσα προφανείς και ελεγχόμενες.
Κάποιοι χρήστες μπορεί για τους λόγους αυτούς να έχουν τελειοποιήσει μια διαμόρφωση την οποία μπορούν να μοιραστούν με χρήστες μιας ομάδας που δεν το έχουν κάνει (ή είναι π.χ. νεο-προσληφθέντες).
Πώς ένας ή περισσότεροι χρήστες εισάγουν τις ρυθμίσεις κάποιου άλλου;
Εξαγωγή ρυθμίσεων
Ο χρήστης με την «πρότυπη» διαμόρφωση επιλέγει [Εξαγωγή ρυθμίσεων browser] από το μενού [Εργαλεία] μια φορά. Οι ρυθμίσεις του τότε "ανεβαίνουν" σε ένα κοινόχρηστο χώρο από τον οποίο άλλοι χρήστες μπορούν να το "κατεβάζουν" μέσω της επιλογής [Εισαγωγή ρυθμίσεων].
Εισαγωγή ρυθμίσεων
Όποιος χρήστης θέλει να εφαρμόσει στο σταθμό εργασίας του "ανεβασμένη ρύθμιση" επιλέγει [Εισαγωγή ρυθμίσεων browser] από το ίδιο μενού. Οι ρυθμίσεις αυτές γίνονται τότε «δικές του» με την έννοια ότι μπορεί να τις τροποποιήσει περεταίρω χωρίς να επηρεάσει άλλους χρήστες.