Ευρετήριο
ΠΗΓΕΣ
Σχεδόν ό,τι παράγεται ή αντλείται από τις εφαρμογές της ΣΥΝΠΑΝ μπορεί να αποσπαστεί, να εκτυπωθεί, να αντιγραφεί, να μοιραστεί ή να αποθηκευτεί για περαιτέρω επεξεργασία. Οι δυνατότητες είναι πολλές. Εδώ περιγράφονται αναλυτικά. Η συνηθέστερη πηγή είναι οι αναφορές (reports) οι οποίες εντάσσονται σε δύο βασικές κατηγορίες, τις Τυποποιημένες και τις Παραμετρικές. Όμως υπάρχουν και άλλοι τρόποι να αντλήσουμε στοιχεία όπως θα δούμε παρακάτω. Επίσης στις "αναφορές" εντάσσουμε και άλλες μορφές εκτύπωσης όπως οι ετικέτες, ειδικά έντυπα κ.λπ. Τέλος, κάποια ειδικά σημεία παραγωγής εκτυπώσεων όπως π.χ. η έκδοση παραστατικών, στηρίζονται στην ίδια τεχνολογία επομένως αν υπάρχουν απορίες σχετικά με αυτά τα θέματα, οι απαντήσεις πιθανόν να βρίσκονται εδώ.
Τυποποιημένες Αναφορές
Σχεδόν ό,τι παράγεται ή αντλείται από τις εφαρμογές της ΣΥΝΠΑΝ μπορεί να αποσπαστεί, να εκτυπωθεί, να αντιγραφεί, να μοιραστεί ή να αποθηκευτεί για περαιτέρω επεξεργασία. Οι δυνατότητες είναι πολλές. Εδώ περιγράφονται αναλυτικά.
Η συνηθέστερη πηγή πληροφόρησης των χρηστών, εκτός των πινάκων, είναι οι Τυποποιημένες Αναφορές. Αυτές είναι αναφορές (reports) συχνά είναι σχεδιασμένες να καλύψουν συγκεκριμένες ανάγκες όπως π.χ. μια Λογιστική Καρτέλα, ένα Ισοζύγιο Αποθήκης, μια Μισθοδοτική Κατάσταση ή ένα ημερολόγιο κινήσεων. Άλλες φορές πάλι η χρήση κάποιας τυποποιημένης αναφοράς μπορεί να είναι γενικότερης χρήσης.
Σε κάθε περίπτωση παρέχεται στο χρήστη μια δέσμη παραμέτρων προκειμένου η αναφορά να περιοριστεί π.χ. σε μια χρονική περίοδο, σε μια υποκατηγορία ή άλλα πιο ειδικά κριτήρια που αναμένεται να είναι ιδιαίτερα χρήσιμα και πολύ απλό να οριστούν.
Οι τυποποιημένες αναφορές επομένως σκοπό έχουν να καλύψουν συχνές ανάγκες με τον βολικότερο και ταχύτερο τρόπο. Σε κάποιες περιτώσεις οι δυνατότητες παραμετροποίησης πλησιάζουν ή και ξεπερνούν αυτές των “Παραμετρικών Αναφορών”
Παραδείγματα Τυποποιημένων Αναφορών
Παραμετρικές Αναφορες (Reporter & Query System)
Οι παραμετρικές αναφορές είναι γενικού χαρακτήρα και αποτυπώνουν ομάδες στοιχείων ή πληροφοριών μιας ενότητας. Είναι σχεδιασμένες με συγκεκριμένη γραμμογράφηση (δηλ. σειρά, διάταξη και η μορφή των στοιχείων μιας εγγραφής)
Προβλέπονται μια σειρά γραμμογραφήσεων που ικανοποιούν τις περισσότερες ανάγκες. Σε περίπτωση που οι ανάγκες δεν καλύπτονται, είναι πολύ απλή η προσθήκη εναλλακτικών γραμμογραφήσεων σε συνεννόηση με την ΣΥΝΠΑΝ.
Εισαγωγή στο Reporter & Query System
Στο Reporter ορίζονται (σε γενικές γραμμές) τα παρακάτω:
- Το εύρος των εγγραφών που θα σαρωθούν
- Ο προορισμός της εκτύπωσης (οθόνη, εκτυπωτής, αρχείο, θύρα εξόδου (port), clipboard κ.λ.π.)
- Μια σειρά ευμετάβλητων παραμέτρων εκτύπωσης (π.χ. σταθερά στοιχεία εταιρίας οργανισμού, προσωρινοί τίτλοι, επικεφαλής σελίδες - banner κ.λ.π.), οι οποίες τροποποιούνται.
Το σύστημα Query το οποίο είναι ενσωματωμένο στο Reporter επιτρέπει το φιλτράρισμα των εγγραφών, δηλαδή την επιλογή ενός εύρους εγγραφών και από αυτές εκείνες οι οποίες εμπίπτουν σε κάποιες συνθήκες/κριτήρια. Εάν, για παράδειγμα, έχουμε μια αναφορά ειδών αποθήκης, μπορούμε να επιλέξουμε τους κωδικούς π.χ. από 10400 έως 11200 (εύρος εγγραφών) (εφόσον η ταξινόμηση των εγγραφών είναι κατά κωδικό είδους) αλλά μόνο για τα είδη με τιμή αγοράς μεγαλύτερη των 30 Ευρώ. (συνθήκη/κριτήριο).
Το σύνολο των παραπάνω παραμέτρων (συμπεριλαμβανομένων και των συνθηκών/κριτηρίων) μπορεί να αποθηκευτεί ως ένα σετ προτιμήσεων έτσι ώστε την επόμενη φορά που ο χρήστης επιλέξει την συγκεκριμένη αναφορά να μπορεί να τα αντλήσει απλά επιλέγοντας το συγκεκριμένο σετ, χωρίς να χρειαστεί να τα ξαναορίσει.
Έτσι μπορούν να σχεδιαστούν παραλλαγές της ίδιας αναφοράς οι οποίες αφορούν συγκεκριμένες απαιτήσεις χρηστών, τμημάτων επιχειρήσεων ή οργανισμών.
Λειτουργία
Η άντληση δεδομένων από βάσεις δεδομένων απαιτείται να γίνεται με μία συγκεκριμένη μεθοδολογία ώστε να μπορέσει το σύστημα να μας "επιστρέψει" τα δεδομένα που ζητάμε. Μέσω του Reporter & Query System πρέπει να ακολουθούνται, σε γενικές γραμμές, τα παρακάτω βήματα:
Αρχείο | Επιλογή αναφοράς (report)
Η πρώτη ενέργεια του χρήστη στο Reporter θα πρέπει να είναι η επιλογή μιας αναφοράς.
Η επιλογή γίνεται μέσω ενός δένδρου που περιλαμβάνει όλες τις διαθέσιμες αναφορές της κάθε εφαρμογής, χωρισμένες σε λογικές ομάδες (κλάδοι δένδρου). Εκτός την επιλογή της αναφοράς, ανάλογα με την περίπτωση μπορεί να ακολουθήσει πίνακας επιλογής ταξινόμησης, που σημαίνει ότι η αναφορά έχει σχεδιαστεί με "παραμετρική" ταξινόμηση (παραμετρική σειρά προβολής εγγραφών). Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει αργότερα άλλη ταξινόμηση για την ίδια αναφορά από την επιλογή [Ταξινόμηση].
Επεξεργασία Εύρος από ... μέχρι ...
Η σάρωση της βάσης δεδομένων (database) γίνεται από την αρχή (πρώτο record/εγγραφή με την ενεργή ταξινόμηση) μέχρι το τέλος (τελευταίο record), εφόσον ο χρήστης δεν ζητήσει περιορισμό του εύρους.
Το εύρος σάρωσης μπορεί προαιρετικά να καθοριστεί από το χρήστη μέσω της επιλογής [Εύρος από...μέχρι]. Η επιλογή αυτή παρουσιάζει στο χρήστη δύο πεδία, το πρώτο ("Από:") αφορά το κλειδί εκκίνησης με βάση την ενεργή ταξινόμηση, ενώ το δεύτερο ("μέχρι:") αφορά το σημείο τερματισμού της σάρωσης.
Τα δύο πεδία απεικονίζουν τη μορφή της ταξινόμησης και είναι χωρισμένα στα αντίστοιχα τμήματα του κλειδιού (εφόσον είναι σύνθετα)
(Σημ. Κλειδί αποκαλούμε τη σειρά χαρακτήρων που καθορίζει την ταξινόμηση.)
Ο τρόπος με τον οποίο συμπληρώνονται τα πεδία μαζί με το αντίστοιχο αποτέλεσμα περιγράφεται αναλυτικά στον παρακάτω πίνακα
|
Τρόπος λειτουργίας των παραμέτρων εύρους σάρωσης |
||
|
Πεδίο |
Τρόπος που συμπληρώνεται το πεδίο |
Αποτέλεσμα σάρωσης |
|
Από |
Κενό πεδίο | Η σάρωση αρχίζει από την πρώτη εγγραφή του αρχείου.(*) |
| Μέρος πεδίου συμπληρωμένο | Το σημείο εκκίνησης τοποθετείται απευθείας στην πρώτη (**) εγγραφή της οποίας το κλειδί αρχίζει με τη σειρά χαρακτήρων που έχουν πληκτρολογηθεί στο πεδίο. | |
| Όλο το πεδίο συμπληρωμένο | Το σημείο εκκίνησης τοποθετείται απευθείας στην πρώτη (***) εγγραφή της οποίας το κλειδί ταυτίζεται με τη σειρά χαρακτήρων που έχουν πληκτρολογηθεί στο πεδίο. | |
|
Μέχρι |
Κενό πεδίο | Η σάρωση συνεχίζεται μέχρι το τέλος του αρχείου. |
| Μέρος πεδίου συμπληρωμένο | Η σάρωση τερματίζεται μόλις εντοπιστεί εγγραφή της οποίας το μέρος του κλειδιού έπεται της σειράς χαρακτήρων που έχουν πληκτρολογηθεί στο πεδίο. | |
| Όλο το πεδίο συμπληρωμένο | Η σάρωση τερματίζεται μόλις εντοπιστεί εγγραφή το κλειδί της οποίας έπεται της σειράς χαρακτήρων που έχουν πληκτρολογηθεί στο πεδίο. | |
(*) Για τους προχωρημένους, αναφερόμαστε στο πρώτο λογικό record της database.
(**) Εάν δεν υπάρχει εγγραφή της οποίας το κλειδί αρχίζει από τους χαρακτήρες που έχουν πληκτρολογηθεί, τότε το RQ θα τοποθετηθεί στην αμέσως επόμενη, κατά σειρά ταξινόμησης. Για παράδειγμα πληκτρολογούμε τη λέξη-κλειδί "ΠΑΡ". Εφόσον υπάρχει όνομα που αρχίζει από 'ΠΑΡ' (π.χ. ΠΑΡΑΣΚΕΥΟΠΟΥΛΟΣ) το σύστημα τοποθετείται εκεί, αλλιώς στο πλησιέστερο αυτού (π.χ. ΠΑΣΧΟΣ)
(***) Ισχύουν τα ίδια με την παραπάνω υποσημείωση.
Ο χρήστης μπορεί με το κουμπί δεξιά του πεδίου ή με το πλήκτρο [F2] να επιλέξει απ' ευθείας μέσα από τη βάση δεδομένων τα πεδία "Από" "Μέχρι" μέσω browser.
Το εύρος σάρωσης το οποίο θα καθοριστεί αποκτά ιδιαίτερη σημασία σε μεγάλες βάσεις δεδομένων. Αυτό διότι σε πολλές περιπτώσεις δεν υπάρχει λόγος να υποχρεώνουμε τον Η/Υ να σαρώνει ένα ή περισσότερα αρχεία από την αρχή έως το τέλος, τη στιγμή κατά την οποία ο χρήστης μπορεί εύκολα να το αποφύγει. Περιορίζοντας το εύρος σάρωσης, οι εκτυπώσεις εκδίδονται ταχύτερα. Ειδικά σε περιβάλλοντα δικτύου μειώνεται η πρόσβαση στο δίκτυο κάτι που αποδεικνύεται χρήσιμο και στους άλλους χρήστες οι οποίοι επηρεάζονται από μία ενδεχόμενη περιττή συμφόρηση.
Συχνά, πολλοί χρήστες συγχέουν ή αποφεύγουν τον περιορισμό του εύρους σάρωσης και καταφεύγουν στον καθορισμό συνθηκών/κριτηρίων (βλέπε επόμενο κεφάλαιο).
Το τελικό αποτέλεσμα μπορεί να είναι ίδιο, όμως ο χρόνος ανταπόκρισης του συστήματος μπορεί να είναι σημαντικά χαμηλότερος εάν γίνει σωστή εκμετάλλευση των δυνατοτήτων του Reporter & Query.
Αν για παράδειγμα, βλέποντας το σχεδιάγραμμα, φανταστείτε ότι οι μπορεί να υπάρχουν 800.000 εγγραφές από τις οποίες οι "εντός περιοχής εύρους" είναι 100 μπορείτε να αντιληφθείτε τι "κοστίζει" σε χρόνο και μόνο η περιττή επεξεργασία.
Επεξεργασία | Συνθήκες / κριτήρια
Η δυνατότητα καθορισμού συνθηκών αποτελεί το βασικό χαρακτηριστικό του συστήματος Query και παρέχεται από την επιλογή αυτή. Οι συνθήκες που μπορούν να οριστούν, ελέγχουν το αποτέλεσμα της εκτύπωσης (ή προβολής). Αποκαλούνται και "περιοριστικές", μια και περιορίζουν το αποτέλεσμα στο να περιλαμβάνουν μόνον εγγραφές που ικανοποιούν τις συγκεκριμένες συνθήκες. Συχνά το σύνολο των συνθηκών αναφέρεται σαν "φίλτρο".
Οι συνθήκες απαρτίζονται από τα εξής μέρη:
- τις σχέσεις πεδίων-στοιχείων (τα οποία επιλέγονται από το λεξικό - data dictionary) με αντίστοιχες σταθερές, π.χ. ημερομηνία εγγραφής να είναι μεταγενέστερη της 22/10/21 και προγενέστερη της 10/11/21. Τα παραπάνω πεδία μπορεί να είναι πεδία δομής των συνδεδεμένων αρχείων, ή άλλα expressions (υπολογιστικά "πεδία") που έχουν αποθηκευτεί στο λεξικό.
- Τις λογικές συνθήκες σε μορφή expression τις οποίες μπορούν να συντάξουν προχωρημένοι χρήστες με σύνταξη xBase.
- Τη λογική σύνδεση μεταξύ των συνθηκών, π.χ. Η συνθήκη Α και η συνθήκη Β να ισχύουν διαζευκτικά.
Έστω λοιπόν ότι θέλαμε να εκτυπώσουμε μία κατάσταση που περιλαμβάνει όλους τους πελάτες, προμηθευτές ή άλλους συνεργάτες, που εδρεύουν στο κέντρο της Αθήνας και που έχουν μικρό όνομα Πέτρος ή Παύλος. Οι απαιτούμενες συνθήκες τότε είναι:
- Ταχυδρομικός Κώδικας να αρχίζει από "10" και (Όνομα να είναι "ΠΕΤΡΟΣ" ή Όνομα να είναι "ΠΑΥΛΟΣ")
(Όλοι οι ταχυδρομικοί κώδικες που αρχίζουν από "10" βρίσκονται στο κέντρο της Αθήνας)
Η συνθήκη αυτή έχει τη μορφή : Α καί (Β ή Γ)
και για όσους είναι λίγο εξοικειωμένοι με προγραμματισμό : Α and (B or Γ)
Θα εξετάσουμε παρακάτω τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να οριστούν οι παραπάνω συνθήκες στο σύστημα Query με ένα άλλο παράδειγμα, που εμφανίζεται στις σχετικές εικόνες. Το ζητούμενο είναι να εντοπιστούν τα Ονόματα που, εφόσον είναι πελάτες από το Λουξεμβούργο, είχαν πωλήσεις μεγαλύτερες των 200000 κατά τον πρώτο μήνα του τρέχοντος οικονομικού έτους.
Από την επιλογή "Συνθήκες/κριτήρια" μετακινούμαστε στην πρώτη συνθήκη και επιλέγουμε "Ορισμός συνθήκης". Κατόπιν επιλέγουμε από το λεξικό "Στοιχείων Περιβάλλοντος" το πεδίο το οποίο θα αποτελέσει κριτήριο.
- Επιλέγουμε το πρώτο πεδίο που μας ενδιαφέρει, από το λεξικό (Κωδικό χώρας)
- Επιλέγουμε τον τελεστή σύγκρισης. Παρέχονται 13 τελεστές όταν το στοιχείο είναι αλφαριθμητικού τύπου (character expression). Διαλέγουμε τον πρώτο λογικό τελεστή (Είναι ή Αρχίζει με)
- Πληκτρολογούμε την πληροφορία της συγκεκριμένης συνθήκης (για το παράδειγμά μας το "LU" (που μας προσφέρεται κα ως φιλική επιλογή)
Ο παρακάτω πίνακας περιλαμβάνει όλους τους τελεστές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε αλφαριθμητικά πεδία. Περιλαμβάνονται ενδεικτικά παραδείγματα για τα οποία ικανοποιούνται οι τελεστές.
| Τελεστές αλφαριθμητικών στοιχείων | |||
| Τελεστής | Περιεχόμενο Στοιχείου | Σταθερά χρήστη | |
|
Είναι ή Αρχίζει με |
"ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΟΣ" |
= |
""
"ΑΝ" "ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΟΣ" |
| Προηγείται ή Είναι | "ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΟΣ" | <= | "ΑΝΤΙ"
"ΒΙΟΤ" |
| Προηγείται | "ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΟΣ" | < | "ΑΣΦ"
"ΒΙΟΤ" |
|
Επεται ή Είναι |
"ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΟΣ" |
>= |
""
"ΑΛΛΑΝΤ" "ΑΝ" |
| Επεται | "ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΟΣ" | > | "ΑΛΛΑΝΤ" |
| Μεταξύ | "ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΟΣ" | ^ | "ΑΛΛΑΝΤ" και "ΑΡΤΟΠ" |
| Διάφορο | "ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΟΣ" | # | "ΑΡΤ" |
| Είναι της Μορφής | "Ζ3ΑΒ24Ε100" | ? | "??ΑΒ??Ε100"
"???????1??" |
| Περιέχει το | "ΓΕΝΙΚΟ ΕΜΠΟΡΙΟ" | } | "ΕΜΠΟΡ" |
| Περιέχεται στο | "ΤΔΑ" | { | "ΤΙΜ,ΤΔΑ,ΔΠΥ" |
| Δεν είναι Μορφής | "Ζ3ΑΒ24Ε200" | #? | "??ΑΒ??Ε100" |
| Δεν Περιέχει το | "ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΟΣ" | #} | "ΕΜΠΟΡ" |
| Δεν Περιέχεται στο | "ΔΛΙ" | #{ | "ΤΙΜ,ΤΔΑ,ΔΠΥ" |
Οι τελεστές των αριθμητικών στοιχείων (numeric data type) είναι απλούστεροι, λιγότεροι και δεν χρειάζονται πρόσθετες εξηγήσεις. Οι ίδιοι τελεστές ισχύουν και για στοιχεία τύπου ημερομηνίας (date data type).
| Τελεστές αριθμητικών στοιχείων και ημερομηνιών | |
|
= |
Ισο με ... |
|
<= |
Μικρότερο ή Ισο |
|
< |
Μικρότερο |
|
>= |
Μεγαλύτερο ή Ισο |
|
> |
Μεγαλύτερο |
|
^ |
Μεταξύ |
|
# |
Διάφορο |
Ο τελεστής "μεταξύ" (^) δέχεται δύο σταθερές σε όλους τους τύπους των στοιχείων, π.χ.:
Σύνολο Χρεώσεων μεταξύ 50.000 και 1.000.000
που είναι αντίστοιχη της συνθήκης:
Σύνολο Χρεώσεων >= 50.000 και
Σύνολο Χρεώσεων <= 1.000.000
Μεταξύ ημερομηνιών θεωρείται "μικρότερη" η αρχαιότερη.
Kατά την καταχώρηση σταθεράς (ημερομηνίας) επιτρέπονται μόνον πραγματικές ημερομηνίες.
Τέλος παρέχονται τελεστές και στα στοιχεία λογικού τύπου (logical data type) με τη μορφή:
| Τελεστές λογικών στοιχείων | |
|
Ναι |
Ισχύει |
|
Οχι |
Δεν ισχύει |
Κατά την καταχώρηση σταθερών, ορισμένες φορές το σύστημα συμπληρώνει ενδεικτικές τιμές που προέρχονται από τα στοιχεία της εγγραφής που βρίσκονται στη μνήμη τη στιγμή εκείνη.
Ορισμός συνθήκης σε μορφή "xBASE expression"
Οι συνθήκες σε μορφή "xBASE expression" απευθύνονται στον προχωρημένο χρήστη. Με την επιλογή αυτή δίνεται η δυνατότητα να δοθεί μια εντελώς παραμετρική συνθήκη με μορφή xBASE logical expression. Ο συντάκτης του expression μπορεί με το κουμπί (δεξιά του πεδίου) ή με το πλήκτρο [F2] να επιλέξει κάποιο στοιχείο μέσω του λεξικού "Στοιχείων Περιβάλλοντος" από το οποίο θα προκύψει το αντίστοιχο expression.
Διατίθενται και επιλογές για [Κατάργηση συνθήκης] καθώς και [Αλλαγή τρόπου σύνδεσης συνθήκης] για αυτήν που έχει επιλεγεί.
Επεξεργασία | Άντληση προτιμήσεων
Μετά την επιλογή του επιθυμητού report μπορεί να ακολουθήσει η ενεργοποίηση προσωπικών προτιμήσεων (βλ. [Αποθήκευση προτιμήσεων]).
Η επιλογή της επιθυμητής ομάδας προτιμήσεων γίνεται με τη βοήθεια του pick-list/browser το οποίο προβάλλεται εφόσον υπάρχει τουλάχιστον μία αποθηκευμένη ομάδα προτιμήσεων για την επιλεγμένη αναφορά. Κάθε αναφορά μπορεί να περιέχει ομάδες προτιμήσεων που έχει ορίσει ο χρήστης ή και ομάδες που έχει συντάξει η ΣΥΝΠΑΝ και φυσικά μπορεί να μην περιέχει καμία.
Εφόσον για την επιλεγμένη αναφορά έχουν οριστεί αυτόματες προτιμήσεις, τότε αυτές αντλούνται αυτόματα μόλις επιλεγεί η αναφορά. Αυτό μπορεί να το αναγνωρίσει ο χρήστης από την ένδειξη "ΠΡΟΤΙΜΗΣΕΙΣ" η οποία θα απεικονίζει την περιγραφή των προτιμήσεων που έχουν αντληθεί.
Browser Προτιμήσεων
Ο browser προτιμήσεων, χρησιμεύει για την επιλογή της ομάδας προτιμήσεων και αποτυπώνει τον κωδικό και περιγραφή της κάθε ομάδας. Ακολουθούν επίσης τρείς βοηθητικές στήλες:
- Κωδ: Ο κωδικός της ομάδας προτιμήσεων που έδωσε ο χρήστης κατά την αποθήκευση.
- Περιγραφή: Η περιγραφή που έδωσε ο χρήστης κατά την αποθήκευση των προτιμήσεων.
- Από-Εως: Οι πρώτοι χαρακτήρες του καθορισμένου εύρους σάρωσης, εάν υπάρχουν.
- Σνθ: Κατά πόσο έχουν οριστεί συνθήκες/κριτήρια.
- ΣτΕ: Ο κωδικός σταθερής επικεφαλίδας, αν υπάρχει.
Επεξεργασία | Αποθήκευση προτιμήσεων
Ο Reporter διαθέτει έναν μηχανισμό αποθήκευσης προσωπικών (ή ειδικών) προτιμήσεων. O κάθε χρήστης μπορεί να ορίσει μία φορά τις επιθυμητές παραμέτρους τις οποίες θέλει να ισχύουν σε κάθε εκτύπωση και να τις χαρακτηρίσει με μία περιγραφή της αρεσκείας του. Το σύστημα Reporter & Query επίσης επιτρέπει να καθοριστούν περισσότερες της μιας ομάδες προτιμήσεων για την ίδια εκτύπωση. Αργότερα ο χρήστης δεν έχει παρά να επιλέξει αναφορά και την επιθυμητή ομάδα από την περιγραφή που την διακρίνει.
Παράδειγμα τριών ομάδων προτιμήσεων για μία αναφορά:
- Υπόλοιπα Πελατών Αττικής του Πωλητή Α
- Υπόλοιπα Πελατών Βορείου Ελλάδος
- Υπόλοιπα Πελατών Κατηγορίας Α συγκεντρωτικά
⚬ Ποιες προτιμήσεις αποθηκεύονται
Οι παράμετροι που αποθηκεύονται είναι όλες όσες έχουν οριστεί από το μενού Επεξεργασία δηλαδή:
- Το εύρος σάρωσης, δηλαδή οι παράμετροι που ορίστηκαν από το χρήστη από την επιλογή [Εύρος από ...μέχρι].
- Όλες οι περιοριστικές συνθήκες / κριτήρια που ορίστηκαν από την επιλογή [Συνθήκες / Κριτήρια].
- Η σταθερή επικεφαλίδα (π.χ. τα στοιχεία εταιρίας ή οργανισμού) που ορίστηκαν από την επιλογή [Σταθερή επικεφαλίδα].
- Η ταξινόμηση που επέλεξε ή όρισε ο χρήστης από την επιλογή [Ταξινόμηση] εφόσον αυτό προβλέπεται από την επιλεγμένη αναφορά.
- Τα κριτήρια υποσυνόλων που όρισε ο χρήστης από την επιλογή [Υποσύνολα] εφόσον αυτό προβλέπεται από την επιλεγμένη αναφορά.
- Το κατά πόσο η αναφορά θα εκδοθεί συγκεντρωτικά ή αναλυτικά με βάσει της επιλογής [Αναλυτική αναφορά] εφόσον αυτό προβλέπεται από την επιλεγμένη αναφορά.
Επίσης αποθηκεύονται:
- Ο τυχόν αναθεωρημένος τίτλος αναφοράς από την επιλογή [Αλλαγή τίτλου αναφοράς].
- Η βοηθητική περιγραφή όλων των παραπάνω, την οποία έχει συντάξει ο χρήστης, προκειμένου να αναγνωρίζεται εύκολα αυτή η ομάδα παραμέτρων.
- Οι παράμετροι εκτυπώσεων Windows.
⚬ Τρόπος αποθήκευσης παραμέτρων
Ο χρήστης δίνει έναν κωδικό παραμέτρων τριών χαρακτήρων. Με το αντίστοιχο κουμπί του toolbar ή το πλήκτρο [F2] μπορεί να βοηθηθεί στην επιλογή κωδικού μέσω του πίνακα επιλογής (βλ. εικόνα παρακάτω) των ήδη ορισμένων ομάδων προτιμήσεων.
Στη συνέχεια ο χρήστης μπορεί να περιγράψει τα χαρακτηριστικά της ομάδας προτιμήσεων, έτσι ώστε να μπορεί ο ίδιος ή άλλος να επιλέγει, χωρίς αμφιβολία, τις επιθυμητές παραμέτρους για τη συγκεκριμένη αναφορά.
Αυτόματες προτιμήσεις
Οι αποθηκευμένες παράμετροι δεν ενεργοποιούνται αυτόματα (μόλις επιλεγεί το εκάστοτε report) εκτός εάν οι προτιμήσεις αποθηκεύτηκαν με τον κωδικό "000" (τρία μηδενικά).
Παρακάτω ένα παράδειγμα:
Κωδικοί προτιμήσεων
Η ΣΥΝΠΑΝ συνιστά στους χρήστες που καταχωρούν προτιμήσεις να διατηρούν το "+" σαν πρώτο χαρακτήρα του κωδικού, όπως εξάλλου προτείνεται, προκειμένου να μην συμπέσει ο κωδικός αυτός με μελλοντικό κωδικό της ΣΥΝΠΑΝ σε περίπτωση αναβάθμισης (upgrade) - (βλ. επιλογή [Εργαλεία] - [Εγκατάσταση προτειν. προτιμ. ΣΥΝΠΑΝ]).
Ταξινόμηση
Στις αναφορές που έχουν σχεδιαστεί με ανοιχτή ταξινόμηση, ο χρήστης μπορεί να επιλέξει ή να ορίσει την ταξινόμηση της αρεσκείας του. Για την ακρίβεια υπάρχουν τεσσάρων ειδών ταξινομήσεις:
Προκαθορισμένες on-line ταξινομήσεις
Η κάθε ταξινόμηση, δηλαδή η δυνατότητα να προβάλλονται, να εκτυπώνονται ή να σαρώνονται οι εγγραφές ενός αρχείου με μία συγκεκριμένη σειρά (π.χ. αλφαβητική της περιγραφής ενός είδους αποθήκης) προϋποθέτει την ύπαρξη ενός αρχείου δεικτών (index file). Τη δημιουργία, συντήρηση και συνεχή ενημέρωση των αρχείων αυτών αναλαμβάνει η εκάστοτε εφαρμογή. Η κάθε εφαρμογή προβλέπει έναν αριθμό ταξινομήσεων για κάθε αρχείο ή database με βάση αφενός τις λειτουργικές απαιτήσεις της, αφετέρου την ευκολία του χρήστη.
Οι ταξινομήσεις λοιπόν αυτές που συντηρούνται αυτόματα από την κάθε εφαρμογή αποκαλούνται προκαθορισμένες on-line ταξινομήσεις.
Προκαθορισμένες οff-line ταξινομήσεις
Η ΣΥΝΠΑΝ προβλέπει και μια σειρά άλλων χρήσιμων ταξινομήσεων για κάθε βάση δεδομένων. Αυτές είναι ήδη ορισμένες, με απλά ή σύνθετα κλειδιά (με κριτήριο ένα ή περισσότερα πεδία), είναι γνωστές στο σύστημα και προτείνονται στο χρήστη προς επιλογή.
Οι ταξινομήσεις αυτές υφίστανται μόνον ως προς τις προδιαγραφές τους. Δεν συντηρούνται δηλαδή αυτόματα από το σύστημα. Επίσης χρησιμοποιείται πάντα το ίδιο αρχείο δεικτών ανά βάση δεδομένων για όλες τις ταξινομήσεις αυτού του τύπου. Το σύστημα αναγνωρίζει το προηγούμενο περιεχόμενο του αρχείου δεικτών και ενημερώνει το χρήστη προκειμένου να κρίνει αυτός κατά πόσο θα πρέπει προχωρήσει σε αναταξινόμηση ή όχι.
Για παράδειγμα το μήνυμα "Διαφωνία προδιαγραφών με ενεργό αρχείο δεικτών. Θα σας ζητηθεί να εκτελεστεί αναταξινόμηση" σημαίνει ότι το σύστημα αναγνώρισε ότι το περιεχόμενο του κοινού αρχείου δεικτών περιέχει άλλη ταξινόμηση από αυτήν που ζήτησε ο χρήστης και ότι δεν θα δεχθεί να προχωρήσει σε έκδοση αναφοράς, με την επιλεγμένη ταξινόμηση, εάν προηγουμένως δεν γίνει αναταξινόμηση.
Ακόμη και αν η επιλεγμένη ταξινόμηση είναι συμβατή με το περιεχόμενο του αρχείου δεικτών, εφόσον το σύστημα κρίνει ότι δεν μπορεί να εξασφαλίσει ότι το περιεχόμενο του αρχείου δεικτών είναι σύγχρονο, θα ενημερώσει το χρήστη (δείχνοντας την ημερομηνία και ώρα κατά την οποία ενημερώθηκε τελευταία) έτσι ώστε αυτός να κρίνει κατά πόσο θα πρέπει προχωρήσει σε αναταξινόμηση ή όχι. Με τον τρόπο αυτό αποφεύγονται οι επανειλημμένες περιττές αναταξινομήσεις π.χ. σε επαναλαμβανόμενες αναφορές ή σε αρχεία που γνωρίζει ο χρήστης ότι δεν έχουν προστεθεί νεότερα στοιχεία. Έτσι εκδίδονται πολύ ταχύτερα οι αναφορές.
Mη προκαθορισμένες ταξινομήσεις
Οι μη προκαθορισμένες ταξινομήσεις είναι αυτές που ενώ δεν προβλέπονται από τη ΣΥΝΠΑΝ μπορούν εν τούτοις να διαμορφωθούν από τον (συνήθως προχωρημένο) χρήστη. Οι μη προκαθορισμένες ταξινομήσεις μπορούν να είναι απλές ή σύνθετες και ορίζονται μέσω των παρακάτω παραμέτρων:
- xBase character expression κλειδιού ταξινόμησης: Η ελεύθερη έκφραση σε σύνταξη xBase που ορίζει το κλειδί ταξινόμησης (character expression).
- Φίλτρο ταξινόμησης: Η ελεύθερη έκφραση σε σύνταξη xBase (boolean/logical expression) που ορίζει τυχόν περιοριστικό φίλτρο/συνθήκη εγγραφών, έτσι ώστε να περιληφθούν μόνον οι εγγραφές που ικανοποιούν τη συνθήκη. Όταν το πεδίο είναι κενό, δεν ισχύει φίλτρο.
- Μοναδικά κλειδιά.Αφορά το αν θα περιλαμβάνονται όλες οι εγγραφές με το ίδιο κλειδί ή μόνο μία.
- Περιγραφή ταξινόμησης: Κείμενο που περιγράφει την ταξινόμηση.
- Όνομα αρχείου: Η ονομασία του αρχείου δεικτών που οδηγεί την ταξινόμηση. Ο πρώτος χαρακτήρας ορίζεται αυτόματα από το σύστημα σαν '$' καθώς και το extension που είναι πάντα ".idx". Εδώ υπάρχει διαφοροποίηση σε σύγκριση με τις προκαθορισμένες οff-line ταξινομήσεις (βλ. παραπάνω) στο ότι μπορούν να οριστούν περισσότερα του ενός αρχεία δεικτών. Κατά τα άλλα, ισχύει η αντίστοιχη συμπεριφορά του συστήματος ως προς την ενημερότητα των αρχείων δεικτών.
- Tag Name:Αφορά τον ορισμό της ταξινόμησης και πρέπει να ορίζεται μόνον σε RDDs (Replacable Database Drivers) που προβλέπουν compound indexes (δηλ. πολλαπλές ταξινομήσεις στο ίδιο αρχείο δεικτών).
Στα πεδία καταχώρησης expressions πραγματοποιείται συντακτικός έλεγχος από το σύστημα.
Οι ταξινομήσεις αυτού του τύπου μπορούν να οριστούν από τον system administrator και να αποθηκευτούν σε ομάδες προτιμήσεων τις οποίες μπορούν αργότερα να επιλέξουν οι χρήστες.
Ταξινόμηση κατά σειρά καταχώρησης (φυσική σειρά)
Η ταξινόμηση αυτή δεν κάνει χρήση αρχείου δεικτών και επομένως δεν απαιτεί αναταξινόμηση. Απεικονίζει τη φυσική σειρά με την οποία καταχωρήθηκαν οι εγγραφές στο σύστημα.
Σημείωση:Ορισμένα αρχεία όπως π.χ οι εγγραφές λογιστικής (άρθρα) και αποθήκης πραγματοποιούν ανακύκλωση εγγραφών (δηλ. χρησιμοποιούν το χώρο των διαγραμμένων εγγραφών). Σε αυτά τα αρχεία η επιλογή αυτής της ταξινόμησης εκτός του ότι δεν έχει ιδιαίτερο νόημα, μπορεί να οδηγήσει σε λάθος συμπεράσματα. Αντί αυτής προτιμήστε στις περιπτώσεις αυτές την ταξινόμηση κατά Α/Α άρθρου για τις εγγραφές λογιστικής και κατά Α/Α εγγραφής αντίστοιχα για τις εγγραφές αποθήκης.
Επεξεργασία | Υποσύνολα
Σε κάθε αναφορά μπορούν να οριστούν από τον κατασκευαστή πολλαπλά επίπεδα υποσυνόλων και, φυσικά, γενικό σύνολο. (Ο χρήστης του reporter μπορεί να ορίσει μέχρι τρία επίπεδα). Το γενικό σύνολο μπορεί να προκύψει σε οποιοδήποτε περιβάλλον (view) εφόσον προκύπτουν εγγραφές, οι αξίες των οποίων, αθροίζονται και προβάλλονται στο τέλος. Ο υπολογισμός όμως ενός ή παραπάνω επιπέδων υποσυνόλων, προϋποθέτει ταξινόμηση τέτοια, ώστε να προκύπτουν υποσύνολα. Προκειμένου να οριστεί ένα επίπεδο υποσυνόλων θα πρέπει να καθοριστεί το κριτήριο ομαδοποίησης των εγγραφών για τις οποίες θα υπολογιστούν υποσύνολα. Το κριτήριο έχει εσωτερικά τη μορφή ενός expression, αλλά πρακτικά στις περισσότερες εφαρμογές δεν είναι τίποτε άλλο παρά ένα τμήμα του κλειδιού της ισχύουσας ταξινόμησης.
Ο τρόπος με τον οποίο υπολογίζονται τα υποσύνολα είναι ο ακόλουθος. Κατά τη σάρωση των εγγραφών (ενν. με την ισχύουσα ταξινόμηση του (parent ή) βασικού αρχείου του περιβάλλοντος) αθροίζονται τα "πεδία/στήλες" με κοινό μέρος κλειδιού. Μόλις αυτό αλλάξει εκτυπώνονται τα υποσύνολα και αρχίζει η άθροιση των επομένων εγγραφών με κοινό κλειδί. Η μέθοδος αυτή είναι η ταχύτερη, οι υπολογισμοί γίνονται σε πραγματικό χρόνο (real-time). Για παράδειγμα θα χρησιμοποιήσουμε το υποθετικό αρχείο "Πελατών". Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να υπολογίσουμε γενικά σύνολα, αλλά και υποσύνολα ανά κατηγορία πελάτη.
Προκειμένου να το επιτύχουμε θα πρέπει να έχουμε προβλέψει μια ταξινόμηση κατά Κωδικό Κατηγορίας. Έτσι για τα δεδομένα του παραδείγματος θα προέκυπταν δύο υποσύνολα: ένα για τους πελάτες με κωδικό περιοχής "ΒΙ" και ένα για αυτούς με κωδικό "ΕΜ":
Για πολλαπλά επίπεδα υποσυνόλων όπως π.χ. οι βαθμοί λογαριασμών της λογιστικής, ισχύει η ίδια λογική. Στην περίπτωση αυτή η ταξινόμηση θα πρέπει να προβλέπει τέτοιο κλειδί έτσι ώστε οι γενικότερες ομάδες (π.χ. οι πρωτοβάθμιοι) να προηγούνται και οι μικρότερες να έπονται. Μια τέτοια ταξινόμηση μπορεί να προέρχεται είτε από ένα πεδίο του αρχείου (όπως π.χ. κωδικός λογαριασμού ο οποίος εμπεριέχει όλες τις βαθμίδες) είτε από σύνθετο κλειδί. Ένα παρόμοιο σύνθετο κλειδί στο παράδειγμά μας θα μπορούσε να ήταν {Κωδικός περιοχής + Κωδικός κατηγορίας}. Με αυτό θα μπορούσαμε να έχουμε ένα δεύτερο επίπεδο υποσυνόλων που θα μας προσέφερε τη διάταξη:
Καθορισμός επιπέδων
Μόλις την επιλέξουμε, προβάλλεται στα αριστερά της οθόνης η ανάλυση των τμημάτων του κλειδιού ταξινόμησης, όπως αυτή έχει οριστεί από την εφαρμογή ή το ένα απλό ή σύνθετο κλειδί που όρισε ο χρήστης. Στην οθόνη αποτυπώνεται παραστατικά η σχέση αυτή και με την ίδια ευκολία ορίζεται από το χρήστη το κάθε επίπεδο υποσυνόλων. Η προσθήκη ή αφαίρεση κάποιου επιπέδου γίνεται ως εξής:
Προσθήκη νέου επιπέδου υποσυνόλων
Πιέζουμε [▸] του πρώτου επιπέδου και στη συνέχεια με κάθε πίεση του πλήκτρου παρατηρούμε να προστίθεται και ένας αστερίσκος. Το σύνολο των αστερίσκων οι οποίοι στοιχίζονται κάτω από το κλειδί καθορίζουν και το κριτήριο του υποσυνόλου. Το τμήμα δηλαδή του κλειδιού (partial key) το οποίο ομαδοποιεί εγγραφές (λογικά records) και για το οποίο επιθυμούμε να αποτυπωθούν σύνολα. Το μήκος του τμήματος μπορεί να μειωθεί με το κουμπί [◂]. Μόλις ολοκληρωθεί ο καθορισμός του μήκους επιλέγουμε [Ok] για να κατοχυρωθεί.
Προκειμένου να ορίσουμε γενικό σύνολο (δηλαδή σύνολο όλων των εγγραφών που θα σαρωθούν) ορίζουμε μηδενικό μήκος.
Διαγραφή επιπέδου υποσυνόλων
Για να διαγράψουμε ένα επίπεδο υποσυνόλων μειώνουμε το μήκος του στο μηδέν (κανένας αστερίσκος) και επιλέγουμε [Ok].
Διόρθωση μήκους τμήματος
Με τα κουμπιά [▸] και [◂] μπορούμε να αναθεωρήσουμε το μήκος κλειδιού για το οποίο επιθυμούμε την ομαδοποίηση. Ο χειρισμός είναι αντίστοιχος της προσθήκης νέου επιπέδου.
Το σύστημα δεν θα επιτρέψει να οριστεί επίπεδο υποσυνόλων ίδιου μήκους με άλλο. Επίσης θα ταξινομήσει αυτόματα τη σειρά των επιπέδων στην οθόνη ανάλογα με το μήκος του τμήματος κλειδιού.
Ομαδοποίηση
Η ίδια μέθοδος ορισμού υποσυνόλων χρησιμοποιείται και για την περίπτωση ομαδοποιήσεων κατά την οποία είναι πιθανό να μην υπάρχουν αριθμητικά στοιχεία. Δεν υπάρχει δηλαδή ουσιαστική διάκριση μεταξύ ομαδοποίησης και επίπέδου υποσυνόλων.
Παρακάτω ένα πιό σύνθετο παράδειγμα στο οποίο ορίζουμε μόνο δύο επίπεδα υποσυνόλων, ένα που υπολογίζεται στον πρωτοβάθμιο λογαριαμό του κάθε λογιστηρίου και ένα γενικό σύνολο. Η ανάλυση βαθμών και το μήκος εκάστου τμήματος ορίζεται από τις γενικές παραμέτρους της Λογιστικής (βλ. Εγκατάσταση, Παράμετροι, Utilities στο κεντρικό μενού [Βοηθητικά])
Επεξεργασία | Αναλυτική αναφορά
Στις αναφορές που προβλέπεται παραμετρική ταξινόμηση και καθορισμός παραμέτρων υποσυνόλων, ο χρήστης μπορεί να ζητήσει με την επιλογή αυτή να μην αποτυπωθούν όλες οι εγγραφές αναλυτικά, αλλά μόνον τα συγκεντρωτικά αποτελέσματα των υποσυνόλων..
(Reporter & Query System) Εξαγωγή αποτελεσμάτων
Παρακάτω περιγράφονται οι διαφορετικοί προορισμοί που μπορεί να επιλέξει ο χρήστης για τα αποτελέσματα της επεξεργασίας..
Αρχείο | Προβολή/εκτέλεση στην οθόνη (Text)
Οι περισσότερες αναφορές από το σύστημα Reporter & Query μπορούν να προβληθούν στην οθόνη σε μορφή κειμένου (text) με τα πλεονεκτήματα που περιγράφονται εδώ.
Αρχείο | Προβολή/εκτέλεση στην οθόνη(Preview)
Όλες οι αναφορές που μπορούν να εκδοθούν σε μορφή κειμένου (text) μπορούν να εκδοθούν και σε γραφική μορφή. Κάποιες όμως που είναι σχεδιασμένες αποκλειστικά σε γραφική μορφή (π.χ. όταν περιέχουν εικόνες) δεν διατίθενται σε μορφή text.
Τελευταία Προβολή - Αναφορά
Η τελευταία αναφορά η οποία προβλήθηκε στην οθόνη είναι εκμεταλλεύσιμη από το Reporter ανεξάρτητα εάν ο χρήστης "βγήκε" από το Reporter & Query System ή έκλεισε (ομαλά) το σταθμό εργασίας του. Ο Reporter μπορεί να:
- Προβάλλει πάλι την αναφορά στην οθόνη (χωρίς να μεσολαβήσει επεξεργασία) με την επιλογή
[Αρχείο] - [Προβολή (άλλη)] - [Επαναπροβολή (χωρίς εκτέλεση)]. - Η αναφορά μπορεί να μεταφερθεί σε αρχείο ASCII με την επιλογή
[Αρχείο] - [Export] - [Τελευταία προβολή σε αρχείο ASCII]. - Η αναφορά μπορεί να μεταφερθεί στον Windows Clipboard (Copy) με την επιλογή
[Αρχείο] - [Export] - [Τελευταία προβολή σε MS-Win Clipboard (πλήρες)]. - Η "αναφορά" που προβλήθηκε στην οθόνη μπορεί να σταλεί σε εκτυπωτή από την επιλογή
[Αρχείο] - [Εκτύπωση (άλλη)] - [Εκτύπωση προηγούμενης προβολής].
Σημείωση: Σε περίπτωση που ο χρήστης εκτελεί αναφορές στην οθόνη σε περισσότερα από ένα παράθυρο τότε η "επαναπροβολή" ή εκτύπωση προηγούμενης προβολής αναφέρεται στην αναφορά που ζητήθηκε από το πρώτο παράθυρο.
Διευκρινίζεται ότι οι παραπάνω δυνατότητες δεν επεξεργάζονται τα αρχεία. Απλώς στέλνουν την αναφορά όπως ακριβώς προβλήθηκε την τελευταία φορά, σε διαφορετικούς προορισμούς.
Αρχείο | Προβολή (άλλη)
Επαναπροβολή (χωρίς εκτέλεση)
Προβάλλεται σε μορφή Text το αποτέλεσμα της τελευταίας εκτύπωσης ή προβολής που είχαμε ζητήσει από το σύστημα.
Προβολή αρχείου ASCII [DOS (437) char set]
Επιλέγοντας ένα αρχείο ASCII μορφής DOS 437 char set, ο χρήστης μπορεί να ενεργοποιήσει το Viewer και να παρατηρήσει τα περιεχόμενά του.
Προβολή αρχείου ASCII [Win (928) char set]
Επιλέγοντας ένα αρχείο ASCII μορφής Windows 928 char set, ο χρήστης μπορεί να ενεργοποιήσει το Viewer και να παρατηρήσει τα περιεχόμενά του.
Αρχείο | Εκτύπωση
Export (εξαγωγή) προς...
Πέρα από την προβολή και την εκτύπωση των στοιχείων, το σύστημα μας δίνει την δυνατότητα εξαγωγής τους σε μία από τις παρακάτω μορφές.
Επιπλέον δυνατότητες
Εκτύπωση αρχείου ASCII
Με την επιλογή αυτή εκτυπώνεται οποιοδήποτε αρχείο ASCII. Ο χρήστης ορίζει το όνομα του αρχείου το οποίο θα εκτυπωθεί.
Αρχείο | Export
Τελευταία προβολή σε αρχείο ASCII
Η επιλογή αυτή μεταφέρει το αποτέλεσμα της τελευταίας προβολής στην οθόνη σε αρχείο ASCII. Ο χρήστης καθορίζει την ονομασία του αρχείου ASCII στην οποία μπορεί να περιλάβει full path name (drive, directory, filename).
Τελευταία προβολή σε MS-Win Clipboard (πλήρες)
Η επιλογή αυτή μεταφέρει το αποτέλεσμα της τελευταίας προβολής στην οθόνη στο Clipboard (πρόχειρο) αντίστοιχα όπως η διαδικασία [Export σε MS-Win Clipboard (πλήρες)].
Εκτύπωση/Εξαγωγή Περιοχών Πινάκων
Από την επιλογή [Αρχείο] - [Εκτύπωση browser] ή από το αντίστοιχο κουμπί αριστερά στο toolbar ή ακόμα με Ctrl-E, ο χρήστης, έχει τη δυνατότητα να εκτυπώσει οποιοδήποτε τμήμα ενός πίνακα σε γραφική WYSIWYG μορφή (όπως δηλαδή τον βλέπει). Μπορεί αν θέλει να μαρκάρει μια περιοχή και στη συνέχεια να εκτυπώσει: την περιοχή αυτή, τις στήλες της περιοχής για όλο το αρχείο, τις εγγραφές της περιοχής για όλες τις στήλες ή ολόκληρο το αρχείο.
Η εκτύπωση πίνακα ακολουθεί την ενεργή διάταξη όπως την έχει ορίσει ο χρήστης. Οι στήλες και τα πλάτη π.χ. ακολουθούν τη μορφοποίηση που έχει οριστεί. Για κάποια συγκεκριμένη ανάγκη, μπορεί δηλαδή ο χρήστης να διαμορφώσει μια αναφορά όπως την θέλει. Αν η διαμόρφωση που έκανε δεν είναι επιθυμητό να παραμείνει στον πίνακα θα πρέπει να φροντίσει να πατήσει το κουμπί στο toolbar που αναστέλλει την αυτόματη αποθήκευση.
Η εκτύπωση πίνακα έχει σχεδιαστεί για τις περιπτώσεις που δεν έχει προβλεφθεί κάποια αντίστοιχη αναφορά. Δεν αποτελεί δηλαδή τον κανόνα.
Περιοχή που εκτυπώνεται:
- Ολόκληρο το αρχείο
- Από μια μαρκαρισμένη περιοχή εκτυπώνονται οι μαρκαρισμένες γραμμές και όλες οι στήλες ανεξάρτητα μαρκαρίσματος
- Από μια μαρκαρισμένη περιοχή εκτυπώνονται οι μαρκαρισμένες στήλες και όλες οι γραμμές ανεξάρτητα μαρκαρίσματος
- Από μια μαρκαρισμένη περιοχή εκτυπώνεται μόνο η μαρκαρισμένη περιοχή
Επι πλέον μπορεί να οριστούν:
- Ξεχωριστά το μέγεθος της γραμματοσειράς ως ποσοστό σε σύγκριση με το αρχικό (π.χ. 100% = ίδιο με το αρχικό, 80% = 80% του αρχικού, 120% = 20% μεγαλύτερο του αρχικού).
- Το ύψος της γραμμής ή πόσο απέχουν μεταξύ τους οι αναλυτικές γραμμές ως ποσοστό του ύψους της γραμματοσειράς. Αν οριστεί π.χ. 25% η απόσταση είναι σχετικά μικρή, ενώ 60% σχετικά μεγάλη.
- Προβλέπεται να μπορεί να εκτυπωθεί ασπρόμαυρα σε έγχρωμο εκτυπωτή (βλ. τσεκ).
- Προβλέπεται να μην μπορούν να εκτυπώνονται τα πλαίσια (βλ. τσεκ).
- Μπορούν να οριστούν περιθώρια τοποθέτησης στο χαρτί
Εκύπωση/Εξαγωγή Περιοχών Οθόνης
Οτιδήποτε προβάλλεται στην οθόνη μπορεί να εκτυπωθεί ή να εξαχθεί σε αρχείο ως εικόνα. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει μεταξύ (μέχρι) τριών επιπέδων: 1. ολόκληρου του περιεχομένου της οθόνης, 2. του παραθύρου στο οποίο ανήκει το ενεργό (επιλεγμένο) παράθυρο και 3. Του ενεργού παραθύρου.
Η δυνατότητα ενεργοποιείται είτε από το μενού [Εργαλεία] που είναι σχεδόν πάντα διαθέσιμο, είτε από κουμπί στο toolbar (μπάρα εργαλείων) προς τα δεξιά του. Εναλλακτικά ενεργοποιείται και με το πλήκτρο [Ctrl-P]. Όταν ζητηθεί θα πρέπει να επιλέξετε ένα από τα τρία διαθέσιμα επίπεδα τα οποία (εκτός του πρώτου) περιγράφονται με βάση τον τίτλο τους στην επάνω μπάρα (title bar) του παραθύρου τους.
Επιλέγετε ως προορισμό έναν από τους διαθέσιμους εκτυπωτές. Σε αυτούς περιλαμβάνεται και επιλογή [PDF εκτύπωση] προκειμένου να εξάγετε σε αρχείο PDF. Στην ίδια λίστα θα βρείτε και την επιλογή [Αποθήκευση σε αρχείο (.BMP)] προκειμένου να αποθηκεύσετε το τμήμα ή όλη την οθόνη ως γραφικό (bitmap.)
ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΙ ΕΚΤΥΠΩΣΕΩΝ / ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ (κοινές δυνατότητες)
Μετά τον καθορισμό των προδιαγραφών της αναφοράς (εύρος, περιορισμοί, προσαρμογές κλπ) ακολουθεί η εξαγωγή και αποτύπωση των αποτελεσμάτων σε προορισμό που θα επιλέξει ο χρήστης (προτείνεται η τελευταία επιλογή του χρήστη.)
Επιπλέον ο χρήστης μπορεί να προσαρμόσει περαιτέρω το αποτέλεσμα με τις δυνατότητες που παρέχονται στο παράθυρο "Εκτύπωση", όπως θα δούμε παρακάτω.
Εκτυπωτής
Η εκτύπωση κατευθύνεται στον εκτυπωτή που καθορίστηκε ως προτεινόμενος από τις Ιδιότητες σταθμού εργασίας. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει κάποιον άλλο από τους υπόλοιπους που έχουν οριστεί.
Δεξιά από την περιγραφή του προτεινόμενου εκτυπωτή, το κουμπί [Ιδιότητες] θα προβάλλει το παράθυρο προτιμήσεων του κατασκευαστή του επιλεγμένου εκτυπωτή. Εκεί μπορούν νο οριστούν πλήθος ειδικών παραμέτρων όπως π.χ. το επιθυμητό συρτάρι τροφοδισίας χαρτιού ή επιλογή ασπρόμαυρης εκτύπωσης σε έγχρωμο εκτυπωτή. Επίσης για την ευκολία του χρήστη ειδικά οι επιλογές Προσανατολισμού και ο αριθμός Αντιγράφων μπορούν να οριστούν και από το αρχικό παράθυρο. Όμως αυτές καθώς και άλλες προτιμήσεις και προσαρμογές περιγράφονται αναλυτικά στο τμήμα Προτιμήσεις παρακάτω. Εδώ εστιάζουμε περισσότερο στον προορισμό της εκτύπωσης.
Ακόμα και αν η πρόθεση του χρήστη είναι να ζητήσει προεπισκόπιση, δηλ. στο πλαίσιο "Προορισμός" να ζητήσει την επιλογή [ Οθόνη (Preview) ] αυτή θα προσομοιάσει τη μορφή της εκτύπωσης που θα προκύψει με τον συγκεκριμένο εκτυπωτή και τις ισχύουσες ιδιότητές του.
Η εκτύπωση μπορεί να διακοπεί σε οποιαδήποτε στιγμή με το πλήκτρο [Διακοπή] . Σε περίπτωση που γίνει αυτό, στο τέλος της εκτύπωσης τυπώνεται το μήνυμα "Η εκτύπωση διακόπηκε από τον χρήστη"
Προεπισκόπηση - Εισαγωγή
Viewer + Previewer
Προσφέρονται δύο εναλλακτικοί μηχανισμοί προεπισκόπησης με αντίστοιχα πλεονεκτήματα:
Α. Text (Text Viewer)
Στη μορφή αυτή, τα αποτελέσματα προβάλλονται σε μορφή κειμένου. Είναι πολύ χρήσιμη όταν πρόκειται να εκδοθεί μεγάλος όγκος αποτελεσμάτων για τους παρακάτω λόγους:
- Είναι ταχύτατη
- Μπορεί να ανασταλλεί η προβολή προσωρινά χωρίς να διακοπεί η επεξεργασία
- Προβλέπει αναζήτηση κειμένου από το αποτέλεσμα (π.χ. πού υπάρχει αξία η 1234.33 σε ένα ισοζύγιο 100 σελίδων)
- Προβλέπει αντιγραφή κειμένου για επικόλληση αλλού
- Μπορεί να διακοπεί ανα πάσα στιγμή
Αναφορές που είναι σχεδιασμένες με γραφική μορφή (π.χ. περιέχουν εικόνες, γραφικά κ.λπ) δεν προβάλλονται στον Text Viewer
B. Preview (Graphics Previewer)
Στη μορφή αυτή, τα αποτελέσματα, συμπεριλαμβανομένων πιθανών γραφικών, προβάλλονται ανά σελίδα (αντί ανά εγγραφή) με βάση την προδιαγραφή του επιλεγμένου εκτυπωτή.
- Οι πληροφορίες απεικονίζονται με μορφή WYSIWYG, δηλ. όπως θα τυπωθούν από τον εκτυπωτή.
- Η προβολή γίνεται ανά σελίδα για λόγους προεπισκόπησης.
- Ο χρήστης μπορεί να ζητήσει να εκτυπωθεί η σελίδα που βλέπει ή οποιοδήποτε εύρος από αυτές που έχουν προβληθεί μέχρι εκείνη τη στιγμή
Προεπισκόπηση | Προβολή/εκτέλεση στην οθόνη (Text)
Με την επιλογή αυτή ενεργοποιείται η διαδικασία σάρωσης, επεξεργασίας της βάσης δεδομένων και παράλληλης εκτέλεσης της εκτύπωσης στην οθόνη.
Η εκτύπωση μπορεί να καταλαμβάνει μεγαλύτερο πλάτος από το πλάτος της οθόνης, αλλά αυτό δεν είναι πρόβλημα διότι ο Viewer επιτρέπει ολίσθηση προς όλες τις κατευθύνσεις.
Ο χρήστης, πιέζοντας το κινούμενο εικονίδιο 
μπορεί να αναστείλει πλήρως την εκτέλεση της επεξεργασίας - προβολής, και να προχωρήσει στην παρατήρηση της αναφοράς μέχρι το σημείο διακοπής. Με τα πλήκτρα πλοήγησης (βελάκια, [PageUp], [PageDown], [Ctrl-Home], [Ctrl-End]) αλλά και με τη μπάρα κύλισης, ο χρήστης μπορεί να μετακινηθεί σε οποιοδήποτε σημείο της αναφοράς.
Σε αντίθεση με την παραπάνω δυνατότητα Αναστολής επεξεργασίας, η ζωντανή προβολή της εκτύπωσης στο Viewer, μπορεί να διακοπεί προσωρινά (χωρίς να γίνει αναστολή της επεξεργασίας) ώστε ο χρήστης να παρατηρήσει οποιαδήποτε σελίδα ή μέρος σελίδας της εκτύπωσης (με τα πλήκτρα πλοήγησης (βελάκια, [PageUp], [PageDown], [Ctrl-Home], [Ctrl-End]) ενώ παράλληλα το σύστημα εξακολουθεί να εκτελεί την επεξεργασία στο παρασκήνιο (MultiTasking). Κατ' αυτό τον τρόπο, εξοικονομείται πολύτιμος χρόνος, ειδικά όταν η εκτύπωση που έχει ζητηθεί καλείται να επεξεργαστεί πληθώρα στοιχείων με διάφορα φίλτρα και κριτήρια.
Η ζωντανή προβολή μπορεί να διακοπεί ή/και να επαναδραστηριοποιηθεί πιέζοντας [Space] ή [PgUp] ή το εικονίδιο Διακοπή ζωντανης προβολής.
Το επόμενο κουμπί επιτρέπει τη Διακοπή επεξεργασίας. Πιέζοντάς το προβάλλεται το εμφαιζόμενου παράθυρο διαλόγου.
Επιλέγοντας [Αναστολή] η επεξεργασία διακόπτεται προσωρινά, (όπως παραπάνω στην παράγραφο Viewer:Αναστολή επεξεργασίας.
Επιλέγοντας [Διακοπή], η επεξεργασία διακόπτεται πλήρως και εμφανίζεται το μήνυμα "Η εκτύπωση διακόπηκε από τον χρήστη"
Άλλες δυνατότητες του Viewer
Όταν ο Text Viewer βρίσκεται σε φάση παύσης ή αναμονής παρέχει τις παρακάτω δυνατότητες:
Μετακίνηση
Η μετακίνηση μπορεί να γίνει είτε με τα γνωστά πλήκτρα καθώς και τα [Ctrl-Home] [Ctrl-End] (αρχή και τέλος προβαλλόμενης αναφοράς αντίστοιχα) ή με την χρήση της οριζόντιας και κάθετης μπάρας κύλισης του παραθύρου.
Τοποθέτηση σε συγκεκριμένη γραμμή
Κάνοντας διπλό κλικ στην Ένδειξη θέσης και μεγέθους (α/α) του browser και την πληκτρολόγηση αριθμού γραμμής ο viewer τοποθετείται στη συγκεκριμένη γραμμή.
Αναζήτηση κειμένου
Ο χρήστης μπορεί να αναζητήσει ένα κείμενο στην προβαλλόμενη αναφορά με το πλήκτρο [Ctrl-Enter] να προχωρήσει σε "έξυπνη αναζήτηση κειμένου/λέξης" ανεκτικού τύπου (όπως η αντίστοιχη λειτουργία στους πίνακες/browsers) που αφενός δεν κάνει διάκριση μεταξύ κεφαλαίων, πεζών, ελληνικών, λατινικών χαρακτήρων, αφετέρου έχει τη δυνατότητα να ψάξει με τη βοήθεια μάσκας (π.χ. "*Φ?Π?Α*", "*Πωλήσεις*εσωτερικού*"). Για βοήθεια στην αναζήτηση, ανατρέξτε στο κεφάλαιο Αναζήτηση από Δεδομένα στήλης στις γενικές δυνατότητες των πινάκων.
Αντιγραφή μιασ η περισσοτερων γραμμων
Μπορείτε να αντιγράψετε μια ή και περισσότερες γραμμές (στο clipboard) για να τις μεταφέρετε αλλού. Αντιμετωπίζετε το Viewer σαν ένα κοινό πίνακα-browser, στον οποίο αντιγράφετε αφού έχετε μαρκάρει ένα εύρος γραμμών. Εαν πάλι θέλετε να αντιγράψετε μια γραμμή μόνο, τότε τοπθετείστε σε αυτήν και με δεξί κλικ ζητάτε [Αντιγραφή κελιού] που ισοδυναμεί με [Ctrl-C].
Για βοήθεια σχετικά με το μαρκάρισμα βλ. Μαρκάρισμα περιοχής. Η μόνη διαφορά εδώ είναι ότι εδώ έχετε να διαχειριστείτε μια στήλη μόνο, στην οποία αποτυπώνεται όλη η αναφορά.
Επισκόπηση γραμμής - αντιγραφή τμήματος κειμένου
Εαν πάλι ζητάτε κάτι πιό περιορισμένο, όπως τμήμα μιας γραμμής (π.χ. έναν αριθμό τηλεφώνου, μια διεύθυνση ή μια αξία) μπορείτε να εστιάσετε σε μια γραμμή προκειμένου να μαρκάρετε και αντιγράψετε ένα τμήμα της ζητώνας την επιλογή αυτή με δεξί κλικ ή [Alt-Enter].
Προεπισκόπηση | Προβολή/εκτέλεση στην οθόνη (Preview)
Με την επιλογή αυτή ενεργοποιείται η διαδικασία σάρωσης, επεξεργασίας της βάσης δεδομένων και παράλληλης εκτέλεσης της εκτύπωσης στην οθόνη όπως η προηγούμενη, με την διαφορά πως οι πληροφορίες απεικονίζονται με μορφή WYSIWYG δηλ. όπως θα τυπωθούν από τον εκτυπωτή. Η επιλογή αυτή υποστηρίζει γραφικά, εικόνες κ.λπ.
Η διαχείριση είναι λίγο διαφορετική από τον text viewer. Τα κουμπιά στην μπάρα εργαλείων έχουν την παρακάτω λειτουργικότητα.
Μόλις ο χρήστης ζητήσει προβολή, το σύστημα θα επεξεργαστεί, θα προβάλλει την πρώτη σελίδα και θα κάνει παύση. Ανάλογα με την επιλογή, το κουμπί ή πλήκτρο που θα πατήσει, ο χρήστης μπορεί να ζητήσει να προχωρήσει η επεξεργασία της επόμενης σελίδας ώστε να την περιεργαστεί (δεύτερο κουμπί ή Alt-N) ή να ζητήσει να προχωρήσει η επεξεργασία μέχρι τέλους (πρώτο κουμπί ή Alt-R ). Στη δεύτερη περίπτωση το σύστημα θα προβάλλει μόνο την τελευταία σελίδα. Μόλις την προβάλλει, ο χρήστης μπορεί να “ξεφυλλίσει” το αποτέλεσμα με τα κουμπιά και τα πλήκτρα πλοήγησης (με Shift-F1 ή το αντίστοιχο κουμπί, μπορεί μάλιστα να δει το βοήθημα σχετικά με τα πλήκτρα προεπισκόπησης.)
Έχοντας στη διάθεσή του το επεξεργασμένο αποτέλεσμα, ο χρήστης μπορεί πατώντας το κουμπί με τον εκτυπωτή ή με Alt-P να ζητήσει εκτύπωση μέρους ή όλων των σελίδων, χωρίς να χρειάζεται επαν-επεξεργασία για απευθείας εκτύπωση.
Export (εξαγωγή) προς Clipboard ή Excel
Μπορούμε, αντί να στείλουμε μια εκτύπωση στον εκτυπωτή, να τη στείλουμε στο clipboard (το «Πρόχειρο» δηλ. το μηχανισμό των Windows που επιτρέπει τη λειτουργία αντιγραφή/επικάλυψη - copy/paste). Εναλλακτικά μια εκτύπωση μπορεί να εξαχθεί σε διαφόρων τύπων αρχεία. Ανάλογα με το τι σκοπεύουμε να κάνουμε με το αποτέλεσμα, προσφέρονται διάφορες εναλλακτικές δυνατότητες.
Συνήθως οι αναφορές συνήθως εξάγονται προς το Excel όταν είναι επιθυμητή η περαιτέρω επεξεργασία τους και σε PDF όταν μας αρκεί η συγκεκριμένη μορφή. Ειδικά για Excel, το σύστημα μπορεί να δημιουργήσει απευθείας ένα νέο αρχείο .xlsx.
Στην περίπτωση του clipboard, μετά το paste (επικόλληση) στο Excel, συνήθως θα χρειαστεί φορμάρισμα (formatting) των κελιών, εκτός εάν δουλεύουμε σε ένα φύλο που είναι ήδη φορμαρισμένο. Αντίθετα η εξαγωγή απευθείας σε αρχείο Excel, δημιουργεί ένα αρχείο που είναι ήδη λειτουργικά φορμαρισμένο και ευπαρουσίαστο. Οι στήλες αξίας/ποσότητας, ημερομηνίας, διαμορφώνονται κατάλληλα, συμπεριλαμβανομένου και του πλάτους τους. Ετσι αποφεύγεται το φαινόμενο να αντιμετωπίζονται από το Excel αριθμητικοί κωδικοί σαν αριθμοί, κάτι που συμβαίνει όταν γίνει επικόλληση μέσω Clipboard όπως πχ ο κωδικός «001234» να γίνεται 1234. Επιπλέον οι αρχικές γραμμές τίτλων και επικεφαλίδες είναι παγωμένες ώστε παραμένουν σταθερές κατά το σκρολάρισμα.
Παρακάτω περιγράφονται οι περιπτώσεις που περικλείονται από το κόκκινο πλαίσιο.
Εαν επιλέξουμε Αρχείο ορίζουμε το όνομά του και μόλις ολοκληρωθεί η δημιουργία του μπορούμε να επιλέξουμε να το δούμε
Το παραγόμενο αρχείο θα έχει την παρακάτω μορφή:
Οι δυνατότητες εξαγωγής σε αρχείο Excel ή Clipboard περιγράφονται παρακάτω, με η σειρά πρου προβάλλονται στο dropdown menu.
Σε αρχείο Excel (Data) Αποτελέι τη συνηθέστερη και προτεινόμενη επιλογή. Οι άλλες εξυπηρετούν ειδικές περιπτώσεις και χαρακτηρίζονται παρακάτω ως "ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΑ ΓΙΑ ΠΡΟΧΩΡΗΜΕΝΟΥΣ".
Σε αρχείο Excel (Data) & Υπoσύνολα
Συνήθως δεν είναι επιθυμητό να μεταφέρονται τυχόν υποσύνολα/σύνολα σε αρχείο .xlsx αφού αυτό μπορεί να γίνει με πολλαπλούς τρόπους από το ίδιο το Excel. Αν αυτό εντούτοις επιθυμούμε να τα μεταφέρουμε μπορούμε να το κάνουμε από αυτή την επιλογή.
Για τις περιπτώσεις που δυσχεραίνεται η μεταφορά σε στήλη (π.χ. Excel) της περιγραφής μιας ομάδας ή ενός υποσυνόλου επειδή η σχεδίαση είναι τέτοια που προβάλλεται μόνο σαν επικεφαλίδα (τίτλος) και ακολουθούν εγγραφές. Με την επιλογή αυτή μεταφέρουμε το μοναδικό τίτλο σε επαναλαμβανόμενο σε στήλη. Έτσι μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ομαδοποίηση κα από το Excel.
Αντίστοιχο με το παραπάνω αλλά με ομαδοποίηση των υποσυνόλων (δηλαδή συγκεντρωτικά)
Σε MS-Win Clipboard (Data)
Με την επιλογή αυτή, παρέχεται η δυνατότητα, να ενεργοποιηθεί η διαδικασία σάρωσης και επεξεργασίας της βάσης δεδομένων, και να μεταφερθoύν τα δεδομένα της αναφοράς απευθείας στο Windows Clipboard (πρόχειρο) από όπου μπορούν να "γίνουν paste" σε οποιαδήποτε εφαρμογή Windows. Τα πεδία είναι κατάλληλα διαχωρισμένα (delimited) ώστε να μεταφερθούν σε tables όπως π.χ. MS-Word tables ή απευθείας σε μια επιλεγμένη περιοχή κυψελών (cells) ενός φύλλου εργασίας (worksheet) του MS-Excel. Περιλαμβάνονται τίτλοι, επικεφαλίδες κ.λ.π.
Όταν μεταφέρουμε δεδομένα σε clipboard συνήθως δεν θέλουμε να μεταφέρουμε και τυχόν υποσύνολα/σύνολα που υπάρχουν. Ο λόγος είναι ότι συνήθως θέλουμε η εφαρμογή που το υποδέχεται (π.χ. Excel) να τα υπολογίσει. Αν αυτό δεν είναι επιθυμητό μπορούμε να ζητήσουμε την επιλογή αυτή ώστε να μεταφερθούν και αυτά.
Για τις περιπτώσεις που δυσχεραίνεται η μεταφορά σε στήλη (π.χ. Excel) της περιγραφής μιας ομάδας ή ενός υποσυνόλου επειδή η σχεδίαση είναι τέτοια που προβάλλεται μόνο σαν επικεφαλίδα (τίτλος) και ακολουθούν εγγραφές. Με την επιλογή αυτή μεταφέρουμε το μοναδικό τίτλο σε επαναλαμβανόμενο σε στήλη.
Αντίστοιχο με το παραπάνω αλλά με ομαδοποίηση των υποσυνόλων (δηλαδή συγκεντρωτικά)
Με την επιλογή αυτή, παρέχεται η δυνατότητα, να ενεργοποιηθεί η διαδικασία σάρωσης και επεξεργασίας της βάσης δεδομένων, και να μεταφερθoύν τα δεδομένα της αναφοράς απευθείας στο Windows Clipboard (πρόχειρο) από όπου μπορούν να "γίνουν paste" σε οποιαδήποτε εφαρμογή Windows. Τα πεδία δεν είναι κατάλληλα διαχωρισμένα (delimited) ώστε να μεταφερθούν σε tables (βλ.[Σε MS-Win Clipboard (Data)] και [Export σε αρχείο DBF] εάν αυτό είναι επιθυμητό). Περιλαμβάνονται τίτλοι, επικεφαλίδες κ.λ.π. καθώς και σελιδοποίηση και μπορεί π.χ. να μορφοποιηθεί για να χρησιμοποιηθεί σε παρουσιάσεις.
Είναι αντίστοιχη δυνατότητα με τη δυνατότητα [Σε MS-Win Clipboard (πλήρες)] με τη διαφορά ότι όλη αναφορά περιέχεται σε μία σελίδα με τους τίτλους, επικεφαλίδες κ.λ.π. μία φορά.
Διαχείριση νέου αρχείου Excel
Το σύστημα θα σας προτείνει το φάκελο και όνομα αρχείου που όμως μπορείτε να αλλάξετε.
Αν υπαρχει ήδη θα σας προειδοποιήσει και θα έχετε τη δυνατότητα να ζητήσετε επιλάλυψη, αλλαγή ονόματος ή ακύρωση της διαδικασίας.
Ο χρήστης μπορεί να ζητήσει [Επικάλυψη] εφόσον δεν τον ενδιαφέρει να διατηρήσει το αρχείο που προϋπάρχει. Εναλλακτικά με [Ακύρωση] μπορεί να ξαναζητήσει την εξαγωγή αρχείου ορίζοντας άλλο όνομα αρχείου.
Στη συνέχεια, μόλις ολοκληρωθεί η επεξεργασία και παραγωγή του αρχείου, το σύστημα θα ρωτήσει το χρήστη κατά πόσο επιθυμεί να ενεργοποιηθεί η εφαρμογή Excel και να φορτωθεί αυτόματα το αρχείο που μόλις δημιουργήθηκε
Το σύστημα προτείνει τα δημιουργούμενα αρχεία Excel να τοποθετούνται στον τοπικό φάκελο \_expo του κάθε χρήστη, ο οποίος και θα δημιουργηθεί αυτόματα αν δεν υπάρχει. Προτείνει επίσης την ίδια ονομασία πάντα, ώστε να μη δημιουργούνται συνεχώς νέα αρχεία αν δεν χρειάζεται. Φυσικά ο χρήστης μπορεί να ορίσει το όνομα που επιθυμεί ή ακόμα και τον φάκελο στον οποίο επιθυμεί να εναποτεθεί το αρχείο.
Παραγωγή αρχείων PDF
Η αποστολή αναφορών σε μορφή αρχείου PDF αποτελεί πλέον μια πολύ συνηθισμένη πρακτική. Επίσης αποτελεί πλέον πρακτική η αντιμετώπιση του μηχανισμού δημιουργίας του αρχείου ως «εκτυπωτή». Υπάρχουν πολλοί κατασκευαστές τέτοιων ψευδο-εκτυπωτών που υποστηρίζονται από τα συστήματα της ΣΥΝΠΑΝ, εφόσον ο χρήστης τα έχει εγκαταστήσει. Εναλλακτικά, χωρίς καμία εγκατάσταση, ο χρήστης μπορεί να επιλέξει τον εκτυπωτή «PDF εκτύπωση» που εγκαθίσταται αυτόματα. Ως προορισμό θα ζητήσει Εκτυπωτής (Printer/PDF) και όχι Εξαγωγή. Στη συνέχεια θα πρέπει να ονοματίσει το αρχείο και τον τόπο αποθήκευσής του στο αντίστοιχο παράθυρο διαλόγου.
Export (εξαγωγή) προς άλλα αρχεία
Το αποτέλεσμα της αναφοράς μπορεί να εξαχθεί σε αρχείο που θα χρησιμοποιηθεί από άλλες εφαρμογές (ειδικά για το Excel αναφερόμαστε αναλυτικά παραπάνω). Παρέχονται οι εξής τύποι αρχείων. Υπενθυμίζεται ότι ειδικά για αρχεία PDF προβλέπεται η διαδικασία που περιγράφεται παραπάνω.
Παρακάτω περιγράφονται οι περιπτώσεις που περικλείονται από το κόκκινο πλαίσιο.
Export σε αρχείο ASCII
Με την επιλογή αυτή, παρέχεται η δυνατότητα, να ενεργοποιηθεί η διαδικασία σάρωσης και επεξεργασίας της βάσης δεδομένων, και να μεταφερθεί η αναφορά απευθείας σε κάποιο αρχείο ASCII, χωρίς να μεσολαβήσει προβολή στην οθόνη ή εκτύπωση στον εκτυπωτή. Ο χρήστης καθορίζει την ονομασία του αρχείου ASCII. Το αρχείο αυτό δεν περιλαμβάνει "εντολές εκτυπωτή" αλλά περιέχει σελιδοποίηση (δηλαδή περιλαμβάνει αρίθμηση σελίδων και τίτλους ανά σελίδα).
Export σε αρχείο ASCII (χωρίς σελιδοποίηση)
Με την επιλογή αυτή, παρέχεται η δυνατότητα, να ενεργοποιηθεί η διαδικασία σάρωσης και επεξεργασίας της βάσης δεδομένων, και να μεταφερθεί η αναφορά απευθείας σε κάποιο αρχείο ASCII, χωρίς να μεσολαβήσει προβολή στην οθόνη ή εκτύπωση στον εκτυπωτή. Ο χρήστης καθορίζει την ονομασία του αρχείου ASCII. Το αρχείο δεν περιέχει σελιδοποίηση, (δηλαδή όλο το περιεχόμενο της αναφοράς περιλαμβάνεται σε μία "σελίδα", περιέχει τις επικεφαλίδες, τίτλους κ.λ.π. μία φορά), και δεν προορίζεται για εκτύπωση. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για μεταφορά σε άλλες ασύμβατες εφαρμογές.
Export σε αρχείο TSV
Με την επιλογή αυτή, δημιουργείται ένα αρχείο TSV (Tab Separated Values) παρεμφερές του CSV. Αντίστοιχα και εδώ θα πρέπει να ορίσετε το όνομα του αρχείου όπως παραπάνω.
Export σε αρχείο DBF
Με την επιλογή αυτή, παρέχεται η δυνατότητα, να ενεργοποιηθεί η διαδικασία σάρωσης και επεξεργασίας της βάσης δεδομένων, και να μεταφερθoύν τα δεδομένα της αναφοράς απευθείας σε κάποιο αρχείο δομής DBF (ODBC).Ο χρήστης καθορίζει την ονομασία του αρχείου DBF. Το αρχείο αυτό δεν περιέχει τίτλους, επικεφαλίδες κ.λ.π. Περιέχει μόνον δεδομένα και είναι απευθείας επεξεργάσιμο από άλλες εφαρμογές. Μπορεί ακόμη να χρησιμοποιηθεί απευθείας και από Windows προγράμματα όπως το MS-Excel. Σε αυτή την περίπτωση φροντίστε να ορίσετε τον τύπο του αρχείου δηλ. File of type: [dBase (*.dbf)], πως στο παράδειγμα.
Export σε αρχείο Eκτυπωτή
Με την επιλογή αυτή, που δεν χρησιμοποιείται πολύ πλέον, παρέχεται η δυνατότητα, να ενεργοποιηθεί η διαδικασία σάρωσης και επεξεργασίας της βάσης δεδομένων, και να μεταφερθεί η "εκτύπωση" απευθείας σε αρχείο, χωρίς να μεσολαβήσει προβολή στην οθόνη ή εκτύπωση στον εκτυπωτή. Ο χρήστης καθορίζει την ονομασία του αρχείου. Το αρχείο αυτό θα περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες "εντολές εκτυπωτή" και μπορεί να εκτυπωθεί αργότερα στην ίδια ή άλλη εγκατάσταση, είτε από την επιλογή. [Εκτύπωση αρχείου ASCII] είτε με εντολή του λειτουργικού συστήματος (π.χ. copy <filename> LPT1). Προϋπόθεση για τη σωστή εκτύπωση είναι η συμβατότητα μεταξύ του ενεργού εκτυπωτή κατά τη διάρκεια της διαδικασίας export και του εκτυπωτή που τελικά θα εκτυπώσει την αναφορά.
ΠΡΟΤΙΜΗΣΕΙΣ ΕΚΤΥΠΩΣΗ (κοινές δυνατότητες)
Πριν ξεκινήσουμε μία εκτύπωση, έχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε διαφορετικό εκτυπωτή από τον προτεινόμενο αλλά και να ορίσουμε κάποιες προτιμήσεις. Αυτές εντάσσονται στις παρακάτω τρεις κατηγορίες:
- Προτιμήσεις που ορίζονται από τις ιδιότητες του εκτυπωτή που διαλέξαμε
- Άμεσα οριζόμενες ιδιότητες συχνής χρήσης όπως ο προσανατολισμός, ο αριθμός αντιγράφων και η σειρά εκτύπωσης και τέλος
- μια επιπλέον σειρά προτιμήσεων και προσαρμογών που παρέχονται από τη ΣΥΝΠΑΝ.
Ιδιότητες εκτυπωτή
Το κουμπί [Ιδιότητες] σας συνδέει με το λογισμικό του κατασκευαστή του εκτυπωτή που επιλέξατε. Μέσα από αυτό μπορείτε να προχωρήσετε σε όσες προσαρμογές προβλέπει ο κατασκευαστής και φυσικά ανάλογα με τις δυνατότητες της συσκευής. Ακολουθούν τρία παραδείγματα αυξανόμενης συνθετότητας.
Ο,τι ορίσετε στο σημείο αυτό έχει προσωρινό χαρακτήρα. Δηλαδή οι ιδιότητες που θα ορίσετε δεν θα αποθηκευτούν μόνιμα. Αν επιθυμείτε μια μονιμότερη συμπεριφορά, τότε μπορείτε να προσθέσετε μια παραλλαγή του εκτυπωτή με τις επιθυμητές ιδιότητες.
Ιδιότητες συχνής χρήσης
Οι συνήθεις ιδιότητες προσανατολισμός (όρθια/portrait, πλάγια/landscape), ο αριθμός αντιγράφων και η σειρά εκτύπωσης αποτελούν μέρος των ιδιοτήτων του εκτυπωτή και μπορεί να οριστούν και από εκεί. Προσφέρονται όμως και στο αρχικό παράθυρο διαλόγου για τη ευκολία του χρήστη, επειδή η χρήση του μπορεί να είναι συχνότερη. Η δυνατότητα «συρραφής» αφορά μόνο την περίπτωση που ζητάμε περισσότερα του ενός αντίγραφα και σχετίζεται με τη σειρά που εκδίδονται αυτά. Η «συρραφή» διευκολύνει την έκδοση σε μορφή τεύχους. Αλλιώς οι ίδιες σελίδες θα τυπώνονται μαζί.
Άλλες προτιμήσεις/προσαρμογές
Με το κουμπί [Προτιμήσεις] προβάλλει το το παράθυρο διαλόγου με το οποίο μπορούν να οριστούν πρόσθετες προτιμήσεις ή και να γίνουν διάφορες προσαρμογές στην εκτύπωση (βλ. παρακάτω).
Προσαρμογές - Προτιμήσεις εκτύπωσης
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Οι επιλογές που προσφέρονται δεν είναι πάντα διαθέσιμες. Η διαθεσιμότητά τους εξαρτάται από τον τύπο της αναφοράς, φόρμας κ.λπ. και του τύπου εκτυπωτή.
Στο παράθυρο διαλόγου εμφανίζονται δύο καρτέλες (tabs).
Προσαρμογές
Η πρώτη, με περιγραφή [Προσαρμογές] αφορά περισσότερο τις παραμετρικές αναφορές (*) Λόγω της εκτεταμένης παραμετροποίησης που είναι δυνατή (ταξινόμηση, ομαδοποίηση, εύρος, συνθήκες και κριτήρια κ.λπ) η γενική περιγραφή της αναφοράς μπορεί να μην εκφράζει το αποτέλεσμα. Δίνεται από εδώ η δυνατότητα να αντικατασταθεί με άλλη καταλληλότερη, την οποία μπορεί να συντάξει ο χρήστης, στο τριπλό πεδίο «Αλλαγή τίτλου Αναφοράς» το οποίο υποστηρίζει μέχρι τρεις γραμμές.
Το σύνολο των παραμέτρων ή και περιορισμών που έχει ορίσει ο χρήστης να ισχύουν, μπορεί να αποτυπωθεί στην πρώτη σελίδα της αναφοράς προκειμένου ο αναγνώστης να ερμηνεύσει το περιεχόμενό της. Αυτό είναι προαιρετικό και επιτυγχάνεται τσεκάροντας το πεδίο «Αποτύπωση προτιμήσεων».
Υπάρχει επίσης η δυνατότητα επιλογής μιας σταθερής επικεφαλίδας από αυτές που έχουν οριστεί.
Τέλος, όπου είναι εφαρμόσιμο και επιθυμητό, μπορεί να οριστεί, να εκτυπώνονται τα σταθερά λεκτικά της αναφοράς στην Αγγλική γλώσσα (π.χ. σελ.123 σε page 123)
Εκτυπώσεις Windows
Η επόμενη καρτέλα [Εκτυπώσεις Windows] αφορά παραμέτρους που επηρεάζουν κυρίως εκτυπώσεις σε γραφικό περιβάλλον Windows. Για να γίνουν πιο κατανοητές χρειάζεται μια συνοπτική εισαγωγή στις δυνατότητες του Reporter, της τεχνολογίας δηλαδή πίσω από όλες τις αναφορές, φόρμες, εξαγωγές της ΣΥΝΠΑΝ.
Όπως αναφέρεται και αλλού σε αυτό το κεφάλαιο, η συντριπτική πλειοψηφία των εκτυπωτικών αποτελεσμάτων υποστηρίζουν Χ εκτυπωτές απευθείας συνδεδεμένους σε παράλληλες ή σειριακές θύρες οι οποίοι δεν έχουν «εγκατασταθεί» στα Windows, ΧΧ εκτυπωτές κειμένου που έχουν εγκατασταθεί στα Windows αλλά δεν υποστηρίζουν σύγχρονα γραφικά και ΧΧΧ τη συνηθέστερη περίπτωση σύγχρονων γραφικών εκτυπωτών υψηλής ανάλυσης που φυσικά είναι εγκατεστημένοι.
Η σχεδίαση/προδιαγραφή της κάθε υποστηριζόμενης αναφοράς σε αυτά τα περιβάλλοντα, σχεδόν πάντα είναι μοναδική. Δηλαδή δεν υπάρχει άλλη προδιαγραφή ισοζυγίου τύπου Χ για matrix και άλλη για εκτυπωτή Windows. Επομένως όταν τυπώνουμε σε εκτυπωτές Windows, το σύστημα μετατρέπει σε πραγματικό χρόνο μια αναφορά text σε γραφική. Για την ακρίβεια μια σειρά στοιχείων μεταλλάσσονται. Στη φάση αυτή μπορεί να παρέμβει ο χρήστης και να επηρεάσει το αισθητικό και εργονομικό αποτέλεσμα.
Το μεγάλο πλαίσιο στα αριστερά του παραθύρου δίνει ακριβώς αυτή τη δυνατότητα με μια σειρά από επιλογές που μπορούν να τσεκαριστούν. Αν το τσεκ “Ενεργοποίηση των παρακάτω γραφικών χαρακτηριστικών” αφαιρεθεί, τότε θα ανασταλεί η εφαρμογή και των υπολοίπων.
Περιθώρια σελίδας
Υπάρχει η δυνατότητα να οριστεί ένα ειδικό περιθώριο από τα αριστερά και από το επάνω άκρο της σελίδας. Τα μεγέθη ορίζονται σε mm.
Προσαρμογή αναφοράς στη σελίδα
Αν η εφαρμογή που έχετε προσφέρεται για πλούσιες αναλυτικές αναφορές (πολλών σελίδων και στηλών) τότε είναι χρήσιμο να μελετήσετε την παράμετρο αυτή. Εδώ αναφερόμαστε σε καταστάσεις “λογιστικού τύπου”, δηλαδή με γραμμές εγγραφών ανά σελίδα και πλήθος στηλών, με πιθανά αθροιζόμενα σύνολα, υποσύνολα κ.λπ.
Οι περισσότερες αναφορές μπορούν να προσαρμοστούν έτσι ώστε να χωρούν κατά πλάτος στη σελίδα, ανεξάρτητα του μεγέθους της σελίδας. Τα μεγέθη του χαρτιού μπορεί να είναι μικρότερα του Α4 και μεγαλύτερα του Α3. Όμως το να χωρούν απλά δεν είναι το μόνο ζητούμενο. Επιθυμητό είναι και να αξιοποιούν το χώρο που έχουν μέσα σε λογικά πλαίσια. Ειδικά όταν ο χρήστης μπορεί να επιλέξει και προσανατολισμό της αρεσκείας του (π.χ. “όρθιο”). Αναφορές που έχουν σχεδιαστεί αποκλειστικά για γραφικό περιβάλλον δεν έχουν τη δυνατότητα αυτή.
Η συγκεκριμένη επιλογή δίνει την δυνατότητα στο χρήστη να ορίσει τα κριτήρια με τα οποία ο μηχανισμός θα πραγματοποιήσει (ή όχι) αυτές τις προσαρμογές και κατά πόσο θα αξιοποιηθεί η δυνατότητα αυτόματης αλλαγής προσανατολισμού. Όταν π.χ. το σύστημα κρίνει ότι αλλάζοντας τον προτεινόμενο προσανατολισμό το περιεχόμενο θα είναι περισσότερο ευκρινές.
Το ερώτημα στο οποίο απαντά ο χρήστης είναι στο κατά πόσο θα προσαρμοστεί η αναφορά στη σελίδα και με ποιο τρόπο.
| Θα γίνει κάποια προσαρμογή; | Περιγραφόμενη Μέθοδος | Παρατηρήσεις |
|---|---|---|
| Οχι | ||
| Ναι | Προσανατολισμός με επιβεβαίωση | Εφόσον το σύστημα κρίνει ότι οτι θα χωρέσει καλύτερα με πλάγιο προσανατολισμό θα ζητήσει επιβεβαίωση προκειμένου να τον εφαρμόσει διατηρώντας το ίδιο μέγεθος γραμματοσειρών |
| Ναι | Προσανατολισμός αυτόματα | Εφόσον το σύστημα κρίνει ότι οτι θα χωρέσει καλύτερα με πλάγιο προσανατολισμό θα τον εφαρμόσει χωρίς επιβεβαίωση διατηρώντας το ίδιο μέγεθος γραμματοσειρών |
| Ναι | Μέγεθος γραμμάτων με όριο | Το σύστημα θα μειώσει το μέγεθος της γραμματοσειράς (μέχρι ένα ελάχιστο μέγεθος) τόσο ώστε να χωρέσει στον επιλεγμένο προσαντολισμό στη σελίδα |
| Ναι | Μέγεθος γραμμάτων απεριόριστα | Το σύστημα θα μειώσει το μέγεθος της γραμματοσειράς τόσο ώστε να χωρέσει στον επιλεγμένο προσαντολισμό στη σελίδα |
| Ναι | Προσανατολισμός με επιβεβαίωση και μέγεθος γραμματοσειρών | Θα εφαρμόσει συνδυασμό των παραπάνω με επιβεβαίωση |
| Ναι | Προσανατολισμό αυτόματα και μέγεθος γραμματοσειρών | Θα εφαρμόσει συνδυασμό των παραπάνω χωρίς επιβεβαίωση. Η επιλογή αυτή είναι η δημοφιλέστερη |
Διάκενα μεταξύ γραμμών
Εδώ μπορείτε να παρέμβετε ώστε να στριμώξετε γραμμές κατα ύψος ή να τις αραιώσετε. Το διάκενο ορίζεται ως ποσοστό του ύψους της εκάστοτε γραμματοσειράς. Το 15% π.χ. θα αφήσει ελάχιστο κενό ενώ το 50% πολύ. Μια τιμή κοντά στο 30% είναι συνήθως ικανοποιητική.
Αφαίρεση περιορισμών πλάτους εκτυπωτών ακίδας
Διαβάστε παρακάτω, αν σε κάποιες αναφορές τα νούμερα (αξίες ή ποσότητες) εμφανίζονται κολλημένα χωρίς διαχωριστικά στηλών ή στη θέση τους βλέπετε αστεράκια. Η επιλογή αυτή αξιοποιείται από κάποιες αναφορές που έχουν πάρα πολλές στήλες και είναι παραδοσιακά σχεδιασμένες για εκτυπωτές ακίδας (matrix) που έχουν περιορισμούς στο πλάτος επειδή υποστηρίζουν συγεκριμένες γραμματοσειρές. Δεν υπάρχουν διαχωριστικά χιλιάδων και δεν υπάρχει κενό μεταξύ στηλών. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα, σε σενάρια με μεγάλους αριθμούς, αυτοί να μην είναι ευανάγνωστοι. Χαρακτηριστική περίπτωση αποτελούν τα ισοζύγια αποθήκης.
Σημειώνεται οτι η ΣΥΝΠΑΝ αποφεύγει τις δίγραμμες (ανα εγγραφή) αναφορές διότι τις θεωρεί προβληματικές.
Η επιλογή αυτή παρέχει τη δυνατότητα να αφαιρούνται οι περιορισμοί αυτοί όταν η προβολή θα γίνει σε άλλο μέσο προβολής εκτός από εκτυπωτής ακίδας.
Οι δύο πρώτες επιλογές:
1. Οχι, Γενικά
2. ΝΑΙ, Γενικά
εμφανίζονται πάντα, ενώ οι επόμενες μόνον όταν εκτυπώνουμε μια αναφορά που προσφέρεται για είδική αντιμετώπιση ώς προς περιορισμούς πλάτους.
Ο όρος “Γενικά” υπονοεί ότι η ερώτηση δεν εστιάζει υποχρεωτικά στη συγκεκριμένη αναφορά, αλλά στο τι επιθυμούμε γενικότερα να ισχύει. Το συνοδευτικό λεκτικό <=(Προτεινόμενο Χρήστη) ακολουθεί μια από τις δύο επιλογές και υπενθυμίζει τι ισχύει τη στιγμή εκείνη με βάση το τί έχει οριστεί.
Οι επόμενες δύο:
3. Όχι, σε αυτή την Αναφορά
4. ΝΑΙ, σε αυτή την Αναφορά
δίνουν την ευκαιρία στο χρήστη να επιλέξει κάτι άλλο (από το Γενικά προτεινόμενο) το οποίο θα ισχύει για τη συγκεκριμένη αναφορά μόνο. Η επιλογή αυτή αποθηκεύεται (άμεσα) σε επίπεδο "εταιρίας" δηλ. ισχύει για όλους τους χρήστες της εταιρίας.
Τέλος η επιλογή:
5. ΝΑΙ, χωρίς διαχωριστικό χιλιάδων σε ποσότητες (σε αυτή την Αναφορά)
επίσης αναφέρεται στη συγκεκριμένη αναφορά και εστιάζει στο θέμα των ποσοτήτων (δηλ. Όχι αξιών ή άλλων αριθμητικών στοιχείων). Ανάλογα με τις παραμέτρους που έχουν οριστεί κατά την εγκατάσταση της εφαρμογής αποθήκης, μπορεί να έχει για παράδειγμα οριστεί μεγάλος αριθμός δεκαδικών για την παρακολούθηση των ποσοτήτων. Ως αποτέλεσμα και εφόσον υπάρχουν παράλληλα και μεγάλοι αριθμοί, το αποτέλεσμα μπορεί να είναι δυσανάγνωστο. Για τις πολύ ειδικές περιπτώσεις αυτές, ο χρήστης μπορεί να αναστείλει την προβολή διαχωριστικών μεταξύ χιλιάδων ώστε να αυξηθούν τα διαθέσιμα ψηφία.
Παρακάτω μπορείτε να δείτε ένα παράδειγμα εφαρμογής
και εδώ η περίπτωση 5. ΝΑΙ, χωρίς διαχωριστικό χιλιάδων σε ποσότητες (σε αυτή την Αναφορά)
Κουμπί [Αποθήκευση]
Αποθηκεύει τις προτιμήσεις του χρήστη έτσι ώστε να είναι προτεινόμενες την επόμενη φορά που θα ζητήσει μια αναφορά. Αν ο χρήστης θέλει να ισχύουν μόνο για την τρέχουσα εκτύπωση, τότε αρκεί το πλήκτρο [ΟΚ].
Κουμπί [Προτειν.Χρήστη]
Ενεργοποιούνται οι αποθηκευμένες παράμετροι χρήστη. Η επιλογή είναι χρήσιμη όταν π.χ. τροποποιήσαμε παραμέτρους, δεν τις αποθηκεύσαμε, δεν τις θέλουμε πλέον και θέλουμε να επανέλθουμε σε αυτές που θέλουμε να ισχύουν συνήθως.
Κουμπί [Προτειν.Συστήματος]
Ενεργοποιούνται οι προτεινόμενες παράμετροι του συστήματος. Η επιλογή είναι χρήσιμη όταν π.χ. τροποποιήσαμε παραμέτρους, αποθηκεύσαμε δικές μας που δεν τις θέλουμε πλέον και θέλουμε να επανέλθουμε σε αυτές που είχε η εφαρμογή αρχικά.
Σταθερές Επικεφαλίδες
Τι είναι οι σταθερές επικεφαλίδες
Μια συχνή ανάγκη είναι ο καθορισμός κάποιων σταθερών στοιχείων (π.χ Στοιχεία εταιρίας ή οργανισμού, στοιχεία τμήματος ή διεύθυνσης, εφορία, ΑΦΜ κ.λπ.) τα οποία απαιτείται ή είναι επιθυμητό να αναγράφονται, σε κάθε σελίδα του εντύπου και είναι κοινά για περισσότερες από μία εκτυπώσεις.
Τα σταθερά αυτά στοιχεία αποκαλούμε σταθερές επικεφαλίδες και έχουν τα παρακάτω χαρακτηριστικά:
- Κάθε προδιαγραφή επικεφαλίδων μπορεί να καταλάβει από 1-12 γραμμές στην αρχή της κάθε σελίδας του εντύπου.
- Σε κάθε προδιαγραφή μπορούν να οριστούν δύο ομάδες στοιχείων. Η πρώτη ομάδα καταλαμβάνει το αριστερό μέρος του εντύπου και στοιχίζεται από το χρήστη ο οποίος ορίζει τη στήλη (αριθμό χαρακτήρων από το αριστερό άκρο) εκκίνησης κάθε γραμμής. Η δεύτερη ομάδα καταλαμβάνει το δεξί μέρος του εντύπου και ορίζεται αντίστοιχα με την πρώτη. Η δεύτερη ομάδα δεν συνίσταται για γενική χρήση, αλλά γιά συγκεκριμένα έντυπα/αναφορές.
- Κάθε γραμμή επικεφαλίδας μπορεί να έχει μήκος μέχρι 80 χαρακτήρες
- Κάθε προδιαγραφή χαρακτηρίζεται από αλφαριθμητικό κωδικό μήκους μέχρι τριών χαρακτήρων
- Δεν υπάρχει περιορισμός στο πλήθος των προδιαγραφών οι οποίες μπορούν να οριστούν, παρά μόνον οι περιορισμοί παραλλαγών του κωδικού.
- Οι σταθερές επικεφαλίδες ορίζονται στο Reporter.
- Μπορούν να συνδεθούν μόνιμα με οποιοδήποτε report μέσω της δυνατότητας [Αποθήκευση προτιμήσεων] ή να ενεργοποιούνται κατά βούληση (π.χ στις "επίσημες" εκτυπώσεις) με την επιλογή [Σταθερή επικεφαλίδα]
Δεσμευμένοι κωδικοί επικεφαλίδων
Ορισμένες τυποποιημένες αναφορές που εκδίδονται εκτός του συστήματος Query απαιτούν την ύπαρξη συγκεκριμένων κωδικών επικεφαλίδων. Ένας τέτοιος τύπος είναι για παράδειγμα όλες οι καταστάσεις ("βιβλία") της λογιστικής που χρησιμοποιούν για πρόθεμα κωδικού τους χαρακτήρες "ΘΒ" και ακολουθεί ο κωδικός του λογιστηρίου (π.χ. "ΘΒ0"). Αντίστοιχα ο κωδικός "ST " αναφέρεται στη "Συγκεντρωτική Τιμολογίων" (ΜΥΦ), ο "ΟΔ " στη "Οριστική Δήλωση Φόρου/Χαρτοσήμου Μισθοδοσίας" και τέλος ο κωδικός "1 " είναι γενικής χρήσης. Άλλες περιπτώσεις αν υπάρχουν θα αναφέρονται στις επί μέρους εφαρμογές. Ο χρήστης δεν θα πρέπει να χρησιμοποιήσει αυτούς τους κωδικούς παρά για τη χρήση που αναφέρεται παραπάνω..
Browser επικεφαλίδων (επιλογής και επεξεργασίας)
Η επιλογή και επεξεργασία (δημιουργία ή διόρθωση) επικεφαλίδων γίνεται μέσα από τον browser που προβάλλεται. Στο κάτω μέρος του browser προβάλλεται το μεγαλύτερο μέρος της αριστερής ομάδας κειμένου που αντιστοιχεί στην επιλεγμένη επικεφαλίδα.
Πως ορίζονται οι σταθερές επικεφαλίδες
Το μενού [Επεξεργασία] καθοδηγεί το χρήστη στη δημιουργία ή διόρθωση των παραμέτρων επικεφαλίδων. Με το πλήκτρο [F4] καταχωρείται μία νέα επικεφαλίδα στην οποία ο χρήστης συμπληρώνει τα κενά πεδία, ενώ με [Ins] πάλι καταχωρείται μία νέα επικεφαλίδα στην οποία όμως τα πεδία είναι ήδη συμπληρωμένα με τα στοιχεία της επιλεγμένης επικεφαλίδας και τα οποία ο χρήστης δεν χρειάζεται παρά να διορθώσει τις διαφορές.
Προκειμένου να οριστεί μία προδιαγραφή επικεφαλίδων, ο χρήστης θα πρέπει να αποφασίσει να τη χαρακτηρίσει με κάποιο κωδικό. Πληκτρολογεί τον κωδικό, στον οποίο κατέληξε, στο πεδίο Κωδικός επικεφαλίδας καθώς επίσης και το συνολικό αριθμό γραμμών που θα απαιτηθούν. Ο συνολικός αριθμός γραμμών μπορεί να υπερβαίνει το συμπληρωμένο κείμενο, έτσι να μπορούν να ορίζονται και κενές γραμμές (περιθώριο).
Υπάρχει η δυνατότητα καθορισμού ενός αρχείου εικόνας ως γραφικού λογοτύπου που θα τυπώνεται μαζί με την επικεφαλίδα της αναφοράς. Στο πεδίο "Αρχείο" πληκτρολογείται το μονοπάτι και το όνομα του αρχείου γραφικού ή εναλλακτικά, πατώντας το πλήκτρο "Επιλογή" βρίσκουμε και επιλέγουμε το κατάλληλο αρχείο από το σημείο που είναι αποθηκευμένο. Στα πεδία "Πλάτος" & "Ύψος" ορίζουμε αντίστοιχα σε mm τις διαστάσεις με τις οποίες θα τυπώνεται ενώ στο πεδίο "Οριζόντια θέση" ορίζουμε την απόσταση εκτύπωσης (σε mm) του γραφικού από το αριστερό περιθώριο. Βάζοντας -1 το γραφικό στοιχίζεται δεξιά.
Στη συνέχεια ο χρήστης συντάσσει τις γραμμές των επικεφαλίδων καθορίζοντας παράλληλα και τη στήλη στην οποία θα αποτυπωθεί η κάθε γραμμή. Οι επικεφαλίδες προς τα αριστερά του εντύπου μπορούν να αρχίζουν από τη στήλη 0 (μηδέν) η οποία καθορίζει και την αρχή του εντύπου. Οι επικεφαλίδες προς τα δεξιά του εντύπου (εφόσον οριστούν) δεν θα πρέπει να συμπέσουν με τις επικεφαλίδες προς τα αριστερά.
Πώς διορθώνονται οι σταθερές επικεφαλίδες
Η διόρθωση γίνεται με αντίστοιχο τρόπο όπως η καταχώρηση νέας προδιαγραφής με το πλήκτρο [F3]. Προτείνεται από το σύστημα ο συνολικός αριθμός γραμμών τον οποίο ο χρήστης μπορεί να αναθεωρήσει. Στη συνέχεια συμπληρώνονται από το σύστημα τα πεδία των επικεφαλίδων τις οποίες ο χρήστης μπορεί να αναθεωρήσει.
ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΕΚΤΥΠΩΤΩΝ
Ο χρήστης μπορεί να καθορίσει τους εκτυπωτές με τις παραμέτρους τους, που θα έχει στη διάθεσή του. Κάθε σταθμός εργασίας μπορεί να έχει πρόσβαση σε τοπικούς ή κοινόχρηστους (δικτυακούς) εκτυπωτές. Αυτοί μπορεί να είναι εκτυπωτές γενικής χρήσης (π.χ. κοινοί laser, inkjet, matrix εκτυπωτές) ή ειδικοί εκτυπωτές, όπως π.χ. εκτυπωτές παραγωγής ετικετών.
Προκειμένου να έχει πρόσβαση σε έναν εκτυπωτή μια εφαρμογή της ΣΥΝΠΑΝ, θα πρέπει να έχει δηλωθεί (μια φορά) μέσα από την επιλογή Ιδιότητες Σταθμού Εργασίας που είναι διαθέσιμη σε όλες τις εφαρμογές.
Μόλις πατήσετε το κουμπί διαχείρισης εκτυπωτών, θα μεταφερθείτε στον πίνακα μέσα από τον οποίο σας δίνεται η δυνατότητα να ορίσετε τον/τους εκτυπωτές που θα χρησιμοποιείτε, να διορθώσετε τις παραμέτρους τους, να διαγράψετε ή να ορίσετε ποιος από όλους θα είναι ο προτεινόμενος.
Για όλους τους εκτυπωτές που ορίζει ο χρήστης, δίνει μία δικιά του Περιγραφή με νόημα π.χ. "Matrix Λογιστηρίου" ή "Έγχρωμος laser γραμματείας" η οποία προβάλλεται στις λίστες διαθέσιμων εκτυπωτών, διευκολύνοντας έτσι κατά πολύ την επιλογή του σωστού.
Υποστηρίζονται δύο είδη εκτυπωτικών συστημάτων - drivers:
-
Οι Windows drivers της ΣΥΝΠΑΝ που τυπώνουν σε graphics mode και συνεργάζονται με τους εκτυπωτές που είναι εγκατεστημένοι στα Windows και μπορούν να τυπώσουν σε εκτυπωτές laser ή inkjet σε έγχρωμη γραφική μορφή.
-
Οι παλιοί, RAW drivers εκτυπωτών της ΣΥΝΠΑΝ που τυπώνουν σε character mode απ' ευθείας στην θύρα εκτύπωσης, παρακάμπτοντας όλα τα υπόλοιπα υποσυστήματα. Τείνουν να εφαρμόζονται σπανιότερα αλλά υποστηρίζονται πλήρως.
Ανάλογα με τον τύπο εκτυπωτή και για κάθε έναν, οριίζονται τα παρακάτω:
Εκτυπωτές με driver τύπου Windows
Οι παράμετροι εκτύπωσης που μπορούν να οριστούν σε έναν τέτοιο εκτυπωτή είναι:
- Οδηγός Windows όπου ανάλογα με την έκδοση του λειτουργικού συστήματος που είναι εγκατεστημένο και σε συνεργασία με την ΣΥΝΠΑΝ, πρέπει να επιλεχθεί αυτός που; μας επιτρέπει να εκμεταλλευθούμε στο έπακρο την ελεύθερη επιφάνεια του χαρτιού που θα τυπώσουμε.
- Προορισμός Windows Εκτυπωτής
- Εκτυπωτής
- Ιδιότητες του driver που είναι εγκατεστημένος στα Windows
Επιλέξτε αυτόν που ταιρίαζει με το λειουργικό σας σύστημα (π.χ. Windows 7,8,10 για Windows 10)
Ο Reporter προκειμένου να ικανοποιήσει τις ιδιαιτερότητες του κάθε εκτυπωτή συνεργάζεται με ειδικούς printer drivers (τα αρχεία \$SNP\*.$PD). Οι drivers αυτοί δεν έχουν σχέση με τους drivers των Windows μια και είναι ανεξάρτητοι του λειτουργικού συστήματος. Οι drivers είναι σχεδιασμένοι από τη ΣΥΝΠΑΝ ή από τρίτους σχεδιαστές που χρησιμοποιούν το Printer Driver Generator (PDG) της ΣΥΝΠΑΝ.
Η διαχείριση του PDG απευθύνεται σε αρκετά έμπειρους χρήστες και με ικανές γνώσεις επάνω στις δυνατότητες των εκτυπωτών.
Η ΣΥΝΠΑΝ διανέμει τα πακέτα της με μία σειρά drivers για τους πλέον διαδεδομένους εκτυπωτές και εκδόσεις λειτουργικών.
Σε καμία περίπτωση δεν μπορεί να εγγυηθεί κάποιος ότι δύο διαφορετικοί εκτυπωτές θα παράγουν την ίδια ακριβώς εκτύπωση από πλευράς μορφής. Η προσπάθεια του σχεδιαστή ενός driver είναι να "πλησιάσει" το επιθυμητό αποτέλεσμα στο βαθμό που του το επιτρέπουν οι δυνατότητες και οι περιορισμοί του εκάστοτε μοντέλου εκτυπωτή.
Εφόσον ορίζουμε εκτυπωτή Windows, εδώ η επιλογή είναι πάντα Windows Εκτυπωτής
Διατίθεται ακόμα ένας τύπος προορισμού που χαρατηρίζεται ως Text εκτυπωτής. Πρόκειται για εκτυπωτή που έχει εγκατασταθεί στα Windows και υποστηρίζει εκτύπωση κειμένου χωρίς γραφικά. Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με αυτόν τον τύπο, απευθυνθείτε στο τεχνικό τμήμα της ΣΥΝΠΑΝ.
Επιλέγουμε εκτυπωτή από αυτούς που έχουν εγκατασταθεί (στα Windows) στο σταθμό εργασίας σας. Οι εγκατεστημένοι εκτυπωτές θα εμφανιστούν στο πεδίο μετά τον Προορισμό σε λίστα dropdown. Εγκατεστημένοι είναι οι εκτυπωτές που στο σταθμό εργασίας, ανάλογα από το σημείο που βλέπουμε εμφανίζονται ως εξής
Ο κάθε εκτυπωτής έχει τις δικές του προδιαγραφές και δυνατότητες. Υπάρχουν απλοί εκτυπωτές με λίγες σχετικά ιδιότητες αλλά και άλλοι με πολύ προχωρημένες δυνατότητες και πλήθος ιδιοτήτων που επιδέχονται παραμετροποίησης. Πατώντας το κουμπί ιδιότητες συνδέεστε στο λογισμικό του κατασκευαστή του εκάστοτε εκτυπωτή και από εκεί ορίζετε τι χαρακτηριστικά επιθυμείτε να έχει ο εκτυπωτής με την περιγραφή που ορίζετε. Στον πίνακα «Διαθέσιμες παράμετροι εκτυπωτών» μπορείτε να ορίσετε διαφορετικές περιγραφές/εκτυπωτές που αναφέρονται στον ίδιο εκτυπωτή αλλά με άλλα χαρακτηριστικά (π.χ. άλλη πηγή και διαστάσεις χαρτιού).
Εφόσον χρησιμοποιείται εκτύπωση μέσω RAW Driver, το υποσύστημα ελέγχου (error handler) του Reporter ελέγχει συνεχώς την κατάσταση λειτουργίας του εκτυπωτή. Προβλέπει επίσης την αποκατάσταση τυχόν διακοπής (π.χ. σε περίπτωση που τελειώνει το χαρτί) επικοινωνώντας με το χρήστη.
Σε περιπτώσεις που χρησιμοποιείται εκτύπωση μέσω Windows Driver ή σε εκτυπώσεις σε δικτυακούς εκτυπωτές, η επικοινωνία γίνεται μέσω spooler κάτι που σημαίνει ότι τη διαχείριση του ελέγχου του εκτυπωτή αναλαμβάνει πλέον o spooler και όχι το εκτυπωτικό πρόγραμμα. Συχνά η ανταπόκριση του spooler προκειμένου να ενεργοποιήσει τον εκτυπωτή δεν είναι άμεση κάτι που κάνει τους χρήστες να νομίζουν ότι υπάρχει πρόβλημα στο εκτυπωτικό πρόγραμμα. Ο κάθε spooler έχει τα δικά του κριτήρια προκειμένου να τυπώσει, ακολουθεί σύστημα προτεραιοτήτων και "επιβεβαιώνει" στο εκτυπωτικό πρόγραμμα ότι αυτό εκτυπώνει κανονικά ακόμη και αν ο εκτυπωτής είναι εκτός λειτουργίας. Φυσικά ο spooler είναι ο μηχανισμός που είναι υπεύθυνος για την "αποθήκευση" της εκτύπωσης την οποία θα εκτελέσει όταν έχει διαθέσιμο εκτυπωτή (ακόμη και μετά από μέρες).
Spooler είναι λογισμικό που περιλαμβάνεται στο λειτουργικό σύστημα και διαχειρίζεται την "ουρά" των εκτυπώσεων που έχουν σταλεί σε έναν εκτυπωτή.
Εκτυπωτές με driver τύπου RAW (για προχωρημένους)
Οι παράμετροι εκτύπωσης που μπορούν να οριστούν σε έναν τέτοιο εκτυπωτή είναι:
- Ο οδηγός εκτυπωτή.
- Η θύρα εξόδου του εκτυπωτή (προορισμός) ή το device μέσω του οποίου θα γίνει η εκτύπωση.
- Ο συνηθέστερος προσανατολισμός εκτύπωσης.
- Οι προτεινόμενες παράμετροι εντύπου.
- Οι ειδικές παράμετροι.
(Για τις παραμέτρους 3,4,5, επιλέγονται οι συνηθέστερες, ώστε να μη χρειάζεται να τροποποιούνται από το χρήστη).
Προορισμός εκτύπωσης
Το πού επιθυμούμε να να εκτυπωθεί μια αναφορά είναι ο "προορισμός εκτύπωσης". Πιο συγκεκριμένα ο προορισμός εκτύπωσης ορίζεται με δύο βασικές πληροφορίες: η πρώτη μας λεει ποιος είναι ο εκτυπωτής και η δεύτερη καθορίζει τη θύρα εξόδου (δηλαδή που είναι συνδεδεμένος). Σε ένα σταθμό εργασίας μπορεί να είναι συνδεδεμένοι απ' ευθείας ή μέσω δικτύου περισσότεροι του ενός εκτυπωτές. Το παρακάτω παράδειγμα αναφέρεται σε τέσσερις δυνατούς προορισμούς εκτύπωσης:
- HP-LaserJet 114 σε LPT2
Epson FX-5050-Esc/P σε LPT1
Star LC-7200 σε LPT1 - Star LC-7200 σε COM2
Η θύρα μπορεί να είναι:
- LPT1 έως LPT3 (Παράλληλη έξοδος parallel port 1 έως 3 του σταθμού ή captured port δικτύου)
- PRN (default εκτυπωτής του συστήματος)
- COMn (Σειριακή έξοδος -serial port ανάλογα με το hardware του μηχανήματος)
- ...<filename> (Διεύθυνση εκτύπωσης μέσω λειτουργικού συστήματος)
Ο κάθε προορισμός εκτύπωσης συνοδεύεται και από κάποιες προτεινόμενες (default) παραμέτρους χρησιμότερες των οποίων είναι ο τύπος του εντύπου και ο προσανατολισμός της εκτύπωσης.
Τύπος εντύπου (χαρτιού)
Διαστάσεις Εντύπου: Ο χρήστης αφού πιέσει [Space] (Διόρθωση Παραμέτρων), μπορεί να επιλέξει μία από τις τυποποιημένες διαστάσεις και τύπους εντύπου που προβάλλονται στον πίνακα ή να ορίσει τις δικές του διαστάσεις (επιλέγοντας "Ειδικές διαστάσεις" ) σε ίντσες ή εκατοστά.
Σημείωση: Σε περίπτωση κατά την οποία καθορίζονται ειδικές διαστάσεις σε συνεχές μηχανογραφικό έντυπο, τότε ο χρήστης θα πρέπει να ορίσει το ύψος σε ίντσες και αυτό να είναι ακέραιος αριθμός.
Προσανατολισμός
Η παράμετρος αυτή αφορά εκτύπωση σε ελεύθερα φύλλα εντύπου (όχι δηλαδή, συνεχές μηχανογραφικό έντυπο) και σε ορισμένους τύπους εκτυπωτών, όπως οι εκτυπωτές laser οι οποίοι παρέχουν τη δυνατότητα εκτύπωσης κατά μήκος (όρθιο/portrait) και κατά πλάτος (πλάγιο/landscape).
Αναφορές που περιέχουν πολλές πληροφορίες κατά πλάτος (π.χ. πολλές στήλες) προβλέπεται να εκτυπώνονται με προσανατολισμό landscape. Αν σε τέτοιου τύπου αναφορές ο χρήστης ζητήσει από λάθος ή εσκεμμένα προσανατολισμό portrait, τότε το "δεξί" μέρος της εκτύπωσης που δεν θα "χωράει" στη σελίδα δεν θα εκτυπωθεί καθόλου.
Ειδικές παράμετροι
Δύο ακόμη παράμετροι μπορούν ακόμη να οριστούν σε πολύ ειδικές περιπτώσεις.
Εντολή Download Σε περίπτωση που απαιτείται να φορτωθούν software χαρακτήρες (downloaded fonts), συντάσσεται η εντολή όπως ακριβώς σε DOS command line. Η εντολή μπορεί να περιλαμβάνει πρόθεμα path ή να έχει οριστεί SET PATH= σε επίπεδο DOS έτσι ώστε να αναγνωρίζεται από οποιοδήποτε directory τυχαίνει να βρίσκεται τη δεδομένη στιγμή ο inSider.
Σχετικά με τη σύνταξη της εντολής απευθυνθείτε στον προμηθευτή του εκτυπωτή σας.O inSider δεν έχει τρόπο να γνωρίζει κατά πόσον ο εκτυπωτής έχει συγκρατήσει τα software fonts, ή εάν ο χρήστης έκλεισε το διακόπτη και χάθηκαν τα fonts. Υπενθυμίζουμε εδώ επίσης ότι κάποιοι εκτυπωτές απαιτούν και ρύθμιση από το panel ή τα DIP switches, προκειμένου να δεχθούν software fonts.
Προβολή Escape SequencesΗ δυνατότητα αυτή παρέχεται για διαγνωστικούς λόγους μόνον. Κατά την προβολή μίας εκτύπωσης στην οθόνη, ακολουθούνται οι προδιαγραφές του ενεργού εκτυπωτή. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να ζητήσει να προβάλλονται οι εντολές εκτυπωτή (escape sequences) έτσι ώστε να τις ελέγξει. Η προβολή των εντολών επίσης απαιτείται στην περίπτωση κατά την οποία ο χρήστης ζητήσει την επιλογή [Εκτύπωση προηγούμενης προβολής] δηλαδή να εκτυπωθεί η τελευταία εκτύπωση η οποία προβλήθηκε στην οθόνη. Εάν δεν συντρέχει άλλος λόγος τότε ο χρήστης είναι προτιμότερο να ζητήσει να μην προβάλλονται οι εντολές εκτυπωτή έτσι ώστε να είναι πιο ευανάγνωστες οι εκτυπώσεις στην οθόνη.