| ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗ ΕΚΔΟΣΗ |
Εκδόσεις 3.4 - 3.6
Επειδή λόγω των ειδικών συνθηκών υπάρχουν πολλές αναβαθμίσεις σε σύντομη χρονική περίοδο συγκεντρώνονται εδώ οι ουσιώδεις αλλαγές των εκδόσεων 3.4, 3.5 και 3.6
Ora TMS ver. 3.6.0 (8/7/24)
Παρουσίες σήμερα, Συμβάντα και Άδειες
Ε: Πώς αποφεύγω να βλέπω αδειούχους στις «Παρουσίες Σήμερα» στα «Συμβάντα» και στις αντίστοιχες ειδοποιήσεις;
Α: Αρκεί την παραμονή να έχετε καταχωρήσει στην Ψηφιακή Οργάνωση αντίστοιχες άδειες (χωρίς να τις υποβάλλετε στο ΕΡΓΑΝΗ)
Προς το παρόν αναγνωρίζονται μόνο ολοήμερες άδειες, όχι δηλ. Ωρο-άδειες.
Σε περίπτωση που έχετε καταχωρήσει άδεια για έναν εργαζόμενο και αυτός εντοπιστεί στα συστήματα παρουσίας (ρολόι, SoftClock) τότε θα προκύψει μήνυμα και συμβάν μη αναμενόμενης εργασίας. Η οδηγία, η να έχει γίνει η καταχώρηση την παραμονή, δίνεται προκειμένου να απλουστευτεί η διαδικασία. Σε αντίθετη περίπτωση, θα πρέπει εκτός του ότι η άδεια θα πρέπει προφανώς νε έχει καταχωρηθεί πριν την αναμενόμενη προσέλευσή του, θα πρέπει επίσης να γίνει το κατάληλο φρεκάρισμα στις παρουσίες ημέρας αφού έχετε ανατρέψει το ήδη δημιουργημένο πρόγραμμα της ημέρας.
Φρεσκαρίσματα – επανενημερώσεις
Η Ψηφιακή Οργάνωση που υποβάλλεται στο ΕΡΓΑΝΗ και καταρτίζει το πρόγραμμα εργασίας, τηρείται ανά ημέρα και ανά εργαζόμενο στις ενότητες που ονομάζουμε Ημερολόγια. Οποιαδήποτε προσθήκη στην Ψηφιακή Οργάνωση επηρεάζει ή ανατρέπει τα ημερολόγια και επομένως αυτά θα πρέπει να φρεσκαριστούν. Όπως επίσης αντίστοιχα και ο πίνακας/browser Παρουσίες Σήμερα.
Το φρεσκάρισμα δεν γίνεται αυτόματα επειδή:
α. η ενημέρωση των ημερολογίων είναι αποτέλεσμα της σωρευτικής επίδρασης διαδοχικών πακέτων και η ολοκλήρωσή της είναι σχετικά χρονοβόρα.
β. Μπορεί να μην χρειάζεται το άμεσο φρεσκάρισμα εάν π.χ. οι αλλαγές αφορούν στο μέλλον το οποίο μπορεί να μην έχουμε πρόθεση προς το παρόν να επισκεφτούμε μέσω ημερολογίων.
Για το λόγο αυτό το σύστημα παρακολουθεί κατά πόσο υπάρχουν αλλαγές και προειδοποιεί το χρήστη για την πιθανή ανάγκη φρεσκαρίσματος τόσο των Ημερολογίων όσο και στις Παρουσίες Σήμερα. Από την έκδοση αυτή, κατά το φρεσκάρισμα, από οποιοδήποτε σημείο, το σύστημα θα αντιμετωπίσει και τις δύο ενότητες.
Επίσης διατηρούνται πάντοτε δύο μορφές ημερολογίων συγχρόνως: αυτή που προκύπτει από το Διαβιαβασμένο πρόγραμμα ("ανεβασμένο" δηλ. στο Εργάνη) καθώς και αυτή που προκύπτει από το Αδιαβίβαστο πρόγραμμα. Οι διαδικασίες φρεσκαρίσματος διενεργούνται αυτόματα και στις δύο μορφές.
Αναφορές
Οι αναφορές που σχετίζονται με την Οριστική επεξεργασία συνδυάζονται πλέον με τα στοιχεία της Ψηφιακής Οργάνωσης λαμβάνοντας υπόψη Τηλεργασία, Άδειες και Ασθένειες (αναλόγως)
Από την έκδοση 3.6 του συστήματος ORA αναθεωρούνται δραστικά οι αναφορές από «Οριστική Επεξεργασία», για την ακρίβεια οι 1210,1220,2110,2120 και 2220.
Μέχρι τώρα οι αναφορές αυτές αντλούσαν αποκλειστικά από τα «στοιχεία Ωρομέτρησης» δηλ. από τις παρουσίες (κτυπήματα ρολογιού, SoftClock ή καταχωρήσεις). Πλέον χρησιμοποιούνται και στοιχεία από την Ψηφιακή Οργάνωση, για την Τηλεργασία, τις άδειες και την Ασθένεια, προκειμένου να διευκολυνθεί ο έλεγχος κατά την προετοιμασία της Μισθοδοσίας.
Ειδικά για τις αναφορές 1210 και 1220, που προορίζονται περισσότερο για έλεγχο παρουσίας/εργασίας, η μόνη στήλη που έχει προστεθεί είναι της Τηλεργασίας και έχουν πλέον την παρακάτω μορφή:
Στις άλλες αναφορές προστέθηκαν οι παρακάτω στήλες ωρών:
Τηλεργασία
- Αδ.ΜεΑποδχ (Συνόλο Ωρών Άδειας μετ’αποδοχών)
- Σύνολο Ωρών που υπολογίζονται στις αποδοχές (δηλ. οι δυο προηγούμενες συν οι ώρες παρουσίας) και η
- Ασθένεια
Η αναφορά 2110 έχει πλέον αυτή τη μορφή
Άδειες άνευ αποδοχών, εφόσον υπάρχουν εμφανίζονται ως παρατήρηση κάτω από το επώνυμο στις αναφορές αυτές προκειμένου να επιβεβαιωθούν «απουσίες»
Οι αναφορές 2120 και 2220 έχουν πλέον την παρακάτω μορφή:
Υπενθυμίζουμε ότι οι ώρες εκτός παρουσίας που επηρεάζουν τις αποδοχές καθώς και η ασθένεια προβάλλονται και στις τελευταίες στήλες του Πίνακα Ωρών Εργασίας μέσα από το ο18 Εβδομαδιαίο Συνοπτικό Ημερολόγιο:
Η στήλη Σύνολο περιλαμβάνει τις ώρες των επόμενων δύο στηλών Τηλεργασίας και Αδειών Μετ’ Αποδοχών. Η στήλη Ασθένεια και Άδειας Άνευ Αποδοχών είναι ανεξάρτητες. (αν αφήσετε λίγο το δείκτη του ποντικιού στις επικεφαλίδες, προβάλλεται tooltip με αναλυτικότερη περιγραφή.
Τέλος στα ημερολόγια προβάλλονται τα αντίστοιχα αναλυτικά πεδία ανά ημέρα:
Ora TMS ver. 3.5.5 (2/7/24)
Ειδοποιήσεις υπευθύνων με Email και SMS
Τα «Συμβάντα» αποτελούν αποτύπωση γεγονότων που ενδεχομένως απαιτούν άμεσες ενέργειες από πλευράς υπευθύνων. Ο μηχανισμός ειδοποιήσεων επιτυγχάνει ακριβώς αυτό. Διαθέτει εκτενή παραμετροποίηση προκειμένου να ενημερώσει υπευθύνους και εργαζόμενους με τρία (προς το παρόν) μέσα για συγκεκριμένους ή όλους τους τύπους συμβάντων.
Προκειμένου να λειτουργήσουν οι ειδοποιήσεις με τον επιθυμητό τρόπο, υπάρχουν οι παρακάτω βασικές προϋποθέσεις:
- Θα πρέπει να λειτουργούν οι υποδομές (δίκτυο εφαρμογών, διαδίκτυο, πάροχοι κ.λπ_
- Για του επιμέρους χρήστες που πρέπει να ενημερωθούν θα πρέπει να έχει οριστεί διεύθυνση Email και αριθμός κινητού στην ενότητα x216. Ονόματα Χρηστών Εφαρμογής. Με το πεδιο "Λοιπά" και τη συγκεκριμένη αυστηρή σύνταξη, μπορούν να περιοριστούν οι ειδοποιήσεις που προέρχονται απο συγκεκριμένα υποκαταστήματα π.χ. το 0 και το 19. Επίσης μπορούν περιοριστούν σε ειδοποιήσεις που προέρχονται απο συγκεκριμένα κέντρα κόστους/τομείς (π.χ. κέντρα κόστυος που αρχίζουν. από ΑΑ ή ΒΒΓΓ)
- Στην επιλογή Παράμετροι Εφαρμογής θα πρέπει να έχουν οριστεί κατάλληλα τα παρακάτω στις γενικές παραμέτρους Ειδοποιήσεων και να έχει οριστεί να καταγράφονται όλα τα συμβάντα
- Αλλά και στις επιμέρους Παραμέτρους Συμβάντων και Ειδοποιήσεων
Επιπλέον:
- για να ενημερώνεται αυτόματα ένας χρήστης μέσω ειδοποιήσεων από το σταθμό εργασίας του, θα πρέπει επιπλέον να έχει δοθεί το δικαίωμα στον κάθε σταθμό, από την επιλογή.
- για να μπορεί να στείλει αυτόματα Email ένας σταθμός εργασίας, θα πρέπει να έχουν οριστεί οι κατάλληλες παράμετροι στις Ιδιότητες Σταθμού Εργασίας, επιλογή Στοιχεία Σταθμού, χρήστη κ E-Mail
Παράδειγμα μηνύματος Email
- για να μπορεί να στείλει αυτόματα SMS ένας σταθμός εργασίας θα πρέπει να έχουν οριστεί οι παράμετροι του αντίστοιχου παρόχου από την επιλογή Παράμετροι Εφαρμογής, Σύστημα υποστήριξης μηνυμάτων SMS.
Παράδειγμα μηνύματος SMS:
Υποδομή για Ειδοποιήσεις προς εργαζόμενους
Προκειμένου να ειδοποιούνται οι εργαζόμενοι, στην επιλογή Παράμετροι Εφαρμογής, στον κλάδο Παραμέτροι Ειδοποιήσεων, θα πρέπει αφενός να τσεκαριστούν οι αντίστοιχες επιλογές στην ομάδα «Ελεχόμενοι (πχ. Προσωπικό)» αφετέρου να έχουν οριστεί κατάλληλα οι στήλες «Προς Ελεγχόμενο» στις επιμέρους Παραμέτρους Συμβάντων και Ειδοποιήσεων.
Επίσης θα πρέπει να προσέξετε στα Σταθερά στοιχεία εργαζομένων (ή στο Ιστορικό Μεταβολών) να έχουν οριστεί τα πεδία:
- Δέχεται Ειδοποιήσεις με τιμές α. ΟΧΙ (προτεινόμενο), β. στα Ελληνικά, γ. στα Αγγλικά
- Η διεύθυνση Email του εργαζόμενου (εφόσον επιθυμούμε να λάβει ειδοποίηση σε αυτό το μέσο)
- Ο αριθμός κινητού τηλεφώνου του εργαζόμενου σε ένα από τα τρία πεδία τηλεφώνου ο οποίος συνάγεται αυτόματα προκειμένου να του αποσταλεί SMS εφόσον προβλέπεται.
Για λόγους μαζικού ελέγχου διατίθενται και τα τρία πεδία στους browsers (πίνακες) Σταθερών στοιχείων εργαζομένων και Ιστορικού Μεταβολών).
Πολλαπλά Υποκαταστήματα
Σε εγκαταστάσεις πολλαπλών υποκαταστημάτων όπου η διαχείριση μετρήσεων γίνεται ανά υποκατάστημα, τότε κατά την επεξεργασία μετρήσεων (Δοκιμαστική / Οριστική επεξεργασία) γίνονται πλέον τα παρακάτω:
- αγνοούνται οι εργαζόμενοι που ανήκουν σε άλλο υποκατάστημα
- αντλούνται από τα άλλα υποκαταστήματα κτύπηματα (μετρήσεις ρολογιού/SoftClock) εργαζομένων που ανήκουν στο υποκατάστημα που εκτελεί την επεξεργασία.
Ora TMS ver. 3.5.3 (28/5/24)
Μετρήσεις προς Εργάνη: Καταχώρηση Νέας μέτρησης
Από τις "Μετρήσεις προς Εργάνη", μπορεί πλέον με [Ins] να γίνει νέα καταχώρηση εμπρόθεσμης ή εκπρόθεσμης μέτρησης. Σε περίπτωση που η καταχώρηση είναι εκπροθεσμη παρέχεται επιλογή προβλεπόμενης αιτιολογίας. Οι καταχωρήσεις αυτές υποβάλονται στο ΕΡΓΑΝΗ.
Νέα Ημερολόγια και Εβδομαδιαίο Συνοπτικό Ημερολόγιο από Δοκιμαστική επεξεργασία
Περιλαμβάνουν εργαζομένους που υπάρχουν στη «Δοκιμαστική επεξεργασία» ή στα Στoιχεία Καρτών
Αριθμός Τυποποιημένης Αναφοράς σε όλους τους τίτλους
Σε όλες πλέον τις τυποποιημένες αναφορές εμφανίζεται ο αριθμός στο τίτλο της αναφοράς.
Παράμετροι Εφαρμογής – Νέες παράμετροι
Νέα παράμετρος αντιμετώπισης διαλείμματος
Στις Παραμέτρους Εφαρμογής, κλάδος Παράμετροι Ωρομέτρησης διατίθεται πλέον το checkbox 'Ο χρόνος Διαλείμματος Εκτός Ωραρίου αφαιρείται από το χρόνο εργασίας που όπως λέει το tooltip: 'Αφαιρείται από τον υπερβάλλοντα χρόνο, πέραν του συμβατικού ωραρίου (8 ή 6,667 ώρες)'
Ώρες Άδειας μετ’αποδοχών
«Άδειες μετ’αποδοχών» θεωρούνται αυτές που ορίζονται στις παραμέτρους εφαρμογής, στην ενότητα Παράμετροι Μισθοδοσίας.
Παράμετροι μορφής Κέντρου Κόστους και Τομέα Κέντρου Κόστους
Συμμορφούμενο το ORA με τις παραμέτρους Κέντρου Κόστους του Pesrona προβλέπει εδώ τις αντίστοιχες παραμέτρους. Η δυνατότητα ορισμού «τομέα» δηλαδή ανωτεροβάθμιου τμήματος του κωδικού κέντρου κόστους αξιοποιείται π.χ. στην ενότητα ο18.Παρουσίες Σήμερα ώστε να μπορεί να περιοριστεί η τρέχουσα εικόνα εργαζομένων στον συγκεκριμένο τομέα. Μπορούν να οριστούν σταθμοί εργασίας υπευθύνων τομέων που παρακολουθούν αποκλειστικά τους εργαζόμενους του τομέα τους αποκλείοντας την πρόσβαση σε στοιχεία άλλων εργαζομένων (βλ. επίσης Παράμετροι Ora Σταθμού Εργασίας)
Αποκλεισμός εργαζομένων από την ενημέρωση ΕΡΓΑΝΗ ενώ κτυπούν κάρτα ρολόι/SoftClock
Αφορά εργαζόμενους παρόχων προσωπικού το οποίο δεν έχει προσληφθεί από την επιχείρηση που όμως η εργασία τους παρακολουθείται κανονικά. Προϋποθέτει την εγκατάσταση πολυεταιρικής έκδοσης Persona. Σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει να οριστεί «εταιρία» τρίτου και οι εργαζόμενοι του παρόχου να ενταχθούν σε αυτήν με καταχώρησή τους στα Σταθερά Στοιχεία και με "Κάρτα Εργασίας (ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ) [ Ναι, χωρίς Φηφ.Ο.Χ. ] στο Ιστορικό Μεταβολών. Κατά τη δημιουργία πακέτων Ψηφιακής Οργάνωσης, στην εισαγωγή εργαζομένων [Από Ιστορικό Μεταβολών] (βλ. αντίστοιχο κουμπί) οι εργαζόμενοι αυτοί αποκλείονται από τη λίστα επιλογών. Επίσης αποκλείονται και από την αυτόματη εισαγωγή [Από Excel] ενώ προβάλλονται με γκρι χρώμα και αντίστοιχη αιτιολογία στον πίνακα ελέγχου.
Άμεση Διαβίβαση σε Εργάνη
Για απλές εγκαταστάσεις που δεν διαθέτουν σταθμούς ωρομέτρησης (ρολόγια) αλλά μόνο SoftClock, μπορεί να οριστεί η καταγραφή μετρήσεων SofClock αλλά και οι επανυποβολές να συνδυάζονται με άμεση διαβίβαση στο ΕΡΓΑΝΗ (Παράμετροι Εφαρμογής – Παράμετροι Οra Σταθμού Εργασίας – SoftClock – Ιδιότητες SoftClock: Άμεση Διαβίβαση σε Εργάνη)
Ora TMS ver. 3.5.1 (27/3/24)
Ανάγνωση QRcode από SoftClock
Αποκαταστάθηκε το πρόβλημα αναγνώρισης QRcode από σταθμό εργασίας με πληκτρολόγιο σε Ελληνικά
Νέα παράμετρος "Κάρτα Εργασίας (ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ)" στο Ιστορικό Μεταβολών
Στην καρτέλα [ Ωράριο ] προστέθηκε νέα επιλογή: [ Ναι, χωρίς Φηφ.Ο.Χ. ] για περιπτώσεις κατά τις οποίες παρακολουθούμε την παρουσία εργαζομένων τους οποίους δεν περιλαμβάνουμε στην Ψηφιακή Οργάνωση ΕΡΓΑΝΗ. Χρησιμοποιείται π.χ. για εργαζόμενους από παρόχους προσωπικού.
Συγχρονισμός Σταθερών στοιχείων εργαζομένων με Σταθερά Καρτών
Αυτόματος συγχρονισμός Σταθερών στοιχείων με Σταθερά Καρτών σε απομακρυσμένες εγκαταστάσεις ORA που έχουν στηθεί με κοινή παρακολούθηση εργαζομένων
ο18 Παρουσίες Σήμερα (και τώρα)
Αποτελεί την πλήρη εικόνα αλλά και ισχυρό εργαλείο ελέγχου της κατάστασης εργασίας της τρέχουσας ημέρας. Είναι ένα dashboard που αποτυπώνει το τι συνέβη μέχρι τη στιγμή που το παρατηρούμε. Περιλαμβάνει το αναμενόμενο πρόγραμμα με βάση την Ψηφιακή οργάνωση, τις ανοχές σε χρόνο άφιξης και αναχώρησης κατά περίπτωση λαμβάνοντας υπόψη μεταξύ άλλων τις παραμέτρους διαλείμματος και ευέλικτης προσέλευσης. Εντοπίζει νωρίτερες αφίξεις, καθυστερήσεις, απουσίες, υπερβάσεις ωραρίου, μη αναμενόμενες αφίξεις κλ.π. Ο μηχανισμός που ελέγχει όλα αυτά τροφοδοτεί επίσης και τα «Συμβάντα» και αντίστοιχα το σύστημα ειδοποιήσεων.
Ο πίνακας διαθέτει πλήθος διακοπτών/φίλτρων ώστε ο ελεγκτής να μπορεί να εστιάσει σύντομα στο ζητούμενο (π.χ. ποιοι χειριστές μηχανών βρίσκονται τώρα στο τμήμα Χ ) . Μπορούν σε συνδυασμό με συγκεκριμένο (ενεργό) Κέντρο Κόστους και Ειδικότητα (βλ. μενού Λειτουργία) να συνδυαστούν φίλτρα τύπου:
- Μόνο οι Παρόντες τώρα
- Μόνο οι Εργασθέντες
- Μόνο οι Αναμενόμενοι
- Μόνο οι Αποχωρήσαντες
- Μόνο οι με Προβληματικές μερήσεις
- Μόνο οι Σύμφωνοι με Ψηφιακή Οργάνωση
- Μόνο οι ΜΗ Σύμφωνοι με Ψ.Ο.
- Μόνο οι Παρόντες MH Σύμφωνοι με Ψ.Ο.
- Μόνο οι Εργασθέντες MH Σύμφωνοι με Ψ.Ο.
Ειδικά σε αυτόν το πίνακα, συνιστάται οι χρήστες να αξιοποιήσουν τη δυνατότητα προσθήκης κουμπιών επιλογών στην κάτω μπάρα που επιταχύνει δυναμικά τον έλεγχο.
Οι στήλες σε φόντο ροζ αποτυπώνουν αποχώρηση, ενώ σε πράσινο φόντο άφιξη. Οι γραμμές που υποδηλώνουν τις αναμενόμενες (δηλ.φυσιολογικές) συνθήκες, είναι σε χρώμα θαλασσί. Κάθε κατηγορία συμπτώματος συνοδεύεται και από χαρακτηριστικό εικονίδιο για γρήγορο εντοπισμό. Εάν στη στήλη που περιγράφεται η κατάσταση της εγγραφής/εργαζόμενου υπάρχει η ένδειξη (2) αυτό σημαίνει ότι το αυτό που περιγράφει μπορεί να ανατραπεί. Π.χ. Μη άφιξη (2) εννοεί «προς το παρόν». Ο πίνακας δεν φρεσκάρεται αυτόματα. Το φρεσκάρισμα γίνεται από το χρήστη από την επιλογή Φρεσκάρισμα Παρουσιών Ημέρας [Alt-F2]. Κατά το φρεσκάρισμα αναζητούνται νέες μετρήσεις που πιθανόν έχουν εν τω μεταξύ προκύψει και επανελέγχονται τα ημερολόγια για τυχόν αλλαγές στην Ψηφιακή Οργάνωση που επηρεάζουν το τι αναμένει το σύστημα στη συνέχεια αναθεωρείται όλο το περιεχόμενο του πίνακα.
Το συγκεκριμένο παράδειγμα σκόπιμα αποτυπώνει ενδεικτικά υπερβολικά πολλές ατασθαλίες.
Συμβάντα
Στην ενότητα Εργαλεία του κεντρικού μενού θα βρείτε τον πίνακα συμβάντων. Τα συμβάντα αποτελούν μη επιθυμητά γεγονότα που εντοπίζονται από τους μηχανισμούς ελέγχου. Οι μηχανισμοί αυτοί βρίσκονται σε συνεχή λειτουργία, επικοινωνούν και παρακολουθούν ρολόγια παρουσίας τοπικά ή μέσω διαδικτύου καθώς και καταχωρήσεις μέσω SoftClock. Οι κατηγορίες συμβάντων είναι αυτές που παραθέτει ο πίνακας Συμβάντων και Ειδοποιήσεων (βλ. Παράμετροι Εφαρμογής – κλάδος Παράμετροι Ειδοποιήσεων). Εντάσσονται σε τέσσερεις βασικές κατηγορίες:
- Πρόβλημα συστήματος/δικτύου/ρολογιού
Οποιοδήποτε τεχνικό πρόβλημα που υπάρχει τρόπος να διαγνωστεί
- Πρόβλημα ή σφάλμα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ
Αδυναμία επικοινωνίας με το ΕΡΓΑΝΗ ή απόρριψη αιτήματος
- Μη πραγματοποιηθέντα αναμενόμενα
Το συμβάν δημιουργείται όταν βάσει ψηφιακού προγράμματος κάποια αναμενόμενη άφιξη ή αναχώρηση δεν έχει πραγματοποιηθεί
- Προβλήματα από ενέργειες σε ρολόι
Εδώ καταγράφονται όλες οι αποκλίσεις από το ψηφιακό πρόγραμμα. Κάθε μέρα δημιουργείται και ενημερώνεται συνεχώς ο πίνακας o18. Παρουσίες Σήμερα ο οποίος ενημερώνει τα συμβάντα για την κατηγορία αυτή. Τα συμβάντα, εφόσον υπάρχουν, καταγράφονται συνεχώς και αποτελούν το υλικό των ειδοποιήσεων προς ελεγκτές και ελεγχόμενους.Κάποιοι τύποι συμβάντων προβλέπεται να αποκαθίστανται. Σε αυτές τις περιπτώσεις δεν δημιουργείται άλλο συμβάν αλλά αναπροσαρμόζονται τα στοιχεία του συμβάντος και η ένδειξη από κόκκινη γίνεται πράσινη.
Ora TMS ver. 3.5.0 (19/3/24)
Ονοματολογία
Λόγω των ραγδαίων αλλαγών στον κλάδο, αναγκαζόμαστε να αναθεωρήσουμε λίγο την ορολογία, ώστε να αποφεύγονται παρερμηνείες.Έτσι από το κεντρικό μενού η επιλογή Εργασίες (Λειτουργία) έγινε Εργασίες Ωρομέτρησης και πλέον με τον όρο 'Ωρομέτρηση' καλύπτουμε ό,τι σχετίζεται με την παραδοσιακή Ωρομέτρηση (δηλ.μετρήσεις ωρών για μισθοδοσία) και όχι Εργάνη και SofClock.
To SofClock πλέον μπορεί να δημιουργεί μετρήσεις εφόσον ο εργαζόμενος έχει κάρτα, και θα ληφθεί υπόψη στην Οριστική επεξεργασία αν η αντίστοιχη κάρτα του 'Εντάσσεται στην Ωρομέτρηση' (βλ. παρακάτω)
Ο «εργαζόμενος είναι ενεργός» έγινε «Εντάσσεται στην Ωρομέτρηση»
Στην ενότητα Κάρτες/εργαζόμενοι το checkbox «Ο εργαζόμενος είναι ενεργός» έγινε πλέον «Εντάσσεται στην Ωρομέτρηση»
RunClocks Server Edition
Νέος μηχανισμός αυτοματισμού που φορτώνεται σε servers. Φροντίζει να φορτώνει έναν ή περισσότερους επεξεργαστές μετρήσεων για κάθε απομακρυσμένη εγκατάσταση. Διαθέτει παραμέτρους για κάθε εγκατάσταση όπου κάθε μία μπορεί να συνδέεται με έναν αριθμό ρολογιών ή τερματικών SoftClock. Εξασφαλίζει ότι όλοι οι επεξεργαστές είναι φορτωμένοι και αν για οποιοδήποτε λόγο πάψει να τρέχει κάποιος επεξεργαστής, τον ξαναφορτώνει αυτόματα.
Ο κάθε επεξεργαστής δεν διαθέτει UI παρά μόνο μια κονσόλα ελέγχου λειτουργίας τηε εγκατάστασης. Κάθε επεξεργαστής φροντίζει:
- να επικοινωνήσει με όλα τα ρολόγια της εγκατάστασης
- να διαβάσει τις μετρήσεις τους,
- να συλλέξει αυτές καθώς και τις καταχωρήσεις από SoftClock,
- να συνδεθεί με το ΕΡΓΑΝΗ,
- να τις διαβιβάσει ή να καταγράψει προβλήματα
- να ενημερώσει τις παρουσίες ημέρας
- να δημιουργήσει Συμβάντα συμπλεριλαμβανομένων και αυτών που δυσχεραίνουν τη λειτουργία του
- να θέσει σε λειτουργία το σύστημα ειδοποιήσεων
- να εκτελέσει την διανομή των ειδοποιήσεων που προβλέπονται
SoftClock – στήλη 'Ένδειξη’
Αν στον κωδικό του Εργαζόμενου αντιστοιχεί κάρτα ρολογιού τότε καταχωρείται αυτόματα μέτρηση Ωρομέτρησης με κωδ.ρολογιού 'scl' (ενν. SoftClock). Αν δεν μπορέσει να το γράψει για λόγους π.χ. δικτύου τότε στη στήλη Ένδειξη προστίθεται σε ό,τι υπάρχει ήδη το '/hnE’.
Αν ο εργαζόμενος δεν έχει Κάρτα Εργασίας Εργάνη (που το διαβάζει από τα Σταθερά Στοιχεία όπου διαθέτει αντίγραφο της) τότε η στήλη Ένδειξη παίρνει την τιμή 'ΧΚΕ' (Χωρίς Κάρτα Εργάνη)
ΠΡΟΣΟΧΗ: Tο ΕΡΓΑΝΗ ενημερώνεται μόνο από εγγραφές με κενό στη στηλη αυτή (αφού αφαιρεθεί το '/hnE')
Ιστορικό Μεταβολών / Σταθερά Εργαζομένων
Συγχρονισμός Σταθερών Εργαζομένων
Από το μενού [Εργαλεία] στο Ιστορικό Μεταβολών, η νέα επιλογή Alt-F5 'Συγχρονισμός Σταθερών Στ.Εργαζομένων' επαν-ενημερώνει τα Σταθερά Στοιχεία Εργαζομένων ως προς την Ημερομηνία Αποχώρησης και την 'Κάρτα Εργασίας της Ψ.Ο.Χ'
Αυτόματη ενημέρωση
Διορθώσεις στο Ιστορικό μεταβολών ενημερώνουν αυτόματα τα δύο νέα πεδία Σταθερών Στοιχείων ('Κάρτα Εργασίας Εργάνη' και 'ημ/νια αποχώρησης'). Το ίδιο επίσης ισχύει και για τις νέες εγγραφές.
Προσοχή: η πληροφορία πάντα μεταφέρεται από την ενεργή μεταβολή.
Νέα στήλη Κάρτα Εργασίας Ψ.Ο.Χ. ΕΡΓΑΝΗ
Προστέθηκε στήλη 'Κάρτα Εργασίας Ψ.Ο.Χ. ΕΡΓΑΝΗ'
Μαζική επανυποβολή εκπρόθεσμων ή αποτυχημένων υποβολών
Προβλέπεται πλέον η υποβολή εκπρόθεσμων ή αποτυχημένων υποβολών για εύρος χρονικής περιόδου. Η μαζική δυνατότητα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν για παράδειγμα υπάρχει αντικειμενική αδυναμία υποβολής για αρκετό χρονικό διάστημα (αδυναμία επικοινωνίας με ρολόι, πρόβλημα δικτύου ή διαδικτύου, πρόβλημα στο ΕΡΓΑΝΗ κ.λπ)
Αποκλειστική λειτουργία SoftClock
Ο υπεύθυνος εγκατάστασης διαθέτοντας κατάλληλο κωδικό πρόσβασης μπορεί να ορίσει σε ένα σταθμό εργασίας και για συγκεκριμένους χρήστες να έχουν πρόσβαση μόνο στο SoftClock, με περιορισμό ή όχι σε ένα τομέα/κέντρο-κόστους. Από τις παραμέτρους εφαρμογής στον κλάδο Παράμετροι Ora Σταθμού Εργασίας, μπορείτε να ορίσετε ότι ένας σταθμός εργασίας περιορίζεται σε συγκεκριμένο κέντρο-κόστους. Η πρόσβαση επεκτείνεται και στον πίνακα/browser Παρουσίες Σήμερα με αντίστοιχη ορατότητα.
Ora TMS ver. 3.4.4 (3/11/23)
Νέα παράμετρος 'Βάρδιες’
Στην επιλογή Παράμετροι Εφαρμογής κλάδο Παράμετροι Εισόδου/Εξόδου νέα παράμετρος: Βάρδιες. Εδώ μπορούν να οριστούν έως τρεις αριθμοί που υποδηλώνουν τις πάγιες ώρες βαρδιών της επιχείρησης χωρισμένες με κόμμα. Π.χ. 6,12,22. Η παράμετρος αυτή συνδυάζεται αρχικά με τη νέα τυποποιημένη αναφορά Εργασθείσες βάρδιες (2300)
Τυποποιημένες Αναφορές - Νέα επιλογή: Εργασθείσες βάρδιες (2300) [δίγλωσση αναφορά]
Από της παρουσίες τού ημερολογίου το σύστημα συνάγει τις βάρδιες στις οποίες έχει εργαστεί κάθε εργαζόμενος με ένδειξη a,b,c για την 1η, 2η, 3η βάρδια αντίστοιχα (με βάση την παραπάνω παράμετρο). Εκδίδεται ως σελίδα-μήνας ανά εργαζόμενο ώστε τελικά να μπορεί να τροφοδοτεί ένα συνημμένο σε Email προς τον εργαζόμενο, μαζί με την αντίστοιχη απόδειξη της περιόδου. Εκδίδεται για έναν εργαζόμενο (δίνοντας) κωδικό ή για όλους (εκδίδεται αλφαβητικά) για ένα μήνα-έτος. Η αναφορά αυτή είναι δίγλωσση.
Εκτύπωση εβδομάδας ανά Κέντρο Κόστους
Η αναφορά Εκτύπωση εβδομάδας από το ο17.Εβδομαδιαίο Συνοπτικό Ημερολόγιο τής παραπάνω μορφής μπορεί να εκδοθεί έτσι ωστε να αποτυπώνει το εβδομαδιαίο πρόγραμμα ενός ή περισσότερων κέντρων κόστους. Από το ο17.Εβδομαδιαίο Συνοπτικό Ημερολόγιο, με ALT_K ή επιλογή , Εκτύπωση εβδομάδας ανά Κέντρο Κόστους εκδίδονται ξεχωριστά ημερολόγια για κάθε κέντρο κόστους που έχει επιλεγεί.
Ora TMS ver. 3.4.2 (16/6/23)
Κάρτες-εργαζόμενοι Αλφαβητικά
Ο πίνακας/browser καρτών (αντιστοιχίας με κωδικό εργαζομένου) διαθέτει πλέον και αλφαβητική ταξινόμηση.
Εκκρεμείς Μετρήσεις (εργαζόμενοι)
Στον πίνακα/browser Εκκρεμείς Μετρήσεις - Ολες οι μετρήσεις: διατίθεται πλέον ταξινόμηση και κατά ημέρα - ώρα.
Εισαγωγή Ολοήμερων Αδειών στα Στοιχεία Ψηφιακής Οργάνωσης από Excel
Μπορείτε πλέον να εισάγετε σε ένα πακέτο ψηφιακής οργάνωσης ολοήμερες άδειες τις οποίες έχετε συντάξει σε Excel. Παρόλο που δεν είναι υποχρεωτικό, προτείνεται ανεπιφύλακτα η χρήση ενός πρότυπου αρχείου (template) με όνομα WTOAD-Template.xlsx που έχει σχεδιαστεί για το σκοπό αυτό και που θα πρέπει να βρίσκεται στο φάκελο \$snp\m95. Η διαδικασία είναι αντίστοιχη με την εισαγωγή από Excel σε Μεταβαλλόμενο πακέτο, διαφοροποιείται μόνο ο τρόπος συμπληρωσης των κελιών.
Θα πρέπει να μην χρησιμοποιείτε ποτέ το πρότυπο αρχείο που βρίσκεται στον παραπάνω φάκελο. Αντίθετα την πρώτη φορά που θα θελήσετε να το χρησιμοποιήσετε ζητήστε προηγουμένως την παραπάνω επιλογή (δηλ. επιλογή από Excel) ακόμα και αν δεν έχετε δημιουργήσει αρχείο προκειμένου το σύστημα να σας δημιουργήσει τον φάκελο από όπου θα διαβάζονται τα αρχεία Excel. O νέος φάκελος _WTOAD-InBox που θα δημιουργηθεί θα βρίσκεται κάτω από τον ενεργό φάκελο της εφαρμογής π.χ. f:\s90\d\_WTO-InBox\ .
Ακυρώστε την άντληση και αποθηκεύστε το πρότυπο αρχείο με το όνομα της αρεσκείας σας στον παραπάνω φάκελο. Στο εξής συνιστάται να χρησιμοποιείτε και να δημιουργείτε αρχεία σε αυτό το φάκελο μόνο.
Μπορείτε να συμπληρώσετε τις στήλες A & B με copy - paste (αντιγραφή και επικόλληση) από τον πίνακα του ιστορικού μεταβολών. Συμπληρώστε το κελί C1 με την πρώτη ημέρα της περιόδου και θα συμπληρωθεί αυτόματα όλος ο μήνας. Περαιτέρω οδηγίες θα βρείτε στο tab [Οδηγίες]
Προστέθηκε ενεργή αλφαβητική ταξινόμηση
Προστέθηκε ενεργή αλφαβητική ταξινόμηση στις ενότητες [Χ001. Κάρτες - Εργαζόμενοι] και [Εκκρεμείς Μετρήσεις]
Αποκατάσταση δυσλειτουργίας
Η επιλογή 'Εμφανίζονται αλφαβητικά οι αποχωρήσαντες...' έλειπε από την ενότητα Σταθερά Εργαζομένων (ενώ υπήρχε στο Ιστορικό Μεταβολών)
Ora TMS ver. 3.4.1 (6/6/23)
Δοκιμαστική λειτουργία νέου συστήματος SoftClock
|
|
 |
Στην έκδοση αυτή απελευθερώνουμε ένα μέρος του συστήματος SoftClock δοκιμαστικά, για εξοικείωση. Ενεργοποιείται από τη νέα επιλογή Χ110.
Η οθόνη του SoftClock δείχνει:
- την τρέχουσα ώρα και την κατάσταση για την οποία υποδέχεται δηλ. ΕΙΣΟΔΟ (για προσέλευση) και ΕΞΟΔΟ (για αποχώρηση.
- Ακριβώς από κάτω, το πλαίσιο με τα δύο βέλη αποτελούν το κουμπί αλλαγής κατάστασης από ΕΙΣΟΔΟ σε ΕΞΟΔΟ και αντίστροφα.
- Το πεδίο ID μπορεί να συμπληρωθεί είτε αυτόματα από QR-Code reader μέσω του κωδικού QR-Code της αντίστοιχης εφαρμογής του Εργάνη του εργαζόμενου, είτε πληκτρολογώντας τον κωδικό του εργαζόμενου ή το Α.Φ.Μ. του.
- Αν έχει οριστεί φωτογραφία στα Σταθερά Εργαζομένου θα εμφανιστεί αριστερά ως ταυτοποίηση.
- Εφόσον ο εργαζόμενος είναι αποδεκτός θα εμφανιστεί το αντίστοιχο σύμβολο (τσεκ) δεξιά, ενώ σε αντίθετη περίπτωση θα εμφανιστεί μήνυμα σφάλματος στο κέντρο της «οθόνης».
- Στο δεξί τμήμα προβάλλεται προαιρετικά πίνακας που αποτυπώνει το ιστορικό των «κτυπημάτων»
- Στο κάτω μέρος υπάρχει ένας διακόπτης ώστε να μην προβάλλεται ο πίνακας. Προβλέπεται παραμετροποίηση για υποχρεωτική χρήση της μιας ή της άλλης περίπτωσης.
- Κάτω αριστερά παρέχεται η δυνατότητα μαζικής εισαγωγής ωρών εργαζομένων. Προβλέπεται για εκπρόθεσμη καταχώρηση, παρέχοντας επιλογή της προβλεπόμενης αιτιολογίας από το Εργάνη.
- Τέλος, το κουμπί ακριβώς δίπλα στο προηγούμενο, δίνει για πολύ λίγο χρόνο τη δυνατότητα ακύρωσης (undo) της ενέργειας
Ο πίνακας διατίθεται στην πλήρη μορφή του, στους χρήστες που διαθέτουν πρόσβαση, από την επιλογή [Χ007.Μετρήσεις προς Εργάνη του κεντρικού μενού]. Ο πίνακας αυτός δέχεται τις «μετρήσεις» (εισόδου/εξόδου) από διαφορετικές πηγές (τερματικά ωρομέτρησης – ρολόγια ή σταθμούς SoftClock) και τα δρομολογεί για αποστολή στο Εργάνη εφόσον εμπίπτουν σε αποδεκτά κριτήρια. Από το ίδιο σημείο προβάλλονται οι μετρήσεις που αποπειράθηκε το σύστημα να ανεβάσει στο Εργάνη είτε επιτυχώς είτε ανεπιτυχώς. Σε περίπτωση απόρριψης από το Εργάνη μπορείτε να ζητήσετε την επιλογή [Ανάγνωση πλήρους μηνύματος] μια που η αντίστοιχη στήλη δεν είναι περιέχει όλο το μήνυμα.
Μπορείτε επίσης με [Alt-P] να αντλήσετε το PDF που αντιστοιχεί στην υποβολή, το οποίο εκδίδει το Εργάνη για μια εγγραφή.
Το τμήμα προσωπικού μπορεί να ειδοποιείται από το ίδιο σημείο για περιπτώσεις στις οποίες μπορεί να παρέμβει. Έτσι αν για παράδειγμα κάποιος εργαζόμενος εκτάκτως προσέρχεται 45' νωρίτερα από το πρόγραμμά του και ο εργοδότης δέχεται π.χ. να δουλέψει νωρίτερα και να αποχωρήσει νωρίτερα αντίστοιχα, τότε μπορεί με [Alt-Q] να ζητήσει τη λειτουργία Quickset που αφού επιβεβαιώσει ο χρήστης το συνολικό χρόνο εργασίας του για την ημέρα, το σύστημα θα προσπαθήσει να υποβάλει πρόγραμμα Ψηφιακής Οργάνωσης στο Εργάνη, κι εφόσον είναι επιτυχής η αλλαγή θα αναθεωρήσει τη μέτρηση με συμβατό χρόνο και θα την επαναδρομολογήσει για υποβολή στο Εργάνη. Έτσι εφόσον αυτά συμβαίνουν πριν από το προγραμματισμένο ωράριό του μπορεί να γίνει μια άμεση επανόρθωση.
Μεταξύ των διαφόρων ταξινομήσεων που διατίθενται με [F5], υπάρχουν τρεις που απομονώνουν μετρήσεις. Από εκεί μπορούν να απομονωθούν α. οι αμεταβίβαστες μόνο, β. οι μεταβιβασμένες μόνο και γ. οι εκπρόθεσμες μόνο
(βλ. επίσης και εδώ για περισσότερα)
Παράμετροι Εφαρμογής
Έχουν προστεθεί οι παρακάτω παράμετροι.
-
- Στον κλάδο Παράμετροι Π.Σ. Εργάνη
Αποστολή δηλώσεων (μετρήσεων) αν δηλ. Γίνονται δηλώσεις έναρξης/λήξης Κάρτας Εργασίας - Εργάνη ΙΙ'
-
- Στον κλάδο 'Παράμετροι Ora Σταθμού Εργασίας'
SoftClock (αν προβλέπεται)
Διαχείριση Μετρήσεων προς Εργάνη (αν προβλέπεται)
Ora TMS ver. 3.4.0 (23/5/23)
Πακέτα Ψηφιακής Οργάνωσης
(Νέο) Περιεχόμενα όλων των πακέτων [Alt-A]
Διατίθεται πλέον πίνακας που περιλαμβάνει την ανάλυση (δηλ. ανάλυση εργαζόμενων ανά ημέρα) για όλα τα πακέτα. Αρχικά η ενεργή ταξινόμηση του πίνακα είναι κατά αριθμό πακέτου και κωδικό εργαζόμενου, και ο πίνακας τοποθετείται στο ενεργό πακέτο του προηγούμενου πίνακα.
Ο χρήστης μπορεί να αλλάξει την ταξινόμηση κατά εργαζόμενο και αρ.πακέτου και να ιχνηλατήσει όλες τις εγγραφές των πακέτων
Νέες στήλες στον πίνακα και QuickSet
-
- Η νέα στήλη Α/Α Εργαζομένων δείχνει πόσους εργαζόμενους περιλαμβάνει το κάθε πακέτο
- Η νέα στήλη Qck|Set (QuickSet) εντοπίζει πακέτα τύπου QuickSet, δηλαδή πακέτα τύπου Μεταβ/νο-Τροπ/νο Ωράριο/Ημέρα που αφορούν έναν εργαζόμενο και ορίζουν το μοναδικό ωράριο μιας μέρας. Τα εντοπισμένα πακέτα συνοδέυονται από το αντίστοιχο εικονίδιο
Ti είναι QuickSet ;
Βαφτίζουμε ως πακέτα QuickSet, τα Πακέτα Ψηφιακής Οργάνωσης τύπου Μεταβ/νο-Τροπ/νο Ωράριο/Ημέρα που αφορούν έναν εργαζόμενο και ορίζουν το μοναδικό ωράριο μιας μέρας .
Πώς φτιάχνουμε ένα πακέτο QuickSet
Καταρχήν όπως φτιάχνουμε οποιοδήποτε πακέτο τύπου Μεταβ/νο-Τροπ/νο Ωράριο/Ημέρα (ΜΤΩΗ) αρκεί να περιλαμβάνει έναν εργαζόμενο μόνο και να ορίζει ωράριο (Εργασία, Τηλεργασία, Ανάπαυση/Ρεπό, Μη Εργασία) μιας ημέρας μόνο.
Όμως τώρα προσφέρεται ένας πολύ ταχύτερος τρόπος μέσω της επιλογής:
QuickSet -Ταχεία καταχώρηση απλής εγγραφής [Alt-Q]
που αποτελεί έναν νέο, πολύ γρήγορο τρόπο, να καταχωρηθεί ένα απλό πακέτο ενός ΜΤΩΗ εργαζόμενου μιας μέρας και προαιρετικά να "ανέβει" αμέσως στο Εργάνη. Είναι πολύ χρήσιμο για έκτακτες περιπτώσεις ή εξαιρέσεις.
Μπορούμε να διορθώσουμε ένα πακέτο QuickSet μεσω της παραδοσιακής φόρμας με [F3];
Ναι, μπορούμε. Άκόμα και να τροποιήσουμε το πακέτο έτσι ώστε να πάψει να είναι τύπου QuickSet.
Αλλά και αντίστροφα ένα πακέτο καταχωρημένο με την παραδοσιακή φόρμα μπορούμε να το διορθώσουμε με [Alt-Q]
Εαν πατώντας [Alt-Q] βρίσκεστε σε πακέτο που δεν έχει υποβληθεί τότε θα ερωτηθείτε το παρακάτω:
Αντίθετα εαν βρίσκεστε σε πακέτο που έχει υποβληθεί τότε θα ερωτηθείτε το παρακάτω:
Νέο Export (Εξαγωγή Στοιχείων) Ωρομέτρησης για Μισθοδοσία:
Δημιουργείται πλέον αυτόματα και αρχείο τύπου .csv (παράλληλα με τo .dbf). Αντίστοιχα η Αποστολή στοιχείων το μεταφέρει από τον ενεργό φάκελο στο \HrOut\ με ονομασία hreprd.csv.
Νέα παράμετρος Σταθμού Εργασίας
Η νέα αυτή παράμετρος προς το παρόν χρησιμοποιείται μόνο από το SoftClock έτσι ώστε τυχόν "κτυπήματα" εισόδου/εξόδου να συνοδεύονται από το αντίστοιχο κέντρο κόστους.
Ιστορικό Μεταβολών: Υποστηρίζει πλέον τη δυνατότητα/διακόπτη της μισθοδοσίας [Alt F1] , 'Εμφανίζονται αλφαβητικά οι αποχωρήσαντες...'
Ιστορικό Μεταβολών & Σταθερά Στοιχεία Εργαζομένων:
-
- Τα πεδία τα μικρών ονομάτων (εργαζόμενού, πατέρα, μητέρας), Περιοχή (από την διεύθυνση) και
το πεδίο Αλλες πληροφορίες στην καρτέλα [Εργασία] έχουν γίνει πεδία σταδιακής αναζήτησης που αυτο-συμπληρώνονται και μπορούν να επιλεγούν και με F2. - Έχει προστεθεί στήλη με τη φωτογραφία του εργαζόμενου και στους δύο browsers (Ιστορικού και Σταθερών). Για να την αξιοποιήσετε θα χρειαστεί να αυξήσετε το ύψος των γραμμών του συγκεκριμένου browser από την επιλογή [Εργαλεία] -> [Ρυθμίσεις Browser] -> Υψος γραμμής. Συνήθως μια τιμή μεταξύ 40-80 είναι ικανοποιητική. Δοκιμάστε ποιά προτιμάτε. Μπορείτε πάντα να αναθεωρήσετε.
- Τα πεδία τα μικρών ονομάτων (εργαζόμενού, πατέρα, μητέρας), Περιοχή (από την διεύθυνση) και
Αποκατάσταση δυσλειτουργιών
- Προβληματικές μετρήσεις [Alt-S] - Προσθήκη Μέτρησης 8-ώρου: Υπο συνθήκες υπέρβασης 24ώρου αγνοούσε τις ημέρες.
- Σε ορισμένες παλαιές εγκταστάσεις - Εταιρικά Στοιχεία, δεν γινόταν διάγνωση παλαιάς δομής αρχείων.
- Ιστορικό Μεταβολών καρτέλα [Εργασία] προέκυπτε πρόβλημα συστήματος στα πεδία Αλλες πληροφορίες και Ειδικότητα
| ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗ ΕΚΔΟΣΗ |