Persona HRMS ver. 6.15.3 (08/11/13)

Ηλεκτρονική Υποβολή Εντύπου Ε4 Πίνακας προσωπικού

Στην έκδοση αυτή κατά την δημιουργία αρχείου xml για την ηλεκτρονική υποβολή του αρχείου ΣΕΠΕ, προστέθηκε και η επιλογή «Τροποποιητικό με επισυναπτόμενο αρχείο».

Δημιουργία ηλεκτρονικού αρχείου ΣΕΠΕ με επισυναπτόμενο αρχείο XXXX

Επιλέγοντας ο χρήστης Τροποποιητικό με επισυναπτόμενο αρχείο, κατά την δημιουργία του αρχείου (SEPE_HWE. Xml), το περιεχόμενο των πεδίων «Ώρες έναρξης & λήξης – Ημέρες Εργασίας» και «Ώρες Διαλείμματος – Διακοπής» διαγράφεται και αυτομάτως επιλέγεται (τσεκάρεται) το πεδίο «Κατάθεση Ωρών Έναρξης & Λήξης - Ημέρες Εργασίας, Ώρες Διαλείμματος - Διακοπής με επισυναπτόμενο αρχείο» για όλους τους εργαζόμενους που θα περιληφθούν στο συγκεκριμένο αρχείο.

 Όταν κάνετε αυτή την επιλογή το σύστημα εμφανίζει μήνυμα επιβεβαίωσης/προειδοποίησης της επιλογής που διαλέξατε.

Τυποποιημένες Αναφορές

Κατάσταση ωρών εργασίας (ΣΕΠΕ)

Έγιναν οι ακόλουθες αλλαγές:

• Στις στήλες «Ώρες Έναρξης-Λήξης» και «Διάλειμμα/Διακοπή» αποτυπώνεται πλέον το αρχικό τμήμα του κειμένου (οι πρώτοι 11 χαρακτήρες) από τα νέα πεδία «Περιγραφή ΣΕΠΕ»

• Στην επιλογή Συνθήκες/Περιορισμοί - Ειδική Συνθήκη - προστέθηκε στην επιλογή των φίλτρων σετ πεδίων που αφορούν τα Στοιχεία ΣΕΠΕ προκειμένου να διευκολύνουν το χρήστη στον έλεγχο που πραγματοποιεί πριν την παραγωγή και αποστολή του αρχείου xml. Επιλέγοντας π.χ. το φίλτρο 1018 "Εχει περιγραφή ΣΕΠΕ εργασίας" και βάζοντας ως τιμή το "ΟΧΙ", μπορείτε να τυπώσετε μία λίστα με τους εργαζόμενους στους οποίους δεν έχετε συμπληρώσει τα πεδία Περιγραφή ΣΕΠΕ (Ωραριο & Διάλειμμα) τα οποία είναι υποχρεωτικά.

Persona HRMS ver. 6.15.2 (01/11/13)

Η παρούσα έκδοση περιλαμβάνει μικρές βελτιώσεις και αναβαθμίσεις των λειτουργιών που προστέθηκαν στις εκδόσεις 6.15.0 & 6.15.1.

Persona HRMS ver. 6.15.1 (29/10/13)

Η παρούσα έκδοση περιέχει προσαρμογές βάσει της νέας απαίτησης του ΣΕΠΕ για αναλυτική περιγραφή του ωραρίου και ημερών  εργασίας (π.χ. Δε 09:00 - 17:00, Τρ 13:00 - 21:00 κλπ) για κάθε εργαζόμενο. Η Persona, προέβλεπε την συμπλήρωση τέτοιου είδους πληροφοριών, στο πεδίο "Παρατηρήσεις Κατάστασης" το μέγεθος του οποίου, πλέον δεν αρκεί οπότε και καταργείται για αυτό το σκοπό, διατηρείται όμως για άλλου τύπου παρατηρήσεις σχετικών με την εργασία και εξακολουθεί να αποστέλλεται στο ΣΕΠΕ.

Παρέχονται πλέον νέα πεδία στην καρτέλα "Ωράριο" στο Ιστορικό Μεταβολών και φτιάξαμε για εσάς, κάποια βοηθήματα προκειμένου να γίνει η συμπλήρωση σε όλους τους εργαζόμενους, ευκολότερη και ταχύτερη.

Συνοψίζοντας:

• Κατά την επόμενη υποβολή αρχείου ΣΕΠΕ, οι πληροφορίες που έχετε ήδη καταχωρημένες στο πεδίο "Παρατηρήσεις Κατάστασης", ΔΕΝ θα χρησιμοποιηθούν πλέον ως "Περιγραφή Ωραρίου" καθώς το σύστημα θα αντλήσει αυτές τις πληροφορίες από τα νέα, ειδικά για αυτόν το σκοπό, πεδία (δείτε παρακάτω).
• Οι "Παρατηρήσεις Κατάστασης" θα μεταφέρονται πλέον ως άλλες παρατηρήσεις επομένως θα πρέπει να διαγράψετε το περιεχόμενό τους εφόσον έχει περιληφθεί στα αναλυτικότερα πεδία.
• Τα νέα πεδία "Περιγραφή ΣΕΠΕ" (Ωράριο & Διάλειμμα) θα πρέπει να συμπληρωθούν για όλους τους εργαζόμενους . Η Persona δεν προχωράει σε αυτόματη ενημέρωση για προφανείς λόγους.

Ιστορικό Μεταβολών

Έγιναν οι ακόλουθες αλλαγές στο Ιστορικό Μεταβολών.

Καρτέλα "Ωράριο"

Προστέθηκαν τα εξής νέα πεδία:

• Ξεχωριστά check boxes για επιλογή ημερών εργασίας. Το κουμπί "Δε - Πα", τσεκάρει αυτόματα τα πεδία από Δε ως Πα.
• Περιγραφή ΣΕΠΕ (Ωράριο)

Περιέχει την περιγραφή του ωραρίου που καταλήγει στο αρχείο XML προς ΣΕΠΕ. Γεμίζει αυτόματα με τα δύο κουμπιά που βρίσκονται δεξιά του, είτε συνοπτικά ή αναλυτικά (δείτε τις παρακάτω εικόνες). Ο χρήστης μπορεί να προσαρμόσει το προτεινόμενο από το σύστημα κείμενο, όπως επιθυμεί.

• Περιγραφή ΣΕΠΕ (Διάλειμμα)

Περιέχει τις περιόδους διαλείμματος που καταλήγει στο αρχείο XML προς ΣΕΠΕ. Γεμίζει αυτόματα με το κουμπί που βρίσκεται δεξιά του. Και εδώ, ο χρήστης μπορεί να προσαρμόσει το προτεινόμενο από το σύστημα κείμενο, όπως επιθυμεί.

Persona HRMS ver. 6.15.0 (07/10/13)

Ηλεκτρονική Υποβολή Εντύπου Ε4 Πίνακας προσωπικού

Τροποποίηση των προδιαγραφών του αρχείου υποβολής του εντύπου Ε4 Πίνακας προσωπικού λόγω των αλλαγών που έγιναν στις 13/9/2013 στο πληροφορικό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ (Αρ.Πρωτ. : 28153/126/28.8.2013).

Ιστορικό Μεταβολών

Λόγω της παραπάνω τροποποίησης έγιναν οι ακόλουθες αλλαγές στο Ιστορικό Μεταβολών.

Καρτέλα "Εργασία"

Νέο πεδίο Χαρακτηρισμός ΣΕΠΕ το οποίο διαθέτει τις επιλογές:

• • Αυτόματα (δυναμικά βάσει τύπου αποδοχών στην καρτέλα Μισθολογικά στο πεδίο  - Αξίες )
  • Υπάλληλος
  • Εργάτης

Το κίτρινο πεδίο (στα δεξιά του), αποτυπώνει τι ισχύει (Υπάλληλος ή Εργάτης) και βάζει '*' όταν έχει οριστεί από το χρήστη και δεν έχει προκύψει αυτόματα.

Νέο πεδίο Ειδική Περίπτωση το οποίο διαθέτει τις επιλογές:

• • Όχι
  • Πρακτική άσκηση σπουδαστών
  • Ιδ.δικαίου - στενό δημόσιο
  • Ιδ.δικαίου - ευρύτερο δημόσιο

Καρτέλα "Ωράριο"

Νέο πεδίο Ωρες εργασίας εβδομαδιαίως (για ΣΕΠΕ)

Το πεδίο αυτό είναι αλληλένδετο με το προϋπάρχον Ώρες υπολογισμού ανά ημέρα (ΩΗμε) καθώς η πληροφορία που περιέχει το ένα, προκύπτει από το άλλο. Συνεπώς επηρεάζοντας το ένα, θα πρέπει να επηρεάσουμε αντίστοιχα και το άλλο. (βλ. παρακάτω την παράγραφο Απαιτούμενες ενέργειες μετά την εγκατάσταση της νέας έκδοσης για πιθανές εξαιρέσεις).

Για να συμπληρωθεί αυτόματα το ένα από το άλλο, υπάρχουν κουμπιά υπολογισμού [F2] δίπλα από το κάθε πεδίο. Τα βοηθητικά κίτρινα πεδία προς τα δεξιά απεικονίζουν την αναμενόμενη τιμή με βάση το αντίστοιχο πεδίο καταχώρησης.

Ειδικά για το πεδίο Ωρες εργασίας εβδομαδιαίως πατώντας το κουμπί υπολογισμού [F2] δίπλα του, έχουμε τις δυνατότητες αυτόματου υπολογισμού με βάση είτε το Ωράριο εργασίας είτε τις Ώρες υπολογισμού ανά ημέρα που ισχύουν.

1. Βάσει Ωραρίου
   Αφού επιλέξετε τις ημέρες εργασίας ανά εβδομάδα του εργαζόμενου, γίνεται αυτόματα ο υπολογισμός των εβδομαδιαίων ωρών εργασίας.
   
   
2. Βάσει ωρών υπολογισμού ανά ημέρα.
   Υπολογίζονται οι εβδομαδιαίες ώρες εργασίας βάσει των ήδη καταχωρημένων ωρών υπολογισμού ανά ημέρα (ώρες x 6 ημ.).
   

Καρτέλα "Μισθολογικά"

Νέο πεδίο Αποδοχές ανά ώρα

Το ΝΕΟ αυτό πεδίο, αποτυπώνει αυτόματα το ποσό των ωριαίων αποδοχών

Για εργαζόμενο με Ονομαστικό Μισθό το ποσό των ωριαίων αποδοχών προκύπτει βάσει των ωρών υπολογισμού ανά ημέρα που έχει ορίσει ο  χρήστης  στο συγκεκριμένο πεδίο στην καρτέλα  Ωράριο,

Για εργαζόμενους με Ονομαστικό Ημερομίσθιο το ποσό των  ωριαίων αποδοχών προκύπτει βάσει του ονομαστικού ημερομισθίου/τις ώρες 6,667 (ώρες απασχόλησης ανα ημέρα) 

Η απεικονιζόμενη πληροφορία αυτού του πεδίου διαφέρει από τις πληροφορίες που σας επιστρέφει το κουμπί Ωριαίες αποδοχές καθώς το δεύτερο προκύπτει από τον υπολογισμό:

Ονομαστικό ωρομίσθιο + Σταθερά επιδόματα ανά ώρα = Σύνολο ακαθαρίστων ωριαίων αποδοχών

Ιστορικό Μεταβολών - Εκτός καρτελών

Στο κάτω μέρος της φόρμας καταχώρησης μεταβολών, προστέθηκε το πεδίο Ημερομηνία Τροποποίησης Αποδοχών/Ωραρίου το οποίο πρέπει να είναι συμπληρωμένο με την ημερομηνία τροποποίησης όποτε αυτή απαιτείται. Το πεδίο δεν συμπληρώνεται από το σύστημα αυτόματα και διαφοροποιείται από την ημερομηνία ισχύος της μεταβολή ώστε να παρέχει πλήρη ευελιξία.

Το σύστημα κατά την δημιουργία Τροποποιητικού Πίνακα ΣΕΠΕ σε αρχείο xml ελέγχει το παραπάνω πεδίο και αν είναι κενό προειδοποιεί τον χρήστη.

Αντικατάσταση του λεκτικού «/ΕΦ» με νέο πεδίο «Εκκαθάριση Φόρου»

Όπως γνωρίζετε, προκειμένου το σύστημα να αναγνωρίζει τους εργαζόμενους για τους οποίους δεν επιθυμούμε να γίνει εκκαθάριση φόρου, έπρεπε ο χρήστης στην Καρτέλα Εργασία στο πεδίο Άλλες Πληροφορίες να πληκτρολογεί το λεκτικό «/ΕΦ».

Για διευκόλυνση σας στην καρτέλα Μισθολογικά προστέθηκε το νέο πεδίο (check-box) Εκκαθάριση Φόρου το οποίο αντικαθιστά το λεκτικό /ΕΦ.

Όταν το πεδίο είναι ενεργό, τότε κατά την έκδοση της Βεβαίωσης Αποδοχών του εργαζόμενου και της Οριστικής του ΦΜΥ, γίνεται πλέον επανυπολογισμός και εκκαθάριση του φόρου για το συνολικό ποσό των αμοιβών ανεξάρτητα από το φόρο που παρακρατήθηκε.

Εργαζόμενοι για τους οποίους δεν απαιτείται να γίνει εκκαθάριση του φόρου, το πεδίο Εκκαθάριση Φόρου θα πρέπει να είναι ανενεργό τουλάχιστον στην μεταβολή με την οποία έχει γίνει η τελευταία εκκαθάριση του εκάστοτε έτους.

Για καθεστώτα φορολογικής αντιμετώπισης Κωδ.Φορ.Κλίμακας τύπου ΚΦΑ, ΕΠ1, ΑΦΑ κλ.π το σύστημα τα εξαιρεί αυτόματα.

Κατά την εγκατάσταση της νέας έκδοσης θα σας ζητηθεί να προβείτε σε αλλαγή δομής αρχείου προκειμένου αυτόματα να σας αφαιρεθεί όπου υπάρχει το λεκτικό  "/ΕΦ" και αντίστοιχα να ενημερωθεί το πεδίο «Εκκαθάριση Φόρου».

Πιθανή μελλοντική πληκτρολόγηση του /ΕΦ από τον χρήστη θα απορρίπτεται και θα εμφανίζεται στην οθόνη το παρακάτω μήνυμα:

Τυποποιημένες Αναφορές

Έλεγχος συμβατότητας Διαχειριστικού έτους με ενεργό Β.Α.Π

Κατά την έκδοση των τυποποιημένων αναφορών:

• • 55. Βεβαιώσεις αποδοχών
  • 57. Οριστική Δήλωση Φόρου σελίδα 1
  • 58. Οριστική Δήλωση Φόρου σελίδα 2
  • 59. Διαφορές οφειλ/νου – παρακρατηθέντος φόρου

καθώς και κατά την δημιουργία ηλεκτρονικού μέσου αποστολής Οριστικής δήλωσης ΦΜΥ το σύστημα πραγματοποιεί πλέον έλεγχο συμβατότητας
Διαχειριστικού έτους με ενεργό ΒΑΠ και μπορεί να εμφανίσει για παράδειγμα το παρακάτω μήνυμα:

Αναφορές από "Σταθερά στοιχεία Εργαζομένων"

• • Μητρώο Εργαζομένων
    Προστέθηκε η στήλη με το ΑΜΚΑ του εργαζόμενου.
    
    
  • Κατάσταση Ωρών Εργασίας (ΣΕΠΕ)
    
  1. 1. Συμπληρώθηκαν όλα τα νέα πεδία.
        
     2. Καταργήθηκε η δυνατότητα εκτύπωσης χωρίς αποδοχές προς ανάρτηση διότι πλέον για το σκοπό αυτό χρησιμοποιείται online εκτύπωση.
        

Απαιτούμενες ενέργειες ΠΡΙΝ την εγκατάσταση της νέας έκδοσης

Πριν προχωρήσετε στην εγκατάσταση της νέας έκδοσης επιβεβαιώστε ότι έχετε backup των αρχείων της εταιρίας.

Απαιτούμενες ενέργειες μετά την εγκατάσταση της νέας έκδοσης

Παράμετροι

Καλέστε το πρόγραμμα και επιλέξτε:

• • Εργαλεία
  • Παράμετροι μισθοδοσίας
  • Γενικές παράμετροι
  • Βασικό αρχείο παραμέτρων (ΒΑΠ): 501303

Ιστορικό μεταβολών

Λόγω της προσθήκης του νέου απαιτούμενου (από ΣΕΠΕ) πεδίου Ωρες εργασίας εβδομαδιαίως θα πρέπει να καταχωρηθούν οι αντίστοιχες ώρες σε κάθε εργαζόμενο. Η Persona δεν προχωράει σε αυτόματη ενημέρωση για προφανείς λόγους. Για την συμπλήρωση του πεδίου, προτείνουμε την παρακάτω μεθοδολογία.

Δημιουργήστε μία νέα μεταβολή για κάθε εργαζόμενο και πηγαίνετε στην καρτέλα "Ωράριο". Παρατηρήστε ότι το κίτρινο πεδίο στο κάτω μέρος αναφέρει "ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΤΕ ΤΙΣ ΩΡΕΣ ΩΕβδ".

Για μισθωτούς και ημερομισθίους κατηγορίας 2 (ΠΠ/ΠΩ),  πατήστε το κουμπί δίπλα από το "Ωρες εργασίας εβδομαδιαίως (ΩΕβδ)". Μόλις εμφανιστεί το παρακάτω μήνυμα, επιλέξτε το κουμπί [Ωρες ανά ημέρα].

Θα δείτε, ότι αμέσως θα υπολογιστούν αυτόματα, οι ώρες εργασίας ανά εβδομάδα.

Για όλες τις άλλες κατηγορίες ημερομισθίων απλά πληκτρολογήστε τις ώρες ανά εβδομάδα του εργαζόμενου.