Μηνιαίες Συγκεντρωτικές Καταστάσεις 2014 - ΜΥΦ

(Μηνιαίες καταστάσεις πελατών προμηθευτών & συναλλαγών)

Με βάση τις νέες οδηγίες της ΓΓΠΣ, οι σημαντικότερες αλλαγές από το παρελθόν είναι αυτές του παρακάτω πίνακα.

Τελευταία ενημέρωση: 18/2/14

Επειδή το Ultimo προκειμένου να παράγει τα απαιτούμενα στοιχεία δεν περιορίζεται μόνον στο «εμπορικό» τμήμα της εφαρμογής (δηλ. ιστορικό παραστατικών) αλλά «αντιλαμβάνεται» όλα τα απαιτούμενα και από τα λογιστικά άρθρα, θα πρέπει να γίνει κατανοητό τι απαιτείται από πλευράς παραμέτρων και σύνταξης των άρθρων προκειμένου η αποστολή των στοιχείων να γίνεται με βάση τις νέες απαιτήσεις.

Τι αλλάζει στο Ultimo

Η μέχρι τώρα ενότητα διαχείρισης της ΜΥΦ διατηρείται κάτω από την επιλογή Α11 προκειμένου να μπορεί να εκδοθεί η ΜΥΦ του 2013 ή για οποιοδήποτε λόγο κάποιος επιθυμεί να «τρέξει» τις διαδικασίες για άλλη προγενέστερη χρήση. Επίσης η διαδικασία αυτή ενημερώνει ειδικά μηνιαία στατιστικά στην ενότητα πελάτες.

Για τις νέες απαιτήσεις προστέθηκε η επιλογή Α10 η οποία στις περισσότερες εγκαταστάσεις μπορεί να λειτουργεί παράλληλα και ανεξάρτητα από την Α11.

Παραμετροποίηση

Ας αρχίσουμε τώρα να ορίζουμε τα απαραίτητα.

Επιλέξτε ή πληκτρολογήστε την A10 από το κεντρικό μενού. Θα σας ζητηθεί να ορίσετε λογιστήριο και μήνα αναφοράς. Μόλις το ορίσετε θα ενεργοποιηθεί ένα παράθυρο παρεμφερές με αυτό που ήδη γνωρίζετε.

Πατήστε το κουμπί [Στοιχεία εταιρίας] και ορίστε το κατάλληλο υποκατάστημα ή αφήστε κενό εάν κάτι τέτοιο δεν ισχύει. Αν τηρείτε βιβλία εσόδων-εξόδων τσεκάρετε την επιλογή Υποβάλλονται Τριμηνιαίες καταστάσεις Αγορών/Δαπανών προκειμένου το Ultimo να ενεργοποιήσει τη δυνατότητα τριμηνιαίων υποβολών αγορών. Ολοκληρώστε πατώντας [Ok]

Πατήστε τώρα το κουμπί [Κριτήρια Σάρωσης]

Κριτήρια Σάρωσης

Θα παρατηρήστε πως υπάρχουν διαφορές στις ενότητες καθώς και στο πλήθος των παραμέτρων σε κάθε ενότητα. Το παράθυρο αυτό μπορείτε να το μεγεθύνετε (προπαντός σε ύψος) προκειμένου να μπορείτε να παρατηρείτε περισσότερες ενότητες συγχρόνως.

Διατηρούνται οι τέσσερεις ενότητες Τιμολογίων και Πιστωτικών των Αγορών και Πωλήσεων. Έχει καταργηθεί η ενότητα Μη συμψηφιζομένων Πιστωτικών Πωλήσεων ενώ έχουν προστεθεί δύο νέες:

1. 1. 1. Λοιπές δαπάνες
      2. Λιανικές πωλήσεις

Σε κάθε ενότητα έχουν προστεθεί δυο νέες παράμετροι που αφορούν τον Φ.Π.Α. ο οποίος πρέπει πλέον να εντοπίζεται είτε μέσω του λογαριασμού του είτε μέσω χαρακτηρισμού.

Κάποιες νέες παράμετροι θα συμπληρωθούν αυτόματα την πρώτη φορά από το σύστημα. Ελέγξτε την παράμετρο Λογαριασμοί ΦΠΑ από προκειμένου να δείτε αν είναι συμβατή με τους λογαριασμούς σας (ορίζεται ο 54). Επί πλέον, μέρος των αυτόματων παραμέτρων προέρχονται από τις παλαιότερες δικές σας παραμέτρους ΜΥΦ.

Θυμηθείτε: Δεν είναι υποχρεωτικό να καταχωρήσετε πρωτοβάθμιο π.χ. 54. Σε όλα τα πεδία λογαριασμών μπορείτε να ορίσετε έναν ή περισσότερους λογαριασμούς οποιασδήποτε ανάλυσης χωρίς διαχωριστικά σύμβολα. Π.χ. 7001, 700200

Συμπληρώστε τις παραμέτρους λογαριασμών στην ενότητα Λοιπές Δαπάνες και Λιανικές Πωλήσεις» καθώς και τους αντίστοιχους κωδικούς παραστατικών που χαρακτηρίζουν την πώληση. Για διευκόλυνσή σας παρέχεται με κουμπί ή F2 βοηθητικό παράθυρο επιλογής πολλαπλών παραστατικών.

Χαρακτηρισμοί

Εκτός πολύ ειδικών εξαιρέσεων οι παράμετροι Χαρακτηρισμοί ΦΠΑ και Χαρακτηρισμοί που πρέπει να οριστούν σε κάθε ενότητα είναι συγκεκριμένες. Το σύστημα δεν εμποδίζει να ορίσετε άλλες, εξάλλου αυτό δεν συνιστάται εκτός αν έχει γίνει κατόπιν συνεννόησης με τη ΣΥΝΠΑΝ. Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει τις προβλεπόμενες, επισκεφτείτε κάθε πεδίο ξεχωριστά και πατήστε το δεξί κουμπί ή F2. Θα προβληθεί παράθυρο που περιλαμβάνει τους διαθέσιμους και μη χαρακτηρισμούς. Όλοι οι διαθέσιμοι θα πρέπει να τσεκαριστούν και στη συνέχεια να πατήσετε [Ok]. (Το σύστημα δεν επιτρέπει το τσεκάρισμα των μη διαθέσιμων.)

Οι νέοι χαρακτηρισμοί που έχουν προστεθεί είναι οι παρακάτω:

Αποδείξεις Λιανικής Ultimo

Αν εκδίδετε αποδείξεις λιανικής ή επιστροφής λιανικής πώλησης από το Ultimo, θα πρέπει να ελέγξετε τις αντίστοιχες παραμέτρους παραστατικών [Παραστατικά, Παράμετροι (Γενικές), Π1.Παράμετροι Παραστατικών] προκειμένου στα παραγόμενα άρθρα το σύστημα να εισάγει αυτόματα τον χαρακτηρισμό 30.

Η πρώτη προϋπόθεση είναι να μην ενημερώνονται οι αθροιστές Αθροιστής Παραστ/κού και Καθαρή αξία σε άλλες ενότητες (βλ. Καρτέλα [Ενημερώσεις], περιοχή "Αθροιστές")

Το δέυτερο σημείο που πρέπει να ελέγξετε είναι η καρτέλα [Λογιστική Κ.Φ.]. Ο τύπος διακίνησης πρέπει να είναι Πώληση ή Επιστροφή Πώλησης και το επόμενο πεδίο Λιανική.

ΦΠΑ

Μια σημαντική ανατροπή της μέχρι τώρα κατάστασης είναι η απαίτηση αναφοράς του ΦΠΑ τόσο στις Αγορές όσο και στις Πωλήσεις. Το UItimo λοιπόν πρέπει να μπορεί να αναγνωρίζει τις εγγραφές ΦΠΑ μέσα στο άρθρο κάτι που είναι ξεκάθαρο στις Πωλήσεις ή Αγορές χονδρικής όπου ο ΦΠΑ εκπίπτει και καταχωρείται σε λογαριασμό συνήθως 54. Για τις περιπτώσεις αυτές ορίζουμε πλέον την παράμετρο «Λογαριασμοί ΦΠΑ από» κάτι που θα πρέπει να κάνετε σε όλες τις ενότητες. Τι γίνεται όμως π.χ. με άρθρα τύπου «δαπάνες χωρίς δικαίωμα έκπτωσης ΦΠΑ» στα οποία οι περισσότεροι χρήστες δεν ξεχωρίζουν με εγγραφή τον ΦΠΑ αλλά ενσωματώνουν ως έξοδο; Για τις περιπτώσεις αυτές αρκεί να αποσπαστεί η αξία του ΦΠΑ σε ξεχωριστή εγγραφή (ακόμη και στον ίδιο λογαριασμό εξόδου) και να χαρακτηριστεί με το νέο χαρακτηρισμό που πλέον προβλέπεται:

50. Αξία ΦΠΑ όταν η εγγραφή δεν είναι λογ/μού ΦΠΑ.

Με βάση αυτή την δυνατότητα δεν υποχρεώνεται ο χρήστης να δημιουργήσει ειδικούς λογαριασμούς μη εκπιπτόμενου ΦΠΑ ως έξοδο/δαπάνη προκειμένου το σύστημα να αναγνωρίσει τις αξίες ΦΠΑ

Θυμηθείτε: Δεν είναι υποχρεωτικό να καταχωρήσετε πρωτοβάθμιο π.χ. 54. Σε όλα τα πεδία λογαριασμών μπορείτε να ορίσετε έναν ή περισσότερους λογαριασμούς οποιασδήποτε ανάλυσης χωρίς διαχωριστικά σύμβολα. Π.χ. 7001, 700200

Εργασίες

Οι εργασίες διασταύρωσης και ελέγχου είναι παρεμφερείς με αυτές του παρελθόντος. Επειδή όμως οι απαραίτητες εργασίες γίνονται πλέον σε μηνιαία βάση και προκειμένου να μην δημιουργείται σύγχυση στο χρήστη, το Ultimo περιορίζει όλες τις εργασίες σε ένα μήνα (και ένα λογιστήριο). Αυτός είναι και ο λόγος για τον οποίο μόλις ζητήσετε την επιλογή Α10 πρέπει υποχρεωτικά να ορίσετε λογιστήριο και μήνα αναφοράς.

Όπως και παλαιότερα η ενημέρωση μπορεί να γίνει συνολικά ή ξεχωριστά Αγορών ή Πωλήσεων. Αντίστοιχα και η λογική των εκτυπώσεων ελέγχου παραμένει, με εξαίρεση το φίλτρο περιορισμού των αξιών το οποίο δεν υπάρχει πια. Η γραμμογράφηση των εκτυπώσεων έχει αλλάξει ριζικά έτσι ώστε να διευκολύνει τον έλεγχο με βάση τις νέες απαιτήσεις.

Το κουμπί [Δημιουργία Μέσου Υποβολής] που υπήρχε παλαιότερα, έχει αντικατασταθεί από άλλο με τίτλο [Έλεγχος ΜΗΝΙΑΙΟΥ Ιστορικού και Δημιουργία Αρχείου Υποβολής (xml)]. Αντί να παράγεται απευθείας το αρχείο υποβολής, το κουμπί αυτό βάζει το χρήστη σε μια νέα βάση δεδομένων που λέγεται «Ιστορικό ΜΥΦ» μέσω browser. Ο χρήστης περιορίζεται πάντα στο λογιστήριο και μήνα που έχει επιλέξει, αλλά έχει τη δυνατότητα να ζητήσει από εκεί άλλη περίοδο αν το επιθυμεί.

Το (μηνιαίο) ιστορικό ΜΥΦ είναι ένας νέος «τόπος» διαχείρισης και ελέγχου των στοιχείων με τη μορφή που «ανέβηκαν» ή θα «ανέβουν» στο TAXIS. Αποτελεί το τελικό σημείο συμφωνίας μας με το TAXIS, και ενημερώνεται αυτόματα από τα γνωστά κουμπιά ενημέρωσης. Διακρίνονται χρωματικά οι αγορές/δαπάνες, πωλήσεις και πιστωτικά.Να σημειώσουμε εδώ ότι το Ultimo δεν στέλνει αναλυτικά παραστατικά πωλήσεων (revenue Invoices) αλλά μόνον συγκεντρωτικά και όλα τα στοιχεία πάντα με αντικατάσταση (action=”replace”). Η προσέγγιση αυτή έχει επιλεγεί ως αυτή με τα λιγότερα πιθανά προβλήματα και για ευκολία διαχείρισης.

Αν τηρείτε απλογραφικά βιβλία θα πρέπει στα [Στοιχεία εταιρίας] να τσεκάρετε την επιλογή «Υποβάλλονται Τριμηνιαίες καταστάσεις Αγορών/Δαπανών». Στην περίπτωση αυτή θα αποκτήσετε και δεύτερο κουμπί με τίτλο [Έλεγχος ΤΡΙΜΗΝΙΑΙΟΥ Ιστορικού ΑΓΟΡΩΝ/ΔΑΠΑΝΩΝ και Δημιουργία Αρχείου Υποβολής (xml)]. Αυτή είναι μια άλλη βάση δεδομένων στην οποία παρακολουθούνται αντίστοιχα οι τριμηνιαίες υποβολές. Όπως και στο «μηνιαίο» browser έτσι και εδώ μπορούμε να επιλέξουμε και να ελέγξουμε άλλο λογιστήριο/τρίμηνο.

Οι κατηγορίες που ενδέχεται να υπάρχουν ανάλογα με την κίνησή σας είναι οι παρακάτω:

Και στους δύο browsers μπορείτε να ελέγξετε τα σύνολα ανά κατηγορία με (Alt-S). Σε κάθε κατηγορία θα αθροιστούν η Καθαρή αξία, η αξία Φ.Π.Α. καθώς και το πλήθος των παραστατικών.

Στους παραπάνω browsers θα σας δοθεί μια τελευταία ευκαιρία να δείτε ενδεχόμενους λάθος ΑΦΜ (ως προς το αριθμητικό μέρος) για τους οποίους έχετε ήδη προειδοποιηθεί αλλά το αγνοήσατε. Προβάλλεται έντονα και περιγράφεται στη στήλη «Διαγνωστικό»

Υποβολή αρχείου

Από το ίδιο σημείο θα προχωρήσετε στη δημιουργία του αρχείου υποβολής από την επιλογή [Δημιουργία Αρχείου Αποστολής] (Alt-F10) Ανάλογα με τις πρακτικές σας μπορείτε να ζητήσετε να δημιουργηθεί αρχείο που να περιλαμβάνει τις καταστάσεις των Αγορών/ Δαπανών ή Πωλήσεων ή και των δύο. Να γνωρίζετε πως οι καταστάσεις που περιλαμβάνονται στο αρχείο θα αντικαταστήσουν τις αντίστοιχες προηγούμενες (εφόσον το αρχείο εγκριθεί από το TAXIS)

Μόλις ολοκληρωθεί η δημιουργία του αρχείου θα προβληθεί το παρακάτω παράθυρο που σας υποδεικνύει που βρίσκεται το αρχείο, πως ονομάζεται καθώς και τα σύνολα των υπό ανάρτηση στοιχείων ως τελευταία επιβεβαίωση. Έχετε ακόμα τη δυνατότητα να προβάλλετε το προς υποβολή αρχείο.

Όταν θα συνδεθείτε με το TAXIS και εφόσον δημιουργείτε μηνιαία στοιχεία θα επιλέξετε το αρχείο Myf-M.xml από την παραπάνω διεύθυνση. Για τριμηνιαία, θα επιλέξετε το αρχείο Myf-Τ.xml. Η ονομασία αυτή παραμένει σταθερή και κάθε νέα επεξεργασία αντικαθιστά το περιεχόμενο του αρχείου.

Για κάθε ενδεχόμενο το Ultimo τηρεί και ένα ιστορικό δημιουργηθέντων αρχείων σε ειδικό φάκελο (_MYF) για κάθε μήνα. Η ανάγνωση των αρχείων XML δεν είναι πολύ «φιλική» και ούτε χρειάζεται συνήθως. Εφόσον όμως επιλεγεί, ένα αρχείο XML είναι αναγνώσιμο από ανθρώπους εάν αυτό χρειαστεί ποτέ.

Φροντίζετε πάντα να επιβεβαιώνετε πως τα στοιχεία που έχετε ανεβάσει στο TAXIS συμφωνούν με το ιστορικά σας.

Καταχώρηση Άρθρων

Μερικές παρατηρήσεις τώρα σχετικά με την καταχώρηση άρθρων. Αφού ενημερωθείτε σχετικά με τις νέες διατάξεις, συμβουλευτείτε τον πίνακα των νέων χαρακτηρισμών.

Πολλαπλοί αντισυμβαλλόμενοι

Σε περιπτώσεις άρθρων με πολλαπλούς αντισυμβαλλόμενους θα πρέπει να αποσπαστούν αντίστοιχα και οι εγγραφές ΦΠΑ συμπληρώνοντας στo πεδίο Ένδειξη_1 τον ΑΦΜ του εκάστοτε αντισυμβαλλόμενου

Σε άρθρα που περιλαμβάνουν την κατηγορία «λοιπές δαπάνες» φυσικά δεν καταχωρούμε τίποτα στο πεδίο Ένδειξη_1 διότι δεν υπάρχει αντισυμβαλλόμενος (αυτό το γεγονός εξάλλου τις καθορίζει) και τη δαπάνη συνοδεύουμε με χαρακτηρισμό 37 και το ΦΠΑ ανάλογα με την περίπτωση (βλ. ανωτέρω )

Συνοπτική καταχώρηση παραστατικών

Παρόλον ότι απαιτείται πλέον να δηλώνται όλα τα παραστατικά ανεξαρτήτου αξίας, το Ultimo σας επιτρέπει, αν θέλετε, να καταχωρήσετε πολλαπλά παραστατικά σε μια εγγραφή και με το παρακάτω τρυκ θα μπορέσει να αποτυπώσει το πλήθος τους. Από τα Γενικά Στοιχεία Αρθρου [F9] συμπληρώνετε το πεδίο Αριθμός του Σχετικού Παραστατικού (όχι δηλ. του βασικού) με το πλήθος των παραστατικών μετά από δύο χαρακτήρες δίεσης. Π.χ για 12 παραστατικά καταχωρείτε ##12. Προϋπόθεση για να λειτουργήσει ο τρόπος αυτός είναι στις παραμέτρους [Κριτήρια Σάρωσης] το πρώτο πεδίο "Το συνοδευτικό β-παραστατικό στις κινήσεις αγνοείται"να μην είναι τσεκαρισμένο. Σε πιο σύνθετες περιπτώσεις μικτών άρθρων όπου τα βοηθητικά παραστατικά διαφοροποιούνται, τότε και πάλι μπορεί να λειτουργήσει η μέθοδος αυτή με την προϋπόθεση ότι ο αριθμός που συνοδεύει τις δύο διέσεις μπαίνει στη στήλη Αρ.Παρ 2 τόσο του εξόδου όσο και του ΦΠΑ.

Αν διαπιστώσετε περιπτώσεις που πιστεύετε πως δεν καλύπτονται, απευθυνθείτε στη ΣΥΝΠΑΝ προκειμένου να προσπαθήσει να αντιμετωπίσει το θέμα σας από τεχνικής πλευράς. Η ΣΥΝΠΑΝ δεν θα προβεί ποτέ σε ερμηνεία διατάξεων και δεν υποκαθιστά ποτέ το λογιστή σας.

Για περισσότερες πληροφορίες απευθυνθείτε στο GSIS πατώντας εδώ.