Έκδοση 20/10/23

1. Τι είναι το MyDATA

Είναι η νέα ψηφιακή πλατφόρμα υποδοχής και μεταβίβασης δεδομένων προς την Α.Α.Δ.Ε. Με αυτήν, οι επιχειρήσεις και ελεύθεροι επαγγελματίες επικοινωνούν ηλεκτρονικά διαβιβάζοντας υποχρεωτικά τα προβλεπόμενα στοιχεία προκειμένου να ενημερώσουν τα ηλεκτρονικά τους βιβλία στην ΑΑΔΕ. Για αναλυτικές και επίσημες πληροφορίες πατήστε εδώ.

2. Ποιους αφορά

Σχεδόν όλους: Δηλαδή επιχειρήσεις και λοιπές οντότητες που τηρούν Λογιστικά Αρχεία κατά τα ΕΛΠ.

3. Τι διαβιβάζεται

Οι επιχειρήσεις,

Α. Διαβιβάζουν:

• • • Όλα τα παραστατικά εσόδων ως σύνοψη με χαρακτηρισμούς
    • Όλους τους χαρακτηρισμούς των παραστατικών εξόδων
    • Λογιστικές εγγραφές που επηρεάζουν τα φορολογικά αποτελέσματα

Β. Λαμβάνουν:

Όλα τα παραστατικά εξόδων και αγορών ως σύνοψη, όπως τα διαμόρφωσαν αντίστοιχα οι προμηθευτές τους διαβιβάζοντας τα στοιχεία εσόδων τους.

4. Ποιες εγκαταστάσεις της ΣΥΝΠΑΝ αφορά

1. Όλες τις εγκαταστάσεις Ultimo/ERP με Λογιστική / Έκδοση Παραστατικών-Διακίνηση
2. Εφαρμογές χωρίς Ultimo/ERP που εκδίδουν παραστατικά και επιθυμούν να αναβαθμίσουν τις εγκαταστάσεις τους προκειμένου να λειτουργούν σύννομα με τις την πλατφόρμα myDATA

5. Τι τεχνικές προϋποθέσεις υπάρχουν

1. Πρέπει να γίνει εγγραφή στο myDATA REST API στην ιστοσελίδας της ΑΑΔΕ προκειμένου να λάβετε κωδικούς πρόσβασης. Ο λογιστής σας μπορεί να έχει και εκείνος λογαριασμό και πρόσβαση εφόσον έχει εξουσιοδοτηθεί. Οδηγίες θα βρείτε εδώ.
2. Το πληροφοριακό σύστημα (ERP) της επιχείρησης θα πρέπει:
   1. να έχει τη δυνατότητα να επικοινωνεί μέσω διαδικτύου με την πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ και να είναι σε θέση πραγματοποιεί λήψεις από αυτή αλλά και διαβιβάσεις προς αυτή, όποτε αυτό απαιτείται.
   2. να έχει την υποδομή παραμετροποίησης των στοιχείων ώστε η διακίνηση των πληροφοριών να γίνεται με συμβατό τρόπο ως προς τις προδιαγραφές της ΑΑΔΕ.
   3. Να διαθέτει μηχανισμούς ελέγχου λαθών και εκκρεμοτήτων
      
      Το Ultimo ERP διαθέτει όλες αυτές τις δυνατότητες.
      
      
3. Οι σταθμοί εργασίας της επιχείρησης θα πρέπει να έχουν πρόσβαση στο διαδίκτυο με συνδέσεις ικανοποιητικών ταχυτήτων και να έχουν λειτουργικό σύστημα τελευταίας γενιάς (π.χ όχι Windows XP).

6. Πώς συμβιβάζονται οι δύο κόσμοι

…δηλαδή ο τρόπος με τον οποίο  είναι “στημένη” η λογιστική εγκατάσταση της επιχείρησης με τον τρόπο “που τα περιμένει” η ΑΑΔΕ;

Προκειμένου να μη διαταραχθούν πρακτικές πολλών ετών αλλά και για λόγους ευελιξίας η προσέγγιση της ΣΥΝΠΑΝ είναι η εξής:

Η βάση όλων είναι τα παραχθέντα άρθρα λογιστικής και οι παράμετροι των λογαριασμών που κινεί κάθε εγγραφή του άρθρου.  Οι λογαριασμοί έχουν εμπλουτιστεί με πρόσθετες παραμέτρους που βρίσκονται κάτω από τη νέα ενότητα «myDATA»

Tο ULTIMO διαθέτει όλους τους πίνακες αντιστοιχιών και τις κατάλληλες διεπαφές (interface) επιλογής χαρακτηρισμών, κατηγοριών κ.λπ.

Χαρακτηρισμοί myDATA

Σε περιπτώσεις που ένας λογαριασμός κινείται από κινήσεις που δεν έχουν τον ίδιο συνδυασμό χαρακτηρισμών myDATA προβλέπεται εξαίρεση η οποία θα πρέπει να καταχωρηθεί στις εγγραφές που αφορούν εξαίρεση. Έτσι διατίθεται ένα νέο πεδίο “Χαρακτηρισμός myDATA” στις κινήσεις Γ.Λ όπου ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει την εξαίρεση με σύνδεση μέσω κωδικού χαρακτηρισμών myDATA από την ενότητα αυτή.

Το σύστημα, κατά την παραγωγή σύνοψης, αντλεί για κάθε εγγραφή τους χαρακτηρισμούς myDATA από το σχετικό λογαριασμό εκτός αν έχει οριστεί κωδικός εξαίρεσης.

Παράδειγμα χρήσης είναι περιπτώσεις λογαριασμών που χρησιμοποιούνται για κοστολόγηση και μπορεί να δέχονται έξοδα που αφορούν Αγορές και Λήψη Υπηρεσιών

Η ενότητα περιλαμβάνει παραμέτρους myDATA σαν και αυτές που ορίζονται στους Λογαριασμούς, δηλαδή:

• Τύπος
• Κατηγορία
• Χαρακτηρισμός
• Χαρακτηρισμός ΦΠΑ
• Κατηγορία ΦΠΑ
• Αιτία Εξαίρεσης ΦΠΑ
• Πρόσημο Τακτοποιητικής (δεν υπάρχει στους λογ/μούς)

 Οι ειδικοί αυτοί χαρακτηρισμοί ορίζονται από την Κεντρική Διαχείριση, καρτέλα (tab) [ Παράμετροι ]

Η περιγραφή μπορεί να είναι αρκετά μεγάλη. Φροντίστε να περιγράφει με ακρίβεια την εφαρμογή της προκειμένου να διευκολυνθεί ο καταχωρητής του άρθρου στην επιλογή του. Αν προβλέπετε πολλές καταχωρήσεις σκεφτείτε την κωδικοποίηση (πεδίο Κωδικός) που θα ακολουθήσετε. Επίσης εκμεταλλευτείτε τις δύο ταξινομήσεις κατά κωδικό και κατά περιγραφή.

Στο πεδίο Κατηγορία Φ.Π.Α. μπορείτε να επιλέξετε μία από τις προτεινόμενες τιμές όπως προβλέπονται από το σύστημα myDATA. Η τιμή "*" είναι κατηγορία που υποστηρίζεται απο το Ultimo και αφορά δαπάνες χωρίς δικαίωμα έκπτωσης και περιγράφεται ως "ΦΠΑ όλοι συν/στές χωρίς δικαίωμα έκπτωσης". Ετσι μπορείτε στον ίδιο λογαριασμό Εξόδων ή ΦΠΑ να περιλαμβάνετε εξόδα πολλαπλών συνελεστών και το Ultimo θα κάνει την κατάλληλη διάσπαση κατά τον χαρακτηρισμό της Λήψης.

Στο πεδίο "Τύπος" υπάρχει η επιλογή "βλ.Λογ/μό" που σημαίνει να ισχύσει ό,τι ορίζει ο σχετικός λογ/μός της εγγραφής του άρθρου. Στα υπόλοιπα πεδία παραμέτρων πχ "Κατηγορία" μπορείτε να συμπληρώσετε το "?" και τότε για την συγκεκριμένη παράμετρο θα ισχύει η αντίστοιχη παράμετρος του λογ/μού.

Τακτοποιητικές συνόψεις: Υπο κανονικές συνθήκες το σύστημα ορίζει πρόσημο θετικό σε συνόψεις εσόδων όταν στο σχετικό άρθρο ο λογ/μός πιστώνεται ή χρεώνεται αρνητικά και αρνητικό σε διαφορετική περίπτωση. Αντίστοιχα σε συνόψεις εξόδων το πρόσημο είναι θετικό όταν λογ/μός χρεώνεται ή πιστώνεται αρνητικά και αρνητικό σε διαφορετική περίπτωση. Σε περίπτωση που θέλετε να ορίσετε εσείς διαφορετικό πρόσημο μπορείτε να το ορίσετε μέσω κωδικού χαρακτηρισμού myDATA στην σχετική εγγραφή του άρθρου. Για το λόγο αυτό υπάρχει στην ενότητα "Χαρακτηρισμοί myDATA" παράμετρος "Πρόσημο Τακτοποιητικής" με την οποία μπορείτε να καθορίσετε το πρόσημο.

 

7. Τί σημαίνει πρακτικά

7.1 Προετοιμασία λογαριασμών

Η προετοιμασία θα πρέπει να ξεκινήσει από τους λογαριασμούς. Εστιάζουμε στους λογαριασμούς εσόδων και εξόδων/δαπανών που θα πρέπει να χαρακτηριστούν ως προς  τις νέες παραμέτρους της ΑΑΔΕ. Τα πεδία συμπληρώνονται ανάλογα με τον τύπο του λογαριασμού. Δεν συμπληρώνονται δηλαδή πάντα όλα.

Συμπληρώνοντας τις παραμέτρους, είναι πολύ πιθανό να διαπιστώσετε πως μέχρι σήμερα χρησιμοποιούσατε ένα λογαριασμό που σχετίζεται με περισσότερες της μιας κατηγοριών ή χαρακτηρισμών που απαιτεί πλέον η ΑΑΔΕ. Σε αυτές τις περιπτώσεις θα πρέπει να ανοίξετε νέους λογαριασμούς έτσι ώστε να καλύψετε όλες τις περιπτώσεις.

7.2 Χαρακτηρισμοί παραστατικών

Η δεύτερη σημαντική εργασία αφορά στο συσχετισμό των τύπων παραστατικών που μέχρι σήμερα χρησιμοποιούσατε με αυτούς της ΑΑΔΕ. Αυτό γίνεται είτε από την ενότητα [Λογιστική], επιλογή [ myDATA ], [Παραμ. myDATA Κωδ.Παρ/κών], είτε από την ενότητα  [Παραστατικά ],  [ Εργαλεία ],  [ Παράμετροι (Γενικές) ],   [Π4.Παραμ. Μετεξέλιξης κ myDATA Κωδ.Παρ/κών]. Και οι δύο ενότητες ενημερώνουν την ίδια κοινή πηγή επομένως δεν έχει σημασία από πού θα δουλέψετε.

Ο γνωστός πίνακας κωδικού – περιγραφής παραστατικών συνοδεύεται εδώ και από μια πρόσθετη στήλη που ορίζει την αντιστοιχία με τους αντίστοιχους τύπους παραστατικού του συστήματος myDATA της ΑΑΔΕ. Και εδώ θα διαπιστώσετε πως μέχρι σήμερα χρησιμοποιούσατε ένα κωδικό παραστατικού για πολλαπλές χρήσεις, κάτι που πλέον δεν προβλέπεται από την ΑΑΔΕ. Χαρακτηριστικό παράδειγμα, ο κλασσικός κωδικός «ΠΙΣ» που υποδήλωνε “Πιστωτικό” πρέπει να διαφοροποιηθεί για τις παρακάτω περιπτώσεις :

5.1         Πιστωτικό Τιμολόγιο/Συσχετιζόμενο
5.2         Πιστωτικό Τιμολόγιο/Μη Συσχετιζόμενο
11.4       Πιστωτικό Στοιχ. Λιανικής
13.31     Πιστωτικό Στοιχ. Λιανικής ημεδαπής / αλλοδαπής
14.31     Πιστωτικό ημεδαπής / αλλοδαπής

Επίσης δεν υπάρχει διαφοροποίηση για τα myDATA μεταξύ «Τιμολόγιο – Δελτίο Αποστολής» (πχ ΤΔΑ) και «Τιμολόγιο Πώλησης» (πχ ΤΙΜ) δηλαδή το συμπλήρωμα «Δελτίο Αποστολής» είναι εκτός αντικειμένου της ΑΑΔΕ, δηλαδή δεν την αφορά. Με F2 θα έχετε την ευκαιρία να επιλέξετε το είδος του παραστατικού όπως προβλέπεται πλέον από την ΑΑΔΕ.

Μπορείτε (και επιβάλλεται) να διατηρήσετε τους υπάρχοντες κωδικούς και να τους συμπληρώσετε με νέους. Φυσικά θα υπάρχουν και κωδικοί παραστατικών  (π.χ. Δελτίο Αποστολής) χωρίς αντιστοιχία.

Μην ξεχνάτε ότι κωδικοί που έχουν χρησιμοποιηθεί ιστορικά δεν δικαιούστε να τους καταργήσετε. Ιδανικά θα πρέπει στις περιπτώσεις όπως αυτή να δημιυργήσετε νέους κατά περίπτωση και οι παλαιοί να διατηρηθούν μόνο για τα ιστορικά στοιχεία.

Ο πίνακας επιλογής τύπων παραστατικών myDATA περιλαμβάνει ό,τι έχει ορίσει προς το παρόν η ΑΑΔΕ, αλλά περιλαμβάνει και δύο ακόμη που έχει προβλέψει η ΣΥΝΠΑΝ προς διευκόλυνση και φέρουν «*» στο δευτεροβάθμιο σκέλος. Ο πρώτος είναι:

1.*  * Τιμολόγιο Πώλησης (Απόκτησης) (Ημεδαπής/Ενδοκ/Τρ.Χώρας)

Ο αστερίσκος υποδηλώνει ότι αντί να ορίσετε τις ξεχωριστές υπο-περιπτώσεις:

   1.1  Τιμολόγιο Πώλησης
   1.2  Τιμολόγιο Πώλησης / Ενδοκοινοτικές Παραδόσεις
   1.3  Τιμολόγιο Πώλησης / Παραδόσεις Τρίτων Χωρών
 14.1  Τιμολόγιο / Ενδοκοινοτικές Αποκτήσεις
 14.2  Τιμολόγιο / Αποκτήσεις Τρίτων Χωρών

Αρκεί να ορίσετε "1.*", χάρη στο οποίο, το σύστημα θα αναγνωρίσει την εγγραφή του αντισυμβαλλόμενου και μέσω του του κωδικού χώρας στα ΟΝΟΜΑΤΑ θα διαπιστώσει τη χώρα που ανήκει. Από αυτήν θα κρίνει σε ποια από τις τρεις κατηγορίες εμπίπτει και θα ορίσει αυτόματα τον κατάλληλο τύπο παραστατικού. Αν ο κωδικός χώρας στα ΟΝΟΜΑΤΑ είναι κενός και ο ΑΦΜ είναι αριθμός, το σύστημα θα θεωρήσει ότι είναι Ελλαδα (GR) διαφορετικά θα προσπαθήσει να διαπιστώσει τη χώρα από τους 2 πρώτους χαρακτήρες (γράμματα) του ΑΦΜ.

Ο κωδικός χώρας είναι απαραίτητο στοιχείο σε μία σύνοψη, επομένως μην παραλείπετε τον κωδικό χώρας σε αντισυμβαλλόμενους από το εξωτερικό.

Το αντίστοιχο γίνεται και στην περίπτωση

2.*  * Τιμολόγιο Παροχής (Λήψης) Υπηρεσιών (Ημεδαπής/Ενδοκ/Τρ.Χώρας)

   2.1 Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών
   2.2 Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών/Ενδοκοινοτική Παροχή Υπηρεσιών
   2.3 Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών/Παροχή Υπηρεσιών Τρίτων Χωρών
 14.3 Τιμολόγιο / Ενδοκοινοτική Λήψη Υπηρεσιών
 14.4 Τιμολόγιο / Λήψη Υπηρεσιών Τρίτων Χωρών

- Η Σειρά myDATA περιλαμβάνει και τον κωδ. παρ/κού

Κάτω από το πεδίο Τύπος παραστατικού myDATA προβλέπεται checkbox που ο χρήστης τσεκάρει όταν επιθυμεί η Σειρά myDATA να περιλαμβάνει και τον Κωδικό παραστατικού (πχ. ΤΙΜΑ). Με αυτό αποφεύγεται το σπάνιο αλλά όχι απίθανο σενάριο να συμπέσουν σειρά και αριθμός σε διαφορετικά παραστατικά πχ ΤΔΑ & ΤΙΜ που έχουν κοινό κωδικό myDATA ("1.1" για Εσωτερικού) την ίδια μέρα.

Από την έκδοση Ultimo v.3.0.14.7 και για συνόψεις παραστατικών από 1/1/23 ο κωδικός παραστατικού θα περιέχεται πάντα στην σειρά αναξάρτητα της παραπάνω παραμέτρου. Το ιδιο ισχύει για παραγωγή νέων συνόψεων πριν από 1/1/23 ή και για φρεκάρισμα εφόσον δεν έχουν ήδη διαβιβαστεί.

- Αντιστρέφονται: Εκδότης/Αντισυμβαλλόμενος

Για αντιμετώπιση σύνοψης Εσόδου με εκδότη Οχι Εμάς αλλά τον αντισυμβάλλομένο (πχ την Ασφαλιστική).

7.3 Προετοιμασία λοιπών παραμέτρων

Οι παρακάτω παράμετροι θα χρειαστεί να οριστούν μια φορά και βέβαια μπορεί να αναθεωρηθούν αν απαιτηθεί. Επιλέγονται από την καρτέλα [Παράμετροι] της επιλογής [myDATA Κεντρική Διαχείριση] ή από αντίστοιχες επιλογές από τους browsers συνόψεων.

 

Παράμετροι myDATA

 Oi παράμετροι αυτές ισχύουν για όλη την εγκατάσταση.

ΔιαβΙβαση σε πραγματικό χρόνο

Τσεκάρετε την επιλογή αυτή εφόσον θέλετε κατά την έκδοση του εκάστοτε παραστατικού εσόδου (π.χ. τιμολογίου) να πραγματοποιείται και η διαβίβαση στην ΑΑΔΕ. Φροντίστε να είστε ενήμεροι σχετικά με το τι απαιτείται. Επειδή απαιτείται ειδική εξουσιοδότηση χρήστη, θα πρέπει να οριστεί το αντίστοιχο πεδίο εδώ ο χρήστης ο οποίος διαθέτει εξουσιοδότηση myDATA. Ορίζεται μόνο το όνομα χρήστη (user name) όπως αυτό έχει καταχωρηθεί στην ενότητα Κωδικοί Πρόσβασης (όχι δηλ. στην ενότητα «Ονόματα χρηστών εφαρμογής».) Εαν ακολουθείτε την πρακτική το όνομα χρήστη να είναι το ίδιο με τον κωδικό πρόσβασης, τότε εδώ συμπληρώστε το πεδίο (μέχρι τρεις χαρακτήρες) που αντιστοιχούν στον κωδικό χρήστη (βλ. ενότητα Κωδικοί Χρηστών).

Παραστατικό Β’ ΕξΟδων

Εφόσον διαθέτετε άρθρα αγορών/δαπανών που περιλαμβάνουν πολλαπλά παραστατικά, με την παράμετρο αυτή δίνετε εντολή στο ULTIMO να δημιουργήσει ξεχωριστές συνόψεις για κάθε παραστατικό, χρησιμοποιώντας το Β-Παραστατικό και την Ημερομηνία-2 σαν κριτήριο προκειμένου να τις αποσπάσει. Προϋπόθεση αποτελεί ο κωδικός του Α-Παρ/κού να μην έχει συσχετιστεί με "τύπο παραστατικού myDATA. Το υπογραμμισμένο κείμενο αποτελεί σύνδεσμο προς τον πίνακα αντιστοιχιών των κωδικών παραστατικών που χρησιμοποιείτε με τους τύπους του myDATA και στον οποίο μπορείτε με ένα κλικ να συμβουλευτείτε.                           

ΠροτεινΟμενες αιτΙες ΑπαλλαγΗς Φ.Π.Α.

Μπορείτε να ορίσετε/επιλέξετε προτεινόμενες (default) αιτίες απαλλαγής ΦΠΑ βάσει αυτών που προβλέπονται στις προδιαγραφές myDATA.

ΤαμεΙα

Βοηθήστε το σύστημα να εντοπίζει τους λογαριασμούς ταμείου ώστε χαρακτηρίζει στις σχετικές συνόψεις το τρόποπληρωμής "3. Μετρητά". Μπορείτε να ορίσετε έναν ή περισσότερους λογαριασμούς σε πλήρη ανάπτυξη ή ανωτεροβάθμιο ή που να αρχίζουν από συγκεκριμένους χαρακτήρες (πρόθεμα).

ΔιαβΙβαση χαρακτηρισμΩν μΟνο

Οι πωλήσεις λιανικής είτε μέσω ταμειακής μηχανής είτε μέσω Η/Υ και ΕΑΦΔΣΣ/ΦΗΜ που διαβιβάζονται στο myDATA από την Α.Α.Δ.Ε. δεν συνοδεύονται από χαρακτηρισμούς. Οι χαρακτηρισμοί επομένως θα πρέπει να διαβιβαστούν από το ERP. Όταν θα γίνει αυτό και προκειμένου το σύστημα να γνωρίζει ότι τα αντίστοιχα έσοδα δεν πρέπει να διπλο-διαβιβαστούν αλλά μόνο οι χαρακτηρισμοί τους, θα πρέπει να επιτρέπει την επιλογή διαβίβασης “μόνο χαρακτηρισμών” απαγορεύοντας την “πλήρη”. Το κριτήριο προκειμένου να διακρίνονται οι περιπτώσεις αυτές είναι συγκεκριμένοι τύποι παραστατικών εσόδων myDATA. Η λίστα των παραστατικών αυτών (π.χ. 11.1, 11.2) ορίζεται στο πεδίο αυτό.

Στοιχεία myDATA Εταιρίας

Οι διαβιβάσεις προς myDATA θα συνοδεύονται από τα παραπάνω στοιχεία εκδότη.

Στην περίπτωση που η επιχείρηση έχει πολλαπλές εγκαταστάσεις, παρέχεται η δυνατότητα σύνδεσης/αντιστοίχισης σειράς παραστατικού με αριθμό εγκατάστασης ώστε οι παραγόμενες συνόψεις να συνοδεύνονται τον αντίστοιχο αριθμό της εκάστοτε σειράς.

Επισης παρέχεται η δυνατότητα να οριστουν αριθμοί εγκατάστασης της εταιρίας που θα φιλτραριστούν κατά τη λήψη εσόδων (δηλ μόνο έσοδα συγκεκριμένων αριθμών εγκατάστασης). Αυτό είναι χρήσιμο σε περιπτώσεις υποκαταστημάτων με ταμειακές μηχανές εγκταστημένων σε σε διαφορετικούς φακέλους.

Κωδικοί πρόσβασης ΑΑΔΕ/myDATA

 

Εδώ ορίζονται τα στοιχεία σύνδεσης με τον λογαριασμό που ανοίχτηκε για την εταιρία όπως προβλέπεται από τις οδηγίες στις οποίες αναφερθήκαμε ήδη.
Επίσης εδώ μπορούν να αποθηκευτούν χωριστά τα στοιχεία σύνδεσης του υπεύθυνου λογιστή που απαιτούνται για αποστολή χαρακτηρισμών εξόδων κ.λπ

Αυτά είναι τα “κλειδιά” για το ULTIMO προκειμένου να έχει τη δυνατότητα αποστολής/διαβίβασης (δηλαδή να «ανεβάζει» στοιχεία) αλλά και λήψης (δηλαδή να «κατεβάζει»)

Τα στοιχεία αυτά καταχωρούνται ανά Εταιρία και "Όνόμα προσβασης" Χρήστη. Θεωρείται ότι κάθε "Ονομα πρόσβασης" αντιστοιχεί σε έναν Κωδικό Χρήστη (πχ «ΠΑΓ» Παπαδόπουλος Γεώργιος βλ. Κωδικοί πρόσβασης) και αυτός εμφανίζεται στο κατω μέρος του παραθύρου για μόνιμη αποθήκευση.

Δημιουργία Αρχείων Χρήσης

Το περιβάλλον υποστήριξης myDATA είναι αυτοτελές ανά χρήση (οικονομικό έτος). Προτού δουλέψετε σε θέματα myDATA σε κάποια χρήση θα πρέπει ο υπεύθυνος να έχει προετοιμάσει το σύστημα για τη νέα χρονιά. Αυτό γίνεται πολύ απλά είτε ζητώντας την επιλογή στο σημείο αυτό ή από το κεντρικό μενού της Λογιστικής [ ULTIMO Εργαλεία ] -> [ Δημιουργία αρχείων νέας χρήσης ] τσεκάροντας τη σχετική επιλογή (myDATA χρήσης ΈΕ).

 

8.  Ό,τι κάνω στα Εσοδα κάνω και στα Εξοδα ;

Όχι. Τα παραστατικά εσόδων δεν απαιτούν ιδιαίτερα σύνθετη διαχείριση, μια και εμείς τα παράγουμε και εφόσον δεν αμφισβητηθούν από τον αντισυμβαλλόμενο και έχουμε παραμετροποιήσει σωστά τους κινούμενους λογαριασμούς, δεν αναμένουμε προβλήματα.

Τα έξοδα αντίθετα (όσα υποβάλλονται σαν έσοδο από τον εκδότη) διαβιβάζονται, αρχικά, από τον εκδότη του παραστατικού τους. Δηλαδή από τρίτο φορέα, ο οποίος τα διαβιβάζει στο σύστημα myDATA και από εκεί η επιχείρηση οφείλει να προβεί σε «λήψη» προκειμένου αφενός να τα αναγνωρίσει, αφετέρου να τα χαρακτηρίσει ως τύπο εξόδου.

9. Πώς ξέρω ποια παραστατικά ενημερώνονται – Κεντρική Διαχείριση

Κάθε παραστατικό διακρίνεται από μια «σύνοψη» κατά την ορολογία της ΑΑΔΕ που δεν είναι τίποτα άλλο από μια εγγραφή-περίληψη των στοιχείων ενός παραστατικού. Οι διαδικασίες εσόδων και εξόδων είναι τελείως διακριτές και χωρισμένες δομικά.

Το ULTIMO προβλέπει δύο ξεχωριστές ενότητες: τις Συνόψεις Παραστατικών Εσόδων (income) και τις συνόψεις παραστατικών Εξόδων (expenses) που προβάλλονται σε αντίστοιχους πίνακες-browsers. Επιμέρους εργασίες γίνονται μέσα από το μενού αυτών αντίστοιχα.

Χρωματική διάκριση των πινάκων

Αντίστοιχα για κάθε μία ενότητα το ULTIMO διαθέτει δύο πίνακες: έναν για παραγωγές και έναν για λήψεις.

Όλες οι διαδικασίες, υπο-ενότητες και παράμετροι είναι προσβάσιμες από την επιλογή myDATA Κεντρική διαχείριση. Χωρίζονται σε τρείς καρτέλες (tabs): Έσοδα, Έξοδα και Παράμετροι.

Πίνακες - Γενικά χαρακτηριστικά

Η διαχείριση των συνόψεων γίνεται κυρίως από τους τέσσερεις πίνακες συνόψεων:

1. 1. 1. 1. Εσόδων – Παραγωγών
         2. Εσόδων – Λήψεων
         3. Εξόδων – Παραγωγών
         4. Εσόδων – Λήψεων

Οι πίνακες είναι παρόμοιοι αλλά όχι ακριβώς ίδιοι.Οι παρακάτω εικόνες εξηγούν τη διάταξη και τη σημασία των αποχρώσεων..

Επειδή οι τέσσερεις πρώτες στήλες αποτυπώνουν ενδείξεις και αντιστοιχούν στα πλαίσια στο κάτω μέρος, καλό είναι να μη μεταφερθούν αλλού ή με άλλη σειρά. Υπενθυμίζεται ότι στις στήλες με στενούς τίτλους, ο χρήστης μπορεί να αφήσει το ποντίκι του (χωρίς κλικ) πάνω στον τίτλο για 1” και θα προβληθεί ευδιάκριτη περιγραφή.

Με εξαίρεση τις στήλες των ενδείξεων που έχουν σταθερό χρώμα φόντου (με ενδεχόμενη παραλλαγή τόνου) οι υπόλοιπες στήλες «χρωματίζουν» τη γραμμή της σύνοψης ανάλογα με την κατάστασή της. Η παρακάτω εικόνα εξηγεί τη σημασία των χρωμάτων ώστε να σας βοηθήσει να διακρίνετε θέματα γρήγορα και χωρίς κόπο.

Προς τα δεξιά του πίνακα υπάρχουν τρεις στήλες ενδείξεων που σχετίζονται με το «Μοναδικό Αριθμό Καταχώρησης» ή ΜΑρΚ για συντομία. Αποτελεί ένα είδος μοναδικής ταυτοποίησης και επιβεβαίωσης ότι διαβιβάστηκε η σύνοψη στην πλατφόρμα. Για κάθε σύνοψη προβλέπονται άλλοι δύο διαφορετικοί ΜΑρΚ, ένας για τη διαβίβαση χαρακτηρισμών και ένας ακόμη για τη διαβίβαση της εντολής ακύρωσης κάποιας σύνοψης που ενώ είχε διαβιβαστεί δεν ισχύει πλέον.

Επειδή είναι περισσότερο χρήσιμο να γνωρίζουμε κατά πόσο έχουν δοθεί οι αριθμοί αυτοί παρά ποιοι ακριβώς είναι, οι πίνακες εμφανίζουν τρεις στήλες που για το σκοπό αυτό φιλοξενούν εικονίδια. Παρακάτω δείτε ένα υπόδειγμα πίνακα εξόδων με τέσσερεις συνόψεις που έχουν διαβιβαστεί, μία εκ των οποίων διαγράφηκε εκ των υστέρων (για την ακρίβεια «διαβιβάστηκε» η εντολή ακύρωσής της) και πήρε αντίστοιχο ΜΑρΚ επιβεβαίωσης της ακύρωσης με [-]. Εάν θέλετε να φαίνονται και οι αριθμοί μπορείτε να τους εμφανίσετε με το κουμπάκι [επιλογή στηλών].

Παράλληλα μπορείτε να δείτε πώς διακρίνονται πρόσθετες πληροφορίες στον πίνακα εξόδων. Παρατηρήστε το εικονίδιο √ στο κέντρο περίπου του πίνακα που επιβεβαιώνει ότι η ληφθείσα σύνοψη έχει συσχετιστεί με το αντίστοιχο λογιστικό μας άρθρο ΤΟΥ 3353 της 06/10/20 τα στοιχεία του οποίου έχουν συμπληρωθεί στις πρώτες στήλες. Τέλος θα παρατηρήσετε ότι από τις τέσσερεις στήλες ενδείξεων τώρα υπάρχει μόνο μία. Αυτό ισχύει στους πίνακες λήψεων τόσο των εσόδων όσο και των εξόδων.

Είτε πλοηγείστε στον πίνακα, είτε έχετε ζητήσει να προβληθούν τα στοιχεία της σύνοψης ( [Space] – Προβολή ) έχετε πάντα στη διάθεσή σας τα αντίστοιχα πλαίσια επεξηγήσεων των στηλών με τις ενδείξεις, τα βασικά κουμπιά ελέγχου αλλά και πρόσβαση στο βοήθημα που τώρα διαβάζετε το οποίο ενεργοποιείται και με [Alt-F1].

Τις οδηγίες αυτές που διαβάζετε μπορείτε επίσης να επιλέξετε και από το μενού [Βοήθεια] από το επάνω σημείο του παραθύρου σας και εφόσον βρίσκεστε στις αντίστοιχες ενότητες.

 

  Απομόνωση εγγραφών

Από την έκδοση 3.0.7 και μετά προστέθηκε η δυνατότητα απομόνωσης εγγραφών που εμπίπτουν σε κάποια κριτήρια, που επιλέγει ο χρήστης από συγκεκριμένη λίστα, όπως για παράδειγμα αυτές που δεν έχουν ΜΑρΚ χαρακτηρισμού. Η ενεργοποίηση γίνεται από την επιλογή “Απομόνωση εγγραφών” [Alt-Z]. Μόλις ενεργοποιηθεί η διαδικασία τότε στον πίνακα (browser) εμφανίζονται μόνον οι εγγραφές που εμπίπτουν στο επιλεγμένο κριτήριο.

H σειρά με την οποία θα εμφανιστούν (π.χ. κατά ημερομηνία) είναι αυτή που ίσχυε κατά τη στιγμή της ενεργοποίησης της διαδικασίας.  Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει ως συνήθως άλλη μέσω της επιλογής  “Επιλογή Ταξινόμησης” [F5] που θα προβάλλει όμως όλες τις εγγραφές με την επιλεγμένη σειρά, μπορεί όμως να επανέλθει στις απομονωμένες εγγραφές πάλι με [F5] επιλέγοντας την ταξινόμηση «Τελευταία απομόνωση» η οποία συνοδεύεται από κριτήριο απομόνωσης και την περίοδο. Όταν τα τελευταία λείπουν (προβάλλεται δηλαδή μια παύλα (-) στη θέση τους, αυτό σημαίνει ότι δεν διατίθεται τέτοια.

Η απομόνωση (ή φιλτράρισμα) εγγραφών διατίθεται και στις τέσσερεις ομάδες εγγραφών (παραγωγές και λήψεις, εσόδων και εξόδων). Η λίστα των διαθέσιμων φίλτρων διαφέρει μεταξύ παραγωγών και λήψεων.

• • • Χωρίς ΜΑρΚ
    • Χωρίς ΜΑρΚ χαρ/μού   (μόνο για Παραγωγές)
    • Με ΜΑρΚ χαρ/μού
    • Με ΜΑρΚ Ακύρωσης
    • Με Ενδειξη Χαρ/μού "ΑΠΟΚΛΙΣΗΣ" (2)
    • Με Ενδειξη Χαρ/μού "ΑΠΟΡΡΙΨΗΣ" (1)
    • Με Τύπο "ΑΠΟΚΛΙΣΗΣ παρ/κού"
    • Χωρίς Αντιστοίχιση
    • Χωρίς Αντιστοίχιση (Μη Ακυρωμένες)
    • Με Ενδειξη Εκκεμότητας Διαβίβασης    (μόνο για Παραγωγές)
    • Με Ενδειξη Διαφωνίας με διαβιβασμένη σύνοψη   (μόνο για Παραγωγές)
    • Με Ενδειξη Διαφωνίας Παραγωγής/Λήψης
    • Με Ενδειξη Καταργημένης   (μόνο για Παραγωγές)
    • Με Σφάλμα Διαβίβασης

 

9.1 Πίνακας: Παραγωγές Συνόψεων

Εδώ προβάλλονται όλες οι συνόψεις που έχουν παραχθεί από το σύστημα και που προέκυψαν από τα άρθρα λογιστικής της εγκατάστασης.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΠΙΝΑΚΑ ΠΑΡΑΓΩΓΩΝ ΕΣΟΔΩΝ

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΠΙΝΑΚΑ ΠΑΡΑΓΩΓΩΝ ΕΞΟΔΩΝ

Η προβολή του αντίστοιχου πίνακα λήψεων επιτυγχάνεται με [Alt-L] και αντίστροφα από τον πίνακα λήψεων προς τον πίνακα παραγωγών (παραχθέντων συνόψεων).

 9.1.1 Συσχετιζόμενο παρ/κό

Μπορεί να οριστεί το συσχετιζόμενο παρ/κό για συνόψεις πχ "5.1 Πιστωτικό Τιμολόγιο/Συσχετιζόμενο"

 9.1.2 Ειδικές παράμετροι Σύνοψης (παραγωγή)

Μπορούν να οριστούν οι παρακάτω παράμετροι σύνοψης:

• • • Αναστολή Καταβολής ΦΠΑ
    • Ειδική Κατηγορία Παρ/κού

1. 1. 1. 1. 1. Επιδοτήσεις - Επιχορηγήσεις
            2. Έσοδα Λιανικής Ξενοδοχείων
            3. Λογιστική Εγγραφή
            4. Tax Free
            5. Σύνθετες συναλλαγές ημεδαπής - αλλοδαπής
            6. Δικαιούχοι του άρθρου 3 της υπό στοιχεία 139818 ΕΞ2022/28.09.2022 (Β'5083) κοινής υπουργικής απόφασης
            7. Αγορά αγροτικών αγαθών υπηρεσιών Άρθρο 41 του Κώδικα ΦΠΑ
            8. Έσοδα Λιανικών ΦΗΜ ΑΑΔΕ_1
            9. Έσοδα Λιανικών ΦΗΜ ΑΑΔΕ_2 Έσοδα Λιανικών ΦΗΜ Επιχείρησης Απόκλιση

• • • Τύπος Απόκλισης Παρ/κού

• • 1. 1. 1. Διαβίβαση Παράλειψης από Λήπτη
          2. Διαβίβαση Παράλειψης από Εκδότη
          3. Διαβίβαση Απόκλισης από Λήπτη
          4. Διαβίβαση Απόκλισης από Εκδότη

• • • Αδυναμία Επικοινωνίας
    • Τύπος παραστατικού
      
      

9.2 Πίνακας: Λήψεις Συνόψεων

Εδώ προβάλλονται όλες οι συνόψεις όπως αυτές έχουν προκύψει στο σύστημα myDATA (δηλ. αυτές που έχει η ΑΑΔΕ) και έχουν ενημερωθεί από αντίστοιχες ενέργειες λήψης που έχει κάνει ο χρήστης. Από τον πίνακα αυτό θα αντιστοιχίσουμε τις συνόψεις που διαβίβασε ο προμηθευτής μας με αυτές των άρθρων μας.

Η αντιστοίχιση έχει ολοκληρωθεί όταν στην εγγραφή λήψης που είμαστε τοποθετημένοι, τα δύο πρώτα πεδία κωδικού και αριθμού παραστατικού είναι συμπληρωμένα.

Διπλοί πίνακες (Παραγωγές <-> Λήψεις)

 Το checkbox πάνω από τα αντίστοιχα κουμπιά της Κεντρικής Διαχείρισης ενεργοποιεί τη δυνατότητα διπλού πίνακα (browser). Η μετακίνηση στον κυρίως πίνακα τοποθετεί αυτόματα τον δευτερεύντα στις εγγραφές του ΑΦΜ της ενεργής εγγραφής του κυρίως πίνακα. Όταν ο "κυρίως" προβάλλει τις παραγωγές τότε ο δευτερεύων προβάλλει τις λήψεις και αντίστροφα, όταν ο "κυρίως" είναι οι λήψεις, ο δευτερεύων είναι οι παραγωγές. Η δυνατότητα υποστηρίζεται τόσο στα Έξοδα  όσο και στα Έσοδα.

 

9.3 Πώς αντιστοιχίζουμε μία σύνοψη παραγωγής με λήψη

Πατάμε το αντίστοιχο κουμπί ή την επιλογή από το μενού. Στο ειδικό παράθυρο διαλόγου θα εμφανιστεί (αν υπάρχει) το προτεινόμενο παραστατικό από τα άρθρα μας που ταιριάζει με αυτό που προήλθε με λήψη από την ΑΑΔΕ. Αν φέρει εικονίδιο ικανοποιητικής ταύτισης μπορούμε να πατήσουμε το κουμπί [Οριστική επιλογή] και να ολοκληρώσουμε την αντιστοίχιση. Αν η αναζήτηση αποβεί άκαρπη, μπορούμε να ζητήσουμε η επόμενη σύγκριση να γίνει με μεγαλύτερη ανοχή σε ασυμφωνίες διότι είναι πολύ πιθανό να έχουμε κάνει λάθη καταχώρησης. Η [Αναζήτηση συνόψεων] γίνεται με κάποια ευφυΐα από το σύστημα, προκειμένου να προτείνει παραστατικά που κρίνει ως υποψήφια, παρόλον ότι διαφέρουν τα στοιχεία τους. Τα επίπεδα ανοχής είναι 5. Το επίπεδο «Καμία» οδηγεί το σύστημα να μας εμφανίσει συνόψεις με απόλυτη ταύτιση στα ουσιώδη πεδία, ενώ «Πλήρης» σημαίνει ότι μπορεί να εμφανιστούν και εντελώς ακατάλληλες συνόψεις. Τα επίπεδα «Χαμηλή» ή «Μεσαία» πιθανότατα να μας φέρουν την επιθυμητή καταχώρηση ή οποία έγινε με μικρο-λάθη.

Το αποτέλεσμα της «έξυπνης» αναζήτησης προβάλλεται στον αντίστοιχο πίνακα. Πρώτα και με πιο ανοιχτό κίτρινο φόντο προβάλλονται τα παραστατικά με την μεγαλύτερη ομοιότητα. Ακολουθούν αυτά με μεγαλύτερες αποκλίσεις. Όσο πιο σκούρο το χρώμα του φόντου, τόσο μεγαλύτερη είναι η απόκλιση από το ζητούμενο και τόσο πιο χαμηλά στη λίστα εμφανίζονται. Εφόσον ο χρήστης εντοπίσει μία κατάλληλη σύνοψη μπορεί να περιεργαστεί τις επιμέρους διαφορές, να προβεί στις κατάλληλες διορθώσεις (π.χ. στο λογιστικό άρθρο) και να επαναλάβει, ολοκληρώνοντας τη διαδικασία πατώντας το κουμπί [Οριστική επιλογή] υπό την προϋπόθεση ότι υπάρχει ικανοποιητική ταύτιση. Νεότερες εκδόσεις επιτρέπουν να γίνει δεκτή η αντιστοίχιση ακόμα και αν υπάρχουν ουσιαστικότερες διαφοροποιήσεις, φυσικά μετά από προειδοποίηση του χρήστη.

Από την έκδοση 3.0.5 προστέθηκαν νέα κουμπιά και λειτουργίες επιτάχυνσης της διαδικασίας αντιστοίχισης. Εκτός από την επιλογή [ Αντιστοίχιση σύνοψης ] ( F4 ) που ενεργοποιεί το παραθύρου διαχείρισης με τίτλο «Αναζήτηση υποψήφιου παραστατικού» και που έχει περιγραφεί παραπάνω, τώρα διατίθενται και τρεις νέες επιλογές που επιταχύνουν σημαντικά τις εργασίες αντιστοίχισης εφόσον η ταύτιση των συνόψεων είναι αρκετά ασφαλής (δηλαδή τα στοιχεία παραγωγών και λήψεων ταυτίζονται σε πολύ υψηλό ποσοστό ):

 

 

Γρήγορη Αντιστοίχιση σύνοψης ( F6 )

Γίνεται άμεσα η αντιστοίχιση χωρίς μήνυμα επιβεβαίωσης. Ο χρήστης επιβεβαιώνει την ενέργεια μόνο από τα στοιχεία της εγγραφής και κυρίως από το εικονίδιο της στήλης “Συσχετισμένη”. Εάν δεν προκύπτει μεταβολή της εικόνας αυτής, τότε δεν έχει γίνει συσχέτιση, για κάποιο λόγο τον οποίο ο χρήστης μπορεί να διερευνήσει με F4 (Αντιστοίχιση σύνοψης βλ. παραπάνω). Η δυνατότητα αυτή παρέχεται και με το μικρό κουμπί με το εικονίδιο (βλ εικόνα).
Η αυτόματη αντιστοίχιση σαρώνει συνόψεις τού ίδιου ΑΦΜ της ίδιας ημέρας και αναζητά την 1η που έχει ίδιες αξίες (Καθαρή,ΦΠΑ, Μικτή) με την σύνοψη που πρόκειται να αντιστοιχιστεί. Αν βρεθεί κάποια, τότε αν ο αριθμό παραστατικού συμφωνεί την αντιστοιχίζει, διαφορετικά προβάλλεται μήνυμα με την διαφωνία για επιβεβαίωση του χρήστη.

Αν έχουν οριστεί "Ανοχές Γρήγορης αντιστοίχισης" τότε γίνεται 2η (αυτόματη) προσπάθεια με αυτές τις ανοχές (πχ +/- ημέρες ή/και +/- αξία)

Κατάργηση Αντιστοίχισης σύνοψης ( Shift F6 )

Προβλέπεται κατάργηση (ακύρωση) μιας υφιστάμενης αντιστοίχισης. Προβάλλεται μήνυμα επιβεβαίωσης. Ο χρήστης επιβεβαιώνει την ενέργεια από τα στοιχεία της εγγραφής και κυρίως από τη μη προβολή του εικονιδίου της στήλης “Συσχετισμένη”.

Μαζική αντιστοίχιση συνόψεων ΑΦΜ ( F4 )

Η λειτουργία αυτή προχωρά σε μαζική αντιστοίχιση όλων των συνόψεων για τον ΑΦΜ στον οποίο είναι τοποθετημένος ο χρήστης. Το σύστημα θα ζητήσει την επιβεβαίωση του χρήστη για την εκκίνηση της διαδικασίας. Συνιστάται η ενεργοποίηση της ταξινόμησης κατά ΑΦΜ, χωρίς όμως αυτό να είναι απαραίτητο. Η δυνατότητα αυτή παρέχεται και με το κουμπί με τα διακριτικά ΑΦΜ (βλ εικόνα). Τα κριτήρια είναι παρόμοια με της "Γρήγορης Αντιστοίχισης". Η μαζική αντιστοίχιση σαρώνει συνόψεις τού ίδιου ΑΦΜ με προτεινόμενη ανοχή (+/-) 10 ημέρες και εντοπίζει την 1η που έχει ίδιες αξίες (Καθαρή,ΦΠΑ, Μικτή) με διαφορά (+/-) 0,10 από την σύνοψη που πρόκειται να αντιστοιχιστεί. Αν βρεθεί κάποια, τότε αν ο αριθμός παραστατικού συμφωνεί την αντιστοιχίζει, διαφορετικά προβάλλεται μήνυμα με την διαφωνία ώστε να την αποδεχτεί ο χρήστης. Αν απορριφτεί τότε και συνεχίζει η αναζήτηση.

Αντιστοίχιση με σύνοψη "Κύριου πίνακα" ( Alt-F6 )

Οταν χρήστης "βρίσκεται" στον "Δευτερεύντα πίνακα" (κάτω) παρέχεται η δυνατότητα να αντιστοιχιστεί η επιλεγμένη σύνοψη με την επιλεγμένη του "Κύριου πίνακα" (επάνω).

Αντιστοίχιση Χαρακτηρισμών με Λήψη ( Alt-1 )

Με τη λειτουργία αυτή αντιστοιχίζονται οι αναλυτικές γραμμές της σύνοψης "παραγωγή" με αυτές της "λήψης" ώστε να δημιουρηθούν οι κατάλληλοι χαρακτηρισμοί για τις γραμμές της "λήψης". Οι παραγόμενες γραμμές εμφανίζονται στο δεξί παράθυρο της καρτέλας "Λεπτομέρειες". Αυτές παράγονται όταν οι γραμμές της "παραγωγής" ανα κατηγορία ΦΠΑ είναι περισσότερες ή λιγότερες από της "λήψης". Η λειτουργία αυτή εκτελείται αυτόματα πριν από την διαδίβαση χρακτηρισμών, αν δεν την έχει ζητήσει ο χρήστης νωρίτερα σε άλλη χρονική στιγμή.

Συγκέντρωση Χαρακτηρισμών για διαβίβαση (Αναβαθμισμένη μέθοδος SendExpensesClassification) ( Alt-2 )

ΝΕΟ από v.3.0.23 (Αναβάθμιση ΑΑΔΕ 5/7/23)

Με τη μέθοδο αυτή η αντιστοίχιση χαρακτηρισμού ανά γραμμή παραστατικού καταργείται. Ο χρήστης οφείλει να υποβάλει πλέον δυο μόνο αντικείμενα expensesClassificationDetailData (για χαρακτηρισμούς Ε3 και ΦΠΑ αντίστοιχα) για όλο το παραστατικό, εκτός από συγκεκριμένες περιπτώσεις.

Η μέθοδος αυτή είναι χρήσιμη σε περιπτώσεις πχ:  α) η λήψη περιλαμβάνει φόρους ή τέλη που περιλαμβάνονται στα Εξοδά σας (Ε3) πχ Λογιαριασμοί Τηλεφωνίας, ή Παραστατικά Ασφαλειών.  β) Οταν για μέρος αξίας μίας γραμμής λήψης έχετε δικαίωμα έκπτωσης ΦΠΑ και για το άλλο όχι.

9.4 Σύγκριση

Ο κάθε πίνακας φέρει χαρακτηρισμό που αποτυπώνει την αντιστοίχιση (ή μη) κάθε εγγραφής με τον άλλο πίνακα (π.χ. κατά πόσο μια σύνοψη μας βρίσκεται στο myDATA και αντίστροφα.)

Με την επιλογή [Σύγκριση myDATA] ο χρήστης μπορεί να εξετάσει τα σημεία διαφωνίας και να προβεί σε διορθωτικές ενέργειες (π.χ. διόρθωση άρθρου, παραμέτρων λογαριασμών) ή απόρριψη.

9.5 Διαφωνίες μεταξύ παραγωγών και λήψεων συνόψεων εξόδων

Είναι πιθανό, σε κάποιες περιπτώσεις, οι παραγωγές συνόψεων εξόδων να διαφέρουν δομικά (στην ανάλυση γραμμών) σε σύγκριση με τις συνόψεις που λαμβάνουμε (λήψη) από τρίτους τις οποίες καλούμαστε να "χαρακτηρίσουμε". Προκειμένου να αναλύσουμε τέτοιες περιπτώσεις υπάρχει η Τρίτη καρτέλα (tab) με τίτλο [Λεπτομέρειες] (βλ. σχετική εικόνα). Στην καρτέλα προβάλλεται αριστερά η δομή της δικής μας παραγωγής και δεξιά η δομή που παρήγαγε ο προμηθευτής του εξόδου και στην οποία το σύστημα θα προσπαθήσει να προσαρμοστεί πριν προχωρήσει σε διαβίβαση.

Η αντιστοίχιση των αναλυτικών γραμμώv (Λεπτομερειών) σύνοψης Παραγωγής με της σύνοψης Λήψης (προμηθευτή) μπορεί να διαφέρει όταν π.χ. ο προμηθευτής έχει πολλαπλές γραμμές ανά ΦΠΑ ή όταν ακόμα για εμάς ο ΦΠΑ είναι έξοδο και δεν θέλουμε να το διασπάμε σε κινήσεις ανά ΦΠΑ (π.χ. κατηγορία '*')

Το παράδειγμα της εικόνας είναι από πραγματικά δεδομένα. Παρατηρήστε τις αρκετές διαφοροποιήσεις που ισχύουν οι οποίες παρόλα αυτά αντιμετωπίζονται με επιτυχία.

 

9.6 Στατιστικά ανά ΑΦΜ

Η δυνατότητα έκδοσης «στατιστικών ανά Α.Φ.Μ.» αποτελεί ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο διασταύρωσης και ελέγχου. Μπορεί να προβληθεί μέσα από οποιονδήποτε από τους τέσσερεις πίνακες (Εσόδων, Εξόδων, Παραγωγών ή Λήψεων) με [Alt-M] ή από το μενού. Ανάλογα την προέλευση (δηλ. αν προβάλλεται μέσα από τα Έσοδα ή τα Έξοδα) συγκεντρώνει ανά Α.Φ.Μ. Αποδέκτη ή Εκδότη, τις συνολικές αξίες (καθαρή, Φ.Π.Α. και τελική) παραγωγών και λήψεων συνόψεων, καθώς και τις διαφορές τους.

Ο πίνακας που προβάλλει τα αποτελέσματα μπορεί προαιρετικά να «φιλτράρει» εγγραφές και να περιορίσει το εύρος σάρωσης σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Ακόμα, μπορούν να επιλεγούν συγκεκριμένα μόνο συνόψεις που έχουν ή δεν έχουν συσχετιστεί, που έχουν ή δεν έχουν ακυρωθεί. Αντίστοιχα μπορεί να επιλεγούν ή αγνοηθούν παραγωγές που έχουν καταργηθεί. Αφού ολοκληρωθεί η σάρωση, ο χρήστης έχει την επιλογή να δει μόνο συγκεντρώσεις όπου παρουσιάζονται διαφορές ή αντίστροφα. Φυσικά όλες οι επιλογές αυτές είναι προαιρετικές. Σε κάθε περίπτωση υπολογίζονται γενικά σύνολα για όλες τις στήλες των εγγραφών που προκύπτουν.

Ο πίνακας που προκύπτει ως αποτέλεσμα διαθέτει ταξινόμηση κατά ΑΦΜ ή αλφαβητικά κατά επωνυμία. Ανεξάρτητα από την ενεργή ταξινόμηση, ο χρήστης, εφόσον έχει επιλέξει τον πίνακα, μπορεί να πληκτρολογήσει την αρχή της επωνυμίας για διαδοχική αναζήτηση ενός Αποδέκτη ή Εκδότη. Βρισκόμενοι σε έναν, μπορεί με [Space] ή από το μενού να ζητήσει «Ανάλυση παραστατικών» που αποτελεί ένα ακόμα εργαλείο

 

 

9.6.1 Ανάλυση παραστατικών Αποδέκτη ή Εκδότη

Η ανάλυση παραστατικών προβάλλεται ως πίνακας που έχει προκύψει με τα ίδια κριτήρια (εύρος-φίλτρα) του προηγούμενου συγκεντρωτικού πίνακα. Εκτός από τις στήλες με τα χαρακτηριστικά των παραστατικών αποτυπώνονται οι αντίστοιχες στήλες του συγκεντρωτικού προκειμένου να διασταυρωθούν (αιτιολογηθούν) τα σύνολα που προκύπτουν (σύνολα ανάλυσης ως προς συγκεντρωτική εγγραφή του Α.Φ.Μ.)

Αφού προβληθεί ο αναλυτικός πίνακας, ο χρήστης μπορεί μέσω της «ταξινόμησης» να εστιάσει μόνο στα παραστατικά που παρουσιάζουν διαφορές. Στην περίπτωση αυτή, τα γενικά σύνολα του πίνακα δεν μεταβάλλονται (περιλαμβάνουν δηλαδή το σύνολο των εγγραφών, όπως αρχικά προβλήθηκαν). Εμφανίζονται στην ίδια γραμμή μόνο παραστατικά που έχουν συσχετιστεί.

 

 

9.7 Στατιστικά ανά ΑΦΜ σε σχέση με ΜΥΦ

Το Ultimo σας δίνει τη δυνατότητα να συγκρίνετε τις Λήψεις Εξόδων με τα σύνολα από την ΜΥΦ. Ειδικά για το έτος 2021, εφόσον δεν έχετε κάνει παραγωγές συνόψεων εξόδων, είναι ο μοναδικός τρόπος να συγκρίνετε τις Λήψεις Εξόδων με τα σύνολα Εξόδων σας ανα ΑΦΜ. Τα στατιστικά προβάλλονται μέσα από οποιονδήποτε από τους τέσσερεις πίνακες (Εσόδων, Εξόδων, Παραγωγών ή Λήψεων) με [Alt-G] ή από το σχετικό μενού. Συγκεντρώνει ανά Α.Φ.Μ. Αποδέκτη ή Εκδότη, τις συνολικές αξίες (Καθαρή, Φ.Π.Α. Τιμολογίων και Πιστωτικών χωριστά) Λήψεων συνόψεων και ΜΥΦ, καθώς και τις διαφορές μεταξύ τους.

Ειδικά για το έτος 2021 μπορεί ο χρήστης, από τον πίνακα που προβάλλεται, με [Alt-X] ή από το σχετικό μενού, να παράγει συνόψεις για κάποιον ΑΦΜ εφόσον υπάρχουν διαφορές. Οι συνόψεις Τιμολογίου (1.1) ή/και Πιστωτικού (5.2) θα έχουν ώς αξίες ται σύνολα του ΑΦΜ από την ΜΥΦ με ημερομηνία 31/12/21 και με category2_95, VAT_361. Η κάθε σύνοψη θα έχει ένδειξη Απόκλισης ή Παράλειψης ανάλογα αν υπάρχουν λήψεις για τον ΑΦΜ ή όχι.

10. Πώς ενημερώνονται οι ενότητες συνόψεων

10.1 Παραγωγές

Από την επιλογή [Ενημέρωση συνόψεων από Λογιστική] ξεχωριστά για τα Εσοδα και τα Εξοδα.

Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει να δημιουργηθούν συνόψεις με οδηγό είτε την ημερομηνία έκδοσης από το Ιστορικό Παραστατικών είτε την ημερομηνία άρθρων λογιστικής. Σε κάθε περίπτωση η άντληση στοιχείων θα γίνει από τα άρθρα της Λογιστικής και η διαφορά έγκειται στον τρόπο σάρωσης και ανάλογα του περιεχομένου της εκάστοτε εγκατάστασης.

Η σάρωση από το Ιστορικό παραστατικών είναι ταχύτερη. Επομένως αν για παράδειγμα μια επιχείρηση επιθυμεί να αποσπάσει τις συνόψεις πωλήσεων και ο χρήστης είναι βέβαιος πως δεν υπάρχει άλλη πηγή εσόδων εκτός Ιστορικού παραστατικών (π.χ. Ενοίκια) τότε θα προτιμήσει τη σάρωση από το Ιστορικό.

Ο χρήστης έχει επίσης τη δυνατότητα να περιορίσει την επεξεργασία σε εύρος χρονικής περιόδου, σε έναν ΑΦΜ, σε μία συγκεκριμένη σειρά παραστατικών-Α ή και σε ορισμένους τύπους (κωδικούς) παραστατικών-Α.

Τυχόν διαγνωστικά προβάλλονται στο μεγάλο πλαίσιο και αν χρειαστεί ο χρήστης μπορεί να αντιγράψει (με δεξί κλικ) το περιεχόμενο ώστε να το αποθηκεύσει.

Βεβαίως μπορεί να γίνει παραγωγή σύνοψης συγκεκριμένου παραστατικού είτε από την ενότητα Διαχείριση Αρθρων είτε από την ενότητα Ιστορικό Παραστατικών (με τα πλήκτρα Alt-E ή Alt-X για Εσοδο ή Εξοδο αντίστοιχα.

[ F2 ] Κοίταγμα / [ F3] Διόρθωση Αρθρου Γ. Λογιστικής. 

Από τον πίνακα "Παραγωγές" ο χρήστης μπορεί να προβάλει [ F2 ] ή να διορθώσει [ F3 ] το άρθρο Γ.Λογιστικής από το οποίο παρήχθη η σύνοψη.

[Alt-R ]Φρεσκάρισμα Σύνοψης από Αρθρο Γ.Λ

Υπάρχει η δυνατότητα φρεσκαρίσμοτος μίας σύνοψης από το σχετικό της άρθρο. Εάν από το άρθρο έχει προκύπτουν περισσότερες συνόψεις (με βάση το β-παραστατικό) τότε θα φρεσκαριστούν και αυτές. Αν το άρθρο δεν παράγει πλέον την τρέχουσα σύνοψη τότε αυτή θα χαρακτηριστεί ως "Καταργημένη"

10.2 Λήψεις

Από την επιλογή [Λήψη (αντληση] myDATA] ζητά ο χρήστης να γίνει Λήψη ώστε να συμπληρωθουν οι πίνακες Λήψεων. Οι Λήψεις γίνονται χωριστά για συνόψεις που έχουν ανεβάσει οι Άλλοι (για εσάς) ή Εσείς. Επίσης υπάρχει δυνατότητα να ζητήσετε Νέες συνόψεις ή από ΜΑρΚ.

Ζητώντας "Νέες" συνόψεις το σύστημα ζητά συόψεις με ΜΑρΚ μαγαλύτερο από το τελευταίο (μέγιστο) ΜΑρΚ που έχετε αντλήσει για το συγκεκριμένο έτος.

Ζητώντας "από ΜΑρΚ" μπορείτε να ορίσετε εύρος ΜΑρΚ, εύρος ημερομηνιών, Α.Φ.Μ. , Τύπο Παρ/κού. Μέχρι την έκδοση 3.0.15 υπήρχε μόνο δυνατότητα ορισμού "ΜΑρΚ μεγαλύτερο από" . Οι νέες επιλογές (φίλτρα) προστέθηκαν στην έκδοση 3.0.16 (υποστηρίχτηκαν από την ΑΑΔΕ από 27/7/22)

Επισης από την έκδοση 3.0.16 γίνεται ταυτόχρονη άνληση Εσόδων και Εξόδων (σε παλαιότερες εκδόσεις γινόταν από διαφορετικές διαδικασίες η άντληση Εσόδων από των Εξόδων)

 

11. Πως γίνεται η διαβίβαση/αποστολή στο myDATA

Διαβιβάσεις εσόδων ή εξόδων γίνονται από το αντίστοιχο κουμπί της Κεντρικής Διαχείρισης μαζικά. Επίσης από τον browser, προβλέπεται διαβίβαση είτε μιας σύνοψης, αυτής στην οποία είναι τοποθετημένος ο χρήστης στον πίνακα συνόψεων, μέσω της αντίστοιχης επιλογής ή μαζικά από την επιλογή [Μαζική Διαβίβαση σε myDATA].

Ο χρήστης έχει επίσης τη δυνατότητα να περιορίσει την επεξεργασία σε

• Εύρος χρονικής περιόδου

• Περιεχόμενο, δηλ.

• • • • Βασικά και Χαρακτηρισμοί (πλήρης)
      • Μόνο Χαρακτηρισμοί
      • Βασικά Χωρίς Χαρακτηρισμούς
      • Ακύρωση (βλ. παρακάτω)

• Ένας συγκεκριμένος ΑΦΜ

• Ορισμένους τύπους παραστατικών

• Ανάλογα με το ιστορικό διαβιβάσεων, δηλ.

• • • • Μόνον συνόψεις Μη Διαβιβασμένες (δηλ. χωρίς ΜΑρΚ)
      • Μόνον συνόψεις Διαβιβασμένες με Ένδειξη Διαφωνίας
      • Όλες οι συνόψεις, Διαβιβασμένες ή Μη

 Τυχόν διαγνωστικά προβάλλονται στο μεγάλο πλαίσιο και αν χρειαστεί ο χρήστης μπορεί να αντιγράψει (με δεξί κλικ) το περιεχόμενο ώστε να το αποθηκεύσει.

11.α Πως γίνεται ομαδική/μαζική Ακύρωση συνόψεων που έχω διαβιβάσει στο myDATA;

Προκειμένου να ακυρώσετε μαζικά συνόψεις που έχετε διαβιβάσει, ακολουθείτε τη διαδικασία παραπάνω και επιλέγετε Διαβίβαση "Ακύρωση"

11.β Προβλέπεται πλήρης διαβίβαση εξόδων στο myDATA;

Η διαβίβαση για τα έξοδα γίνεται προκειμένου να ενημερωθεί το myDATA ως προς τους χαρακτηρισμούς κυρίως. Και αυτό διότι οι προμηθευτές/πάροχοι του εξόδου έχουν την υποχρέωση να διαβιβάσουν οι ίδιοι τα έξοδά μας ως έσοδα τους. Επομένως συνήθως ο χρήστης θα επιλέξει διαβίβαση με επιλογή [μόνο χαρακτηρισμοί]. Εντούτοις υπάρχουν κατηγορίες Εξόδων (πχ παραστατικά Λιανικής) που προβλέπεται να διαβιβάζονται από εσάς. Για τις περιπτώσεις που απαιτείται, το σύστημα προβλέπει και τις άλλες επιλογές π.χ. [Βασικά και Χαρακτηρισμοί].

 

12. Έχει σταθεροποιηθεί το σύστημα;

Όχι. Το σύστημα (η πλατφόρμα myDATA)  αναθεωρείται συνεχώς. Αποτελεί ένα έργο σε εξέλιξη και αυτό πρέπει να είναι σαφές στους χρήστες. Δίνεται προτεραιότητα στην διαβίβαση των εσόδων που αποτελεί και το πρώτο στάδιο υλοποίησης. Αναμένονται κλυδωνισμοί, αναθεωρήσεις και δυσλειτουργίες όπως επίσης και ασάφειες. Συστήνουμε στους λογιστές να ενημερώνονται από τις γνωστές πλατφόρμες του κλάδου.

Οι οδηγίες αυτές θα αναθεωρούνται αντίστοιχα με τις εξελίξεις επομένως σημειώστε την ημερομηνία έκδοσης η οποία θα αλλάζει.