Με το κείμενο αυτό σας ενημερώσουμε για τις μηχανογραφικές λύσεις που έχετε, καθώς και για τα πλεονεκτήματα και τους περιορισμούς της κάθε μιας.

Η διαδικασία αποθήκευσης ενός αρχείου σε CD αποτελείται από δύο στάδια:

1.  Την δημιουργία του σχετικού αρχείου
2.  Την εγγραφή / αποθήκευση του αρχείου σε CD

Η εντολή για τη δημιουργία του αρχείου δίνεται από τα προγράμματα της ΣΥΝΠΑΝ όπως περιγράφουμε αναλυτικά παρακάτω, ενώ η εντολή για την εγγραφή (αποθήκευση) του αρχείου στο CD γίνεται από τα εξειδικευμένα προγράμματα που δίνονται συνήθως μαζί με την αγορά του CD-Recorder ή από τα ίδια τα Windows από την έκδοση XP και άνω.

Επίσης, περιγράφεται ο απλούστατος τρόπος ανάκτησης και εκτύπωσης του περιεχομένου αυτών των αρχείων.

Παραγωγή του αρχείου

Το σύστημα Reporter & Query της ΣΥΝΠΑΝ, εδώ και πολλά χρόνια, μας δίνει αυτήν την δυνατότητα και μάλιστα με διάφορες παραλλαγές όπως φαίνεται στην Εικ. 1

Εικ. 1

Οι διάφοροι εναλλακτικοί προορισμοί είναι:

• Οθόνη (Text)

Εμφανίζεται στην οθόνη σε απλή μορφή Text.

• Οθόνη (Preview)

Εμφανίζεται στην οθόνη σε μορφή απεικονίζονται με μορφή WYSIWYG δηλ. όπως θα τυπωθούν από τον εκτυπωτή (για εκτυπωτές Windows).

• Εκτυπωτής

Τυπώνεται στον επιλεγμένο εκτυπωτή

• Export σε Αρχείο Εκτυπωτή

Παράγεται αρχείο κειμένου με εντολές μορφοποίησης κατάλληλο μόνο για τον επιλεγμένο εκτυπωτή ή τους συμβατούς με αυτόν. Για να εκτυπωθεί στο μέλλον, θα πρέπει να εξασφαλίσετε πως θα διάθετε τον ίδιο ή κάποιον συμβατό εκτυπωτή σε επίπεδο προσομοίωσης (EPSON – IBM – HP κλπ) όσο και pins (9 ή 24).

• Export σε Αρχείο ASCII

Παράγεται αρχείο κειμένου που περιέχει μόνο εντολές αλλαγής σελίδων ώστε να έχει σωστή σελιδοποίηση όταν χρειαστεί να εκτυπωθεί. Η μορφή αυτή, μπορεί να τυπωθεί σχεδόν σε οποιονδήποτε εκτυπωτή, αρκεί ο χρήστης να ρυθμίσει χειροκίνητα πάνω από τον εκτυπωτή την σωστή γραμματοσειρά και μέγεθος για να χωρέσει η εκτύπωση στο χαρτί.

• Export σε Αρχείο ASCII (χωρίς σελιδοποίηση)

Όπως το παραπάνω αλλά χωρίς τις εντολές αλλαγής σελίδων. Χρήσιμο σε περίπτωση που θα δημιουργηθεί αρχείο τύπου ANSI ώστε η περαιτέρω επεξεργασία του αρχείου να γίνει με WORD.

Όλες οι παραπάνω επιλογές export παράγουν αρχείο κειμένου τύπου DOS ASCII 437 ή Windows ANSI 928, ανάλογα με την επιλογή που θα γίνει στο πεδίο "Character Set" που φαίνεται στην Εικ. 2.

Γενικά, η επιλογή Windows 928 είναι χρήσιμη όταν θέλουμε να επεξεργαστούμε το αρχείο σε κάποιον Windows Editor ή Word Processor και έχει νόημα μόνο για τους προορισμούς Export σε Αρχείο ASCII ή Export σε Αρχείο ASCII (χωρίς σελιδοποίηση).

Εικ. 2

Για τα αρχεία που προβλέπει ο Κ.Β.Σ. προτείνουμε να ορίσετε προορισμό 'Export σε Αρχείο ASCII και Character Set DOS 437.

Αφού επιλέξετε τον προορισμό και την μορφή του αρχείου, το πρόγραμμα θα σας εμφανίσει την οθόνη αποθήκευσης των Windows και θα ζητήσει να επιλέξετε το σημείο εναπόθεσης και το όνομα του αρχείου που θα παραχθεί (Εικ. 3).

Το όνομα που θα δώσετε προτείνουμε να είναι αντιπροσωπευτικό των στοιχείων που θα γραφτούν σε αυτό ώστε να είναι εύκολα αναγνωρίσιμο π.χ. ISAP201105. Δηλαδή ISοζύγιο APοθήκης χρήσης 2011 μηνός 05 (Μαΐου).

Εικ. 3

Το Ultimo ERP, στις ενότητες εκτύπωσης θεωρημένων καταστάσεων και όταν επιλεχθεί ως «Προορισμός»:

• Export σε Αρχείο Εκτυπωτή
• Export σε Αρχείο ASCII
• Export σε Αρχείο ASCII (χωρίς σελιδοποίηση)

ενημερώνει τους αθροιστές, α/α σελίδας, και ημερομηνίας εκτύπωσης όπως όταν πραγματοποιείται εκτύπωση σε θεωρημένο έντυπο..

Εγγραφή σε CD

Η εγγραφή αρχείων σε CD είναι μία πολύ σύνθετη εργασία καθώς επηρεάζεται από την σύνθεση του εκάστοτε υπολογιστή, το λειτουργικό σύστημα, το προτιμώμενο σετ παραμέτρων κατά την διαδικασία εγγραφής και φυσικά από το μοντέλο του CD-Recorder που θα χρησιμοποιηθεί.

Η διαχείριση των αρχείων σε CD γίνεται είται από εξειδικευμένη εφαρμογή την οποία ο κατασκευαστής του recorder έχει κρίνει ως καταλληλότερη για το συγκεκριμένο μοντέλο ή από τα ίδια τα Windows από την έκδοση XP και άνω.

Κατόπιν τούτου η εγγραφή του αρχείου σε CD μετατρέπεται σε μία σχετικά απλή διαδικασία με την προϋπόθεση ότι ο χρήστης γνωρίζει την τοποθεσία και το όνομα του αρχείου που παράχθηκε από το προηγούμενο βήμα.

Ανάκτηση & Εκτύπωση περιεχομένων αρχείων

Μπορείτε να δείτε ή να τυπώσετε με απλό τρόπο, κάποιο αρχείο γραμμένο σε CD εκτελώντας τα εξής βήματα:

1. Εισάγετε στην μονάδα ανάγνωσης CD τον προς ανάγνωση δίσκο
2. Επιλέξτε την ενότητα «Reporter/Query»
3. Επιλέξτε από τα μενού

Αρχείο:

• Προβολή (άλλη) ➔ Προβολή αρχείου ASCII για να δείτε το αρχείο στην οθόνη (Εικ. 4)
• Εκτύπωση (άλλη) ➔ Εκτύπωση αρχείου ASCII για να τυπώσετε το αρχείο στον εκτυπωτή (Εικ. 5).

επιλέγοντας πάντα το σωστό αρχείο από την οθόνη επιλογής αρχείων των Windows.

Εικ. 4

Κατά την προβολή μπορούμε να δούμε σωστά αρχεία τύπου ASCII (DOS) ή ASCII (Windows) επιλέγοντας αντίστοιχα από το μενού.

Κατά την εκτύπωση δεν έχουμε τέτοια επιλογή καθώς οι dot matrix εκτυπωτές που χρησιμοποιούνται για τέτοιες εκτυπώσεις είναι ρυθμισμένοι για ASCII (DOS) character set.

Εικ. 5