| ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗ ΕΚΔΟΣΗ |
Persona HRMS ver. 8.9.x
Η έκδοση αυτή περιλαμβάνει
Οι τελευταίες βελτιώσεις
- Καταχώρηση Στοιχείων υποβολής (π.χ. αρ.πρωτοκόλλου)
- Παραμετροποίηση και υποστήριξη ΑΠΔ-ΤΕΚΑ.
- Εκτυπώσεις - αρχεία PDF Ψηφιακής οργάνωσης
- Εκτυπώσεις - αρχεία PDF Δηλώσεων Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης
Άλλες βελτιώσεις της έκδοσης αυτής
- Τα προαπαιτούμενα προκειμένου να υποστηριχθούν οι νέες δυνατότητες και λειτουργίες του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Η σημαντικότερη διαφοροποίηση σχετίζεται με την υπηρεσία διαβίβασης στις Δηλώσεις Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης όπου πλέον διαβιβάζονται περίπου 70 στοιχεία (από 15 μέχρι σήμερα) περίπου αντίστοιχα με της αναγγελίας (E3).
- Υποστήριξη των νέων προδιαγραφών για τη διαβίβαση των Κανονικών Αδειών
- Αλλαγές στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας (ειδικά στις Άδειες)
- Υποστήριξη ωρο-αδειών στα φύλα Excel αδειών
- Διάφορες βελτιώσεις ή αποκατάσταση δυσλειτουργιών.
Ιστορικό Μεταβολών και Σταθερά Στοιχεία Εργαζομένων
Υπάρχουν αρκετές αναπροσαρμογές στις καρτέλες [Σταθερά], [Εργασία], [Ωράριο], [Ταμεία] και [Σύμβαση]
Καρτέλα [Σταθερά]
Τα στοιχεία πολίτη τρίτης χώρας σχετίζονται με το πεδίο Υπηκότητα που έχει οριστεί. Τα πεδία άδεια διαμονής και τύπος άδειας επιλέγονται από τυποποιημένους πίνακες. Υπάρχει μια σειρά αρχικών ελέγχων ώστε ο χρήστης να μην ορίζει άκυρα σενάρια. Στην περίπτωση που απαιτείται αρχείο (.pdf) νομιμοποιητικών εγγράφων αυτά το σύστημα περιμένει να είναι αποθηκευμένα στον φάκελο με όνομα mm-Pdfs που βρίσκεται στον φάκελο αρχείων της Μισθοδοσίας.
Καρτέλα [Εργασία]
Εδώ έχουν προστεθεί πεδία στα σημεία που σημειώνονται. Πεδία που προ-υπήρχαν των αλλαγών έχουν τοποθετηθεί ανάλογα.
Καρτέλα [Ωράριο]
Εδώ έχουν προστεθεί νέα πεδία στο κάτω τμήμα της καρτέλας όπου σημειώνονται.
Καρτέλα [Ταμεία]
Στην καρτέλα αυτή δεν έχουν προστεθεί ταμεία, αλλά ένας πίνακας που αποτυπώνει, με βάση τις παραμέτρους που έχουν οριστεί στην ενότητα Ασφαλιστικά Ταμεία, ποιοι κωδικοί επικουρικών ταμείων («φορέων επικουρικής ασφάλισης») θα χρησιμοποιηθούν κατά περίπτωση κατά την έκδοση της ΑΠΔ ή αντίστοιχα για στις Δηλώσεις Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης. Με αυτόν τον τρόπο ο χρήστης θα μπορεί να διαγνώσει τυχόν προβλήματα που πιθανόν να προκύπτουν από τις παράλληλες κωδικοποιήσεις στα ταμεία των εργαζομένων.
Καρτέλα [Σύμβαση]
Εδώ έχουν προστεθεί τέσσερεις ομάδες πεδίων κάποια με τυποποιημένες επιλογές.
Στην περίπτωση που απαιτείται αρχείο (.pdf) νομιμοποιητικών εγγράφων αυτά το σύστημα περιμένει να είναι αποθηκευμένα στον φάκελο με όνομα mm-Pdfs που βρίσκεται στον φάκελο αρχείων της Μισθοδοσίας.
Να σημειωθεί ότι παρόλο που γίνονται κάποιοι έλεγχοι σχετικά με την ορθότητα συμπλήρωσης των νέων πεδίων, ο τελικός έλεγχος γίνεται από το ΕΡΓΑΝΗ κατά την ανάρτηση. Το σύστημα ΕΡΓΑΝΗ είναι πιθανό να αναθεωρήσει ανά πάσα τα κριτήρια των ελέγχων.
Στοιχεία Ασφαλιστικών Ταμείων
Έχει προστεθεί ένα τμήμα που ορίζει το συγκεκριμένο κωδικό του φορέα επικουρικής ασφάλισης που ισχύει για κάθε ταμείο. Τόσο η διαδικασία έκδοσης της ΑΠΔ όσο και οι Δηλώσεις Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης χρησιμοποιούν διαφορετικές κωδικοποιήσεις. Μέχρι τώρα οι κωδικοί για τους φορείς επικουρικής ασφάλισης για την ΑΠΔ ορίζονταν από το σύστημα χωρίς δυνατότητα ελέγχου. Τώρα που προστέθηκε στην πολυπλοκότητα και τρίτη κωδικοποίηση του ΣΕΠΕ/ΕΡΓΑΝΗ κρίθηκε καλύτερο να ορίζονται και αυτοί οι κωδικοί από τους χρήστες. Έτσι παρέχονται τα δύο αυτά νέα πεδία που συμπληρώνονται μέσω επιλογής από picklist.
Δηλώσεις Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης
Στις Δηλώσεις Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης (ΔΜΣΕΣ) διατηρείται η κοινή μορφή των στηλών του browser όπως στο παρελθόν. Προστίθεται ένα πεδίο-λίστα κωδικών τύπων μεταβολών που ισχύουν κατά τον χρήστη. Μπορούν να επιλεγούν με [F2] ή με το κουμπί ή να οριστούν διαχωρισμένοι με κόμμα αν είναι περισσότεροι από ένας.
Οι νέες ΔΜΣΕΣ πλέον προβλέπουν τη διαβίβαση περίπου 70 πεδίων. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να ελέγξει οπτικά τι θα διαβιβαστεί ή έχει διαβιβαστεί για κάθε εργαζόμενο με διπλό κλικ του ποντικιού στην εγγραφή του εργαζόμενου ή με το πλήκτρο [Enter]. Προβάλλεται τότε άλλος browser με όλα τα στοιχεία που μεταφέρονται μαζί με την αντίστοιχη τεχνική ονομασία του εκάστοτε πεδίου για διαγνωστικούς λόγους.
Σημείωση: Η διαχείριση των ΔΜΣΕΣ γίνονται πλέον μόνο από το σύστημα Persona. Καταργείται δηλαδή η δυνατότητα από το σύστημα ORA. Ο λόγος είναι ότι η διαχείριση του ORA εστιάζει σε παρουσίες και όχι σε οικονομικά ή άλλα ευαίσθητα στοιχεία των οποίων η διαχείριση γίνεται μόνο από το Persona.
Πρόσβαση στα αρχεία PDF (ΔΜΣΕΣ)
Από την έκδοση 8.9.5 υποστηρίζεται ολοκληρωμένα η νέα σχεδίαση του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ κατά την οποία το παραγόμενο PDF δεν είναι ένα μόνο, που σχετίζεται με το σύνολο του πακέτου που υποβλήθηκε όπως ίσχυε μέχρι σήμερα, αλλά για κάθε εργαζόμενο αντιστοιχεί ένα PDF το οποίο έχει ως όνομα τον συνδυασμό του ΑΦΜ της εταιρίας συνοδευόμενο από τον μοναδικό αριθμό της δήλωσης ΔΜΣΕΣ, που είναι διαφορετικός για κάθε εργαζόμενο (όπως και αντίστοιχα ο αριθμός πρωτοκόλλου). Υπενθυμίζεται πως και οι δύο αριθμοί ορίζονται από το σύστημα ΕΡΓΑΝΗ. Κατά την υποβολή της δήλωσης η πλατφόρμα μάς δίνει τους αριθμούς αυτούς του οποίους και αποθηκεύουμε. Οι αριθμοί είναι ορατοί στις δύο τελευταίες στήλες του πίνακα αλλά και στην καρτέλα «Πλήρη στοιχεία»
Επίσης το σύστημα ενημερώνει το Ιστορικό Μεταβολών (ενεργή εγγραφή) του κάθε εργαζόμενου της δήλωσης με τα τέσσερα στοιχεία της δήλωσης στο κάτω μέρος της καρτέλας «Αρχείο.» Οι πληροφορίες αυτές εφόσον είναι σωστά ενημερωμένες εξυπηρετούν τις παρακάτω χρήσεις:
- Τεκμηριώνουν την πληροφοριακή συναλλαγή
- Ορίζουν το όνομα του αρχείου που θα ανακληθεί εφόσον έχει ήδη αποθηκευτεί
- Επιτρέπει την πρόσβαση στο αρχείο μέσω της πλατφόρμας ΕΡΓΑΝΗ ώστε να μπορέσει να ξανακατέβει.
Επειδή είναι πιθανό να πάει κάτι στραβά στη επικοινωνία αυτή (κάτι που συνέβαινε τον Απρίλιο του 2026), μπορεί να μην έχουν καταχωρηθεί σωστά ο μοναδικός αριθμός και ο αριθμός πρωτοκόλλου. Από την έκδοση 8.9.5 ο χρήστης θα μπορεί να καταχωρήσει τους αριθμούς αυτούς εφόσον είναι κενοί, επιτρέποντας τη διόρθωση των πεδίων με το σχετικό checkbox. Αν το εκάστοτε αρχείο δεν βρίσκεται ήδη στον προβλεπόμενο φάκελο, θα μπορεί αυτόματα να το κατεβάσει απευθείας από την πλατφόρμα του ΕΡΓΑΝΗ.
ΠΡΟΣΟΧΗ:
Οι νέες προδιαγραφές του Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ δεν προβλέπουν την διαβίβαση (άντληση) των αρχείων-εκτυπώσεων PDF των προηγούμενων προδιαγραφών. Εάν τα έχετε ήδη «κατεβάσει» το Persona θα τα προβάλλει. Αν όμως όχι το Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ στην προσπάθεια επικοινωνίας με αυτό θα παρουσιάσει σφάλμα. Η on-line εφαρμογή προς το παρόν τα υποστηρίζει, επομένως εάν τα κατεβάσετε «χειροκίνητα» από εκεί και τα εναποθέσετε στον υπο-φάκελο \ErganIN\Metab-St-Ergas-Sxesis\ μπορείτε και εφόσον ορίσετε τα πεδία στο Ιστορικό Μεταβολών, θα μπορείτε να τα αξιοποιήσετε.
Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας (Άδειες)
Κατά την υποβολή Κανονικών Αδειών στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας, το σύστημα ΕΡΓΑΝΗ απαιτεί πλέον να συμπληρώνονται δύο πρόσθετα πεδία: α) τις δικαιούμενες ημέρες άδειας (ανεξάρτητα από όσες έχει ήδη πάρει) και β) το έτος αναφοράς (δηλ. σε ποια χρονιά αντιστοιχεί η εγγραφή άδειας). Επειδή το έτος μπορεί να είναι ή το τρέχον ή το προηγούμενο. ο χρήστης δεν χρειάζεται να ορίσει έτος παρά μόνο (σε περίπτωση που ισχύει αναφορά στο προηγούμενο έτος) να τικάρει το σχετικό checkbox «Αδ.Πρ.Έτους» που εμφανίζεται όταν ο τύπος Ψηφιακής οργάνωσης είναι Άδειες ή Άδειες ΟΡΘΗ ΕΠΑΝΑΛΗΨΗ. Η τιμή του checkbox (θετική ή αρνητική) αποτελεί την προτεινόμενη τιμή για τις αναλυτικές εγγραφές κανονικών αδειών που θα συμπεριληφθούν στο πακέτο. Στους άλλους τύπους αδειών τα δυο πεδία παραμένουν κενά. Οι δικαιούμενες ημέρες άδειας επομένως εμφανίζονται μόνο στις κανονικές άδειες.
Παρακάτω φαίνεται πως διαφοροποιούνται τα πεδία από διαφορετικούς τύπους αδειών.
Περίπτωση Κανονικής άδειας
Περίπτωση άλλης ολοήμερης άδειας
Περίπτωση Ωρο-άδειας άδειας
Παρέχεται επίσης η δυνατότητα να υποχρεωθεί το σύστημα να επαν-υπολογίσει τα πεδία αυτά σε περίπτωση που έχουν αλλάξει κάποιες συνθήκες. Ο χρήστης μπορεί να διασταυρώσει ότι ο υπολογισμός αυτός συμφωνεί με τη διαδικασία [Υπολογισμός ημερών Άδεια έτους] που βρίσκεται στην καρτέλα [Εργασία] στο Ιστορικό Μεταβολών. Ως ημερομηνία χρησιμοποιείται η προηγούμενη της ημέρας της εγγραφής.
Υποστήριξη ωρο-αδειών στα φύλα Excel αδειών
Εάν χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα εισαγωγής αδειών μέσω φύλων Excel, μπορείτε πλέον στο ίδιο φύλο που ορίζατε μόνο το χαρακτηρισμό της άδειας (π.χ. ΑΔΚΑΝ, ΑΔΓΟΝ κ.λπ) να ορίσετε πλέον και ωρο-άδειες. Η διαφορά με τις ολοήμερες είναι ότι θα πρέπει να προηγηθεί του χαρακτηρισμού η χρονική περίοδος και το @ ως διαχωριστικό π.χ.:
- 14:30-18:30@ΩΑΦΠ
Για τον τρόπο σύνταξης της χρονικής περιόδου ισχύουν οι ίδιοι κανόνες των προγραμμάτων εργασίας.
Διατίθεται νεότερο υπόδειγμα αρχείου
\$snp\m95\WTOAD-v2-Template.xlsx
με αναθεωρημένες οδηγίες και φαρδύτερες στήλες για τις ωρο-άδειες. Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε σύγχρονο υπόδειγμα: Στο φύλο Οδηγίες στη θέση Α1 θα πρέπει να έχετε έκδοση της 10/3/26 ή νεότερη.
Εκτυπώσεις - αρχεία PDF Ψηφιακής οργάνωσης
Λόγω αλλαγών του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ που δεν είχαν κοινοποιηθεί είχε διακοπεί προσωρινά η δυνατότητα άντλησης αρχείων από την πλατφόρμα. Αυτό αποκαταστήθηκε από την έκδοση 8.9.4. Επιπλέον άλλαξε ριζικά η μορφή αλλά και ο τρόπος παρακολούθησης των νέων PDF που παράγονται από το ΕΡΓΑΝΗ για τις Δηλώσεις Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης.
Καταχώρηση στοιχείων υποβολής
Στην έκδοση 8.9.6 προστέθηκε η δυνατότητα να οριστούν τα στοιχεία υποβολής από τον χρήστη. Παρόλο που το φαινόμενο δεν είναι συχνό, έχει εντούτοις συμβεί η πλατφόρμα ΕΡΓΑΝΗ, εξαιτίας προβλήματος επικοινωνίας ή δυσλειτουργίας/σφάλματος, να δεχθεί την υποβολή ενός πακέτου χωρίς να το επιβεβαιώσει. Δηλαδή χωρίς να επιστρέψει στην Persona τον Αριθμό Πρωτοκόλλου και τον Μοναδικό Αριθμό. Η δυνατότητα ενεργοποιοείται από την επιλογή 'Καθορισμός Αρ.Πρωτοκόλλου κ.λπ. του μενού 'Λειτουργία".
Ο χρήστης θα πρέπει να προσέξει τα στοιχεία που θα καταχωρήσει να είναι ακριβώς με τον ίδιο τρόπο όπως σην πλατφόρμα. Ειδική προσοχή χρειάζεται στον Αρ.Πρωτοκόλλου και στα κενά διαστήματα (εφόσον υπάρχουν) εκατέρωθεν της πάυλας. Το σύστημα θα τα μεταφράσει αυτόματα σε ελληνικούς χαρακτήρες. Το πακέτο που έχει υποστεί αυτή την παρέμβαση χρωματίζεται με ειδικό τρόπο και φέρει την περιγραφή: "Υποβλήθηκε (κ.Χρήστη)" Στην καρτέλα του πακέτου τα δύο πεδία συνοδεύονται από σχετικά εικονίδια με αντίστοιχη προειδοποίηση. Αν θελήσει ο χρήστης να επιβεβαιώσει την καταχώρησή του, μπορεί να ζητήσει να κατεβάσει το PDF. Εαν ολοκληρωθεί και τα περιεχόμενα αντιστοιχούν στον εργαζόμενο τότε. η καταχώρηση αποδεικνύεται οτι είναι σωστή.
Η ημερομηνία και ώρα της παρέμβασης αποθηκεύεται και διατίθεται σε προαιρετική στήλη στον browser.
Δεν θα πρέπει να γίνεται καταστρατήγηση της δυνατότητας αυτής και να χρησιμοποιείται για άλλο λόγο παρά για τον λόγο που περιγράφηκε.
ΑΠΔ υποστήριξη νέων προδιαγραφών ΑΠΔ / ΤΕΚΑ
Κατά τον καθορισμό στοιχείων επεξεργασίας Α.Π.Δ. ο χρήστης μπορεί να καθορίσει το κατά πόσο τα στοιχεία που θα διαβιβαστούν θα είναι συμβατά με τις παλαιές ή νέες προδιαγαφές αντίστοιχα. Αρχικά η παράμετροι αυτές οριζόνται ανάλογα με τις δυνατότητες της πλαρφόρμας υποδοχής να παραλάβουν τα στοιχεία. Αργότερα μπορεί να χρησιμέυσουν σε ειδικές περιπτώσεις αναδρομικής χρήσης. Η πρώτη παράμετρος "Οι νέες προδιαγραφές ΑΠΔ ισχύουν από" αφορά στην γενική Α.Π.Δ., ενώ η δεύτερη "Παράμετροι ΑΠΔ ΤΕΚΑ" επιτρέπει να ισχύσουν οι παλαιές παράμετροι για την ΑΠΔ του ΤΕΚΑ. Υπο κανονικές συνθήκες αυτές οι παράμετροι δεν θα πρέπει πλέον να απασχολούν τον χρήστη.
| ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗ ΕΚΔΟΣΗ |
