Ευρετήριο Άρθρου

Δυνατότητες

SvnSms

 

Ενημέρωση του πελάτη

Καθ' όλη την διάρκεια της επισκευής, ο πελάτης ενημερώνεται για την πορεία της με τους εξής τρόπους:

  • Παρακολούθηση κατάστασης επισκευής μέσω διαδικτύου
  • SMS (ενημερωτικό) κατά την ολοκλήρωση επισκευής
  • SMS (ευχαριστήριο) μετά την παράδοση της συσκευής
  • Το service μπορεί να στείλει και δικά του τυποποιημένα ή ελεύθερα SMS

Επισκευή

Από την στιγμή που γίνεται μία παραλαβή, η συσκευή μπαίνει αμέσως σε κατάσταση "Αναμονή επισκευής". Όταν αρχίζει η επισκευή της, ο προϊστάμενος του service την "χρεώνει" σε κάποιον τεχνικό και αλλάζει την κατάσταση επισκευής σε "Επισκευή σε εξέλιξη". Το σύστημα έχει την δυνατότητα να παρακολουθήσει την πορεία της κάθε επισκευής καθώς αυτή εξελίσσεται. Συγκεκριμένα παρακολουθούνται οι εξής καταστάσεις επισκευής:

  • Αναμονή επισκευής,
  • Επισκευή σε εξέλιξη,
  • Αναμονή ανταλλακτικού,
  • Αναμονή service manual,
  • Αναμονή έγκρισης πελάτη,
  • Αναμονή έγκρισης κεντρικών,
  • Αποστολή εκτός service,
  • Αναμονή για άλλο λόγο,
  • Επισκευασμένο/παρακολουθείται,
  • Αναμονή παράδοσης,
  • Παραδόθηκε.

Η "παλαιότητα" των επισκευών παρακολουθείται και οι εκκρεμείς επισκευές, όταν ξεπερνούν ένα όριο ημερών (που εμείς ορίζουμε), υποδεικνύονται οπτικά από το σύστημα.

Ο κωδικός του χρήστη/τεχνικού καταχωρείται αυτόματα από το σύστημα σε κάθε σημείο όπου αυτός κάνει εγγραφές.

Τα δεδομένα της επισκευής τα εισάγουμε στο σύστημα είτε μέσω έτοιμων πινάκων είτε απευθείας σαν κωδικούς που βασίζονται στο σύστημα EICTA-IRIS. Φυσικά, αν δεν τους θέλουμε, ορίζουμε τις δικές μας προδιαγραφές. Η καταχώρηση στοιχείων μέσω πινάκων μας βοηθάει πολύ, καθώς δεν χρειάζεται να απομνημονεύουμε περίπλοκους κωδικούς και συνδυασμούς.

Σε περίπτωση που ο πελάτης έχει ζητήσει προϋπολογισμό, καταχωρούμε τις αξίες ανταλλακτικών και εργασίας που θα χρειαστούν για την επισκευή στο αντίστοιχο σημείο.

Σε περίπτωση που η συσκευή έχει εγγύηση αντιπροσωπείας, μπορούμε να στείλουμε απ’ ευθείας αίτηση για κάλυψη του κόστους επισκευής (αν δεν καλύπτεται αυτόματα), π.χ. αν ο πελάτης δεν έχει απόδειξη ή αν είναι εκτός εγγυήσεως για λίγες μόνο ημέρες, κλπ.

Μπορούμε να  αλλάξουμε τις επιμέρους καταχωρήσεις ανάλυσης επισκευών ή να προσθέσουμε νέες οποιαδήποτε στιγμή, μέχρι την ολοκλήρωση της επισκευής

Κατά την φάση της ολοκλήρωσης, το κόστος επισκευής υπολογίζεται αυτόματα (από πίνακες που έχουμε ορίσει) αλλά μπορούμε να το μεταβάλλουμε κατά βούληση.  Επίσης διασταυρώνεται το κόστος της επισκευής με το αποδεκτό από τον πελάτη κόστος προϋπολογισμού (αν υπάρχει) και αν είναι μεγαλύτερο το σύστημα δεν επιτρέπει το "κλείσιμο" της επισκευής.

Όταν μία επισκευή ολοκληρωθεί, μπορούμε να τυπώσουμε ένα Δελτίο Επισκευής που θα περιλαμβάνει την πλήρη ανάλυση της επισκευής και το οποίο μπορεί να παραδοθεί στον πελάτη.

 

Ανταλλακτικά—αξεσουάρ

Μπορούμε να τοποθετήσουμε παραγγελίες και να τις αποστείλουμε με ηλεκτρονικά μέσα στους προμηθευτές, οποιαδήποτε στιγμή ή να τις τυπώσουμε (σαν αποδεικτικό, ή για να τις στείλουμε με φαξ). Το σύστημα είναι εντελώς αυτοματοποιημένο και η παρέμβασή μας είναι ελάχιστη.

Το σύστημα διατηρεί ένα ιστορικό αρχείο παραγγελιών από όπου μπορούμε να παρακολουθήσουμε  την συνολική εξέλιξη των παραγγελιών.  Το αρχείο περιέχει πληροφορίες όπως τον προμηθευτή,  τα μη παραληφθέντα ανταλλακτικά, τον τεχνικό που έβαλε την παραγγελία, αντικαταστάσεις κωδικών, το μοντέλο όπου θα τοποθετηθεί, σχόλια κλπ. Έτσι μπορούμε και να παρακολουθήσουμε ανά επισκευή τα παραγγελθέντα ανταλλακτικά με αναλυτικές πληροφορίες ποια ήρθαν, ποια εκκρεμούν, για ποιες επισκευές / τεχνικούς, κλπ.

Η επιλογή των ανταλλακτικών ελέγχεται. Έχουμε πρόσβαση στην βάση δεδομένων των ανταλλακτικών ανά πάσα στιγμή, ενώ η επισκευή δεν “κλείνει” εάν τα ανταλλακτικά που έχουν τοποθετηθεί δεν ταυτίζονται με αυτά που πήρε ο τεχνικός (χρεώθηκε) από την αποθήκη μείον αυτά που επέστρεψε.

 

Πληροφόρηση

Υπάρχουν έτοιμες διάφορες αναφορές αναλυτικές ή συγκεντρωτικές. Ανάμεσα τους μία κατάσταση αποζημίωσης από τα κεντρικά, για τις εντός εγγύησης επισκευές, που μπορούμε να εκτυπώσουμε για να συνοδεύσει το τιμολόγιο προς τον εγγυητή.

Όλες οι αναφορές μπορούν να δεχθούν πλήθος φίλτρων και λογικών συνθηκών τα οποία μπορούμε να αποθηκεύσουμε για περαιτέρω χρήση, κάτι εξαιρετικά χρήσιμο που μειώνει στο ελάχιστο τον χρόνο πρόσβασης σε αυτές. Μερικά παραδείγματα:

  • "δείξε μου όλες τις επισκευές που πραγματοποιήθηκαν μεταξύ  1/10/2004 και 1/10/2005 που παρουσίαζαν πρόβλημα τρεμοπαίγματος της εικόνας",
  • "βρες όλες τις επισκευές που η βλάβη ήταν ψυχρή κόλληση και που πραγματοποιήθηκαν από τον τεχνικό x",
  • "υπολόγισε το εισόδημα 1ου τριμήνου από τις επισκευές TV",
  • "βρες τις επισκευές του  πελάτη Χ που παραδώσαμε τον περασμένο μήνα.".

Ειδικότερα για την αναζήτηση επισκευών, το σύστημα μας δίνει την δυνατότητα άμεσης πρόσβασης σε κάθε επισκευή με δυνατότητα αναζήτησης κατά:

  • Μοντέλο και/ή αριθμό σειράς (serial number),
  • Αριθμό παραλαβής,
  • Επωνυμία πελάτη,
  • Φάση + ημερομηνία παραλαβής / παράδοσης (χρήσιμο για να βρίσκουμε π.χ. ποιες συσκευές αναμένουν ανταλλακτικά, εγκρίσεις, κλπ.),
  • Κωδικό αίτησης εντός εγγύησης,
  • και φυσικά με τα εργαλεία της ΣΥΝΠΑΝ μπορείτε να αναζητήσετε οτιδήποτε μέσω κάποιας πληροφορίας που εμφανίζεται σε κάποια στήλη στους πίνακες.

Τέλος, μπορούμε να υπολογίσουμε αξίες αποζημίωσης για εντός εγγυήσεως επισκευές και να εκτυπώσουμε πίνακα που θα συνοδεύει το τιμολόγιο προς τον εγγυητή.

 

Οι γραμμογραφήσεις αναφορών που μπορούμε να έχουμε είναι απεριόριστες. Μπορούμε να παραγγείλουμε και άλλες πέραν από αυτές που διατίθενται μαζί με το πρόγραμμα, έτσι ώστε να καλύψουμε όλες μας τις ανάγκες.

Φυσικά μπορούμε να παρακολουθούμε όλο το ιστορικό των επικοινωνιών που έχουμε με τον πελάτη, με  ημερομηνίες επικοινωνίας, απαίτηση / έγκριση /απόρριψη προϋπολογισμού, αδυναμία επικοινωνίας, κλπ.